Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.4. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện
Dựa theo các tiêu chí đã được xây dựng trong chương 1 của luận văn này, có thể nhận xét quá trình ứng dụng CNTT tại Thư viện tỉnh Nam Định như sau:
2.4.1. Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin
- Tỷ lệ máy tính trang bị cho CBTV và NDT: Số lượng máy tính trang bị cho CBTV làm việc và cho NDT ở Thư viện chỉ có 25 máy và chưa đồng nhất. Một số máy tính cũ có cấu hình thấp hoạt động không ổn định, chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc
- Mạng nội bộ LAN trong thư viện: Mạng LAN của thư viện được thiết kế khoa học và đảm bảo thông suốt giữa các máy nội bộ
- Kết nối mạng WAN với Thư viện Quốc gia: Thư viện đã kết nối mạng WAN với Thư viện Quốc gia Việt Nam để nhận hỗ trợ về biên mục và nghiệp vụ nói chung.
- Tỷ lệ máy tính được kết nối Internet: 100% máy tính của Thư viện được kết nối Internet.
2.4.2. Ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ
- Thư viện đã sử dụng phần mềm quản trị tư liệu CDS/ISIS từ năm 1993 và sử dụng phần mềm thư viện Ilib từ năm 2006 và phần mềm này vẫn hoạt động khá tốt trong mọi hoạt động của thư viện từ bổ sung, biên mục, lưu thông, tra cứu…Tuy nhiên vẫn còn một số chức năng của phần mềm chưa được khai thác hết dẫn đến việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện chưa được hoàn chỉnh.
- Sử dụng hòm thư điện tử: Thư viện sử dụng thư điện tử với tên truy cập là tvtnamdinh@gmail.com nhằm trao đổi văn bản, hỗ trợ, tư vấn NDT. Tuy nhiên, việc kiểm tra thư hàng ngày vẫn chưa được cán bộ phụ trách thực hiện thường xuyên, đôi khi gây nên sự chậm trễ trong giải quyết công việc.
- Triển khai các phần mềm ứng dụng khác: Ngoài các phần mềm sử dụng cho hoạt động nghiệp vụ thư viện, Thư viện tỉnh Nam Định còn sử dụng các phần mềm khác như phần mềm kế toán Misa, phần mềm Office 2010 (word, excel, powerpoint…). Tuy vậy, có nhiều phần mềm tiện ích khác cho công tác thư viện chưa được triển khai sử dụng như phần mềm Fine Reader để chuyển hóa dữ liệu từ file ảnh sang file chữ, phần mềm tính tiền tự động khi NDT bị phạt khi sử dụng tài liệu…
- Sử dụng các phần mềm mã nguồn mở phổ biến: Phần mềm mã nguồn mở đang được khuyến khích sử dụng tại Việt Nam vì chúng được miễn phí và có chức năng tương tự như các phần mềm trả tiền bản quyền. Tuy nhiên, do thói quen sử dụng từ trước, hiện nay Thư viện tỉnh sử dụng phần mềm mã nguồn mở phổ biến rất ít, chủ yếu là trình duyệt web Mozilla Firefox.
2.4.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong phục vụ người dùng tin
- Cung cấp thông tin lên website của thư viện: Thư viện đều đặn cung cấp thông tin về các hoạt động của Thư viện tỉnh, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Nam Định và của tỉnh. Tuy nhiên, thông tin về nghiệp vụ của ngành chưa được cập nhật thường xuyên, một số thông tin hướng dẫn cơ bản cho NDT còn bỏ ngỏ.
- Cung cấp dịch vụ tra cứu trực tuyến: Thư viện tỉnh đã tích hợp modun OPAC của phần mềm Ilib với website của Thư viện giúp NDT có thể tra cứu trực tuyến. Tuy nhiên từ đầu tháng 3 năm 2015, do có sự thay đổi về địa chỉ IP tĩnh,
CBTV phụ trách do chưa phát hiện ra vẫn chưa thực hiện việc cập nhật dẫn tới việc không thể tra cứu trực tuyến tài liệu trong Thư viện tỉnh Nam Định. Ngoài ra, NDT có thể tra cứu trực tuyến các CSDL của Thư viện Quốc gia Việt Nam thông qua một liên kết được đặt trên website của Thư viện tỉnh Nam Định.
- Giảm giá thành sản phẩm, dịch vụ : Từ khi ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện, giá thành các sản phẩm, dịch vụ thư viện trở nên phù hợp với NDT, không còn khó khăn, đắt đỏ như khi làm thủ công. NDT có thể mượn, đọc miễn phí nhiều loại tài liệu, có thể truy cập Internet miễn phí trong khoảng thời gian quy định. NDT có thể nhận các thư mục bản mềm từ thư viện để nghiên cứu, lựa chọn.
- Cải thiện chất lượng dịch vụ: Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện đồng nghĩa với chất lượng dịch vụ thư viện được cải thiện rõ rệt. NDT có thể truy cập website tìm kiếm thông tin có trong Thư viện tỉnh Nam Định mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm thời gian, công sức đi lại.
2.4.4. Công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin
- Ban hành quy chế đảm bảo an toàn thông tin tại thư viện: Thư viện đã ban hành Quy chế đảm bảo an toàn thông tin theo Quyết định số 36/QĐ-TVT ngày 5/6/2012. Theo đó, phần mềm Quản trị thư viện được quy định các cấp quản lý, có chế độ sao lưu dữ liệu hàng tuần và luôn được kiểm tra khả năng phục hồi hoàn thiện khi có sự cố xảy ra.
- Tổ chức phổ biến các quy định của pháp luật và quy định của cơ quan về an toàn, an ninh thông tin cho các CBTV: Quyết định 36/QĐ-TVT và các quy định khác của Pháp luật: Chỉ thị 58, Luật CNTT được Ban Giam đốc phổ biến rộng rãi, triệt để tới các phòng, các CBTV nắm vững và thực hiện.
- Triển khai hệ thống an toàn, an ninh, lưu trữ dữ liệu: Thư viện tỉnh Nam Định đặt tường lửa cho các máy tính và thực hiện cơ chế sao lưu, lưu trữ dữ liệu hàng tuần. Công việc này rất quan trọng nên CBTV phòng Tin học nghiêm túc tuân thủ thực hiện.
- Tỷ lệ máy tính của thư viện được trang bị phần mềm phòng chống virus, mã độc: máy chủ và các máy trạm chủ chốt được Thư viện cài đặt phần mềm BKAV Pro 2015 nhằm phòng chống, ngăn chặn virus, mã độc, spy xâm nhập. Tuy nhiên, Thư viện tỉnh chưa biết cách triển khai phần mềm BKAV Pro theo hệ thống do đó vẫn có nhiều máy tính trạm chưa được bảo vệ dẫn tới việc các máy tính này thường xuyên gặp lỗi và phải mất thời gian xử lý.
- Sử dụng công nghệ xác thực khi truy cập phần mềm Quản trị thư viện tích hợp. Khi truy cập phần mềm Ilib, CBTV tỉnh Nam Định được cấp tài khoản và đủ quyền mới được truy cập vào phần mềm. Tuy nhiên, việc giữ bí mật các tài khoản này chưa được CBTV ý thức cao nên dẫn tới việc CBTV phòng này có thể biết được tài khoản truy cập của phòng khác, thậm chí người ngoài thư viện cũng có thể biết dễ dẫn tới nguy cơ mất an toàn, an ninh của phần mềm
- Biện pháp bảo vệ mạng không dây Wifi: Mặc dù lắp đặt mạng Wifi tuy nhiên Thư viện tỉnh Nam Định cũng đặt mật khẩu theo cơ chế bảo mật WPA2 PSK.
Tất cả CBTV đều có thể biết mật khẩu, NDT muốn sử dụng mạng wifi của Thư viện phải được sự đồng ý của CBTV cấp trưởng phòng để được cung cấp mật khẩu.
- Tổ chức kiểm tra, đánh giá an toàn, an ninh thông tin định kỳ: Hàng quý, CBTV phòng Tin học với sự lãnh đạo của đồng chí Phó Giám đốc phụ trách CNTT sẽ tiến hành lập hồ sơ kiểm tra, đánh giá an toàn, an ninh thông tin. Nếu phát hiện có lỗ hổng hay tình trạng nguy hiểm có thể gấy mất an toàn, an ninh thông tin sẽ lập tức báo cáo Giám đốc để tìm hướng giải quyết.
- Cán bộ chuyên trách hoặc bán chuyên trách về an toàn, an ninh thông tin:
Thư viện tỉnh Nam Định không có cán bộ chuyên trách hoặc bán chuyên trách về an toàn, an ninh thông tin. CBTV phòng Tin học được các chuyên gia của Thư viện Quốc gia hướng dẫn cơ bản và tự học thêm, điều này ít nhiều ảnh hưởng đến công việc bảo mật thông tin.
2.4.5. Nguồn nhân lực công nghệ thông tin
- Cán bộ chuyên trách CNTT: hiện tại, Thư viện chỉ có 2 cán bộ chuyên trách CNTT, số lượng cán bộ như vậy là khá ít, nhiều tình huống xử lý lỗi phần mềm còn lúng túng, không đủ đáp ứng với yêu cầu hiện tại của Thư viện.
- Chuyên môn được đào tạo về CNTT của cán bộ: Trong tổng số 02 cán bộ chuyên trách, chỉ có 01 cán bộ có trình độ Đại học và 01 cán bộ có trình độ Cao đẳng. Chuyên môn hiện tại của đội ngũ cán bộ CNTT của Thư viện cần phải được bổ sung, đào tạo ở trình độ cao hơn nữa mới đảm bảo hiệu quả công tác ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện.
- Cán bộ chuyên trách tham gia các khóa tập huấn về CNTT: Thư viện thường xuyên cử cán bộ chuyên trách tham gia các khóa tập huấn về CNTT do Thư viện Quốc gia Việt Nam, Liên hiệp thư viện đồng bằng phía Bắc tổ chức.
2.4.6. Cơ chế chính sách về phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin - Thư viện đã ban hành Quyết định 61/QĐ-TVT về quy chế cung cấp và cập nhật thông tin cho website Thư viện.
- Ban hành quy định về phần mềm Quản trị thư viện tích hợp: Quy định về quản lý, sử dụng phần mềm theo Quyết định số 36/QĐ-TVT ngày 5/6/2012.
- Ban hành kế hoạch ứng dụng CNTT: hiện Thư viện chưa đưa ra chiến lược ứng dụng CNTT trong thời gian dài mà chỉ đưa ra kế hoạch theo từng thời điểm.
Điều này chỉ giải quyết các nhiệm vụ trước mắt mà không giúp Thư viện có được các kế hoạch lâu dài, đảm bảo thống nhất, chuẩn hóa việc ứng dụng CNTT.
- Tỷ lệ kinh phí chi cho CNTT trên tổng chi thường xuyên của thư viện trong năm khoảng trên 10%, hiện tại, Thư viện chưa có mục chi riêng kinh phí cho CNTT mà chỉ chi dựa trên yêu cầu phát sinh từ công việc. Việc này khiến cho việc ứng dụng CNTT gặp rất nhiều khó khăn trong việc bảo trì, sửa chữa, nâng cấp hệ thống phần cứng và phần mềm.
Kết quả đánh giá được thể hiện trên bảng sau:
TT Tiêu chí đánh giá Điểm Tự đánh giá
1. Hạ tầng kỹ thuật CNTT 12 9
- Tỷ lệ máy tính trang bị cho CBTV và NDT 4 1
- Mạng nội bộ LAN trong thư viện 2 2
- Kết nối mạng WAN với Thư viện Quốc gia 3 3
- Tỷ lệ máy tính được kết nối Internet 3 3
2. Ứng dụng CNTT trong hoạt động của thư viện 35 26 - Ứng dụng phần mềm Quản trị thư viện tích hợp 18 16
- Sử dụng hòm thư điện tử 5 4
- Triển khai các phần mềm ứng dụng khác 6 3
- Sử dụng các phần mềm mã nguồn mở phổ biến 6 3
3. Ứng dụng CNTT phục vụ NDT 20 14
- Cung cấp thông tin lên website của thư viện 6 4
- Cung cấp dịch vụ tra cứu trực tuyến 6 4
- Giảm giá thành sản phẩm, dịch vụ thư viện 4 3
- Cải thiện chất lượng dịch vụ 4 3
4. Công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin 16 14 - Ban hành quy chế đảm bảo an toàn thông tin 3 3 - Tổ chức phổ biên các quy định của pháp luật và của cơ
quan về an toàn, an ninh thông tin cho các CBTV.
2 2
- Triển khai hệ thống an toàn, an ninh, lưu trữ dữ liệu 2 2 - Tỷ lệ máy tính của thư viện được trang bị phần mềm
phòng chống virus, mã độc…
2 1
- Sử dụng công nghệ xác thực khi truy cập phần mềm 2 2
TT Tiêu chí đánh giá Điểm Tự đánh giá Quản trị thư viện tích hợp
- Biện pháp bảo vệ mạng không dây Wifi 1 1
- Tổ chức kiểm tra, đánh giá an toàn, an ninh thông tin định kỳ
2 2
- Cán bộ chuyên trách hoặc bán chuyên trách về an toàn an ninh thông tin
2 1
5. Nguồn nhân lực CNTT 7 3
- Cán bộ chuyên trách CNTT 3 1
- Chuyên môn được đào tạo về CNTT của cán bộ 1 1
- Chứng chỉ quốc tế 1 0
- Cán bộ chuyên trách tham gia các khóa tập huấn về CNTT
2 1
6. Cơ chế chính sách về phát triển và ứng dụng CNTT 10 9 - Ban hành quy định cho website của Thư viện 3 3 - Ban hành quy định về phần mềm Quản trị thư viện tích
hợp
2 2
- Ban hành kế hoạch ứng dụng CNTT 3 1
- Tỷ lệ kinh phí chi cho CNTT trên tổng chi thường xuyên của thư viện trong năm trên 10%
2 1
Tổng 100 73
Đánh giá chung về mức độ ứng dụng CNTT tại Thư viện tỉnh Nam Định: Khá
Tiểu kết
Có thể nói CNTT được coi như một công cụ đắc lực, một phương tiện không thể thiếu để xây dựng lên một bộ máy quản lý hoàn hảo thống nhất từ Ban Giám đốc đến các phòng chức năng. Như vậy việc ứng dụng CNTT đã mang lại nhiều hiệu quả cho Thư viện tỉnh Nam Định trong mọi công tác hoạt động từ công tác bổ sung, xử lý tài liệu - xây dựng CSDL, phục vụ NDT đến công tác quản lý. Với tổng điểm 73/100, có thể cho rằng việc ứng dụng CNTT tại Thư viện tỉnh Nam Định đạt mức độ khá. Qua số liệu đánh giá này, nhìn chung việc ứng dụng CNTT tại Thư viện tỉnh Nam Định đã có những kết quả rõ ràng với điểm số phản ánh đúng thực trạng hiện có tại Thư viện. Tuy nhiên, từ kết quả đánh giá, cho thấy Thư viện còn cần phải khắc phục nhiều điểm chưa thực sự đạt yêu cầu như về nhân lực CNTT, hạ tầng kỹ thuật,..
Kết quả đánh giá mức độ ứng dụng CNTT như trên có thể được xem là lời động viên đối với Ban Giám đốc và tập thể cán bộ của Thư viện Tỉnh Nam Định trong việc ứng dụng CNTT và đưa thư viện phát triển như ngày nay.
Chương 3