Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG
3.1. Nâng cao chất lượng, trình độ đội ngũ cán bộ và người dùng tin
Yếu tố quan trọng quyết định chất lượng của các hoạt động thư viện là nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn cho đội ngũ CBTV quản lý, nghiệp vụ. Đây vừa là đòi hỏi của công việc, vừa là nhu cầu tất yếu của mỗi cá nhân có ý thức về nghề nghiệp trong hoạt động chuyên môn. Việc ứng dụng CNTT và viễn thông đã trở thành yếu tố không thể thiếu trong một thư viện hiện đại, CNTT đã tác động tới hầu hết các công đoạn trong quy trình công nghệ thư viện, đòi hỏi CBTV phải có sự năng động, sáng tạo, nhiệt tình, linh hoạt hơn để đáp ứng được nhiều công việc liên quan trong môi trưởng tự động hoá, hiện đại hoá thư viện, xây dựng thư viện điện
tử. CBTV ngoài những kiến thức về chuyên môn thư viện để thực hiện các công việc truyền thống của thư viện như xử lý, lưu giữ, bảo quản tài liệu và phục vụ NDT; CBTV còn phải thích ứng với nhiều công việc nảy sinh do yêu cầu của việc ứng dụng CNTT như: cập nhật, xử lý dữ liệu; xây dựng CSDL thư mục, CSDL toàn văn, số hoá tài liệu; vận hành tốt các quy trình công nghệ thư viện; sử dụng thành thạo các tính năng của phần mềm ILib 4.0 đang ứng dụng; thành thạo các dịch vụ thông tin điện tử, xây dựng mục lục liên hợp giữa các thư viện nhằm liên kết, chia sẻ, phát triển nguồn lực thông tin đa dạng, phong phú. Bên cạnh đó, CBTV cần có có kĩ năng tư vấn, hướng dẫn NDT khai thác hiệu quả các nguồn thông tin điện tử hiện có, các CSDL trực tuyến và thông tin trên mạng Internet.
Hiện tại, đội ngũ CBTV của Thư viện là những cán bộ trẻ, có trình độ chuyên môn về thông tin thư viện nhưng phần lớn mới ra trường, thời gian công tác từ 1- 5 năm (chiếm 43% tổng số CBTV). Họ rất năng động và nhiệt tình trong công việc. Tuy nhiên, đội ngũ CBTV trẻ còn thiếu các kĩ năng mềm cần thiết như: kĩ năng nghề nghiệp, kĩ năng làm việc nhóm, kĩ năng tư vấn NDT, kĩ năng giao tiếp, sự sáng tạo trong công việc, tác phong công nghiệp, kinh nghiệm công tác, khả năng thích ứng với các tính năng của phần mềm ứng dụng cũng như giải quyết các tình huống diễn ra trong thực tế hầu như còn hạn chế. Hơn nữa, khi làm việc trong một thư viện công cộng lớn, các CBTV trẻ chưa có nhiều kiến thức về các lĩnh vực trong đời sống xã hội nên rất khó khăn trong việc trợ giúp, tư vấn NDT tới nguồn tài liệu mà họ cần, cũng như xác định vị trí của tài liệu. Vì vậy, để đáp ứng được những yêu cầu trên, đội ngũ CBTV phải luôn trau dồi kiến thức, nâng cao trình độ về mọi mặt chuyên môn nghiệp vụ thư viện, tin học, ngoại ngữ, học hỏi kinh nghiệm làm việc của các đồng nghiệp lâu năm, kĩ năng tư vấn, trợ giúp NDT, kĩ năng làm việc độc lập, làm việc nhóm, kĩ năng giải quyết tình huống.
Thư viện cần tổ chức khoá học ngắn hạn về kĩ năng giao tiếp cho CBTV. Bồi dưỡng kĩ năng tổ chức kho tài liệu, kĩ năng hướng dẫn tra cứu và tư vấn hỗ trợ NDT.
Bên cạnh đó, Thư viện cần tạo điều kiện hơn nữa về thời gian, hỗ trợ kinh phí, chính sách ưu tiên cho các CBTV trẻ học sau đại học về chuyên ngành thư viện
để họ có những kiến thức cơ bản và hệ thống về tin học và thư viện, phục vụ cho công việc hàng ngày của họ. Ngoài ra, đối với những CBTV còn yếu về kiến thức tin học, CNTT họ cần phải được đào tạo thông qua các lớp học ngắn hạn giúp cho họ thích ứng nhanh với các trang thiết bị, công nghệ hiện đại đang sử dụng. Có như vậy, CBTV mới có thể vừa là người tổ chức, xử lý thông tin vừa khai thác nguồn tin cùng như tiến hành đào tạo, phổ biến thông tin tới NDT.
Đối với cán bộ quản lý
Người cán bộ quản lí phải là người có đủ năng lực chuyên môn nghiệp vụ thư viện, sử dụng thành thạo ít nhất là ngoại ngữ tiếng Anh, có năng lực lãnh đạo, có nghệ thuật tổ chức, quản lí và điều hành một thư viện hiện đại. Người cán bộ quản lí phải biết đánh giá năng lực, khả năng của từng CBTV để bố trí công việc phù hợp, đúng người, đúng việc nhằm phát huy thế mạnh của họ để hoàn thành tốt các công việc được đảm nhiệm. Đồng thời, cán bộ quản lí phải có tầm nhìn bao quát về sự nghiệp phát triển thư viện trong tương lai; nắm bắt các xu hướng phát triển thư viện theo hướng hiện đại hoá, có những quyết định đúng đắn, kịp thời vào những thời điểm thích hợp nhất để giúp cho hoạt động thư viện phát triển. Họ phải có kiến thức nhất định về CNTT để có thể đánh giá tiêu chuẩn, chất lượng của một phần mềm ửng dụng; chiến lược phát triển nguồn thông tin số trong tiến trình xây dựng thư viện điện tử; đề xuất ứng dụng công nghệ mới trong xử lý, lưu trữ thông tin như công nghệ số hoá tài liệu, công nghệ điện toán đám mây để quản trị dữ liệu, lưu trữ thông tin nhằm giảm bớt chi phí đầu tư, bảo trì và vận hành máy chù.
Mặt khác, người cán bộ quản lí phải vận dụng linh hoạt các phương pháp quản lí như: phương pháp tổ chức hành chính, phương pháp tâm lý giáo dục và phương pháp kinh tế trong hoạt động quản lí của mình một cách cụ thể, rõ ràng dể nhờ đó tác động có hiệu quà vào đối tượng quản lí. Trước hết, một người quản lí giỏi phải có khả năng sử dụng linh hoạt các phương pháp quản lí cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của thư viện. Để thực hiện được những yêu cầu trên, người cán bộ quản lí phải thường xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo có tính định hướng chỉ đạo cho các nhiệm vụ chuyên môn của ngành Thông tin Thư viện; được
tạo điêu kiện tham quan, học hỏi ở các cơ quan thông tin, thư viện tiên tiến trong và ngoài nước, từ đỏ họ có cơ hội tiếp cận được những công nghệ, khoa học tiên tiến để ứng dụng trong thư viện.
Thư viện cần cử cán bộ đi dự các khoá đào tạo về năng lực quản lí trong và ngoài nước; tham gia vào các hoạt động chung của ngành Thư viện như tham dự các hội nghị, hội thảo; nắm bắt được chính xác định hướng phát triển cũng như yêu cầu đối với thư viện tỉnh; lập kế hoạch, điều chỉnh các hoạt động thông tin thư viện phù hợp, đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin, tài liệu cho các đối tượng NDT một cách hiệu quả nhất.
Đối với cán bộ nghiệp vụ
Cán bộ nghiệp vụ là người được đào tạo chính quy về chuyên ngành thông tin thư viện, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ thư viện, nắm chắc các chuẩn nghiệp vụ của Việt Nam và chuẩn quốc tế về bổ sung, biên mục theo hướng hiện đại hoá; có trình độ ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh; tin học, sử dụng thành thạo máy tính và mạng, được tập huấn, đào tạo, có kĩ năng xử lý thông tin, hiểu biết về phần mềm quản trị thư viện điện tử tích hợp ILib. Ngoài ra, khi làm việc trong một thư viện tỉnh, cán bộ nghiệp vụ cũng cần có những kiến thức về các ngành khoa học khác nhau để tạo lập, xử lý thông tin chính xác theo đúng các chuyên ngành.
Để nâng cao trình độ, Thư viện tỉnh Nam Định phải thường xuyên nâng cao kiến thức về chuyên môn thông tin thư viện, tin học, ngoại ngữ thông qua các lớp tập huấn ngắn hạn, dài hạn cho đội ngũ cán bộ nghiệp vụ. Bên cạnh đó phải thường xuyên trau dồi kĩ năng nghề nghiệp từ những cán bộ làm việc lâu năm, cũng như nghiên cứu sâu các tính năng của phần mềm thư viện Ilib 4.0 đang sử dụng. Ngoài ra, cán bộ nghiệp vụ phải là người rất năng động, có khả năng thích ứng trong mọi hoạt động của thư viện. Trước tiên, họ phải là người biết làm việc độc lập và làm việc theo nhóm, hiểu rõ vai trò của mình trong nhóm và có trách nhiệm với công việc được giao. Họ phải biết sử dụng thành thạo máy tính, các phần mềm văn phòng (Word, Excel) và các phần mềm ứng dụng phục vụ chuyên môn nghiệp vụ (ILib,
ISIS). Đồng thời, cán bộ nghiệp vụ phải nâng cao trình độ ngoại ngừ, nhất là khả năng sử dụng tiếng Anh để họ có thể đọc và xử lý đúng các tài liệu bằng tiếng Anh.
Bồi dưỡng và đào tạo cán bộ là một trong những nội dung quan trọng của công tác cán bộ trong mỗi cơ quan thông tin thư viện. Trong hệ thống thông tin tự động hoá, CBTV đóng vai trò trung tâm, là người môi giới trung gian, là người cung cấp thông tin hay là chiếc cầu nối giữa NDT với các nguồn tin trong và ngoài thư viện.
Đặc biệt, trong điều kiện ứng dụng CNTT mạnh mẽ như hiện nay, đã đem lại những lợi ích vô cùng to lớn đối với cả thư viện, CBTV và NDT, nhưng đồng thời cũng làm nảy sinh những yêu cầu, đòi hỏi mới đối với đội ngũ CBTV phải thích ứng với các công việc trong môi trường có sự tác động mạnh mẽ của CNTT và truyền thông hiện đại. Các công nghệ thường xuyên thay đổi đòi hỏi mỗi CBTV phải tự học hỏi không ngừng để cập nhật kiến thức, làm chủ các công nghệ mới nhằm đáp ứng được yêu cầu của công việc được giao. Đặc biệt, CBTV phải có khả năng xử lý thông tin theo các quy trình hiện đại, xây dựng cơ sở dữ liệu, khai thác thông tin qua hệ thống máy tính và mạng Internet; sử dụng tốt ngoại ngữ để xử lý tài liệu bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga.
Nâng cao trình độ của CBTV cần thông qua việc cử cán bộ đi học các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn trong và ngoài nước như học cao học thông tin thư viện tại Trường Đại học Văn Hoá Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; học văn bằng 2 về tin học tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội để cập nhật, tiếp thu những kiến thức chuyên ngành luật mới nhất, vận dụng có hiệu I quả vào các công việc chuyên môn được đảm trách.
3.1.2. Tăng cường cán bộ công nghệ thông tin và quản trị mạng Đối với cán bộ quản trị mạng
Đòi hỏi phải có kiến thức về CNTT, khả năng và kinh nghiệm trong quản lí;
theo dõi, vận hành, bảo trì hoạt động của hệ thống mạng đường truyền; bảo trì, theo dõi hoạt động của hệ thống mạng máy tính, máy chủ và hệ thống thông tin thư viện;
có những hiểu biết cơ bản về hoạt động thông tin thư viện, nhạy bén trong tiếp thu công nghệ mới và có khả năng sử dụng ngoại ngữ. Giải pháp nâng cao trình độ cho cán bộ.
Cán bộ quản trị mạng thực hiện các công việc quản trị hệ thống mạng thông tin, bảo trì hệ thống máy tính và các thiết bị ngoại vi đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động ổn định; sao lưu, cập nhật thường xuyên các CSDL của Thư viện tránh các sự cố. Vì vậy, cần có một cán bộ quản trị mạng chuyên trách của Thư viện để thường xuyên theo dõi, bảo trì và bảo đảm hệ thống mạng thông tin thư viện hoạt động ổn định, thông suốt, khắc phục sự cố nghẽn mạng đường truyền. Bởi khi các máy trạm hoạt động đồng nghĩa với mọi quy trình công nghệ thư viện đang diễn ra trên thực tế, có liên quan tới các số liệu, dữ liệu mà CBTV cập nhật trong quá trình xử lý thông tin, cập nhật các CSDL, số hoá tài liệu, quản lí NDT, lưu thông mượn/trả tài liệu...Các dữ liệu này được lưu trữ và quản lí trên hệ thống máy chủ.
Vì thế, việc bảo trì, duy trì hệ thống mạng thông tin thông suốt phải cần được ưu tiên hàng đầu.
Ngoài ra, cán bộ quản trị mạng chuyên trách phải xử lý nhanh, kịp thời các tình huống sự cố máy hỏng, virus, lỗi mạng đường truyền, đảm bảo hệ thống thông tin luôn hoạt động tốt. Cụ thể, hệ thống máy tính của CBTV, hệ thống máy tính tra cứu, truy cập Internet dành cho NDT được thông suốt, cũng như mạng không dây wifi hoạt động ổn định, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu NDT khi họ truy cập hệ thống mạng, máy tính.
Cần thường xuyên được đào tạo và nâng cao trình độ không chỉ với CNTT mà còn nâng cao trình độ nghiệp vụ thông tin thư viện và ngoại ngữ. Cán bộ quản trị mạng cần được đào tạo và đào tạo lại thông qua các khoá học ngắn hạn, dài hạn để cập nhật kiến thức về các công nghệ mới khi CNTT luôn thay đổi từng ngày.
Đối với cán bộ thông tin
Là CBTV làm việc tại Thư viện, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ thư viện đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành thông tin thư viện chủ yếu tại các trường Đại
học Văn hoá, Đại học Khoa học và Xã hội, Nhân văn. Khi làm việc trong môi trường tự động hoá cao, đội ngũ CBTV của Thư viện phải thường xuyên tiếp xúc với máy tính và làm việc trên môi trường mạng. Họ có trách nhiệm quản lí, xử lý thông tin, cập nhật dữ liệu, vận hành các quy trình công nghệ thư viện, đòi hỏi CBTV phải thực sự làm chủ tại các vị trí được đảm nhiệm.
Thư viện cần yêu cầu cán bộ thông tin phải nắm vững được nội dung nguồn lực thông tin trong thư viện để giải đáp nhanh chóng các yêu cầu tin của NDT.
Ngoài ra cán bộ thông tin cần được đào tạo chuyên sâu về phương pháp cung cấp thông tin có chọn lọc, biết cách xác định tìm tin và biên tập thông tin nhằm đảm bảo thông tin đến với NDT đầy đủ, chính xác và kịp thời
3.1.3. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn người dùng tin
Người dùng tin là yếu tố quan trọng cấu thành cơ quan thông tin, thư viện.
Như đã trình bày ở phần 1.2.2.6, đối tượng NDT ở Thư viện tỉnh Nam Định là đa dạng, nhiều thành phần, nhiều lứa tuổi, nghề nghiệp khác nhau. Mặc dù vậy, đối tượng NDT là học sinh, sinh viên chiếm đa số. Do đó, đào tạo NDT để họ có kỹ năng thông ti, kỹ năng khai thac tài liệu, khai thác những nguòn tin hiện Thư viện đang quản lý và thực sự cần thiết. Họ chính là người sử dụng và đánh giá chất lượng, hiệu quả của các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện. Thoả mãn nhu cầu tin của NDT là nhiệm vụ, là mục tiêu cao nhất của các cơ quan thông tin, thư viện.
CNTT ngày càng được ứng dụng nhiều hơn trong các hoạt động, các công đoạn, quy trình công nghệ tại Thư viện. Nhu cầu tin của NDT càng được thoả mãn và thực sự có chất lượng khi NDT có những kĩ năng khai thác, sử dụng nguồn tin đạt hiệu quả. NDT là đối tượng sử dụng và đánh giá chất lượng, hiệu quả của các sản phẩm và dịch vụ thông tin, thư viện.
Hơn nữa trong môi trường tự động hoá cao của một thư viện hiện đại, việc đào tạo, hỗ trợ, tư vấn cho NDT là công việc thiết yếu. NDT cần phải biết cụ thể mình cần thông tin gì, cần ở đâu và bằng cách nào để có thể khai thác được thông tin. Phục vụ tìm tin là công việc đầu tiên để tạo hứng thú cho NDT đến với Thư viện. Việc xây dựng hệ thống thông tin trên mục lục tra cửu trực tuyến OPAC đã
tạo điều kiện cho NDT tìm kiếm thông tin ở mọi lúc, mọi nơi, tiết kiệm được thời gian, công sức tìm kiếm tài liệu của NDT. Tuy nhiên, NDT cần phải có các kĩ năng cơ bản trong việc tìm kiếm thông tin thông qua các khoá học đào tạo NDT do CBTV hướng dẫn.
Hàng năm, Thư viện cần làm tốt công tác đào tạo NDT cho đối tượng NDT mới. Nội dung chủ yếu tập trung vào việc giớỉ thiệu nguồn lực thông tin của Thư viện, nội quy thư viện; hướng dẫn NDT thực hành các thao tác, quy trình mà họ phải thực hiện khi sử dụng thư viện, các kĩ năng cơ bản để tìm kiếm thông tin trên mục lục thư viện trực tuyến - OPAC cũng như tìm thông tin trong các CSDL trực tuyến, thông tin trên mạng Internet.
Nội dung giảng dạy của các lớp đào tạo, hướng dẫn NDT nên có những cải tiến đổi mới như:
- Trong nội dung chương trình dạy hướng dẫn sử dụng thư viện, CBTV cần nói chi tiết hơn về hai chức năng tìm kiếm đơn giản và tìm kiếm nâng cao.
- Nội dung dạy không cần giới thiệu thành phần đội ngũ cán bộ của Thư viện - Nên chúng trong vào thực hành tìm tin trên máy tính, qua OPAC
- Các lớp học không nên quá đông, không nên quá 30 người để NDT tập trung theo dõi. Vì các lớp đông, chỗ ngồi chật, NDT dễ bị phân tán tư tưởng, không tập trung dẫn đến trường hợp mặc dù đã được thư viện hướng dẫn nhưng một số lượng NDT vẫn trả lời không biết cách tìm tin, không biết các ký hiệu tài liệu ở các phòng, không rõ số lượng tài liệu mỗi lần mượn.
Ngoài việc hướng dẫn sử dụng thư viện, các CBTV không chỉ đào tạo cho NDT về cách tìm kiếm tài liệu, sử dụng cả tài liệu truyền thống và hiện đại mà còn bồi dưỡng văn hóa đọc cho NDT như: ý thức bảo vệ tài sản, ý thức sử dụng thư viện một cách văn minh, lịch sự từ trang phục đến các nói năng, đi lại, giao tiếp…
Mục đích của việc đào tạo NDT cũng chính là nhằm nâng cao kĩ năng tìm kiếm thông tin, trợ giúp NDT thực hiện đúng các quy định trong nội quy thư viện, cũng như thao tác thành thạo các quy trình công nghệ thư viện mà NDT phải tự thực hiện khi sử