Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.2. Quá trình tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin
Những năm đầu thập kỷ 90 của thế kỷ XX, CNTT bước đầu được ứng dụng vào hoạt động của các thư viện với việc đưa vào sử dụng phần mềm CDS/ISIS trong tổ chức, xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu. Cùng với 9 thư viện tỉnh bao gồm: Vĩnh Phú, Hà Nội, Hải Phòng, Thanh Hoá, Nghệ An, Bình Trị Thiên - Huế, Khánh Hoà, Bình Định và Đồng Nai, Thư viện tỉnh Nam Định được lựa chọn để chuyển giao phần mềm này ngay từ những đầu triển khai dự án.
Năm 1993, Thư viện tỉnh bắt đầu ứng dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIS trong hoạt động từ xử lý tài liệu, xây dựng CSDL thư mục và tra cứu tìm tin. Thư viện đã cử cán bộ đi đào tạo về ứng dụng CNTT trong công tác thư viện cùng với việc tiếp nhận trang thiết bị tin của Bộ VHTT gồm 2 máy tính, 2 máy in và một số thiết bị ngoại vi khác.
Năm 1997, tỉnh Nam Hà tách ra thành hai tỉnh là Nam Định và Hà Nam, vốn tài liệu của Thư viện Nam Hà được chuyển cho 2 thư viện mới là Thư viện Nam Định và Thư viện Hà Nam. Thư viện tỉnh Nam Định đứng trước một thực trạng là toàn bộ CSDL của Thư viện tỉnh Nam Hà cũ không thể sử dụng do những thay đổi khi tách thư viện. Nhận thức rõ về ý nghĩa và sự phát triển của thư viện điện tử trong công tác hiện đại hoá thư viện, tập thể CBTV tỉnh Nam Định đi đến một quyết định quan trọng: áp dụng CNTT để bắt tay xử lý hồi cố toàn bộ vốn sách có trong thư viện. Đến năm 2002, CSDL được hoàn thành với 32.868 biểu ghi. Đó là một quyết định, một lựa chọn hết sức đúng đắn thúc đẩy Thư viện tỉnh Nam Định phát triển lên một hướng mới, đặt nền móng cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ
về lâu dài. Nhờ ứng dụng marco mới của Thư viện Quốc gia, chỉ trong vòng ba tháng, Thư viện đã in lại toàn bộ phích cho kho mượn mà trước đó đã phải in cho kho đọc mất 5 năm.
Phần mềm CDS/ISIS đã đóng vai trò quan trọng trong việc đưa Thư viện tỉnh Nam Định từ thư viện truyền thống bước đầu trở thành một thư viện hiện đại có ứng dụng CNTT. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm như tìm tin mềm dẻo, linh hoạt, quản lý được các trường có độ dài biến động, có khả năng nhận biết các trường lặp, trường con; phần mềm tư liệu CDS/ISIS còn có một số hạn chế như:
+ Không thực hiện được các phép tính và thống kê;
+ Không có khả năng phát hiện trùng lặp biểu ghi;
+ Không thực hiện được các chức năng quản lý khác của thư viện như: quản lý NDT, quản lý bổ sung,...
Trong hơn 10 năm, Thư viện tỉnh đã xây dựng được 5 CSDL, đó là
- Cơ sở dữ liệu sách thư viện tỉnh (STVT): 36000 biểu ghi tương đương với 60.000 bản sách.
- Cơ sở dữ liệu sách địa chí (SDCHI): 2000 biểu ghi
- Cơ sở dữ liệu bài trích báo, tạp chí (BAO): 9000 biểu ghi - Cơ sở dữ liệu nhân vật chí (NHVAT): 600 biểu ghi
- Cơ sở dữ liệu xuất bản phẩm địa phương (XBPDP): 5000 biểu ghi
Những CSDL này đã giúp cho việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, hiệu quả, đặt cơ sở nền móng cho một thư viện hiện đại trong tương lai. Thư viện tỉnh Nam Định đã nối mạng diện rộng với Thư viện quốc gia, trao đổi thư điện tử, nhập dữ liệu, truy cập trực tuyến vào CSDL SACH của Thư viện Quốc gia, phục vụ công tác chuyên môn nội bộ và tra cứu tìm tin của NDT. Bên cạnh việc xây dựng các CSDL, việc ứng dụng CNTT còn cho phép tự động in một số sản phẩm thông tin như: thư mục sách chuyên đề, thư mục sách mới, phiếu cho hệ thống mục lục.
Những công việc này trước kia đều phải làm thủ công.
Tuy nhiên có thể nói giai đoạn từ 1993-2005 là giai đoạn chậm đổi mới trong công tác ứng dụng CNTT tại thư viện tỉnh Nam Định. Mặc dù trong giai đoạn này Thư viện tỉnh đã có rất nhiều cố gắng khai thác hết tính năng tác dụng của trang thiết bị và những ưu việt của phần mền CDS/ISIS phục vụ cho công tác chuyên môn, đặc biệt là trong việc xây dựng các CSDL, in ấn các sản phẩm thông tin cấp hai phục vụ bạn đọc. Tuy nhiên, do những hạn chế của CSD/ISIS, đến thời điểm năm 2006, CSD/ISIS đã không còn phù hợp và không đáp ứng được mọi hoạt động quản lý của một Thư viện hiện đại nữa.
2.2.2. Sau năm 2006
Năm 2006, mở đầu một thời kỳ mới cho Thư viện tỉnh Nam Định trong việc ứng dụng CNTT. Được Bộ Văn hóa – Thông tin và Thư viện Quốc gia Việt Nam quan tâm, tiếp tục đầu tư cho Thư viện tỉnh Nam Định dự án xây dựng thư viện điện tử gồm mạng LAN và phần mềm ILib với số vốn đầu tư 600 triệu đồng. Ngoài ra, Thư viện tỉnh Nam Định đã tham mưu với Sở Văn hoá thông tin trình Ủy ban nhân dân tỉnh cấp thêm 100 triệu đồng vốn đối ứng từ ngân sách của tỉnh.
Với vốn kinh phí nay, đầu năm 2006, Thư viện tỉnh Nam Định tiến hành mua sắm trang thiết bị, chuyển giao công nghệ, tập huấn, đào tạo và chuyển đổi CSDL đã xây dựng trên ISIS sang ILib. Trong quá trình triển khai, Thư viện tỉnh Nam Định gặp rất nhiều khó khăn, đó là vừa phải đảm bảo các công tác nghiệp vụ chính và mở cửa phục vụ NDT, vừa phải hồi cố dữ liệu cho toàn bộ tài liệu có trong CSDL. Được sự quan tâm chỉ đạo của UBND tỉnh mà trực tiếp là Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Thư viện tỉnh Nam Định đặt chỉ tiêu phấn đấu trong hai năm đưa ILib vào hoạt động. Tháng 11 năm 2007, ILib được đưa vào hoạt động tại các kho tra cứu, kho đọc với các modun tra cứu trực tuyến, lưu thông, quản lý NDT. Tại phòng nghiệp vụ, các modun bổ sung, biên mục, quản lý kho, chức năng Z39.50 cũng được đưa vào sử dụng. Đến tháng 12 năm 2011, toàn bộ phần mềm ILib được đưa vào hoạt động ở tất cả các khâu của công tác nghiệp vụ thư viện. Trên cơ sở đó, Thư viện tỉnh Nam Định tiếp tục triển khai đến các kho còn lại nhằm hoàn tất toàn bộ CSDL. Tháng 12 năm 2014, toàn bộ CSDL thư mục sách đã đi vào hoạt động.
Có thể nói, việc đưa phần mềm quản trị thư viện điện tử tích hợp ILib vào sử dụng đã đem lại một phương thức làm việc và phục vụ mới cho thư viện. Chu trình đường đi của tài liệu được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống máy tính từ bổ sung tài liệu, nhận tài liệu, thanh toán đơn đặt, đến các công đoạn biên mục, in mã vạch, in phiếu mô tả, nhập kho, xếp giá, in thư mục,...Việc quản lý và phục vụ NDT cũng thuận tiện hơn nhiều khi thẻ NDT của thư viện có mã số quản lý, việc mượn trả tài liệu được nhanh chóng và chính xác thông qua hệ thống nhận dạng mã vạch.
Như vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác thư viện tại Thư viện tỉnh Nam Định bước đầu đã đáp ứng được sự thay đổi hoạt động của Thư viện, Thư viện đã chuyển từ hoạt động mang tính thủ công truyền thống sang thư viện hiện đại, tự động hoá, từ hoạt động khép kín sang hoạt động mang tính chia sẻ hợp tác. Hệ thống mục lục điện tử trực tuyến OPAC có thể truy cập tới 46.870 biểu ghi thư mục trong CSDL giúp NDT không cần phải tra tìm trên hệ thống mục lục truyền thống mà tra tìm ngay trên hệ thống mục lục điện tử để biết rõ trong kho có bao nhiêu tài liệu về một chủ đề cần tìm, tài liệu còn trong kho hay đã cho NDT mượn.
Thư viện Nam Định đã trải qua một thời gian khá dài ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện (22 năm từ năm 1993 đến nay). Cho tới nay, hầu hết các công đoạn trong dây chuyền thư viện, từ bổ sung, biên mục, quản lý, lưu thông, đã được triển khai với sự trợ giúp của CNTT. Thư viện tỉnh Nam Định được đánh giá là một trong các thư viện mạnh trên toàn quốc về ứng dụng CNTT vào công tác thư viện.