Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC KHẢO THÍ TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC
1.6. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác khảo thí
Thứ nhất: Sự phát triển, xu thế giáo dục chung bên trong và bên ngoài nước.
Xu thế giáo dục chung trên thế giới có ảnh hưởng trực tiếp đến nền giáo dục bên trong nước ta. Đứng trước xu thế chung ấy của thế giới đòi hỏi nền giáo dục của chúng ta cần có những chuyển biến tích cực và mạnh mẽ để phù hợp với xu thế đó. Một thực tế đó là giáo dục của chúng ta hiện nay xuất phát chậm hơn so với nhiều nền giáo dục tiến tiến của khu vực và thế giới, tuy nhiên chúng ta sẽ có những hoạch định bước tiến chắc chắn, chúng ta vừa học tập, tiếp cận, hội nhập gắn liền với rút kinh nghiệm đó sẽ là nền tảng quyết định cho những quyết sách phù hợp trong tương lai. Vì vậy các cơ sở giáo
dục, hệ thống khảo thí phải nắm bắt hòa nhập với sự vận động của thế giới, tránh việc tụt hậu so với những nền giáo dục hiện đại đó.
Thứ hai: Văn bản quy phạm của nhà nước về giáo dục và khảo thí.
Với chức năng nhiệm vụ của mình, Bộ Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục bằng hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, các thông tư, chỉ thị, công văn hướng dẫn…Các Bộ, ngành với vai trò là cơ quan chủ quản của một số các trường đại học, cao đẳng, học viện phải có trách nhiệm phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạogiúp Chính phủ trong việc thực hiện quản lý thống nhất về giáo dục. Các văn bản quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, các Bộ chủ quản, các sở ban ngành…được đưa ra, áp dụng cho các trường Đại học, Cao đẳng, học viện nói chung, bộ phận khảo thí nói riêng đối với các loại hình trường, điều kiện thành lập, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường; các quy định về công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của cơ sở giáo dục đại học; các quy định của cơ quan chức năng về công tác kiểm định chất lượng giáo dục; hệ thống các quy định về quản lý Nhà nước đối với giáo dục đại học; các quy định về quản lý tài chính; các quy định về thanh tra, kiểm tra và các quy định về xử lý vi phạm pháp luật…
Đối với cơ quan chuyên trách của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác khảo thí đó là Cục Khảo thí và kiểm định chất lượng, năm 2003 cơ quan này cũng đã ban hành hệ thống các văn bản, quy phạm đối với công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng qua đó dần dần đưa các công tác khảo thí, đảm bảo chất lượng giáo dục trong toàn hệ thống trực thuộc Bộ đi vào nền nếp, bước đầu thể hiện được tầm quan trọng cũng như khẳng định vị trí, vai trò quan trọng của mình.
Thứ ba: Thông tin
Trong công tác quản lý, yếu tố thông tin đóng vai trò xuyên suốt trong toàn bộ quá trình. Công tác quản lý phải gắn liền với thông tin, thông tin nó sẽ quyết định đến sự thành bại, hiệu quả của các công tác quản lý. Thông tin giống như hệ thần kinh của công tác quản lý. Tuy nhiên thông tin quản lý phải gắn chặt với các quyết định quản lý để thực hiện các mục tiêu quản lý. Nếu nhà quản lý có khả năng nắm bắt thông tin tốt, kịp thời, chính xác sẽ tác động tích cực trực tiếp đến quá trình lập kế hoạch, tổ chức một cách hợp lý, hiệu quả công tác quản lý của mình và ngược lại nếu nhà quản lý mà nắm bắt thông tin chậm, độ chính xác thấp rất có khả năng sẽ đưa ra những quyết sách quản lý thiếu tính chính xác hoặc có thể ảnh hưởng tiêu cực đến công tác quản lý của bản thân.
b. Yếu tố chủ quan
Thứ nhất: Yếu tố con người
Nhà lãnh đạo, người quản lý: Phải thực hiện nhiều chức năng của quản lý như tổ chức, hoạch định, kiểm tra, trong đó chức năng tổ chức là chức năng đặc biệt quan trọng [24]. Họ đóng vai trò tổ chức, định hướng, chỉ đạo và xây dựng mối quan hệ giữa những thành viên trong cùng một tập thể cùng vận hành theo một hệ thống nhất định để đạt mục tiêu chung. Một nhà quản lý đúng đắn là người biết người biết việc,
Trong phân công công tác phải đúng người đúng việc nhằm đạt được kết quả công việc một cách tối ưu nhất. Tuy đây không phải là một kỹ năng khó nhưng thực tế lại không phải nhà quản lý nào cũng làm được việc này. Chính vì vậy vẫn còn tồn tại những bất cập trong việc phân công bố trí con người thực hiện những công việc. Hiện nay thực trạng ngay trong hệ thống giáo dục của chúng ta đó là có những con người có năng lực, trình độ, khả năng nhưng lại không được trọng dụng hoặc ngay cả khi có được sử dụng thì lại được phân
công làm những công việc không đúng với khả năng, thế mạnh của họ, chính do vậy mà chất lượng, hiệu quả công việc đạt kết quả rất thấp. Đề cập đến vần đề này nguyên nhân có rất nhiều nhưng trong đó có nguyên nhân xuất phát từ năng lực chuyên môn còn hạn chế, chưa đủ đáp ứng nhu cầu công việc hoặc là do quá trình phân công bố trí của nhà quản lý còn bị chi phối bởi các yếu tố khách quan bên ngoài làm cho có những quyết định phân công biết rõ là chưa hợp lý nhưng vẫn được thực hiên. Khi đề cập đến vấn đề phân công công việc thì yếu tố nhà quản lý đóng vai trò hết sức quan trọng, đôi khi cá nhân đó làm chưa tốt ở lĩnh vực, công việc này nhưng họ lại có khả năng hoàn thành tốt ở công việc khác, để nhận ra điều này đòi hỏi nhà quản lý phải có nhãn quan sắc bén. Mặt khác cần xây dựng quy tắc công tác tập thể trên cơ sở nghiêm túc tiếp thu các ý kiến phản hồi để kịp thời điều chỉnh xây dựng tập thể ngày càng tốt hơn, biết cách quản lý thời gian, quản lý con người.
Chuyên viên: Phải có những phẩm chất nổi bật như là trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ lý luận chính trị, năng lực nhận thức, khả năng xử lý tình huống nhạy bén là những yếu tố chủ chốt để tạo nên hiệu quả công việc cao nhất. Chuyên viên là những người trực tiếp thực hiện công tác khảo thí này, mức độ chính xác, chất lượng công việc phụ thuộc vào phương pháp, kỹ năng thực hiện công việc. Đặc trưng của công tác khảo thí là một quy trình đảm bảo tính logic, liên tục. Mỗi thành viên trong công tác đó là một mắt xích quan trọng quyết định hiệu quả của công tác. Bởi vậy, mỗi chuyên viên cần phải nắm rất rõ nhiệm vụ, năng lực của mình để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Ngoài ra, sự phối kết hợp giữa các nhân viên làm nhiệm vụ khảo thí cũng ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến chất lượng của công tác khảo thí. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải có phương pháp để tạo ra một môi trường làm
việc với không khí thoải mái, vui vẻ, đoàn kết trong tập thể đơn vị để tạo ra hiệu ứng dây truyền làm việc liên tục, nhuần nhuyễn trong quy trình quản lý công tác khảo thí.
Thứ hai: Yếu tố về cơ sở vật chất
Đối với tất cả các cơ sở đào tạo, chất lượng đào tạo quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững hay nói cách khác là tạo lên thương hiệu của cơ sở đó. Ngoài các yếu tố cốt lõi như nội dung chương trình đào tạo, hệ thống giáo trình, sách tham khảo hay đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên giảng dạy thì yếu tố cơ sở vất chất cũng có vai trò hết sức quan trọng. Một nhà trường có đầy đủ các yếu tố nêu trên nhưng cơ sở vật chất nghèo nàn, lạc hậu, không theo kịp sự phát triển của xã hội thì sẽ không thể có được một chất lượng đào tạo tốt nhất. Do vậy cơ sở vật chất, thiết bị đồ dùng học tập là điều kiện cơ bản quyết định sự hình thành và phát triển của nhà trường. Đối với các phòng ban chức năng, cung cấp trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công tác chuyên môn đảm bảo năng suất làm việc cũng như điều kiện thực hiện các tác nghiệp chuyên môn đồng thời nó còn tác động trực tiếp đến tâm lý của nhân viên, cán bộ trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ. Do đó, việc tăng cường cơ sở vật chất, trang bị các phương tiện giảng dạy và học tập hiện đại trong nhà trường sẽ góp phần đào tạo lên đội ngũ lao động có chất lượng, đáp ứng tốt yêu cầu phát triển kinh tế- xã hội theo kịp xu thế hội nhập hiện nay.
Thứ ba: Yếu tố về công nghệ thông tin
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình dạy học cũng như quá trình quản lý công tác khảo thí nói riêng là một xu thế tất yếu nhằm nâng cao chất lượng đào tạo cũng như hiệu quả của công tác quản lý và hiện nay đây cũng là xu hướng đáp ứng sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực của xã hội. Việc ứng dụng công nghệ thông tin có thể là
việc xử dụng thiết bị như máy tính, các phần mềm máy tính để cập nhật, chuyển đổi, lưu trữ, xử lý và thu thập thông tin. Ở nước ta, khái niệm công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết Chính phủ số 49/CP, ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại – chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông, nhằm tổ chức và khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực công tác của con người và xã hội”. Ứng dụng công nghệ thông tin vào giáo dục nói chung, công tác khảo thí nói riêng đã không còn xa lạ với chúng ta hiện nay. Chúng là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc đổi mới phương pháp quản lý giáo dục, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục. Ưu tiên đầu tư ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong các khâu của khảo thí như quản lý điểm, đánh giá sinh viên, đổi mới phương pháp dạy và học, chia sẻ dữ liệu dùng chung nhằm tối ưu hóa nguồn lực đầu tư. Các công đoạn thao tác thủ công như tổ chức thi, chấm thi, lên điểm, dần được thay bằng các phần mềm công nghệ giúp rút ngắn thời gian, hạn chế tối đa sai xót, nhầm lẫn, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. Thực tế hiện nay so sánh với mặt bằng chung của thế giới, chúng ta vẫn còn nhiều hạn chế về phầm mềm công nghệ cũng như khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý giáo dục đây là những khó khan đang ảnh hưởng trực tiếp đến công tác khảo thí nói riêng và công tác quản lý giáo dục nói chung đòi hỏi sớm khắc phục trong thời gian tới.
Thứ tư: Yếu tố văn hóa tổ chức
Văn hóa của tổ chức có liên quan trực tiếp đến cách nhận thức và lối hành xử của các thành viên đối với bên trong và bên ngoài tổ chức đó. Bản chất của tổ chức là đối nội cần tăng cường thêm tiềm lực, phát huy được sức
sang tạo của cá nhân, đối ngoại là sự phản ánh của xã hội, được xã hội nhìn nhận những mặt tích cực. Điều này phụ thuộc vào trách nhiệm của các cá nhân (tinh thần trách nhiệm, tính độc lập, ứng xử, phong cách làm việc…);
Các cơ chế công tác trong tổ chức đó (các qui tắc, qui chế, điều lệ… riêng của từng cơ quan, đơn vị); sự hỗ trợ của các nhà quản lý và nhân viên; Tinh thần đoàn kết và thể hiện tinh thần đồng đội giúp đỡ lẫn nhau trong một tổ chức;
Sự xen xét, khen thưởng, cách khen thưởng và những căn cứ cơ sở của nó;
Xung đột, sức chịu đựng những rủi ro có thể có. Từ đó để xây dựng bầu không khí làm việc lành mạnh, phong trào thi đua sôi nổi ta đặc biệt cần chú ý đến một số yếu tố như mối quan hệ giữa các cá nhân, tạo điều kiện cho mọi người hiểu và thông cảm cho nhau; phân công trách nhiệm rõ ràng, có sự giúp đỡ tương trợ lẫn nhau; Lãnh đạo có phong cách phù hợp trong quá trình tổ chức công tác quản lý của tổ chức mình.
Chương 2