- Điều kiện tham gia thanh toán bù trừ điện tử:
2.8.1. Nghiệp vụ mở và sử dụng tài khoản.
Trong nghiệp vụ của kế toán ngân hàng, tài khoản được chia thành hai bộ phận là tài khoản phản ánh các hoạt đọng thuộc nội bộ ngân hàng và tài khoản phản ánh các hoạt động của khách hàng liên quan đến ngân hàng. Bộ phận tài khoản phản ánh hoạt
động của khách hàng như các tài khoản tiền gửi, các tài khoản cho vay…Các tài khoản này phản ánh mối quan hệ kinh tế pháp lý giữa khách hàng và ngân hàng nên cần thiết phải có chếđộ mở và sử dụng tài khoản theo những nguyên tắc mang tính pháp lý.
Các nguyên tắc khi mở và sử dụng tài khoản:
- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế muốn mở tài khoản tại ngân hàng phải có đủ
tư cách pháp nhân và thực hiện chếđộ hạch toán kinh tế độc lập, có đăng ký sản xuất kinh doanh hợp lệ, hợp pháp. Đối với cá nhân mở tài khoản phải có CMND.
- Việc lựa chọn ngân hàng để mở tài khoản và số lượng tài khoản cần mở là quyền của khách hàng.Chủ pháp nhân kinh tế hay thể nhân đứng tên Chủ tài khoản. Chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số tài sản trên tài khoản của mình và chỉđược sử dụng trong phạm vi số tài sản trên tài khoản (số dư), không được sử dụng quá số dư tài khoản, không cho mượn, cho thuê tài khoản của mình.
- Ngân hàng có trách nhiệm hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận tiện khi khách hàng mở tài khoản; đồng thời quản lý tốt tài khoản của khách hàng. Ngân hàng chỉ được quyền trích tiền ở tài khoản khi có lệnh của Chủ tài khoản bằng các chứng từ kế
toán (lệnh chi). Trường hợp ngân hàng trích tiền ở tài khoản của khách hàng nhưng không cần có lệnh của Chủ tài khoản thì phải có lệnh của toà án hay cơ quan pháp luật có thẩm quyền; hoặc ngân hàng trích tiền để thu nợ, thu lãi theo chế độ tín dụng hiện hành.
- Hàng tháng hay đột xuất, khách hàng phải đối chiếu số dư tài khoản của mình với số dư tài khoản tiền gửi của kế toán ngân hàng để bảo đảm sự khớp đúng giữa đôi bên. Kế toán ngân hàng có trách nhiệm gửi đầy đủ kịp thời các giấy báo Nợ, báo Có, các bảng sao kê số dư tài khoản cho khách hàng để làm căn cứ hoạch toán vào sổ kế
toán của khách hàng.
- Đối với các tài khoản cho vay, ngoài các nguyên tắc chung, khách hàng phải tuân theo các điều kiện, nguyên tắc của chế độ tín dung ngân hàng thì kế toán ngân hàng mới mở tài khoản cho vay đối với khách hàng để ghi chép, phản ánh đầy đủ
chính xác mọi khoản cho vay, thu nợ và theo dõi dư nợ.
Ø Đối với pháp nhân:
Khi các doanh nghiệp, tôt chức kinh tế mở tài khoản tại ngân hàng phải gửi cho ngân hàng các giấy tờ sau:
- Bản sao quyết định thành lập của đơn vị của cấp có thẩm quyền. - Bản sao quyết định bổ nhiệm thủ trưởng.
- Mẫu dấu đã được đăng kí tại cơ quan công an.
- Giấy xin mở tài khoản (theo mẫu in sẵn của ngân hàng).
- Bảng mẫu chữ ký của chủ tại tài khoản và người được uỷ quyền, mẫu chữ ký của kế toán trưởng và người được uỷ quyền.
Ø Đối với thể nhân:
Khi cá nhân mở tài khoản tiền gửi cần gửi tới ngân hàng: - CMND(để kiểm soát sau đó trả lại khách hàng ). - Giấy xin mở tài khoản .
- Mẫu chữ ký của chủ tài khoản .
Kế toán trưởng ngân hàng tiếp nhận các giấy tờ xin mở tài khoản của khách hàng tiến hành kiểm soát tính đúng đắn và đầy đủ các loại giấy tờ xin mở tài khoản, nếu không có gì sai sót thì tuỳ theo khách hàng xin mở tài khoản loại tài khoản nào. Kế
toán trưởng sẽ ghi tên và số hiệu tài khoản (tài khoản phân tích) theo đúng quy định vào giấy xin mở tài khoản và bảng mẫu chữ kỹ của Chủ tài khoản, sau đó trình giám
Đốc ngân hàng ký duyệt.
Kế toán trưởng lưu bản sao quyết định thành lập đơn vị, quyết định bổ nhiệm thủ
trưởng, giấy xin mở tài khoản trong hồ sơ mở tài khoản của khách hàng, bảng mẫu chữ
kỹ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng, mẫu dấu chuyển cho thanh toán viên giữ tài khoản của khách hàng, để kiểm soát mẫu chưc ký, mẫu dấu trên chứng từ kế toán mỗi khi khách hàng đến lĩnh tiền.
Trường hợp cá nhân đến ngân hàng gửi tiết kiệm thì không phải làm đầy đủ các thủ
tục mở tài khoản như trên nhưng người gửi tiết kiệm phải có chứng minh nhân dân để
kế toán quỹ tiết kiệm ghi số chứng minh nhân dân vào Sổ tiết kiệm và phiếu lưu tại quỹ tiết kiệm cùng mẫu chứ ký của người gửi tiền. Mỗi khi người gửi tiết kiệm đến lĩnh tiền, kế toán tiết kiệm sẽ đối chiếu số chứng minh nhân dân, chứ ký người lĩnh tiền với thẻ phiếu lưu tại sổ tiết kiệm.
Tất toán tài khoản hay còn gọi là đóng tài khoản tức là tài khoản của khách hàng không được sử dụng nữa. Ngân hàng tất toán tài khoản của khách hàng trong các trường hợp sau đây:
- Theo yêu cầu của Chủ tài khoản.
- Khi nội dung tài khoản đã thay đổi phải chuyển sanng sử dụng tài khoản khác. - Khi doanh nghiệp giải thể hay sát nhập.
- Theo lệnh của toà án.
- Tài khoản đã hết số dư sau 6 tháng không hoạt động lại.
Khi ngừng hoạt động, Chủ tài khoản làm giấy đề nghị ngân hàng làm thủ tục tất toán tìa khoản. Đến thời điểm tất toán tài khoản nếu tài khoản còn số dư thì phải tiến hành đối chiếu khớp đúng giữa khách hàng và ngân hàng. Số dư sẽ được Chủ tài khoản lĩnh hết hoặc lập chứng từ chuyển sang tài khoản mới.
Các tài khoản đã tất toán sau một năm mới được sử dụng lại.
2.8.2. Thanh toán bằng séc. Bảng 2.2: Tình hình thanh toán bằng séc lĩnh tiền mặt