- Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban:
2.6.2.2. Thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi (UNC):
2.6.2.2.1. Thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi ở 2 đơn vị cùng mở tài khoản tại 1 Ngân hàng:
Quy trình thanh toán tại Ngân hàng:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ thanh toán bằng UNC ở 2 đơn vị cùng mở tài khoản tại một Ngân hàng
Giải thích:
(1). Đơn vị bán cung ứng hàng hoá dịch vụ cho đơn vị mua.
(2). Đơn vị mua lập 3 liên UNC nộp vào Ngân hàng Nông nghiệp Nha trang yêu cầu trích tiền trảđơn vị mua.
(3). Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của UNC và số tiền trên tài khoản của khách hàng, Ngân hàng tiến hành hạch toán và gửi giấy báo Nợ cho đơn vị mua.
(4). Ngân hàng gửi giấy báo Có cho đơn vị bán
Hạch toán thanh toán tại Ngân hàng:
Khi nhận được 3 liên UNC của đơn vị trả tiền yêu cầu Ngân hàng trích trả tài khoản tiền gửi của mình để trả cho đơn vị hưởng nào đó trên chứng từ UNC, kế toán nhận và tiến hành kiểm tra số dư trên tài khoản, chữ ký của chủ tài khoản. Nếu đủ số
dư và tài khoản đơn vị trả, đơn vị thụ hưởng khớp đúng thì hạch toán: Nợ TK tiền gửi đơn vị trả : Số tiền trên UNC
Có TK tiền gửi đơn vị hưởng : Số tiền trên UNC Chuyển 3 liên sang kiểm soát và kí tên, đóng dấu:
- 1 liên dùng để làm chứng từ báo Nợ cho người chi trả. - 1 liên dùng để làm chứng từ báo Có cho đơn vị hưởng.
- 1 liên dùng để làm chứng từ hạch toán và làm chứng từ lưu tại Ngân hàng. (1)
Đơn vị mua Đơn vị bán
Ngân hàng Nông nghiệp
Nha Trang
(2)
Ví dụ: Ngày 30/06/2004 Ngân hàng nhận 3 liên UNC của Cty Thương mại và Dịch vụ Miền núi Khánh Hòa số tiền là 4.325.000đ. Nội dung: Nộp tiền bảo hiểm xã hội tháng 6/2005 cho Bảo hiểm xã hội TP Nha Trang (biết Bảo hiểm xã hội TP Nha Trang có mở tài khoản tại Ngân hàng Nông nghiệp TP Nha trang).
Hạch toán:
Kế toán viên kiểm tra chứng từ và số dư trên tài khoản đủđảm bảo chi trả tiến hành hạch toán:
Nợ TK 421101.B00001 4.325.000đ Có TK 421401.01A 4.325.000đ
Xử lý chứng từ:
- 1 liên UNC giao cho Cty Thương mại & Dịch vụ Miền núi Khánh Hòa làm Giấy báo Nợ.
- 1 liên UNC giao cho Bảo hiểm xã hội TP Nha trang làm giấy báo Có.
- 1 liên UNC dùng làm chứng từ hạch toán và làm chứng từ lưu tại Ngân hàng.
2.6.2.2.2. Thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi ở 2 Ngân hàng khác hệ thống cùng địa bàn:
Qui trình thanh toán tại Ngân hàng
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ thanh toán bằng UNC ở 2 Ngân hàng khác hệ thống cùng địa bàn
Giải thích:
(1) Đơn vị bán giao hàng cho đơn vị mua theo hợp đồng.
(2) Đơn vị mua lập UNC gởi vào Ngân hàng Nông nghiệp Nha Trang yêu cầu chuyển trả tiền cho bên bán.
(1)
Đơn vị bán Đơn vị mua
NH bên bán Ngân hàng Nông nghiệp Nha Trang (2) (3) (4) (5)
(3) Ngân hàng Nông nghiệp Nha Trang sau khi kiểm tra tính hợp lệ của UNC sẽ trích tài khoản đơn vị mua tiến hành ghi Nợ và gửi giấy báo Nợ cho đơn vị
mua.
(4) Ngân hàng Nông nghiệp Nha Trang thanh toán cho Ngân hàng phục vụ
bên bán.
(5) Ngân hàng phục vụ bên bán ghi tăng tài khoản đơn vị bán và gửi giấy báo Có cho đơn vị bán.
Hạch toán thanh toán tại Ngân hàng:
Khi nhận được 2 liên UNC của khách hàng nộp vào, kế toán tiên hành kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp theo quy định. Kế toán vào các nội dung của chứng từ theo quy
định trên chương trình giao dịch của máy, trích vào tài khoản của đơn vị trả và lập 2 phiếu chuyển khoản hạch toán và thu phí. Đồng thời nhập dữ liệu vào chương trình
điện tử. Hạch toán như sau:
a) Nợ tài khoản đơn vị trả tiền
Có tài khoản chuyển tiền đi nội tỉnh b) Nợ TK đơn vị trả tiền
Có TK 711001.01 ( Thu dịch vụ chuyển tiền trong nước) Có TK 453101.02 ( Thuế suất 10% thuế GTGT)
- Xử lý chứng từ:
+ Liên 1 UNC Ngân hàng giữ dùng để hạch toán và đóng tập nhật ký chứng từ
+ Liên 2 UNC kế toán giao lại cho khách hàng làm biên lai.
Ví dụ: Ngày 27/07/2005 Cty Thương mại& Dịch vụ Miền núi Khánh Hòa nộp UNC số tiền 36.974.000đ. Nội dung: thanh toán tiền hàng cho Cty TNHH thương mại Khatoco Khánh Hòa. Biết Cty TNHH Thương mại Khatoco có TK 710A-00278 tại Ngân hàng Công thương Khánh Hòa.
Hạch toán: a) Nợ TK 421101.B00001 36.974.000đ Có TK 519101.01 36.974.000đ b) Nợ TK 421101.B00001 3.300đ Có TK 711001.01 3.000đ Có TK 453101.02 300đ
Xử lý chứng từ:
In 2 liên phiếu thu phí ký tên kèm theo 2 liên UNC chuyển sang kiểm soát viên
để kiểm soát, sau đó chứng từđược chuyển qua kế toán thanh toán bù trừđể lập chứng từ đi bù trừ từ Ngân hàng Nông nghiệp Nha Trang sang Ngân hàng Công thương Khánh Hòa.
- 1 liên UNC giao cho Cty Thương mại & Dịch vụ Miền núi Khánh Hòa làm giấy báo Nợ kèm theo Liên 2 phiếu thu phí báo Nợ.
- 1 liên UNC hạch toán bù trừ kèm Liên 1 phiếu thu phí đểđóng chứng từ.
2.6.2.2.3. Thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi ở 2 Ngân hàng khác nhau, khác địa bàn.
Qui trình thanh toán tại Ngân hàng:
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi ở 2 Ngân hàng khác nhau, khác địa bàn
Hạch toán thanh toán tại Ngân hàng:
- Nếu là hai Ngân hàng cùng hệ thống, thì Ngân hàng phục vụ Đơn vị mua sẽ
khởi tạo chứng từ liên hàng đi (Lệnh chuyển Có đi) gửi cho Ngân hàng phục vụ Đơn vị bán. Khi Ngân hàng phục vụĐơn vị bán nhận được lệnh thanh toán này sẽ gửi giấy báo Có cho Đơn vị bán.
- Nếu là hai Ngân hàng khác hệ thống, thì Ngân hàng phục vụ Đơn vị mua khởi tạo chứng từ liên hàng đi gửi cho Ngân hàng cùng hệ thống ở địa bàn đối phương (Ngân hàng trung gian), sau đó Ngân hàng trung gian này sẽ thực hiện thanh toán bù trừ lại với Ngân hàng phục vụ Đơn vị bán để báo Có cho Đơn vị bán. Nếu ởđịa bàn
đối phương không có Ngân hàng cùng hệ thống với Ngân hàng khởi tạo lệnh thì Ngân hàng trung gian ởđây là Ngân hàng Nhà nước ở cả hai địa bàn đó.
Đơn vị bán Đơn vị mua
Ngân hàng
bên bán Ngân hàng Nông nghiệp Nha Trang
(2) (3)
(4) (5) (5)
- Kế toán viên thanh toán nhận được 2 liên UNC tiến hành kiểm tra tài khoản và chứng từ hợp lệ hợp pháp thì thì tiến hành thu phí chuyển tiền điện tử. Ngân hàng hạch toán như sau:
a) Nợ TK Tiền gửi Đơn vị trả : Số tiền trên UNC Có TK 519101.4716 : Số tiền trên UNC
( Điều chuyển vốn với Trung tâm thanh toán để thực hiện chuyển tiền
điện tử)
b) Nợ tài khoản tiền gửi khách hàng : Tổng số tiền phải thu Có tài khoản 711001.01 : Phí chuyển
Có tài khoản 453101.02 : 10% thuế VAT
- Kế toán viên in 2 Liên phiếu thu phí (đã có thuế VAT), kèm theo 2 liên UNC chuyển sang kiểm soát viên kiểm soát (ký, đóng dấu) và xử lý:
+ 1 liên phiếu thu phí + 1 liên UNC báo Nợ khách hàng. + 1 liên UNC chuyển qua kế toán chuyển tiền điện tử.
+ 1 liên phiếu thu phí + chứng từ chuyển tiền làm cơ sở hạch toán.
Ví dụ : Ngày 22/07/2005 DNTN Quốc Phong nộp 2 lên UNC số tiền 23.500.000đ. nội dung: Chuyển trả tiền cho DUCH LADY Việt Nam có TK 100-489-4050-100086 tại Deutsche Bank TP. Hồ Chí Minh.
Kế toán nhận được 2 Liên UNC tiến hành kiểm tra tài khoản và chứng từ hợp pháp hợp lệ thì tiến hành thu phí chuyển tiền điện tử. Hạch toán: a) Nợ TK 421101.003249 23.500.000đ Có TK 519101.4761 23.500.000đ b) Nợ TK 421101.003249 20.000đ Có TK 711001.01 18.182đ Có TK 453101.02 1.818đ Xử lý chứng từ:
In 2 Liên thu phí (đã có thuế VAT), kèm 2 Liên UNC chuyển sang kiểm soát viên kiểm soát (Ký, đóng dấu) và sử lý:
- 1 Liên UNC chuyển qua kế toán chuyển tiền điện tử
- 1 Liên thu phí + Chứng từ chuyển tiền làm cơ sở hạch toán
2.6.2.2.4. Thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi chuyển tiền cho người thụ hưởng không mở tài khoản tại Ngân hàng trả tiền (gọi là chuyển tiền phải trả) :
- Loại UNC này dùng để chuyển tiền cho người thụ hưởng mà người thụ hưởng không mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng trả tiền nên phải ghi đầy đủ, chính xác họ, tên, số CMND, ngày cấp, nơi cấp của người thụ hưởng, tính ký hiệu mật chuyển tiền kế toán tiến hành vào máy hạch toán, sau đó chuyển giấy báo Có cho người thụ hưởng.
Nợ TK chuyển tiền đi nội tỉnh hoặc ngoại tỉnh Có TK chuyển tiền phải trả
- Khi người thụ hưởng đem CMND và giấy báo Có đến lĩnh tiền thì:
Người thụ hưởng trình giấy báo Có, trình CMND cho ngân hàng để viết giấy lĩnh tiền.Kế toán viên giao dịch kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt chuyển chứng từ cho kiểm soát trước quỹ và nhật ký quỹ sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền cho khách hàng, kế toán hạch toán hạch toán:
Nợ tài khoản chuyển tiền phải trả
Có tài khoản tiền mặt tại quỹ
Ví dụ :Ngày 05/08/2004, nhận lệnh chuyển tiền đến với số tiền : 40.000.000đ. Nội dung : Cửa hàng chăn nuôi gia súc Bình dương có tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bình Dương lập UNC chuyển trả tiền hàng cho Nguyễn Ngọc Minh CMND số 225007891 cấp ngày 12/08/1969 Công An Khánh Hòa.
Hạch toán : Căn cứ vào lệnh chuyển tiền đến hợp lệ, kế toán hạch toán : Nợ TK 519101.4761 40.000.000đ
Có TK 454001.01 40.000.000đ
Xử lý chứng từ :
- 1 liên lệnh chuyển tiền ghi Nợ chuyển tiền đến và ghi Có cho đơn vị. - 1 liên lệnh chuyển tiền làm giấy báo Có cho Nguyễn Ngọc Minh.
Ngày 07/08/2004, Nguyễn Ngọc Minh đến lĩnh theo số tiền 40.000.000đ trên giấy báo Có kèm CMND số 225007891 cấp ngày 12/08/1969 do Công An Khánh Hòa cấp.
Kế toán viên lập 2 liên phiếu chi và hạch toán :
Nợ TK 454001.01 40.000.000đ
Có TK 101101.01 40.000.000đ
Xử lý chứng từ:
- 1 liên phiếu chi lưu đóng tập chứng từ. - 1 liên giao cho khách hàng.
(*) Lưu ý: Đối với khách hàng mở tài khoản tại Ngân hàng nộp UNC vào Ngân hàng chuyển trả tiền cho Ngân hàng khác ngoài tỉnh hay nội tỉnh cùng hệ thống hay khác hệ thống thì việc thu phí chuyển tiền hay phí thanh toán bù trừ Ngân hàng không thu ngay mà đểđến cuối tháng trích tài khoản tiền gửi của đơn vịđể thu phí. Nếu trên tài khoản tiền gửi của đơn vị không còn tiền thì phải báo cho đơn vị biết ngay.