CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ
2.4. Thực trạng đào tạo nhân lực tại công ty Cổ phần công nghệ Sao Bắc Đẩu
Đối với Sao Bắc Đẩu, tất cả CBNV kể từ khi vào làm việc đều được hưởng các chính sách về đào tạo theo quy định. Mọi CBNV đều có cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp, phát triển trình độ chuyên môn dựa vào nỗ lực và ý chí vươn lên của bản thân. Sao Bắc Đẩu sẽ tạo điều kiện tốt nhất để CBNV có thể nâng cao trình độ chuyên môn của mình để đáp ứng được yêu cầu của công việc hiện tại và tương lai, từ đó sẽ có sự gắn bó lâu dài của CBNV đối với công ty.
Nhìn chung, quy trình tổ chức hoạt động đào tạo nhân lực của công ty Cổ phần công nghệ Sao Bắc Đẩu bao gồm 4 nội dung cơ bản sau: (1) Xác định nhu cầu đào tạo; (2) Xây dựng kế hoạch đào tạo; (3) Tổ chức triển khai đào tạo; (4) Đánh giá kết quả đào tạo (Sơ đồ 2.1).
Sơ đồ 2.1: Quy trình đào tạo nhân lực tại công ty
Nguồn: Tổng hợp tài liệu của tác giả 2.4.1. Thực trạng xác định nhu cầu đào tạo
Hiện nay, việc đánh giá, xác định nhu cầu đào tạo được thực hiện ở tất cả các phòng ban trong toàn công ty dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, cơ cấu trình độ, quy hoạch cán bộ, lao động mới tuyển dụng, nguyện vọng của CBNV và dựa vào mục tiêu, chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty hàng năm.
Trong đó, phòng nhân sự, cụ thể là bộ phận tổ chức và quản lý đào tạo là đơn vị đầu mối thực hiện việc tổng hợp, đánh giá lại nhu cầu đào tạo để từ đó xây dựng được kế hoạch đào tạo hàng năm trình Ban lãnh đạo phê duyệt.
a) Quy trình xác định nhu cầu đào tạo
- Vào tháng 9-10 hàng năm, Bộ phận quản lý đào tạo sẽ thực hiện gửi công văn, yêu cầu các phòng ban trong toàn công ty thực hiện tổng hợp, đề xuất nhu cầu đào tạo năm tiếp theo của từng phòng ban. Trong đó có liệt kê tất cả các khóa học mà công ty dự kiến tổ chức đào tạo để các đơn vị có thể chọn lựa và đăng ký số lượng người dự kiến theo học.
- Các phòng ban căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và căn cứ vào quy hoạch cán bộ, thực trạng, cơ cấu trình độ cán bộ tại phòng, đề xuất nhu cầu năm tiếp theo cho phòng ban của mình. Nhu cầu đào tạo được đề xuất tại các phòng ban có thể phân chia thành 3 loại cơ bản đó là: Nhu cầu đào tạo lần đầu, nhu cầu đào tạo lại, nhu cầu đào tạo bổ sung, với mỗi loại nhu cầu này các căn cứ được sử dụng để xác định cũng có sự khác nhau.
Bảng 2.6: Căn cứ xác định nhu cầu đào tạo của công ty
Các loại nhu cầu đào tạo Căn cứ xác định nhu cầu
Nhu cầu đào tạo lần đầu
Áp dụng đối với cán bộ nhân viên mới được tuyển dụng
- Kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực của công ty trong thời gian tới.
- Tiêu chuẩn chức danh công việc.
- Nguyện vọng của người lao động.
- Tỷ lệ cán bộ nhân viên nghỉ việc.
Nhu cầu đào tạo lại
Áp dụng đối với các cán bộ nhân viên làm việc không hiệu quả hoặc chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc
- Yêu cầu từ phía khách hàng.
- Trình độ năng lực chuyên môn hiện tại của cán bộ nhân viên.
- Nguyện vọng của người lao động - Tiêu chuẩn chức danh công việc
- Kết quả thực hiện công việc của CBNV.
Nhu cầu đào tạo bổ sung
Áp dụng trong các trường hợp có sự thay đổi về công nghệ, sản phẩm, bổ nhiệm, luân chuyển công việc
- Yêu cầu từ phía khách hàng - Nguyện vọng của người lao động - Tiêu chuẩn chức danh công việc - Sự thay đổi về sản phẩm, dịch vụ, quy trình công nghệ, trang thiết bị của công ty Nguồn: Bộ phận tổ chức và quản lý đào tạo Một số nhu cầu đào tạo hiện nay đó là:
+ Nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn: đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ tại các trường đại học trong nước, tham gia các khóa tập huấn, hội thảo do các tổ chức khác ở trong nước hoặc nước ngoài tổ chức…
+ Nâng cao kỹ năng nghề nghiệp: kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, kỹ năng bán hàng, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng xử lý công việc…
+ Đào tạo phẩm chất nghề nghiệp: Tham gia các lớp học lý luận chính trị…
- Bản tổng hợp, đề xuất nhu cầu đào tạo của các phòng ban sau khi được phê duyệt của Lãnh đạo phòng sẽ được gửi cho Bộ phận quản lý đào tạo để tổng hợp và xây dựng kế hoạch đào tạo năm cho công ty.
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo của CBNV tại công ty
Đơn vị: lượt người
Tiêu thức phân loại 2012 2013 2014 So sánh 2013/2012
So sánh 2014/2013
SL SL SL SL TL SL TL
1. Tổng số lượt người 129 154 238 25 119,38% 84 154,54%
2. Phân theo đối tượng:
- Cán bộ cấp quản lý trở lên 17 21 28 4 123,53% 7 133,33%
- Nhân viên 112 133 210 21 118,75% 77 157,89%
3. Phân theo nội dung đào tạo:
- Đào tạo kiến thức chuyên môn 74 80 114 6 108,11% 34 142,5%
- Đào tạo kỹ năng 43 58 103 15 134,88% 45 177,59%
- Đào tạo phẩm chất 12 16 21 4 133,33% 5 131,25%
4. Phân theo khối chức năng:
- Khối hỗ trợ 33 36 60 3 109,09% 24 166,67%
- Khối kỹ thuật 71 88 125 17 123,94% 37 142,04%
- Khối kinh doanh 25 30 53 5 120% 23 176,66%
Nguồn: Hồ sơ đào tạo của công ty Nhìn vào bảng 2.7, ta thấy số lượng CBNV của công ty có nhu cầu đào tạo khá cao và ngày càng tăng qua các năm. Năm 2012 là 129 lượt đào tạo, năm 2013 là 154 lượt đào tạo, tăng 25 lượt đào tạo (tương ứng tăng 19,38%) so với năm 2012.
Năm 2014, số lượng CBNV mong muốn được đào tạo là 238 lượt người, tăng 84 lượt người (tương ứng tăng 54,54%) so với năm 2013. Trong đó, nhu cầu đào tạo về kiến thức chuyên môn năm 2012 là 74 lượt người, năm 2013 là 80 lượt người (tăng 8,11%) so với năm 2012, năm 2014 là 114 lượt người (tăng 34,88%) so với năm 2013. Nhu cầu đào tạo về kỹ năng cũng tăng qua các năm, năm 2012 là 43 lượt đào tạo, năm 2013 tăng lên là 58 lượt và đến năm 2014 là 103 lượt đào tạo. Nhu cầu đào tạo về phẩm chất đạo đức năm 2012 là 12 lượt, năm 2013 tăng lên là 16 lượt và đến năm 2014 con số này là 21 lượt đào tạo. Số lượng CBNV có nhu cầu đào tạo ngày càng tăng đòi hỏi trong thời gian tới công ty cần xây dựng kế hoạch và chuẩn bị ngân sách cho đào tạo một cách hợp lý để đáp ứng nhu cầu đào tạo của CBNV trong toàn công ty.
b) Khảo sát nhu cầu đào tạo của một số cán bộ nhân viên trong công ty Kết quả điều tra, khảo sát nhu cầu đào tạo của 86 cán bộ nhân viên tại các phòng ban trong công ty cho thấy một số kết quả như sau:
Hình 2.6: Các kiến thức, kỹ năng CBNV mong muốn được đào tạo
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra của tác giả Các kiến thức, kỹ năng mong muốn được đào tạo hiện nay đó là:
- Kiến thức: Bao gồm các kiến thức về quản trị hệ thống, CSDL, mạng, tiếng anh chuyên ngành, tin học văn phòng, quản lý dự án và một số kiến thức bổ trợ khác.
Trong đó, phần lớn CBNV được điều tra đều cho rằng kiến thức về sản phẩm và quản trị dự án là cần thiết nhất. Có 54/86 số phiếu của CBNV mong muốn được đào tạo kiến thức về quản trị hệ thống, CSDL, mạng (chiếm tỷ lệ 62,79%) và 49/86 phiếu của CBNV mong muốn được đào tạo thêm kiến thức về quản lý dự án (chiếm tỷ lệ 56,98%) để đáp ứng tốt hơn cho công việc của họ.
- Kỹ năng: Bao gồm các kỹ năng như: kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, tư vấn bán hàng, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm... Trong đó kỹ năng tư vấn bán hàng là kỹ năng được các CBNV đánh giá là cần thiết nhất trong các kỹ năng với số phiếu là 65/86 phiếu (chiếm tỷ lệ 75,58%), tiếp đó là kỹ năng giao tiếp, thuyết trình với số phiếu 56/86 phiếu (chiếm tỷ lệ 65,11%) và kỹ năng giải quyết vấn đề với số phiếu 42/86 phiếu lựa chọn (chiếm tỷ lệ 48,84%).
Hình 2.7: Mức độ hài lòng với công việc hiện tại
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra của tác giả Về mức độ hài lòng với công việc hiện tại, kết quả điều tra của 86 CBNV trong công ty cho thấy đa số họ đã cảm thấy hài lòng với công việc hiện tại, với 24/86 số phiếu cảm thấy rất hài lòng (chiếm tỷ lệ 27,9%) và 35/86 phiếu cảm thấy hài lòng với công việc hiện tại (chiếm tỷ lệ 40,7%). Tuy nhiên vẫn còn một bộ phận không nhỏ CBNV chưa hài lòng với công việc hiện tại chiếm tỷ lệ 12,8% trên tổng số phiếu. Vì vậy, trong thời gian tới, công ty cần có những chính sách nhằm tạo động lực làm việc cho CBNV hơn nữa.
Bảng 2.8: Mức độ đáp ứng nguyện vọng, nhu cầu học tập của CBNV Tiêu thức phân loại Mức độ đánh giá Số phiếu
trả lời
Điểm TB 1 đ 2 đ 3 đ 4 đ 5 đ
1. Phân theo đối tượng: - - - - - - -
- Cán bộ cấp quản lý trở lên 0 5 11 8 6 31 3,4
- Nhân viên 0 8 35 26 17 86 3,6
2. Phân theo nội dung đào tạo: - - - - - - -
- Đào tạo kiến thức chuyên môn 0 12 34 39 31 116 3,7
- Đào tạo kỹ năng 0 22 35 32 27 116 3,5
- Đào tạo phẩm chất 0 3 17 7 4 31 3,3
3. Phân theo khối chức năng: - - - - - - -
- Khối hỗ trợ 0 6 14 5 3 28 3,2
- Khối kỹ thuật 0 2 15 12 8 37 3,7
- Khối kinh doanh 0 2 8 7 4 21 3,6
(điểm : 1 là hoàn toàn không đáp ứng, 5 là đáp ứng hoàn toàn)
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra của tác giả
Về mức độ đáp ứng các nhu cầu, nguyện vọng đào tạo của CBNV trong công ty ta thấy, từ các cán bộ quản lý đến nhân viên đều đánh giá công ty đã đáp ứng nhu cầu học tập của họ ở trên mức khá trở lên (điểm TB > 3). Các nội dung đào tạo về kiến thức chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất cũng đều được đánh giá đáp ứng được ở mức khá tốt (điểm TB > 3,5). Điều này cho thấy, công ty đã thực hiện khá tốt việc cân đối giữa kế hoạch đào tạo của công ty và nhu cầu, nguyện vọng đào tạo của CBNV. Bên cạnh đó, công ty cần xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác và cụ thể hơn nữa để nâng cao hiệu quả đào tạo trong thời gian tới.
Hình 2.8: Mục đích tham gia đào tạo của CBNV
Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra của tác giả Về mục đích đào tạo, đa số CBNV từ cấp quản lý đến nhân viên được điều tra mong muốn được đào tạo kiến thức, kỹ năng nhằm hoàn thành tốt hơn công việc của mình. Cụ thể, 98/117 phiếu có mục đích đào tạo là làm tốt công việc (chiếm tỷ lệ 83,76%), 77/117 phiếu có mục đích đào tạo là để tăng lương (chiếm tỷ lệ 65,81%), 45/117 phiếu chọn mục đích là để thăng tiến (chiếm tỷ lệ 38,46%) và 26/117 phiếu với mục đích học hỏi thêm (chiếm tỷ lệ 22,22%).
2.4.2. Thực trạng xây dựng kế hoạch đào tạo a) Quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo
Sơ đồ 2.2: Quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo
Nguồn: Phòng nhân sự Để thực hiện đào tạo và đào tạo lại các kiến thức, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ của CBNV phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty, hàng năm, công ty đều thực hiện xây dựng kế hoạch đào tạo chung cho tất cả các phòng ban trong toàn công ty. Việc xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm được thực hiện theo các bước như trong sơ đồ 2.2, bao gồm:
- Tổng hợp, phân loại nhu cầu đào tạo (ĐT01)
Sau khi nhận được nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng CBNV của tất cả các phòng ban, bộ phận quản lý đào tạo của công ty (bộ phận tổ chức và quản lý đào tạo) sẽ thực hiện việc tổng hợp, phân loại nhu cầu đào tạo.
- Phê duyệt sơ bộ danh sách các khóa học (ĐT02)
Dựa trên bảng tổng hợp, phân loại nhu cầu đào tạo Lãnh đạo bộ phận quản lý đào tạo sẽ thực hiện phê duyệt sơ bộ danh sách các khóa đào tạo dự kiến sẽ thực hiện trong năm sau. Danh sách các khóa đào tạo dự kiến được phê duyệt phải được được căn cứ vào một số yếu tố chính sau:
+ Mục tiêu, chiến lược hoạt động kinh doanh các năm tiếp theo.
+ Kế hoạch mở rộng mạng lưới các năm tiếp theo.
+ Kế hoạch và kết quả triển khai đào tạo năm trước.
+ Ngân sách đào tạo.
Danh sách này sau đó được gửi đến tất cả các phòng ban để lấy ý kiến.
- Các phòng ban nhận thông báo về danh sách các khóa đào tạo được phê duyệt sơ bộ (ĐT03)
Nếu các phòng ban sau khi nhận được danh sách các khóa đào tạo được phê duyệt năm tới đồng ý với danh sách sơ bộ trên, phòng ban sẽ thực hiện đăng ký danh sách các học viên theo chỉ tiêu của mình. Bộ phận quản lý đào tạo sẽ thực hiện xây dựng kế hoạch đào tạo cho tất cả các khóa học đó trình Ban lãnh đạo công ty để làm kế hoạch đào tạo năm tiếp theo.
Trong trường hợp phòng ban nào không đồng ý, muốn bổ sung thêm các khóa học, số lượng học viên vào các khóa có thể yêu cầu Bộ phận quản lý đào tạo xem xét lại và bổ sung (ĐT02).
- Xây dựng kế hoạch đào tạo năm (ĐT04)
Trên cơ sở định hướng đào tạo, bồi dưỡng của Ban lãnh đạo công ty, bộ tiêu chí đánh giá trình độ cán bộ và danh sách các khóa đào tạo đã được thống nhất sơ bộ, Bộ phận quản lý đào tạo thực hiện xây dựng kế hoạch đào tạo của năm sau trình Ban lãnh đạo xem xét và phê duyệt.
Nội dung của bản kế hoạch được chi tiết theo thời gian, tên khóa học, mục tiêu, nội dung, thời lượng, đối tượng tham dự, số lớp, nguồn giảng viên và địa điểm đào tạo dự kiến được phân theo từng khối kiến thức hoặc cấp độ kiến thức thể hiện mục tiêu và trọng tâm đào tạo hàng năm.
- Phê duyệt kế hoạch đào tạo năm (ĐT05)
Bảng các khóa học được phê duyệt sơ bộ của Bộ phận quản lý đào tạo, sau khi được thống nhất với tất cả các phòng ban sẽ được Ban lãnh đạo công ty xem xét phê duyệt làm kế hoạch đào tạo năm tiếp theo. Trong trường hợp Ban lãnh đạo không đồng ý, Bộ phận quản lý đào tạo phải thực hiện lại bước ĐT02.
- Kế hoạch triển khai đào tạo năm tới đã được phê duyệt (ĐT06)
Dựa trên kế hoạch đào tạo năm đã được phê duyệt và danh sách các học viên đăng ký của tất cả các phòng ban, Bộ phận quản lý đào tạo sẽ thực hiện xây dựng kế hoạch đào tạo chi tiết cho từng quý của năm.
Bảng 2.9: Đánh giá của lãnh đạo, các cán bộ quản lý về quy trình đào tạo
T
T Nội dung đánh giá
Mức độ đánh giá Số phiếu
Điểm TB 1 đ 2 đ 3 đ 4 đ 5 đ
1 Tính đúng đắn, hợp lý của quy trình đào tạo 0 0 9 12 10 31 4,03 2 Quá trình thực hiện quy trình đào tạo 3 8 13 5 2 31 2,84
3 Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo 0 5 12 10 4 31 3,42
(1 điểm: kém, 5 điểm: rất tốt)
Nguồn: Kết quả điều tra của tác giả Theo đánh giá của Ban lãnh đạo và trưởng các bộ phận, những người trực tiếp sử dụng lao động thì nhìn chung quy trình đào tạo hàng năm của công ty là tương đối hợp lý và đúng đắn (điểm TB = 4,03), có sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty với bộ phận quản lý đào tạo. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện đào tạo, một số bước trong quy trình chưa được thực hiện tốt (điểm TB = 2,84), thường xuyên có độ trễ trong việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban với bộ phận tổ chức đào tạo và trong việc triển khai mở lớp, liên hệ, bố trí giáo viên giảng dạy.
Nguyên nhân là do năng lực chuyên môn của các bán bộ làm công tác tổ chức đào tạo chưa đáp ứng được, số lượng các bộ thực hiện tổ chức đào tạo là quá ít. Trong thời gian tới, công ty cần xem xét bổ sung nhân lực cũng như nâng cao năng lực chuyên môn cho bộ phận tổ chức và quản lý đào tạo để hoạt động đào tạo được thực hiện tốt hơn, hiệu quả hơn.
Về cơ sở xác định nhu cầu đào tạo, phần lớn các cán bộ lãnh đạo và các cán bộ trực tiếp sử dụng lao động cho rằng việc xác định nhu cầu đào tạo như hiện nay ở mức khá (điểm TB = 3,42).
Hình 2.9: Khả năng nắm bắt thông tin về các kế hoạch đào tạo
Thông tin về các kế hoạch đào tạo được thông suốt theo hai chiều, tuy nhiên do có độ trễ trong việc truyền tải thông tin giữa các phòng ban với bộ phận tổ chức đào tạo nên chỉ có 50% CBNV có thể trực tiếp kịp thời nắm rõ các kế hoạch đào tạo của công ty. Phần còn lại là không nắm rõ thông tin hoặc chủ yếu được biết thông tin thông qua hỏi lại qua các cán bộ cùng phòng hoặc biết thông tin quá chậm.
b) Nội dung xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm
Xác định mục tiêu đào tạo
Trong kế hoạch đào tạo hàng năm có mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng khóa học. Tuy nhiên mục tiêu này được xác định một cách khá chung chung và thường lặp đi lặp lại qua các năm. Nhiều khóa đào tạo không có mục tiêu xác định do không gắn với văn bằng chứng chỉ cho mỗi khóa học. Mục tiêu đào tạo của công ty năm 2014 được xác định như sau:
(1) Cập nhật kiến thức mới cho nhân viên, giúp nhân viên có thể năm bắt và tiếp cận được khi có các thay đổi về công nghệ, sản phẩm, dịch vụ trong công ty.
(2) Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý kế cận, tạo cho họ những kỹ năng cần thiết cho các cơ hội thăng tiến.
(3) Khuyến khích, động viên cán bộ nhân viên, thỏa mãn nhu cầu phát triển của cán bộ nhân viên.
(4) Đào tạo nhằm không ngừng hoàn thiện và nâng cao kỹ năng chuyên môn của cán bộ nhân viên để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của công việc, phục vụ tốt cho mục tiêu phát triển lâu dài của công ty.
Theo đánh giá của Ban lãnh đạo và trưởng các bộ phận cho thấy, mục tiêu của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế như: mục tiêu đặt ra vẫn còn rất chung chung, không cụ thể hóa vì vậy không thể đối chiếu hay lượng hóa được kết quả thực hiện