CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.1. Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng của ngân hàng thương mại
3.1.3. Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
3.1.3.2. Các nhân tố cấu thành kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Thứ nhất, khái niệm kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng: Dựa trên báo cáo COSO 2013, Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng được hiểu là một quá trình chịu sự ảnh hưởng của hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo và cán bộ, nhân viên tác nghiệp tín dụng, được thiết lập trong hoạt động tín dụng nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu liên quan về tín dụng như hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Thứ hai, các nhân tố cấu thành kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng: Trên cơ sở khuôn mẫu về KSNB của ủy ban COSO và khuôn mẫu về KSNB của ủy ban Basel, các nhân tố cấu thành KSNB hoạt động tín dụng bao gồm:
Môi trường kiểm soát: Việc thiết lập và duy trì môi trường kiểm soát vững mạnh
21
sẽ giúp NH định vị bản thân vững vàng hơn khi đối mặt với các áp lực bên trong và bên ngoài. Môi trường kiểm soát tốt sẽ tạo lập một môi trường tích cực và định hướng hành vi đúng đắn của tất cả CBNV trong để thực hiện trách nhiệm KSNB và ra quyết định của họ (Yurniwati và Rizaldi, 2015). Noland và Metrejean (2013) cho rằng sự thiếu hụt môi trường kiểm soát sẽ tạo cơ hội cho các hành vi gian lận phát triển. Vì vậy, việc xây dựng môi trường kiểm soát tốt, vững mạnh sẽ là một trong những yếu tố giúp việc thiết lập KSNB đạt hữu hiệu. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát như sau:
Thứ nhất là, tính chính trực và các giá trị đạo đức: Theo Dinapoli (2007), tính chính trực và giá trị đạo đức là yếu tố then chốt tạo nên một môi trường kiểm soát lành mạnh. Ramos (2005) cho rằng tính trung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát vì chúng ảnh hưởng đến sự thiết kế, quản lý và giám sát của các bộ phận khác của môi trường kiểm soát.
Thứ hai là, cơ cấu tổ chức và quy trình báo cáo: Cơ cấu tổ chức cung cấp một khung để hoạch định, thực hiện, kiểm soát và giám sát nhằm đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị (Ramos, 2008). Hội đồng quản trị và ban quản lý sẽ thiết lập cơ cấu tổ chức và quy trình báo cáo cần thiết để lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, định kỳ đánh giá hoạt động của đơn vị, hay nói cách khác là thực hiện trách nhiệm giám sát của họ.
Họ đƣợc hỗ trợ bởi các quy trình, công nghệ thiết yếu để quy định trách nhiệm và luồng thông tin rõ ràng trong toàn bộ tổ chức cũng như đơn vị cấp dưới. Bất kể cơ cấu tổ chức, việc xác định và phân công quyền hạn, trách nhiệm, trình tự báo cáo và kênh truyền thông phải rõ ràng để có thể chịu trách nhiệm trong các đơn vị hoạt động, khu vực chức năng.
Thứ ba là, hội đồng quản trị: là một bộ phận quan trọng của môi trường kiểm soát và có ảnh hưởng quyết định đến các thành tố khác
Thứ tư là, Chính sách nhân sự và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và việc áp dụng trong thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi
22
ngộ, để giữ chân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các hướng dẫn, quy định này vào thực tế. Chính sách nhân sự và việc áp dụng trong thực tế sẽ có ảnh hưởng đến chất lƣợng của nguồn nhân lực và quyết định đến năng suất và hiệu quả của đơn vị. Vì vậy, chính sách và thực tế cần chứng tỏ cam kết đối với việc thu hút, phát triển, và giữ chân những người có năng lực phù hợp với mục tiêu của ngân hàng.Chính sách và thực tế cung cấp nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho mọi nhân viên.
Thứ năm là, đánh giá năng lực: Năng lực là khả năng chuyên môn để thực hiện trách nhiệm đƣợc phân công. Năng lực phản ánh các kiến thức, kỹ năng đạt đƣợc từ kinh nghiệm làm việc, đào tạo, bằng cấp. Cam kết về năng lực bao gồm sự xem xét của cấp quản lý đối với các mức độ thẩm quyền cho công việc theo kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao (Ramos 2008).
Thứ sáu là, xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động: Kết quả hoạt động chung của ngân hàng chịu ảnh hưởng lớn bởi mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên và việc họ được khen thưởng như thế nào. Hội đồng quản trị và ban quản lý thiết lập chỉ số đo lường kết quả hoạt động, trong đó bao gồm các biện pháp khích lệ, khen thưởng phù hợp với trách nhiệm khác nhau ở mọi cấp của đơn vị và xem xét cả đến việc đạt được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Tiêu thức đo lường kết quả hoạt động đƣợc thiết lập kết hợp các chỉ số hiệu suất định tính và định lƣợng, nhằm đƣa ra các biện pháp khen thưởng và kỷ luật hành vi phù hợp với kết quả hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
Thứ bảy là, xem xét áp lực quá mức: Hội đồng quản trị và ban quản lý thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu hướng đến việc đạt được mục tiêu, quá trình này có thể vô tình tạo nên các áp lực quá mức cho nhân viên.
Đánh giá rủi ro tín dụng: Mọi đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc, tính chất, ngành nghề nào, đều đối mặt với rủi ro ở mọi cấp độ. Rủi ro đƣợc xác định là khả năng một sự kiện sẽ diễn ra và ảnh hưởng xấu đến việc đạt mục tiêu. Các nhân tố thuộc về đánh giá rủi ro tín dụng nhƣ sau:
23
Thứ nhất là, xác định mục tiêu tín dụng: Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu. Các mục tiêu đƣợc thiết lập cần phù hợp và hỗ trợ cho việc thực hiện chiến lƣợc của ngân hàng. Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lƣợc không phải là nhân tố của KSNB, nhƣng nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát. Vì vậy, nhà quản lý cần xác định mục tiêu tín dụng đủ rõ ràng cho toàn hệ thống ngân hàng và cho mỗi đơn vị và từng cá nhân cụ thể để cho phép xác định, đánh giá RRTD liên quan đến mục tiêu.
Thứ hai là, xác định “khẩu vị rủi ro”: Khẩu vị rủi ro là tuyên bố về mức độ rủi ro mà ngân hàng mong muốn chấp nhận để đạt đƣợc những mục tiêu chiến lƣợc. Do vậy, khung khẩu vị rủi ro bao gồm khẩu vị rủi ro cho từng nhóm phân loại về rủi ro, mức rủi ro chấp nhận và giới hạn rủi ro phải đƣợc khớp nối trong quá trình hoạt định chiến lƣợc. Mỗi ngân hàng sẽ có một khả năng chịu đựng rủi ro khác nhau, phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh, mục tiêu ngân hàng muốn hướng đến, quy mô vốn tự có, năng lực quản lý, khả năng xử lý rủi ro và các yếu tố khác. Cụ thể, mức độ chịu đựng rủi ro của ngân hàng có thể đƣợc xác định theo từng khoản vay, từng khách hàng, nhóm khách hàng, theo sản phẩm, lĩnh vực đầu tƣ, theo khu vực địa lý, theo dạng tài sản đảm bảo…
Thứ ba là, nhận diện rủi ro tín dụng: Thực tế cho thấy, thất bại trong kinh doanh thường là một quá trình và thường có những dấu hiệu báo trước. Do đó, để hạn chế và chủ động kiểm soát các khoản tín dụng có vấn đề, ngân hàng phải tiến hành nhận diện được rủi ro tín dụng có thể phát sinh ảnh hưởng đến mục tiêu đã đề ra. Việc nhận biết rủi ro tín dụng có thể đƣợc thực hiện nhƣ nhận biết rủi ro tín dụng qua mức độ tài sản có rủi ro, nhận biết rủi ro tín dụng trước khi cấp ngân hàng, nhận biết rủi ro tín dụng sau khi cấp tín dụng Việc nhận dạng rủi ro tín dụng cần đƣợc thực hiện ở mọi cấp độ
Thứ tư là, thực hiện đo lường rủi ro tín dụng: Sau khi rủi ro tín dụng được nhận biết, ngân hàng cần tiến hành đo lường rủi ro tín dụng. Kết quả đo lường có ý nghĩa rất lớn trong quản lý kinh doanh ngân hàng. Đo lường rủi ro tín dụng là một giai đoạn
24
quan trọng, cần thực hiện có sự kết hợp tổng hòa của rất nhiều các yếu tố nhƣ quy trình nghiệp vụ, con người, công nghệ… tạo thành hệ thống đo lường rủi ro
Hoạt động kiểm soát tín dụng. Bao gồm:
Một là, chính sách kiểm soát tín dụng và thủ tục kiểm soát đƣợc cài đặt trong hoạt động tín dụng: Chính sách kiểm soát tín dụng là những quy định về những gì cần làm và là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát tín dụng đƣợc tài liệu hóa một cách đầy đủ, có hệ thống. Đôi khi các chính sách đƣợc truyền thông bằng lời nói thay bằng văn bản vì việc thực hành đã tồn tại từ rất lâu. Thủ tục kiểm soát là việc thực thi các chính sách, làm cho các chính sách có hiệu lực. Các thủ tục kiểm soát thường được cài đặt trong hoạt động tín dụng là: ủy quyền và phê duyệt, phân chia nhiệm vụ, xác minh, đối chiếu và kiểm soát vật chất.
Hai là, các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ: Công nghệ đƣợc ứng dụng ngày càng nhiều vào các quy trình kinh doanh, bao gồm việc tự động hóa các hoạt động kiểm soát. Do vậy, nhà quản lý phải hiểu đƣợc mức độ phụ thuộc và mối liên hệ giữa các quy trình kinh doanh, các hoạt động kiểm soát đƣợc tự động hóa và các kiểm soát chung về công nghệ.
Thông tin và truyền thông: Thành phần thông tin và truyền thông hỗ trợ chức năng của mọi thành phần KSNB. Kết hợp với thành phần khác, thông tin và truyền thông hỗ trợ việc đạt đƣợc mục tiêu của ngân hàng, chất lƣợng thông tin và truyền thông đƣợc xem là tốt nhất khi các nội dung sau đƣợc đảm bảo: Dễ tiếp cận, Chính xác, Đầy đủ, Kịp thời.
Hoạt động giám sát tín dụng: Hoạt động giám sát tín dụng đƣợc thực hiện nhằm đánh giá liệu mỗi thành phần trong số năm thành phần của KSNB và nguyên tắc liên quan có đang hiện hữu và hoạt động hiệu quả hay không.Các nhân tố thuộc bộ phận Hoạt động giám sát tín dụng là:
Thứ nhất là, hoạt động giám sát thường xuyên: Hoạt động giám sát thường xuyên chính là hoạt động giám sát hàng ngày gắn chặt với quy trình tín dụng và đƣợc thực
25
hiện đồng thời với các hoạt động của quy trình tín dụng. Hoạt động giám sát thường xuyên đƣợc thực hiện tức thì, phản ánh một cách năng động đối với những điều kiện thay đổi và nó ăn sâu vào trong tổ chức. Thường hoạt động giám sát thường xuyên mang lại nhiều hiệu quả hơn hoạt động giám sát định kỳ nhờ những hoạt động tiền kiểm tra, kiểm tra ngăn ngừa.
Thứ hai là, hoạt động giám sát định kỳ: Bên cạnh những hoạt động giám sát thường xuyên, ngân hàng cần có một cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của KSNB hoạt động tín dụng thông qua sự đánh giá định kỳ hay còn gọi là giám sát định kỳ. Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá tính hữu hiệu của giám sát thường xuyên
Thứ ba là, báo cáo những khiếm khuyết của KSNB: Các khiếm khuyết của KSNB là những thiếu sót có thực hoặc tiềm ẩn tại một số mặt của KSNB có khả năng ảnh hưởng tiêu cực đến việc đạt mục tiêu của ngân hàng. Báo cáo các khiếm khuyết của KSNB cho các đối tƣợng có trách nhiệm để họ thực hiện các hoạt động sửa chữa sai sót là yếu tố quan trọng để ngân hàng đạt được mục tiêu đề ra. Các khiếm khuyết thường được báo cáo cho người có trách nhiệm các hành động sửa chữa và cấp trên của người này.
Thứ tư là, giám sát các hoạt động sửa chữa: Sau khi các khiếm khuyết của KSNB đƣợc đánh giá và báo cáo cho các cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sửa chữa, nhà quản lý cần theo dõi xem việc sửa đổi có đƣợc thực hiện kịp thời hay không. Các khiếm khuyết không đƣợc sửa chữa kịp thời sẽ đƣợc báo cáo cho cấp trên của người chịu trách nhiệm thực hiện của hành động sửa chữa. Bên cạnh đó, nhà quản ly cần xem xét lại việc lựa chọn các hành động giám sát cho đến khi các hành động sửa chữa đƣợc hoàn tất.