CHƯƠNG 5: GIẢI PHÁP VÀ KẾ HOẠCH THỰC HIỆN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI BIDV KHÁNH HÕA
5.2. Giải pháp và kế hoạch thực hiện giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng tại BIDV Khánh Hòa
5.2.1. Hoàn thiện hoạt động giám sát tín dụng
Để hoạt động giám sát tín dụng đạt chất lượng, cần thực hiện các giải pháp sau:
Lãnh đạo chi nhánh BIDV Khánh Hòa cần tăng cường việc giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, đảm bảo các sai phạm trong hoạt động tín dụng của nhân viên đƣợc phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời.
Ngoài ra, BIDV cần tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, kiểm tra định kỳ việc nắm bắt quy định, quy định nghiệp vụ, giao kế hoạch kinh doanh cụ thể cho từng cán bộ và đưa ra quy định thưởng phạt trong từng trường hợp.
Kế hoạch thực hiện
Lãnh đạo chi nhánh BIDV Khánh Hòa giám sát công việc của nhân viên thông qua các lãnh đạo phòng, ban hành các văn bản chỉ đạo tín dụng kịp thời và yêu cầu các lãnh đạo phòng có báo cáo định kỳ về việc chấp hành các văn bản chỉ đạo.
Nâng cao năng lực nhân sự đối với nhân viên kiểm toán, giám sát của hội sở chính: Đặc điểm của bộ phận KSNB là nằm rải rác ở các tỉnh thành trên cả nước, nên công tác đào tạo trực tiếp gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, BIDV cần thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo trực tuyến, phổ biến những thay đổi liên quan đến nội dung kiểm soát.
Bên cạnh đó, BIDV thực hiện phân chia bộ phận KSNB theo các khu vực Bắc, Trung, Nam, hàng quý tổ chức cuộc họp giao ban các khu vực để chia sẽ thông tin, kinh nghiệm kiểm soát, đƣa ra những khó khăn trong quá trình kiểm tra giám sát đối với các chi nhánh. Đây là nguồn thông tin thực tế giúp kiểm soát viên nâng cao kiến thức nghiệp vụ, hiểu sâu hơn về đặc điểm hoạt động cụ thể của từng chi nhánh, học hỏi kỹ năng kiểm soát, phát huy hiệu quả trong quá trình giám sát và kiểm tra trực tiếp tại chi nhánh do mình quản lý cũng nhƣ khi đi theo kiểm tra chéo các chi nhánh khác.
Hàng năm, căn cứ vào chỉ tiêu do trụ sở chính giao chi nhánh, ban lãnh đạo BIDV Khánh Hòa sẽ phân chia cụ thể cho các phòng ban. Các lãnh đạo phòng phụ trách xây
55
dựng kế hoạch cho từng nhân viên bao gồm các trọng số về tài chính nhƣ dƣ nợ, huy động vốn, dịch vụ, chất lƣợng nợ, lỗi tác nghiệp, đó là căn cứ để xác định mức độ hoàn thành công việc định kỳ hàng tháng, hàng quý và cuối năm.. Nhân viên tín dụng sẽ luôn nỗ lực để hạn chế rủi ro tín dụng và nâng cao chất lƣợng hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, các chỉ tiêu đƣa ra phải khách quan, phù hợp thực tế để tạo động lực cho cán bộ thực hiện.
5.2.2. Hoàn thiện thông tin và truyền thông Các giải pháp gồm:
Hoàn thiện hệ thống ứng dụng để cập nhập dữ liệu trực tiếp lên từng chi nhánh để mỗi chi nhánh có thể trực tiếp khai thác dữ liệu. BIDV cần xây dựng trung tâm thông tin tín dụng giúp cán bộ tín dụng, các cấp quản lý trên toàn hệ thống dễ dàng nắm bắt thông tin phục vụ quá trình tìm kiếm, thẩm định khách hàng đồng thời KSNB cũng đƣợc cung cấp đầy đủ thông tin để thực hiện kiểm soát, giúp công tác tín dụng an toàn và hiệu quả.
Hệ thống truyền thông phải bảo đảm mọi nhân viên đều hiểu và nắm rõ các quy định, chuẩn mực của ngân hàng, đảm bảo thông tin đƣợc truyền đạt đến đúng đối tƣợng, đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Khuyến khích nhân viên tố giác các hành vi vi phạm trong hoạt động tín dụng nhằm đảm bảo môi trường tín dụng trong sạch và vững mạnh. Để làm đươc điều đó, ban lãnh đạo cần tích cực làm gương và nghiêm khắc xử lý các trường hợp vi phạm.
Kế hoạch thực hiện
BIDV hội sở chính cần nhanh chóng nâng cấp hệ thống phần mềm để việc cập nhập dữ liệu tín dụng đƣợc diễn ra thuận lợi nhất . BIDV cần xây dựng trung tâm thông tin tín dụng giúp cán bộ tín dụng, các cấp quản lý trên toàn hệ thống dễ dàng nắm bắt thông tin phục vụ quá trình tìm kiếm, thẩm định khách hàng đồng thời KSNB cũng đƣợc cung cấp đầy đủ thông tin để thực hiện kiểm soát, giúp công tác tín dụng an toàn và hiệu quả.
56
BIDV Khánh Hòa thực hiện khen thưởng, đảm bảo thông tin người tố giác tội phạm kết hợp với việc xử phạt đối với các hành vi cố tình bao che, không tố giác vi phạm tại BIDV.
5.2.3. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát cần được hoàn thiện tốt nhất với các giải pháp sau:
Định lƣợng rõ ràng các chỉ tiêu kế hoạch và trách nhiệm về hoạt động tín dụng.
Chỉ tiêu kế hoạch về hoạt động tín dụng của ban giám đốc đặt ra là kim chỉ nam để định hướng toàn thể cán bộ nhân viên ngân hàng hành động. Để thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đã đƣợc đặt ra, toàn bộ CBNV tác nghiệp tín dụng hành động vì mục tiêu tín dụng đã đƣợc đặt ra. Thực tế cho thấy, các chỉ tiêu kế hoạch về hoạt động tín dụng được đặt ra là dư nợ, nợ xấu và lợi nhuận trước thuế. Từ các chỉ tiêu kế hoạch này, từng cán bộ tín dụng sẽ đƣợc phân bổ theo từng chỉ tiêu kế hoạch cụ thể. Đây chính là tiêu chí để đánh giá trách nhiệm và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi cán bộ nhân viên.
Hoàn thiện việc phân cấp báo cáo về hoạt động tín dụng. Để giảm quy trình báo cáo hoạt động tín dụng, công tác báo cáo tín dụng cần đƣợc ấn định vào một ngày làm việc cụ thể, tránh trường hợp nhiều báo cáo gửi rải rác trong tháng gây ảnh hưởng đến công việc của nhân viên tín dụng. Thêm vào đó, các phòng phải cập nhập đầy đủ thông tin khách hàng khi cho vay lần đầu, tránh trường hợp thông tin thiếu sót gây ảnh hưởng đến thông tin tín dụng
Phân công công việc phù hợp với năng lực nhân viên, cơ chế khen thưởng/ xử phạt nghiêm minh nhằm nâng cao chất lƣợng làm việc của nhân viên tín dụng, giảm thiểu rủi ro tín dụng có thể xảy ra.
Kế hoạch thực hiện
Đối với BIDV hội sở chính: Tiếp tục thực hiện theo thông tƣ 41/2016/TT-NHNN quy định “Quy định tỷ lệ an toàn vốn đối với ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài”. Đảm bảo đến tháng 01/2020, tất cả ngân hàng phải tuân thủ các quy định Basel
57
II. Việc đáp ứng các tiêu chuẩn của Basel II mang lại cho ngân hàng Việt Nam khả năng cạnh tranh lành mạnh và minh bạch của hệ thống, tăng cường sức đề kháng của ngân hàng trước bất ổn và biến động của thị trường.
Định kỳ hàng năm, hội sở chính sẽ tổ chức các cuộc thi để nhân viên có thể nắm bắt, cập nhập các quy trình, quy định của BIDV.
Đối với BIDV Khánh Hòa: Định kỳ 6 tháng, phòng Tổ chức hành chính tổ chức họp toàn thể cán bộ nhân viên bao gồm cán bộ, lãnh đạo phòng, bảo vệ, lao động khoán gọn phổ biến sổ tay văn hóa BIDV và vấn đề KSNB. Tuyên truyền rõ ràng, cụ thể các nội dung:
Quy tắc đạo đức nghề nghiệp: Quy tắc đạo đức chung, quy tắc đạo đức nghề nghiệp, quy tắc đạo đức nghề nghiệp trong quan hệ tổ chức với khách hàng, tổ chức và cá nhân ngoài hệ thống, quy tắc đạo đức nghề nghiệp trong bảo mật thông tin tài sản.
Văn hóa hành vi tại BIDV Khánh Hòa: Văn hóa giao tiếp, văn hóa giao tiếp với khách hàng, hành vi cá nhân tại nơi làm việc, văn hóa bài trí nơi công sở, và văn hóa BIDV Khánh Hòa trong các hoạt động khác.
Xác định rõ quan điểm tín dụng với toàn thể cán bộ nhân viên, tăng trưởng tín dụng luôn đi kèm với chất lƣợng, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, quy trình quy định của hội sở chính, ƣu tiên tập trung phát triển các ngành nghề ít rủi ro, có khả năng quản lý giám sát việc sử dụng nguồn vốn vay của khách hàng. Đƣa ra các hình thức kỷ luật nếu để phát sinh các lỗi nghiêm trọng có khả năng gây ra rủi ro ngân hàng.
Phổ biến tới cán bộ nhân viên quyền hạn và trách nhiệm của KSNB, những lợi ích mà chi nhánh nhận đƣợc nếu KSNB thực hiện tốt nhiệm vụ của họ đồng thời giúp cán bộ tín dụng nhận thức đƣợc vai trò của mình trong các hoạt động kiểm soát đó.
Phân công nhiệm vụ, khen thưởng/xử phạt phù hợp. Đầu mỗi quý, lãnh đạo BIDV thực hiện khen thưởng/ xử phạt dựa trên thành tích ghi nhận được đối với từng nhân viên. Việc khen thưởng, xử phạt phải tiến hành công khai, minh bạch, kịp thời. Ngoài
58
ra, căn cứ vào thực tế thị trường, ban lãnh đạo BIDV cần tổ chức họp để phân giao chỉ tiêu kinh doanh đến từng nhân viên một các phù hợp, cụ thể hơn.
5.2.4. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát tín dụng
Các giải pháp để hoàn thiện hoạt động kiểm soát tín dụng gồm:
Nghiêm túc phổ biến các quy trình, quy định của BIDV về cung cấp tín dụng.
Nhân viên, lãnh đạo cần hiểu rõ quy trình cho vay, rủi ro tín dụng... để tránh các rủi ro có thể gặp phải. Chi nhánh có thể phố biến bằng việc tổ chức họp phổ biến, tham gia hội thi để nhân viên có thể trau dồi kiến thức.
Hoàn thiện chương trình tự động hóa tại BIDV nhằm giảm bớt thời gian thao tác trên máy của nhân viên tín dụng và nhanh chóng phát hiện các trường hợp nghi vấn tín dụng để kịp thời xử lý.
Kế hoạch thực hiện
Đối với BIDV hội sở chính:
Một là, ban hành đầy đủ các chính sách, văn bản hướng dẫn về hoạt động tín dụng nhằm đảm bảo mọi cán bộ nhân viên đều thực hiện theo đúng các văn bản đã ban hành nhằm hạn chế rủi ro phát sinh, đạt đƣợc các mục tiêu đã đặt ra.
Hai là, cài đặt các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trong quy trình tín dụng.
Đối với BIDV Khánh Hòa:
Trước mắt, BIDV Khánh Hòa phân công phòng Quản trị tín dụng để trực tiếp thực hiện công tác nhƣ: thông báo gốc, lãi đến hạn, chuyển nhóm nợ và phòng Quản lý rủi ro có trách nhiệm phát hiện rủi ro tín dụng tại chi nhánh.
Tăng cường kiểm soát chất lượng thẩm định tín dụng: Đối với đánh giá phương án sản xuất kinh doanh của khách hàng: cán bộ tín dụng thẩm định tính khả thi của phương án căn cứ vào các hợp đồng kinh tế mà khách hàng đã ký trước với đối tác nhằm đảm bảo nguồn cung cấp cũng nhƣ đầu ra ổn định, hạn chế biến động của giá cả ảnh hưởng đến hiệu quả của phương án. Cán bộ tín dụng phải so sánh với các khách hàng khác kinh doanh cùng ngành nghề để đánh giá sự tương quan giữa doanh thu, chi
59
phí, lợi nhuận có phù hợp với thực tế hay không đồng thời nghiên cứu dự báo xu hướng ngành để đánh giá triển vọng phát triển của khách hàng.
Định giá tài sản bảo đảm: đối với định giá tài sản bảo đảm là động sản, cán bộ tín dụng có thể tìm hiểu giá cả thị trường qua website của các công ty buôn bán xe hoặc thông qua các công ty kinh doanh mua bán xe cũ và xe mới là khách hàng của BIDV.
Đối với bất động sản, tác giả đề xuất bộ phận đánh giá rủi ro tín dụng sẽ chịu trách nhiệm trách nhiệm tìm hiểu, xây dựng bảng giá thị trường, trình ban giám đốc chi nhánh phê duyệt. Giá đất thị trường được xây dựng cụ thể theo từng khu vực địa lý, đối với bất động sản tại Thành phố Nha Trang xây dựng chi tiết theo Phường, đường; đối với bất động sản tại các huyện xây dựng theo huyện, xã/thị trấn, thôn/khu phố. Định kỳ 1 lần/năm hoặc khi có những biến động giá cả bất thường, bộ phận đánh giá RRTD đánh giá lại bảng giá đất phù hợp với thực tế.
Tăng cường kiểm soát quá trình giải ngân và giám sát sau cho vay: Quy định chặt chẽ nhiệm vụ, trách nhiệm của cán bộ tín dụng về việc giám sát sau cho vay bao gồm kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay, kiểm tra định kỳ tình hình thực tế của khách hàng.
Trong quá trình kiểm tra yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay hoặc xem xét sự hình thành trạng thái của nguồn vốn ngân hàng. Đối với trường hợp cho vay xây nhà, sửa chữa nhà yêu cầu cung cấp dự toán, hoàn công, hóa đơn mua vật liệu xây dựng, tiền công hoặc đối với những sữa chữa nhỏ không có dự toán thì nhân viên hướng dẫn khách hàng thực hiện theo mẫu biểu của BIDV Khánh Hòa và yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ hóa đơn mua vật liệu, trả tiền công. Ngoài ra, yêu cầu nhân viên tín dụng chụp hình trước và sau khi xây dựng, sữa chữa nhà, lưu vào hồ sơ cấp tín dụng của khách hàng. Đối với cho vay sản xuất kinh doanh: yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ hóa đơn, phiếu nhập kho, đối chiếu công nợ, kiểm tra lượng hàng tồn kho, trường hợp các nhân kinh doanh nhỏ lẻ không có hóa đơn yêu cầu cung cấp bảng kê mua hàng có đầy đủ chữ ký, chứng minh nhân dân, địa chỉ cụ thể của người bán và chụp hình hoạt động mua bán của khách hàng. Tất
60
cả các nội dung kiểm tra phải đƣợc đƣa vào biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay, và bắt buộc cán bộ tín dụng nêu nhận xét và ý kiến về tình hình sử dụng vốn của khách hàng bên cạnh xác nhận và ý kiến của khách hàng.
Nâng cao năng lực và ý thức kiểm soát của lãnh đạo phòng: Lãnh đạo phòng phải quan tâm đến nhân viên do mình phụ trách, kịp thời phát hiện các biểu hiện bất thường trong công việc cũng nhƣ trong cuộc sống của cán bộ để có biện pháp ngăn chặn.
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, lãnh đạo kiểm tra kỹ nội dung hồ sơ giấy đồng thời đối chiếu hồ sơ máy hạn chế rủi ro xảy ra do vô tình hay cố ý của cán bộ, tăng cường kiểm soát giao dịch đặc biệt là đối với cán bộ mới tuyển dụng, cán bộ thường xuyên phát sinh lỗi nhằm phát hiện kịp thời không để xảy ra lỗi tác nghiệp.
5.2.5. Hoàn thiện đánh giá rủi ro tín dụng
Các giải pháp để hoàn thiện đánh giá rủi ro tín dụng là:
Một là, nâng cao khả năng nhận biết rủi ro tín dụng của cán bộ tín dụng trong việc nhận biết rủi ro tín dụng trước khi cấp tín dụng và sau khi cấp tín dụng.
Hai là, tăng cường sự hỗ trợ của văn bản quản lý rủi ro tín dụng.
Kế hoạch thực hiện:
Định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, BIDV Khánh Hòa tổ chức các buổi học nghiệp vụ, trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm để gia tăng khả năng nhận biết rủi ro tín dụng của cán bộ tín dụng. Các rủi ro tín dụng có thể được nhận biết trước khi cấp tín dụng: KH có công việc, thu nhập không ổn định, ngành nghề kinh doanh có rủi ro, tài sản bảo đảm khó phát mãi, lịch sử trả nợ không tốt, khách hàng có niềm đam mê, sở thích cờ bạc, khách hàng nôn nóng đƣợc vay tiền bằng mọi cách, chấp nhận những điều khoản bất lợi cho mình… Các rủi ro tín dụng có thể đƣợc nhận biết sau khi cấp tín dụng: công việc, thu nhập của khách hàng trở nên bất ổn, thay đổi; khách hàng không thực hiện đúng với các cam kết, điều khoản trong hợp đồng tín dụng, không bổ sung theo yêu cầu của cán bộ tín dụng; sử dụng tiền vay sai mục đích, tài sản bảo đảm bị thay đổi tình trạng nhƣ bị tranh chấp, quy hoạch, cháy nổ…
61
Định kỳ, BIDV Khánh Hòa cũng cần tổ chức các buổi nâng cao kiến thức và phổ biến, cập nhật những điểm mới, những thay đổi có ảnh hưởng lớn đến cán bộ nhân viên nhằm đảm bảo tất cả cán bộ nhân viên đã hiểu rõ và có thể vận dụng tốt những nội dung trong văn bản quản lý rủi ro tín dụng đã đƣợc ban hành.