PHẦN 6: ĐO LƯỜNG, PHÂN TÍCH VÀ CẢI TIẾN
2. BIỆN PHÁP BẢO QUẢN CHẤT LƯỢNG VẬT LIỆU, VẬT TƯ, THIẾT BỊ
- Dựa theo tiến độ thi công và quy cách vật tư trong hồ sơ thầu, bộ phận cung ứng vật tư sẽ tính toán khối lượng vật tư để cung ứng cho công trình phù hợp với tiến độ.
- Việc bảo quản vật tư tại công trường được coi trọng, không lưu kho vật tư quá thời hạn cho phép sử dụng. Để đảm bảo chất lượng vật tư, ngoài việc mua hàng đúng phẩm chất hoặc có giấy chứng nhận chất lượng đi kèm, Nhà thầu cũng quan tâm đến việc chuyên chở và cất giữ vật liệu, điển hình như:
Với xi măng : phương tiện chuyên chở kín và che mưa cẩn thận, không vận chuyển chung với các loại vật liệu như hóa chất, chất lỏng khác làm giảm chất lượng xi măng. Việc lưu giữ xi măng tại kho:
phải đảm bảo kho sạch, cao, có tường bao, mái che. Xi măng phải đặt cách tường ít nhất là 30cm và phải được xếp theo thứ tự từng lô hàng để đảm bảo hàng nào nhập trước xuất trước.
Với thép : khi nhập kho, thép phải được kê trên các đệm gỗ để khô ráo và phải được phủ bạt khi mưa để tránh tình trạng rỉ sét trước khi sử dụng.
Gạch xây : được xếp thành từng lô với số lượng không quá 300 viên. Không cho phép quăng, ném, đổ đống gạch khi bốc dỡ. Khi vận chuyển bằng vận thăng, không cho phép quăng gạch.
Gạch đá ốp lát : được bảo quản trong kho, có mái che, gạch được xếp theo từng thùng. Cách thức vận chuyển lên cao tương tự như vận chuyển gạch xây.
Các loại vật liệu đặc chủng loại khác: thực hiện bảo quản theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
QUY ĐỊNH CHUNG VỀ BỐC DỠ, BẢO QUẢN, LƯU KHO VẬT TƯ, THIẾT BỊ
4.2.5. Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, bản vẽ hoàn công, nghiệm thu, thanh quyết toán.
Yêu cầu thông tin
Khi xem xét lại, thông tin trong bản vẽ của Chủ đầu tư và/hoặc Quy định Kỹ thuật không rõ ràng, không đúng hoặc có sự khác biệt. Khi đó, Đơn vị thi công sẽ phải gởi một yêu cầu cung cấp thông tin cho Đại diện tư vấn thi công hoặc Chủ đầu tư.
Nội dung yêu cầu sẽ được ghi hồ sơ trên một mẫu yêu cầu thông tin (RFI).
Phiếu yêu cầu thông tin sẽ có ghi các thông tin sau:
- Số tham chiếu duy nhất.
- Ngày lập yêu cầu.
- Chi tiết công trình/hợp đồng.
- Tên họ và địa chỉ của người/công ty sẽ nhận RFI.
Mô tả nội dung cần thông tin, chữ ký của thành viên yêu cầu thông tin (người khởi xướng) hoặc Giám đốc thi công.
Mẫu yêu cầu thông tin sẽ có chỗ cho Chủ đầu tư trả lời nếu cần (Chủ đầu tư có thể chọn cách trả lời yêu cầu thông tin bằng cách phê trực tiếp và phản hồi lại hay bằng thư hoặc cách khác).
Tất cả các thành viên của BCH có thể lập yêu cầu thông tin, tuy nhiên tất cả các yêu cầu phải do Giám đốc thi công ký gởi đi.
Trước khi gởi đi, tất cả yêu cầu thông tin phải có một số tham chiếu duy nhất và được thư ký công trình ghi vào sổ.
Khi nhận được văn thư trả lời, Giám đốc thi công sẽ phải Đảm bảo là thông tin sẽ được phân phối cho người khởi xướng yêu cầu.
Kiểm soát tài liệu
QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ – TÀI LIỆU
Nhằm kiểm soát quá trình phê duyệt, sửa đổi, ban hành, phân phối, lưu giữ các tài liệu sau:
- Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng (HT.QLCL) hiện hành của Công ty và của dự án.
- Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài.
- Công văn - hồ sơ, hợp đồng đi và đến.
Nhằm có đầy đủ chứng cứ và tài liệu đảm bảo sự tuân thủ của Đơn vị thi công theo quy trình quản lý chất lượng của dự án.
Công tác kiểm soát tài liệu tại công trình gồm các công đoạn sau:
- Giao thiệp văn bản từ Tư vấn giám sát hoặc Chủ đầu tư đến công trường: Tất cả các văn bản này sẽ được thư ký công trường tiếp nhận và cập nhật theo quy trình quản lý hồ sơ của Công ty (Đóng dấu ngày nhận, cập nhật sổ theo dõi, phân phối đến các đối tượng liên quan và được lưu hồ sơ tại công trình).
- Văn thư hoặc các tài liệu gởi ra ngoài cho Tư vấn giám sát hoặc Chủ đầu tư:
Tất cả các tài liệu trước khi văn phòng công trình gởi đi sẽ phải được xem xét lại (bởi Giám đốc thi công hay viên chức quản lý được ủy nhiệm) và được ký bởi Giám đốc thi công (Nếu ông
vắng mặt thì ký bởi người được ông ủy quyền). Các văn thư cũng có thể được gởi đến Chủ đầu tư từ một người có thẩm quyền ký văn thư ở trụ sở văn phòng chính.
Tất cả các văn bản này sẽ được thư ký công trường hoặc nhân viên đặc trách gởi, với hình thức chuyển thông qua phiếu chuyển tài liệu có ký nhận của bên nhận, theo đường bưu điện, email,…
Tất cả các văn bản này sẽ được thư ký công trường hoặc nhân viên đặc trách quản lý theo quy trình quản lý hồ sơ của Công ty (Đóng dấu ngày chuyển, cập nhật sổ theo dõi, được lưu hồ sơ tại công trình ).
- Tất cả các văn bản này sẽ được phân loại theo số tham chiếu của từng tài liệu cụ thể ví dụ:
Phiếu yêu cầu thông tin:
Số tham chiếu: HB/CCD1/RFI/01
Số thứ tự tài liệu Phiếu yêu cầu thông tin Tên dự án
Tên Đơn vị thi công Phiếu yêu cầu chấp thuận bản vẽ:
Số tham chiếu: HB/CCD1/RFA/DW/01
Số thứ tự tài liệu Bản vẽ
Phiếu yêu cầu chấp thuận Tên dự án
Tên Đơn vị thi công Phiếu yêu cầu chấp thuận mẫu vật tư:
Số tham chiếu: HB / CCD1 /RFA / M / 01
Số thứ tự tài liệu Vật tư
Phiếu yêu cầu chấp thuận Tên dự án
Tên Đơn vị thi công