CHƯƠNG 2: CỞ SỞ LÍ LUẬN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ
2.3 Những yếu tố ảnh hưởng chất lượng dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Các yếu tố bên ngoài - Các yếu tố vi mô
Môi trường pháp luật
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau. Nên môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi trường luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hóa được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hóa đi qua, quốc gia hàng hóa được gửi đến và luật pháp quốc tế.
Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp nói trên như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong những quốc gia kể trên hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu.
Môi trường chính trị, xã hội
Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và thương nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó.
Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường
Môi trường công nghệ
Sự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ trong vận tải biển đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, giảm chi phí khai thác.
Điều kiện tự nhiên
Môi trường hoạt động, thời tiết, điều kiện thủy văn trên mặt biển luôn ảnh hưởng đến quá trình chuyên chở. Những rủi ro, thiên tai, tai nạn bất ngờ trên biển thường gây ra những tổn thất trên tàu, hàng hóa và sinh mạng con người. Sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật, sự ra đời của những con tàu biển hiện đại có khả năng chinh phục thiên nhiên,…cũng phần nào hạn chế được nguyên nhân các tai nạn đường biển nhưng không thể tuyệt đối.
Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hóa. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hóa. Ngoài ra, quá trình chuyên chở trên không cũng chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hoàn toàn, và làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan.
Đặc điểm của hàng hóa
Mỗi loại hàng hóa lại có những đặc điểm riêng của nó. Ví dụ như hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,… Chính những đặc điểm riêng này của hàng hóa sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hóa sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hóa trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hóa.
Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hóa khác nhau với những đặc điểm riêng biệt sẽ đòi hỏi những loại chứng từ khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng của chúng. Tuỳ theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán được quy định trong L/C mà người giao nhận sẽ phải chuẩn bị các loại chứng từ cho phù hợp.
- Các yếu tố vĩ mô
Khách hàng
Khách hàng là yếu tố quan trọng quyết định đầu ra của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Các sản phẩm của tổ chức phục vụ nhu cầu của khách hàng. Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu, thì mức độ hài lòng của khách hàng là chỉ tiêu rất quan trọng giúp cho doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh.
Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh là một tổ chức bất kỳ cung ứng những sản phẩm và dịch vụ có mức độ lợi ích tương tự, hay ưu việt hơn cho khách hàng. Các đối thủ cạnh tranh sẽ quyết định tính chất và mức độ tranh đua hoặc thủ thuật giành lợi thế trong ngành. Do đó, các doanh nghiệp cần phân tích từng đối thủ cạnh tranh để nắm và hiểu được các biện pháp phản ứng và hành động mà họ có thể thông qua.
Nhà cung ứng
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải thì nhà cung ứng là các hãng tàu, đại lý trong nước và nước ngoài,…Chất lượng của nhà cung ứng về mặt: số lượng, quy mô,… cũng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Vì vậy, việc giữ gìn mối quan hệ với nhà cung ứng giúp doanh nghiệp biến đầu vào chất lượng thành đầu ra có chất lượng tương xứng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, ngoài ra giảm chi phí cho doanh nghiệp. Từ đó, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, tổ chức.
Các yếu tố bên trong:
- Nguồn nhân lực:
Nhân tố nguồn nhân lực và năng lực quản lý tổ chức điều hành quy trình là nhân tố chiếm vai trò thiết yếu trong mọi hoạt động nghiệp vụ giao nhận. Có thể nói, nhân tố nguồn nhân lực và năng lực quản lý tổ chức điều hành quy trình sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận. Bởi vì trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận, khi mà các công ty cung cấp là dịch vụ rất cần nguồn nhân lực giỏi, có kỹ năng, kinh nghiệm, giỏi chuyên môn và nghiệp vụ, ban lãnh đạo có năng lực quản lý tổ chức quy trình nghiệp vụ giao nhận để quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa diễn ra trong khoảng thời gian ngắn
nhất, đưa hàng đến nơi khách hàng yêu cầu an toàn. Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu sâu sắc cũng như kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý tốt khi có tình huống xấu phát sinh trong khoảng thời gian nhanh nhất, giúp hoạt động doanh nghiệp được thuận lợi, ít gặp rủi ro và chi phí phát sinh sẽ thấp hơn.
- Cơ sở vật chất
Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm: bãi xe, nhà kho, phương tiện vận tải, thiết bị bốc dỡ hàng hóa… phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị hàng hóa… Việc đầu tư nguồn cơ sở vật chất hiện đại, quy mô lớn sẽ giúp rút ngắn thời gian giao nhận hàng, giảm các chi phí thuê phương tiện ngoài, từ đó giá cả dịch vụ sẽ giảm, thu hút nhiều khách hàng hơn.
- Nguồn tài chính
Tiềm lực tài chính mạnh là nguồn động lực nhằm tạo niềm tin cho người lao động và cũng nhằm để củng cố thêm các hoạt động trong quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của các công ty giao nhận. Tài chính còn liên quan đến việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, cũng như gây trở ngại trong quá trình giao nhận hàng hóa. Do đó, nếu doanh nghiệp có đủ nguồn vốn đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện vận chuyển hàng hóa hiện đại sẽ giúp cho công việc giao nhận được thực hiện dễ dàng và tiết kiệm được chi phí thuê ngoài. Ngoài ra, ở một số công ty giao nhận phải trả tiền cước vận tải trước (PREPAID) rồi mới có thể thu tiền của khách hàng sau, vì vậy yêu cầu công ty phải có số vốn đủ lớn để có thể tăng hoạt động giao nhận. Do đó, một công ty có tiềm lực về tài chính cũng là một lợi thế rất lớn trong kinh doanh.
- Khoa học – công nghệ
Việc lựa chọn ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với tình hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để góp phần quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình giao nhận. Áp dụng công nghệ thông tin, trao đổi dữ liệu trực tuyến nhằm giảm bớt chi phí về thủ tục giấy tờ, chứng từ trong lưu thông hàng hóa càng được giảm tới mức tối đa, tiết kiệm thời gian và giúp doanh nghiệp kiểm soát và phản lý được thông tin về hàng hóa mọi lúc mọi nơi, chất lượng dịch vụ giao nhận ngày càng được nâng cao sẽ thu hẹp hơn nữa cản trở về mặt không gian và thời gian trong dòng lưu chuyển nguyên vật liệu và hàng hóa.