CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC CHO SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC
1.1. TỔNG QUAN VỀ CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC CHO SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC
1.2.2. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho sự nghiệp giáo dục tại Kho bạc Nhà nước
1.2.2.1. Kiểm soát khoản chi có trong dự toán ngân sách Nhà nước
Mục đích sau cùng của công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN là đảm bảo hiệu quả quản lý NSNN nói chung, hiệu quả quản lý chi NSNN nói riêng. Để đạt đƣợc hiệu quả quản lý chi NSNN thì các nội dung chi phải đảm bảo thực hiện đúng, đủ, kịp thời theo dự toán chi NSNN đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt (đó chính là HĐND các cấp ngân sách). Chính vì vậy, kiểm soát các khoản chi đề nghị thanh toán của đơn vị sử dụng NSNN có đƣợc phê duyệt trong dự toán chi NSNN hay không là công việc đầu tiên và đặc biệt quan trọng trong quá trình kiểm soát chi NSNN qua KBNN.
Theo đó, sau khi nhận và phân loại hồ sơ của đơn vị sử dụng NSNN gửi đến Kho bạc đề nghị thanh toán, KBNN sẽ tiến hành đối chiếu xem các khoản chi có trong dự toán chi NSNN hay không:
˗ Trường hợp các hồ sơ, chứng từ khi đơn vị sử dụng NSNN đưa đến cơ quan KBNN nơi giao dịch đảm bảo có trong dự toán NSNN đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Các khoản chi nêu trong dự toán đƣợc lập chi tiết theo từng Mã nguồn NSNN (nguồn tự chủ hoặc không tự chủ), Mã ngành kinh tế, Mã nội dung kinh tế để cơ quan Tài chính có cơ sở nhập dự toán ngân sách của đơn vị, thì KBNN căn cứ
vào dự toán nhập của cơ quan Tài chính để chi cho đơn vị theo đúng tính chất nguồn kinh phí đã đƣợc phê duyệt.
˗ Trường hợp hồ sơ không đảm bảo điều kiện trên thì giao dịch viên KBNN sẽ dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi khách hàng
1.2.2.2. Kiểm soát tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ chi ngân sách Nhà nước
Thực hiện nội dung kiểm soát tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ đối với từng khoản chi, đảm bảo hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật hiện hành và phù hợp giữa Chứng từ kế toán và các hồ sơ có liên quan, bao gồm: Kiểm soát mẫu dấu của đơn vị sử dụng NSNN; Kiểm soát chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN, Kiểm soát thủ tục hồ sơ, chứng từ.
1.2.2.3. Kiểm soát mẫu dấu của đơn vị sử dụng NSNN
Mẫu dấu của đơn vị sử dụng NSNN đƣợc sử dụng để giao dịch với cơ quan KBNN là dấu đã đăng ký tại cơ quan công an, đƣợc đóng thành 2 dấu và phải rõ nét. Dấu của đơn vị, tổ chức trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu còn giá trị đã đăng ký tại cơ quan KBNN.
Dấu phải đóng đúng vị trí, không mờ, không nhòe, không làm biến dạng chữ ký trên chứng từ và phải đóng dấu trên từng liên chứng từ; Không đƣợc đóng dấu lên chứng từ chưa ghi nội dung hoặc nội dung chưa đầy đủ, kể cả trong trường hợp đã có chữ ký; Dấu đƣợc đóng vào vị trí chữ ký chức danh cao nhất trên chứng từ ở vị trí 1/3 chữ ký về phía bên trái. Nếu đơn vị vi phạm một trong các nội dung về kiểm soát mẫu dấu trên thì giao dịch viên của KBNN sẽ thực hiện trả lại hồ sơ, chứng từ cho đơn vị.
1.2.2.4. Kiểm soát chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN
Giao dịch viên KBNN khi nhận hồ sơ, chứng từ của đơn vị, kiểm tra chữ ký của đơn vị kế toán trên chứng từ kế toán nhƣ sau:
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký vào từng liên chứng từ bằng loại mực không phai. Tuyệt đối không đƣợc ký lồng bằng
giấy than, ký bằng mực màu đen, màu đỏ, bằng bút chì. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống chữ ký đã đăng ký theo quy định.
Tất cả các chứng từ đơn vị lập và chuyển đến KBNN đều phải có chữ ký của Kế toán trưởng/ phụ trách kế toán (hoặc người được ủy quyền), thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền). Chữ ký trên chứng từ phải phù hợp với mẫu chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN. Nếu đơn vị vi phạm nguyên tắc nội dung về kiểm soát chữ ký thì giao dịch viên của KBNN sẽ thực hiện trả hồ sơ, chứng từ lại cho đơn vị để thực hiện lại đúng quy định về chữ ký trên.
Trường hợp thực hiện qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, việc ký số trên các hồ sơ phải đúng chức danh các thành viên theo quyết định của cấp có thẩm quyền, đã thực hiện đăng ký với KBNN.
1.2.2.5. Kiểm soát thủ tục hồ sơ, chứng từ
Giao dịch viên làm công tác kiểm soát chi ngân sách nhà nước cấp xã tại Kho bạc Nhà nước ngoài nội dung kiểm soát về con dấu, chữ ký trên chứng từ của đơn vị thì còn phải thực hiện nội dung kiểm soát về mặt thủ tục hồ sơ, chứng từ nhƣ mẫu biểu chứng từ kế toán, cách thực ghi chép so với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Hồ sơ thủ tục nhƣ sau:
˗ Trường hợp giao dịch trực tiếp tại Kho bạc Nhà nước
Đơn vị sử dụng NSNN lập và gửi hồ sơ bằng văn bản giấy trực tiếp tại KBNN nơi giao dịch.
Kho bạc Nhà nước tiếp nhận, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ và các điều kiện chi theo chế độ quy định. Trường hợp khoản chi đảm bảo đúng chế độ quy định, Kho bạc Nhà nước làm thủ tục thanh toán cho đối tượng thụ hưởng theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước; đồng thời, gửi đơn vị 01 liên chứng từ giấy (chứng từ báo Nợ) để xác nhận đã thực hiện thanh toán. Trường hợp khoản chi thường xuyên ngân sách cho sự nghiệp giáo dục không đảm bảo đúng chế độ quy định, Kho bạc Nhà nước lập thông báo từ chối thanh toán khoản chi ngân sách nhà nước (trong đó nêu rõ lý do từ chối) bằng văn bản giấy gửi đơn vị.
˗ Trường hợp thực hiện qua Trang thông tin dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước:
Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước lập và gửi hồ sơ kiểm soát thanh toán các khoản chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua Trang thông tin dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước.
Kho bạc Nhà nước tiếp nhận, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ và các điều kiện chi theo chế độ quy định. Trường hợp khoản chi đảm bảo đúng chế độ quy định, Kho bạc Nhà nước gửi chứng từ báo Nợ cho đơn vị qua trang thông tin dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước để xác nhận đã thực hiện thanh toán. Trường hợp khoản chi không đảm bảo đúng chế độ quy định, Kho bạc Nhà nước gửi thông báo từ chối thanh toán khoản chi ngân sách nhà nước (trong đó nêu rõ lý do từ chối) cho đơn vị qua Trang thông tin dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước.
Đối với các khoản chi được thực hiện theo hình thức thanh toán trước, kiểm soát, là hình thức thanh toán áp dụng đối với từng lần thanh toán của các hợp đồng thanh toán nhiều lần, trừ lần thanh toán cuối cùng; trong đó, KBNN tiếp nhận hồ sơ và làm thủ tục thanh toán cho đối tượng thụ hưởng trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, hợp pháp; đồng thời, gửi 01 chứng từ báo Nợ cho đơn vị để xác nhận đã thực hiện thanh toán, gửi 01 chứng từ báo Có cho đơn vị (nếu đơn vị thụ hưởng mở tài khoản tại KBNN).
Đối với các khoản chi được thực hiện theo hình thức kiểm soát trước, thanh toán sau thì KBNN thực hiện kiểm soát, thanh toán trong thời gian 02 ngày làm việc sau khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp pháp, hợp lệ theo quy định.
˗ Thành phần hồ sơ đối với các khoản chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho sự nghiệp giáo dục từ tài khoản dự toán của các đơn vị sự nghiệp công lập ngành giáo dục:
(i) Hồ sơ gửi lần đầu (gửi một lần vào đầu năm hoặc khi có phát sinh, điều chỉnh, bổ sung), bao gồm: Văn bản phê duyệt dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao; hợp đồng (đối với các hợp đồng có giá trị trên 50 triệu đồng trở lên); văn bản giao việc hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ (đối với trường hợp tự thực hiện); văn
bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt. Và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.
Đối với chi trợ cấp theo quyết định trợ cấp của cấp có thẩm quyền: Dự toán chi tiết đƣợc cấp thẩm quyền giao; quyết định trợ cấp của cấp có thẩm quyền.
(ii) Hồ sơ tạm ứng (gửi theo từng lần đề nghị tạm ứng): Chứng từ chuyển tiền; văn bản bảo lãnh tạm ứng hợp đồng (đối với trường hợp hợp đồng có quy định phải bảo lãnh).
Trường hợp những khoản chi không có hợp đồng hoặc những khoản chi có hợp đồng với giá trị không quá 50 triệu đồng, song chứng từ chuyển tiền của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước không thể hiện được hết nội dung chi, đơn vị thực hiện gửi bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng.
(iii) Hồ sơ thanh toán (gửi theo từng lần đề nghị thanh toán), bao gồm: chứng từ chuyển tiền; giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (đối với trường hợp thanh toán tạm ứng). Trường hợp những khoản chi không có hợp đồng hoặc những khoản chi có hợp đồng với giá trị không quá 50 triệu đồng, song chứng từ chuyển tiền của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước không thể hiện được hết nội dung chi, đơn vị thực hiện gửi bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng.
Ngoài chứng từ chuyển tiền, đối với một số khoản chi thường xuyên cụ thể, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi bổ sung:
Trường hợp chi thanh toán lương và phụ cấp theo lương, tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, thu nhập tăng thêm, tiền thưởng, tiền phụ cấp và trợ cấp khác, tiền khoán, tiền học bổng: Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng; văn bản xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm (đối với chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức; đơn vị gửi chậm nhất trước ngày 31 tháng 01 năm sau).
Trường hợp chi mua sắm tài sản không thuộc đối tượng mua sắm tập trung:
Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành. Riêng đối với mua sắm ô tô, đơn vị gửi quyết định cho phép mua sắm của cấp có thẩm quyền.
Trường hợp Kho bạc Nhà nước được cấp có thẩm quyền đề nghị chi trả trực tiếp cho đối tượng thụ hưởng: Danh sách đối tượng thụ hưởng được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Đối với khoản chi còn lại (trường hợp phải gửi hợp đồng đến Kho bạc Nhà nước để kiểm soát): Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành.
˗ Thành phần hồ sơ đối với các khoản chi thực hiện các công trình sửa chữa, bảo trì, cải tạo, nâng cấp, mở rộng cơ sở vật chất: Đối với các công trình có chi phí thực hiện dưới 500 triệu đồng, hồ sơ bao gồm:
(i) Hồ sơ gửi lần đầu (gửi một lần vào đầu năm hoặc khi có điều chỉnh, bổ sung), bao gồm: Dự toán năm đƣợc cấp có thẩm quyền giao; hợp đồng (đối với các hợp đồng có giá trị trên 50 triệu đồng trở lên).
(ii) Hồ sơ tạm ứng (gửi theo từng lần đề nghị tạm ứng), bao gồm: Chứng từ chuyển tiền; văn bản bảo lãnh tạm ứng hợp đồng (đối với trường hợp hợp đồng có quy định phải bảo lãnh tạm ứng).
Trường hợp những khoản chi không có hợp đồng hoặc những khoản chi có hợp đồng với giá trị không quá 50 triệu đồng, song chứng từ chuyển tiền của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước cấp xã không thể hiện được hết nội dung chi, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng.
(iii) Hồ sơ thanh toán (gửi theo từng lần đề nghị thanh toán), bao gồm: Đối với khoản chi không có hợp đồng hoặc khoản chi có hợp đồng và giá trị hợp đồng không quá 50 triệu đồng: Chứng từ chuyển tiền; giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (đối với trường hợp thanh toán tạm ứng); bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng (trường hợp chứng từ chuyển tiền của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước cấp xã không thể hiện đƣợc hết nội dung chi). Đối với khoản chi có giá trị hợp đồng trên 50 triệu đồng đến dưới 500 triệu đồng: Chứng từ chuyển tiền; giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (đối với trường hợp thanh toán tạm ứng); bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành.
Trường hợp khi dự án hoàn thành được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt quyết toán, nhƣng chƣa đƣợc thanh toán đủ vốn theo giá trị phê duyệt quyết
toán, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi bổ sung quyết định phê duyệt quyết toán.
˗ Thành phần hồ sơ đối với các khoản chi từ tài khoản tiền gửi của các đơn vị giao dịch:
Đối với các tài khoản tiền gửi mà Kho bạc Nhà nước phải kiểm soát, hồ sơ bao gồm: Các hồ sơ đƣợc thực hiện theo quy định giống kiểm soát chi từ tài khoản dự toán. Đối với các khoản chi thực hiện các công trình sửa chữa, bảo trì, cải tạo, nâng cấp, mở rộng cơ sở vật chất có giá trị dưới 500 triệu đồng được thực hiện theo quy định giống kiểm soát chi sửa chữa từ tài khoản dự toán.
Trong quá trình thực hiện kiểm soát chi NSNN, nếu phát hiện thấy các vi phạm về chính sách, chế độ quản lý tài chính, KBNN có quyền từ chối thanh toán.