CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC CHO SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HÀ ĐÔNG
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC CHO SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HÀ ĐÔNG
2.2.2. Phân tích thực trạng kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho sự nghiệp giáo dục theo nội dung kiểm soát chi
2.2.2.1. Lập kế hoạch kiểm soát chi
Với mô hình quản lý ngân sách giáo dục và đào tạo ở quận Hà Đông nhƣ hiện nay, phần nào đã tạo điều kiện cho ngành giáo dục và đào tạo làm tốt hơn công tác chuyên môn, tạo điều kiện cho UBND Quận tham gia vào công tác quản lý giáo dục và đào tạo nhiều hơn, nhƣng có thể thấy chƣa có sự gắn chặt giữa kết quả hoạt động của hệ thống giáo dục - đào tạo với hệ thống ngân sách của quận, còn có sự
tách rời giữa vai trò quản lý nhà nước và quản lý ngân sách đối với một số cấp quản lý nhất là đối với đơn vị chủ quản.
Trong giai đoạn 2019 – 2021, đối với các đầu mục chi thường xuyên từ NSNN cho sự nghiệp giáo dục, kế hoạch được lập từ tháng 10 năm trước và hoàn thiện trước cuối năm tại các ĐVSDNS để trình lên Ủy ban nhân dân quận và KBNN để thực hiện trong năm sau. Tại KBNN Hà Đông, kế hoạch đã đƣợc trình lên sẽ không được thay đổi trong suốt năm để đảm bảo công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN được kiểm soát chặt chẽ, khách quan. Cùng với kế hoạch chi thường xuyên, kế hoạch kiểm soát chi cũng đƣợc lập từ đầu năm, bao gồm các nội dung kiểm soát, hình thức kiểm soát và các tiêu chí đo lường.
Trong giai đoạn 2019 – 2021, số liệu kế hoạch chi thường xuyên cho sự nghiệp giáo dục đƣợc giao các năm nhƣ bảng 2.6.
Bảng 2.6. Số liệu kế hoạch chi thường xuyên cho sự nghiệp giáo dục đƣợc giao trong giai đoạn 2019 – 2021 tại KBNN Hà Đông
Đơn vị: tỷ đồng
Năm 2019 2020 2021
So sánh 2020/2019
So sánh 2021/2020 Số
tiền (+/-) %
Số
tiền (+/-) %
(+/-) (+/-)
Tổng chi thường xuyên NSNN
349,1 382 380,5 32,9 9,42% -1,5 -0,39%
Chi thường xuyên NSNN cho sự nghiệp giáo dục
95,8 105,3 107,7 9,5 9,92% 2,4 2,28%
Trong đó:
- Chi thanh toán cá nhân
75,2 80 82,1 4,8 6,38% 2,1 2,62%
- Chi nghiệp vụ chuyên môn
9,5 10,2 12,2 0,7 7,37% 2 19,61%
- Chi mua sắm, sửa chữa
2,5 3 3,5 0,5 20,00% 0,5 16,67%
Chi phí khác 8,6 12,1 9,9 3,5 40,70% -2,2 -18,18%
Tỷ trọng chi thường xuyên NSNN cho sự nghiệp giáo dục tại quận Hà Đông (%)
27,44
%
27,57
%
28,30
%
0,12
%
0,45% 0,74
%
2,68%
Nguồn: KBNN Hà Đông
Mặc dù số liệu kế hoạch chi thường xuyên vẫn chủ yếu được lập dựa trên số tổng chi thường xuyên của năm trước, tuy nhiên nhìn chung, chất lượng giao dự toán đã được chú trọng hơn trước. KBNN đã quan tâm tới việc phân tích các yếu tố cấu thành các khoản chi và cụ thể hóa các khoản mục chi thường xuyên đang dang dở trong năm và dự kiến năm tới để đƣa vào kế hoạch chi. Điều này giúp cho việc chi tiêu minh bạch, đúng mục đích, giảm tình trạng chạy kinh phí vào cuối năm ngân sách gây áp lực cho công tác kiểm soát chi của KBNN Hà Đông. Ngoài ra, việc này cũng giúp cho kế hoạch kiểm soát chi đƣợc xây dựng cụ thể và sát sao hơn, tạo điều kiện cho công tác kiểm soát chi trong năm đối với sự nghiệp giáo dục
Việc tính toán, phân bổ ngân sách cho giáo dục – đào tạo dựa trên phương pháp tính theo nhóm mục chi nhìn chung phù hợp trong điều kiện khả năng ngân sách của quận Hà Đông nhƣ hiện nay. Tuy nhiên, ở một giác độ nào đó, việc tính toán, phân bổ vẫn phụ thuộc nhiều vào yếu tố chủ quan của người làm công tác kế hoạch, nên dễ xảy ra tình trạng không công bằng trong phân phối nguồn lực cho từng đơn vị thụ hưởng ngân sách.
Đơn vị thụ hưởng NSNN không còn được tùy tiện rút tiền về tài khoản tiền gửi và quỹ tiền mặt tại đơn vị như trước mà chỉ khi có nhu cầu chi tiêu, đủ điều kiện cho từng khoản chi thì KBNN Hà Đông mới cấp phát.
Các văn bản chính sách chế độ từng bước được hoàn thiện để đáp ứng các yêu cầu trong công tác quản lý ngân sách nói chung, công tác kiểm soát chi thường xuyên đối với đơn vị sử dụng ngân sách nói riêng.
2.2.2.2. Quy trình kiểm soát chi
Hiện tại Kho bạc Nhà nước Hà Đông theo quyết định 2899/QĐ-KBNN ngày 15/6/2018 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước) có hiệu lực từ ngày 01/7/2018 ban hành quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát chi NSNN tại Kho bạc Nhà nước cấp huyện không có tổ chức phòng. Quy trình nghiệp vụ được cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hướng nhanh gọn, thuận tiện, giảm đầu mối giao dịch giữa khách hàng với cơ quan KBNN... Quy trình cải tiến góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ đƣợc kiểm tra sơ bộ và phân loại xử lý ngay từ đầu nên chứng từ được xử lý nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều lần. Đơn vị thụ hưởng kinh phí NSNN thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quản lý và sử dụng kinh phí NSNN.
Hình 2.2. Quy trình kiểm soát chi NSNN tại KBNN Hà Đông
Nguồn: Quyết định 2899/QĐ-KBNN ngày 15/06/2018 của Tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
- Đơn vị sử dụng NSNN gửi hồ sơ, chứng từ cho GDV: tùy theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp (qua DVC hoặc trực tiếp trụ sở KBNN Hà Đông)
Đơn vị sử dung NSNN
GDV Kế toán trưởng
Thủ quỹ Thanh toán
viên
Giám đốc
Trung tâm thanh toán
1 2
7
3 6
5 5
4
- Kiểm soát sơ bộ hồ sơ: GDV tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ đảm bảo tính đầy đủ của các loại tài liệu: theo quy định đối với từng nội dung chi.
- Về hình thức của hồ sơ:
+ Các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ.
+ Các tài liệu nhƣ dự toán, hợp đồng, hoá đơn thanh toán phải là bản chính;
các tài liệu, chứng từ khác là bản chính (hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ).
- Phân loại hồ sơ và xử lý:
+ Đối với công việc phải giải quyết ngay, gồm: đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt; thanh toán tiền lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính; các khoản chi từ tài khoản tiền gửi mà theo quy định, KBNN kiểm soát chi:
Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định, GDV tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.
Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: (i) GDV lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; (ii) Giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày, gồm: các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ; thanh toán khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp;
thanh toán tạm ứng:
- Xử lý giao nhận đối với các trường hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ: Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại Phiếu giao nhận hồ sơ, GDV phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu.
Bước 2 : Kiểm soát chi Giao dịch viên thực hiện:
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ.
- Kiểm tra số dƣ tài khoản, số dƣ dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các
điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi.
- Đối với các trường hợp phức tạp, chưa đầy đủ căn cứ pháp lý, chưa có hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền: Cán bộ GDV: báo cáo lãnh đạo phòng (bộ phận) xem xét, chỉ đạo hướng giải quyết; nếu vượt quá thẩm quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo đơn vị KBNN có ý kiến trả lời bằng văn bản cho đơn vị.
Nội dung kiểm soát chi:
- Đối với Lệnh chi tiền (LCT): Cán bộ GDV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp LCT của cơ quan Tài chính.
- Đối với trường hợp rút dự toán: Kiểm tra số dư tài khoản dự toán của đơn vị; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ; kiểm soát nội dung chi phù hợp với tiêu chuẩn, định mức chế độ của cấp có thẩm quyền quy định; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của giấy rút dự toán; kiểm soát đối tƣợng và nội dung chi bằng tiền mặt (đối với đề nghị chi bằng tiền mặt).
Bước 3 : Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ
- GDV: trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ đƣợc kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN
- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền): kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho GDV để trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền)
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký
- Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển cho GDV
- Nếu Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì có quyền yêu cầu GDV,KTT giải trình về tính đúng đắn của hồ sơ chứng từ, chuyển trả hồ sơ cho GDV để tạo thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi đơn vị.
Bước 5: Thực hiện thanh toán
Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: GDV thực hiện tách tài liệu,
chứng từ kiểm soát chi và chuyển chứng từ cho thanh toán viên. Căn cứ loại hình thanh toán áp dụng tại đơn vị, thanh toán viên thực hiện:
- Đối với thanh toán bù trù thông thường: thanh toán viên tập hợp chứng từ, lập bảng kê thanh toán bù trừ, trình Kế toán trưởng (người được ủy quyền) ký kiểm soát, trình Giám đốc (người được ủy quyền) ký duyệt.
- Đối với thanh toán bù trừ điện tử: thanh toán viên chuyển hóa các chứng từ giấy sang chứng từ điện tử (lệnh thanh toán), lập bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì; trình kế toán trưởng (người được ủy quyền) ký chứng từ trên máy; trình Giám đốc (người được ủy quyền) ký bảng kê.
- Đối với trường hợp thanh toán điện tử trong hệ thống kho bạc:
+ Căn cứ chứng từ giấy đƣợc lãnh đạo phê duyệt do cán bộ GDV chuyển sang, thanh toán viên kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thanh toán.
+ Chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho Kế toán trưởng (người được Kế toán trưởng ủy quyền) kiểm soát, ký chứng từ điện tử. Trường hợp lệnh thanh toán có giá trị cao, Giám đốc (người được Giám đốc ủy quyền) kiểm soát thanh toán và ký chứng từ điện tử.
Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt: GDV đóng dấu kế toán lên các liên chứng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6. Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng
- GDV tiến hành lưu hồ sơ kiểm soát chi theo quy định - GDV trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng:
Bước 7. Chi tiền mặt tại quỹ
- Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt.
- Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy; chi tiền cho khách hàng . - Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN cho sự nghiệp giáo dục tại KBNN Hà Đông đƣợc công khai tại quầy giao dịch, thủ tục đơn giản, đúng chế độ, đáp ứng về mặt thời gian và thuận tiện cho các đơn vị tới giao dịch. Tuy nhiên, các đơn vị thường phát sinh nhiều giao dịch trong những ngày trọng điểm như chi lương
hay dồn vào những tháng cuối năm tăng cao, dẫn đến tình trạng quá tải hồ sơ chứng từ cần kiểm soát, vừa tạo tâm lý không thoải mái cho đơn vị, vừa tạo áp lực cho giao dịch viên KBNN thực hiện kiểm soát chi khi phải đáp ứng nhu cầu của nhiều đơn vị cùng một lúc.
Về công tác kiểm soát các khoản chi cụ thể tại KBNN Hà Đông trong giai đoạn 2019 – 2021, thực trạng nhƣ phân tích sau đây:
a. Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân
Khi có nhu cầu thanh toán, ngoài các hồ sơ gửi một lần vào đầu năm nhƣ: dự toán chi NSNN năm đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt, trong đó có mục tiền lương, phụ cấp lương; bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã đựơc duyệt; bảng kê danh sách công chức viên chức và tiền lương có mặt tại thời điểm 31/12 năm trước;
quy chế chi tiêu nội bộ (gửi vào năm đầu thực hiện chế độ tự chủ và gửi khi có bổ sung, sửa đổi)…, đơn vị sự nghiệp giáo dục gửi KBNN nơi giao dịch các hồ sơ, tài liệu, chứng từ có liên quan đến từng lần thanh toán, bao gồm: giấy rút dự toán NSNN và hồ sơ chứng từ liên quan đến các khoản chi thanh toán cá nhân, trong đó gồm cả bảng tăng giảm biên chế và quỹ lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
KBNN thực hiện kiểm soát các khoản chi này nhƣ sau:
˗ Đối với tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí: căn cứ vào danh sách chi trả lương, phụ cấp lương, đối chiếu với bảng đăng ký biên chế, quỹ lương, sinh hoạt phí năm (hoặc bản đăng ký điều chỉnh được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền duyệt) kèm theo giấy rút dự toán NSNN của đơn vị sự nghiệp giáo dục, KBNN thanh toán cho đơn vị để chi trả cho người được hưởng theo quy định hiện hành.
˗ Đối với các khoản thanh toán cho các cá nhân thuê ngoài: căn cứ vào dự toán NSNN do cơ quan Nhà nước giao cho đơn vị để thực hiện chế độ tự chủ, nội dung thanh toán theo hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng lao động; giấy rút dự toán NSNN của đơn vị, KBNN thực hiện thanh toán trực tiếp cho người được hưởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh toán cho người được hưởng.
˗ Đối với phần chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức từ nguồn kinh phí tiết kiệm đƣợc: căn cứ giấy rút dự toán NSNN của đơn vị (trong đó ghi rõ nội dung chi trả thu nhập tăng thêm từ nguồn kinh phí tiết kiệm đƣợc), quyết định phân loại đơn vị sự nghiệp công lập và Thông tƣ số 71/2006/TT-BTC ngày 09/08/2006 của Bộ Tài chính đồng thời căn cứ theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, KBNN kiểm tra đảm bảo hệ số tăng lương tối đa theo đúng quy định. Trong năm, sau khi thực hiện quý trước, nếu xét thấy đơn vị có khả năng tiết kiệm được kinh phí, thủ trưởng đơn vị căn cứ vào số kinh phí tiết kiệm được lập giấy rút dự toán NSNN (tạm ứng) để tạm chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức viên chức trong đơn vị theo quý; KBNN thực hiện tạm ứng theo mức thủ trưởng đơn vị đề nghị đảm bảo trong phạm vi dự toán đƣợc giao và tối đa không quá 40% số chênh lệch thu lớn hơn chi đơn vị xác định đƣợc theo quý.
Chi tiền lương và phụ cấp lương là mục chiếm tỷ lệ lớn nhất trong các khoản chi thanh toán cá nhân (xem bảng 2.4). Tuy nhiên, hiện tại vẫn còn một số đơn vị sử dụng ngân sách trong quá trình chi vẫn chƣa thực hiện đúng quy trình.
Khi thanh toán lương, phụ cấp lương theo quy định hồ sơ kiểm soát chi là danh sách những người hưởng lương, học bổng, …; danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng đơn vị gửi một lần vào đầu năm.
Trong năm nếu có sự thay đổi phải gửi bổ sung. Tuy nhiên trong quá trình kiểm soát chi, do chủ quan, vẫn còn hiện tƣợng Kế toán viên Kho bạc không căn cứ vào danh sách đã đăng ký, dẫn đến sai sót là đơn vị có phát sinh tăng, giảm nhƣng đơn vị chƣa bổ sung kịp.
Trong quá trình thanh toán lương, phụ cấp lương, … đơn vị sử dụng ngân sách phải xuất trình bảng lương, phụ cấp lương có đầy đủ chữ ký thì vẫn có tình trạng chưa xuất trình bảng lương, phụ cấp lương nhưng vẫn thực hiện chi trả cho cán bộ, nhân viên của đơn vị, … sau đó mới hoàn thiện bổ sung chứng từ sau. Dẫn đến việc kiểm soát chi chƣa thực hiện đƣợc hiệu quả.
b. Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn