Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NSNN QUA KBNN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUỐC OAI
2.1. KHÁI QUÁT VỀ KBNN QUỐC OAI, TP HÀ NỘI
2.2.2. Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB từ
2.2.2.1. Thực trạng cơ cấu bộ máy kiểm soát chi đầu tư XDCB
Tổ Tổng hợp - hành chính, ngoài bộ phận bảo vệ, văn tư, hành chính, thị bộ phận kiểm soát chi đầu tư là chủ yếu.
Về tổ chức, hiện tại đang thiếu vị trí Tổ trưởng, tổ phó tổ Tổng hợp –Hành chính, đồng chí giám đốc hiện tại đang kiêm nhiệm công việc phụ trách tổ.
Do số lượng cán bộ kiểm soát chi của KBNN Quốc Oai có 03 người nên việc bố trí công việc gặp khó khăn, các đồng chí phải kiêm nhiệm một số công việc như: ngoài việc kiểm soát chi thì có 01 đồng chí kiêm bộ phận một của đầu tư, một đồng chí kiêm nhiệm vụ tổng hợp, báo cáo, 01 đồng chí kiêm bộ phận hành chính.
Việc phân công công việc của bộ phận kiểm soát chi theo địa bàn quản lý. Mỗi cán bộ chịu trách nhiệm quản lý các dự án trên địa bàn 07 xã, thị trấn.
Việc phân công công việc của bộ phận kiểm soát chi cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý, thuận tiện cho việc giao dịch với CĐT, kiểm soát tốt mẫu dấu chữ ký của CĐT, cán bộ quản lý toàn bộ các dự án phát sinh trên địa bàn sẽ nắm bắt được hầu hết các lĩnh vực các dự án, thích nghi và nắm bắt được công việc ngay nếu có sự xáo trộn, thay đổi công việc trong nội bộ bộ phận, tuy nhiên việc quản lý này không được chuyên môn hóa cao ở lĩnh từng lĩnh vực: giao thông, thủy lợi, y tế, giáo dục…
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ máy kiểm soát chi đầu tư XDCB tại KBNN Quốc Oai Sự phối kết hợp giữa bộ phận kiểm soát chi và bộ phận kế toán đảm bảo sự hoạt động tốt của mỗi bộ phận. Tuy nhiên vẫn còn bộc lộ một số hạn chế như:
- Chưa có quy định phối hợp cụ thể giữa bộ phận kế toán và bộ phận kiểm soát chi trong việc giao nhận chứng từ, hiện tại mới chỉ có giao nhận một chiều tức là chứng từ giao từ bộ phận kiểm soát chi sang bộ phận kế toán có sổ giao nhận, nhưng không có sổ giao nhận chừng từ trả lại từ bộ phận kế toán sang bộ phận kiểm soát chi, dẫn đến việc thiếu hoặc mất chứng từ.
- Chưa có quy định cụ thể trong công tác đối chiếu số liệu theo định kỳ và đột xuất, nên nhiều lúc việc đối chiếu còn một số sai sót, dẫn đến báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm phải chỉnh sửa nhiều lần.
Chất lượng đội ngũ cán bộ kiểm soát chi đầu tư XDCB tại KBNN Quốc Oai nói chung dần được cải thiện theo từng năm.
Bộ phận Tổng hợp - Hành chính
Hành chính,
bảo vệ, văn thư TT ĐT XDCB
7 xã, thị trấn 7 xã, thị trấn 7 xã, thị trấn
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bảng 2.4: Trình độ đội ngũ cán bộ kiểm soát chi đầu tư XDCB tại KBNN Quốc Oai
Đơn vị: Người Tiêu chí
Năm
Tổng số
Trong đó
Cao học Đại học Cao đẳng
2012 2 0 0 2
2013 3 0 1 2
2014 3 0 2 1
2015 3 1 2 0
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ báo cáo chất lượng cán bộ KBNN Quốc Oai) Số cán bộ có trình độ đại học tăng, đặc biệt năm 2015 có 01 cán bộ đạt trình độ cao học được đào tạo tại Học viện Tài chính. Bên cạnh việc chất lượng đội ngũ cán bộ được nâng lên thì việc thường xuyên luân chuyển, cán bộ mới tuyển dụng kinh nghiệm còn non yếu. Mà kinh nghiệm là yếu tố quan trọng trong công tác kiểm soát chi, bởi thực tế công việc kiểm soát chi đòi hỏi phải có kinh nghiệm trong việc xử lý công việc, hướng dẫn, giao dịch với khách hàng. Tính đến năm 2015 chỉ có duy nhất 01 cán bộ có kinh nghiệm lâu năm trong công tác kiểm soát chi. Trong số các cán bộ đã làm công tác kiểm soát chi trong giai đoạn 2011-2015 chỉ có 02 cán bộ được đào tạo Đại học chính quy, số còn lại được tạo tạo bằng hình thức vừa học vừa làm. Vì vậy chất lượng của cán bộ đào tạo hoàn thiện dần không thể so sánh với cán bộ đã được đào tạo chính quy.
Trên thực tế, việc phân công công việc cho từng cán bộ kiểm soát chi hiện tại theo thực tế phát sinh, không có một quy định cụ thể nào. Lãnh đạo đơn vị căn cứ vào khả năng, trình độ, kinh nghiệm của từng người để phân công.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.2.2.2. Thực trạng công cụ kiểm soát chi
Việc sử dụng các công cụ kiểm soát chi đã được thực hiện triệt để, hồ sơ giao nhận và lưu trữ khoa học theo quy định phục vụ tốt cho công tác kiểm soát chi, công tác rà soát, tổng hợp, báo cáo, thanh tra, kiểm toán khi có yêu cầu. Chứng từ kiểm soát chi được lập theo đúng mẫu biểu quy định, đảm bảo đầy đủ các yếu tố trên chứng từ. KBNN Quốc Oai nói riêng và toàn hộ hệ thống KBNN Hà Nội nói chung đã và đang áp dụng chương trình Đầu tư liên ngành, giúp cho công tác kiểm soát chi được thuận tiện hơn.
Tuy nhiên, một số cán bộ kiểm soát chi còn sử dụng chưa thuần thục tin học văn phòng, gây hạn chế cho việc theo dõi các dự án, Chương trình đầu tư liên ngành còn mới và trong quá trình hoàn thiện nên cán bộ kiểm soát chi còn có sai sót nhỏ trong quá trình nhập. Do chưa thống nhất về cách hiểu nội dung ghi trên chứng từ do mẫu chứng từ thường xuyên thay đổi, chế độ kế toán thay đổi, các nội dung trên chứng từ còn quá nhiều và phức tạp. Ví dụ như: phần khối lượng trên phụ lục 03a.
Tính đến năm 2015, nhờ vào chương trình ĐTLN, nên đã giàm bớt được thời gian lấy số liệu phục vụ báo cáo. Tuy nhiên việc thường xuyên thay đổi biểu mẫu như hiện nay đã gây ra không ít khó khăn cho công tác lập báo cáo.
2.2.2.3. Thực trạng thực hiện quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB tại KBNN Quốc Oai.
Thực hiện quyết định số 282/QĐ-KBNN ngày 20/04/2012 của KBNN về Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống KBNN, KBNN Quốc Oai đã thực hiện tiếp nhận và kiểm soát thanh toán vốn đầu tư.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ ban đầu.
Các CĐT sau khi lập hồ sơ, mang hồ sơ nộp tại bộ phận một cửa đầu tư KBNN Quốc Oai. Tại đây cán bộ của bộ phận một cửa thực hiện việc tiếp
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phận một cửa đã phát hiện nhiều sai sót, giảm thiểu công việc cho quá trình kiểm soát chi. Ta có số liệu thống kê các sai sót như sau:
Bảng 2.5: Thống kê hồ sơ có sai sót được phát hiện tại bộ phận một cửa.
Đơn vị tính: Bộ hồ sơ
Tiêu chí
Năm
Số lượng hồ sơ chưa đủ điều kiện Tổng số Không
đầy đủ
Sai pháp lý
Không đồng bộ
Nguyên nhân khác
2012 76 34 15 7 20
2013 59 17 14 10 18
2014 52 15 18 5 14
2015 35 12 9 3 11
(Nguồn: báo cáo bộ phận kiểm soát chi KBNN Quốc Oai)
Qua bảng trên ta thấy lượng hồ sơ đến giao dịch tại KBNN Quốc Oai chưa đủ điều kiện còn khá lớn, lỗi thường gặp ví dụ như: thiếu duyết định phê duyệt dự án của cấp có thẩm quyền, thiếu giao nhận hồ sơ; giá trị hợp đồng vượt giá trị dự toán được duyệt, hợp đồng, phụ lục hợp đồng đôi khi còn thiếu dấu, chữ ký, ngày tháng trên các văn bảng, hợp đồng, nghiệm thu còn chưa logic, hồ sơ nghiệm thu không đúng mẫu biểu, sai số tiền bằng số, bằng chữ, sai mục lục NS…
Tuy nhiên việc tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ tại KBNN Quốc Oai còn một số hạn chế trong việc xác định hồ sơ không đủ điều kiện, cán bộ một cửa còn trả lời chung chung, chưa rõ ràng lý do hồ sơ bị sai dẫn đến CĐT chưa hiểu hết nội dung sai, phải đi lại nhiều lần. Lý do là có quá nhiều hồ sơ giao nhận trong khi chỉ có 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác một cửa, cán bộ đó không trực tiếp kiểm soát hồ sơ chi tiết nên không thế thấy được những bất cập của bộ hồ sơ đó.
- Thực trạng kiểm soát tạm ứng vốn đầu tư.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Theo đúng quy định, cán bộ kiểm soát chi tại KBNN Quốc Oai đã thực hiện các bước kiểm soát theo đúng quy trình và đã kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản quy định trong hợp đồng và kế hoạch vốn hàng năm của dự án. Khi trường hợp tạm ứng nhiều lần theo quy định thì cán bộ kiểm soát chi phải theo dõi số lũy kế, số vốn đã cấp tạm ứng ở những lần tạm ứng trước để đảm bảo không vượt quy định tạm ứng theo quy định và không vượt kế hoạch vốn năm.
Bảng 2.6: Số dự án được tạm ứng vốn đầu tư tại KBNN Quốc Oai.
Năm
Tiêu chí Đơn vị 2012 2013 2014 2015
Số dự án tạm ứng vốn cái 18 14 5 21 Số vốn tạm ứng triệu đồng 41.049 29.292 8.837 53.859 Số hồ sơ nộp xin được tạm ứng bộ 22 17 9 33 Số hồ sơ được chấp nhận bộ 21 16 9 30
(Nguồn báo cáo bộ phận kiểm soát chi KBNN Quốc Oai)
Từ năm 2011, tỷ lệ tạm ứng tối đa 50% giá trị hợp đồng và không vượt quá 30% kế hoạch vốn được giao trong năm nên tỷ lệ tạm ứng không còn cao như những năm trước đây.
Chỉ có một vài hồ sơ không được chấp nhận tạm ứng là do hợp đồng không quy định điều khoản về tạm ứng, hoặc tạm ứng vượt tỷ lệ trong lần tạm ứng tiếp theo trong năm…
Trong quá trình kiếm soát tạm ứng vốn đầu tư thường mắc phải một số sai sót như không theo đúng quy trình, sai căn cứ trên hợp đồng, và một số sai sót nhỏ như: sai tên đơn vị hưởng, sai số tài khoản giấy rút vốn đầu tư không khớp theo hợp đồng, sai số tiền bằng chữ… Để tránh kéo dài thời gian giải ngân, cán bộ kiểm soát chi yêu cầu CĐT bổ sung, thay thế ngay mà không cần phải làm thông báo từ chối.
- Thực trạng kiểm soát thanh toán vốn đầu tư theo khối lượng hoàn thành.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
KBNN Quốc Oai đã tiến hành kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB đúng chế độ quy định và đã đạt được những kết quả nhất định. Hàng năm tuy không có vốn đầu tư XDCB thuộc NS Trung ương, chỉ còn lại vốn đầu tư của Thành phố, huyện, xã với số tiền 339 tỷ - 563 tỷ đồng nhưng với số lượng dự án rất lớn. Theo số liệu bảng 2.7 ta thấy nếu xét vào thời điểm thanh toán thì thời điểm quý I (trước tết âm lịch hàng năm) và đặc biệt là quý IV thường chiếm tỷ lệ rất cao khoảng trên 30% tổng chi đầu tư XDCB của năm, riêng năm 2015 chiếm 50%. Lý do là vì vào thời điểm cuối năm chính quyền đã bố trí nốt các loại nguồn vốn còn lại, trong khi các nhà thầu cố gắng thanh toán hết phần dự toán được bố trí, còn vào thời điểm đầu năm các nhà thầu thanh toán để lấy tiền thanh toán nhân công trước tết nguyên đán. Đây thực sự là khó khăn lớn đối với công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB của KBNN Quốc Oai, vốn dồn nhiều vào thời điểm cuối năm, số hồ sơ thanh toán tăng cao vào thời điểm cuối năm từ đó gây ra áp lực rất lớn cho KBNN Quốc Oai bởi vẫn số lượng cán bộ như vậy nhưng việc kiểm soát tăng lên nhiều lần, nguy cơ sai sót trong quá trình thanh toán là không thể tránh khỏi.
Bảng 2.7: Tình hình thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN Quốc Oai theo từng quý trong năm.
Đơn vị tính:Triệu đồng Tiêu chí
Năm Tổng số Trong đó giá trị thanh toán theo từng quý Quý I Quý II Quý III Quý VI 2012 339.097 89.347 52.011 89.174 108.565 2013 339.991 125.888 62.105 70.544 81.454 2014 341.110 73.007 83.329 84.064 100.710 2015 562.998 137.874 66.529 76.740 281.855 (Nguồn: Báo cáo quý của bộ phận kiểm soát chi KBNN Quốc Oai)
Cũng như trong kiểm soát chi tạm ứng vốn đầu tư, việc kiểm soát chi thanh toán theo khối lượng hoàn thành cũng còn nhiều vấn đề bất cập như trong bảng dưới đây .
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bảng 2.8: Lỗi trong kiểm soát thanh toán theo khối lượng tại KBNN Quốc Oai
Dự án Lỗi trong kiểm soát thanh toán theo khối lượng
Dự án Cải tạo đê Hữu Tích huyện Quốc Oai.
Dự án Trạm bơm tiêu Khán Ngơn xã Đông Yên.
Số tài khoản và Ngân hàng đơn vị hưởng trên hợp đồng khác trên giấy rút vốn đầu tư
Dự án xây dựng bãi chứa rác xã Phú Cát
Dự án Đường giao thông nông thôn thôn Việt Yên – Yên Thái xã Đông Yên
Thời gian của biên bản nghiệm thu ghi trên bảng xác định khối lượng vượt thời gian thực hiện ghi trên hợp đồng
Dự án đường giao thông nội đồng xã Cấn Hữu tuyến 1,7
lưu thừa hồ sơ: Biên bản bàn giao tim đường…
Dự án mở rộng bệnh viên đa khoa huyện Quốc Oai
Dự án đường trục chính bắc nam khu đô thị Thị trấn Quốc Oai.
Lưu thiếu hồ sơ: Văn bản gia hạn thời gian thực hiện dự án, thiếu văn bản gia hạn thời gian bảo lãnh tạm ứng.
(Nguồn: Báo cáo kết quả kiểm tra tại bộ phận kiểm soát chi KBNN Quốc Oai)
Một số lỗi trong kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành là do sự chủ quan, không cẩn thận của cán bộ kiểm soát chi. Tuy nhiên cũng có nguyên nhân mang tính khách quan là khối lượng công việc quá nhiều trong khi số cán bộ kiểm soát chi có quá ít, thời gian kiểm soát lại ngắn, đặc biệt vào thời
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-Thực trạng quyết toán vốn đầu tư XDCB
Thời gian qua KBNN Quốc Oai đã tham gia thực hiện công tác quyết toán đúng quy trình và đạt được những kết quả nhất định.
Bảng 2.9: Thống kê số lượng công trình quyết toán giai đoạn 2012-2015 Đơn vị tính: Dự án
Tiêu chí Năm
Số dự án đề nghị quyết toán
Số dự án được phê duyệt quyết toán
Tỷ lệ (%)
2012 18 12 67
2013 19 16 84
2014 9 8 89
2015 26 23 88
(Nguồn: Báo cáo bộ phận kiểm soát chi KBNN Quốc Oai)
Ngoài những kết quả trên, còn không ít những dự án chưa được thực hiện quyết toán, nguyên nhân chủ yếu là do việc nộp hồ sơ dự án đến cơ quan quyết toán (Phòng tài chính) vào thời điểm cuối năm, công tác quyết toán không kịp trong năm nên phải chuyển dự án sang năm sau, có những dự án đã nộp hồ sơ đến cơ quan quyết toán nhưng chưa đủ về thủ tục, hồ sơ. Ngoài ra có một nguyên nhân phổ biến là các dự án đã có báo cáo phê duyệt quyết toán nhưng lại không được bố trí đủ vốn để giải ngân dẫn đến không thể tất toán được tài khoản.Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bảng 2.10: Lỗi trong quyết toán các dự án đầu tư tại KBNN Quốc Oai
Dự án Lỗi trong quyết toán
Đường liên xã Sài Sơn – Phượng Cách
Chưa đôn đốc thanh toán dứt điểm công nợ của dự án sau khi có quyết định phê duyệt quyết toán
- Trường Mầm non Liệp Tuyết - Trường THCS Cộng Hòa
Chưa được bố trí đủ vốn mặc dù đã có quyết định phê duyệt quyết toán hoàn thành.
Đường giao thông nông thôn xã Ngọc Liệp.
Chưa làm tốt công tác đôn đốc thu hồi vốn sau khi dự án có quyết định phê duyệt quyết toán hoàn thành.
Trường THCS Thị trấn Chưa đối chiếu số liệu đầy đủ theo quy định
(Nguồn: Báo cáo bộ phận kiểm soát chi KBNN Quốc Oai)
Việc hàng năm có số dự án hoàn thành rất nhiều nhưng số dự án đi quyết toán còn ít, chậm chễ có thể thấy nguyên nhân chủ yếu là do chế tài xử phạt trong lĩnh vực quyết toán còn chưa cụ thể và việc triển khai còn yếu. Vì thế các CĐT và các nhà thầu còn chậm chễ, không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ quyết toán dự án hoàn thành. Nhiều CĐT và nhà thầu khi đã thanh toán khoảng 95% khối lượng hoàn thành, đã đưa công trình vào sử dụng rồi nhưng vẫn chưa đi quyết toán hoàn thành dự án. Do vậy số hồ sơ dở dang tại kho bạc rất nhiều, không thể tất toán được dự án. (Ví dụ: Dự án Trường THCS Cộng Hòa phê duyệt quyết toán từ năm 2011 nhưng đến thời điểm năm 2015 vẫn chưa thể tất toán được do chưa được bố trí đủ nguồn vốn thanh toán)