CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ, VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.3. Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh dưới góc độ kế toán quản trị
1.3.3. Kế toán quản trị chi phí
Chi phí trong doanh nghiệp là giá trị tiền tệ của các khoản hao phí bỏ ra nhằm tạo ra các loại tài sản, hàng hóa hoặc các dịch vụ.
Kế toán quản trị chi phí được coi là công cụ quản lý khoa học và có hiệu quả nhằm kịp thời xử lý và cung cấp thông tin về chi phí đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị.
Để phục vụ cho mục đích quản trị chi phí tại các doanh nghiệp. Chi phí được chia thành nhiều loại theo nhiều hình thức khác nhau, phù hợp với từng mục đích sử dụng. Sau đây là một số cách phân loại chi phí trong kế toán quản trị.
Chi phí theo đầu vào của sản xuất, kinh doanh
Nếu nghiên cứu chi phí ở phương diện đầu vào của quá trình sản xuất, kinh doanh thì toàn bộ chi phí sản xuất - kinh doanh được chia thành chi phí ban đầu và chi phí luân chuyển nội bộ.
- Chi phí ban đầu:
Chi phí ban đầu là các chi phí doanh nghiệp phải lo liệu, mua sắm, chuẩn bị từ lúc đầu để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chi phí ban đầu phát sinh trong mối quan hệ của doanh nghiệp với môi
trường kinh tế bên ngoài nên còn được gọi là các chi phí ngoại sinh. Toàn bộ chi phí ban đầu được chia thành các yếu tố chi phí sau:
Chi phí nguyên liệu, vật liệu.
Chi phí nhân công.
Chi phí khấu hao tài sản cố định.
Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Chi phí bằng tiền.
- Chi phí luân chuyển nội bộ
Chi phí luân chuyển nội bộ là các chi phí phát sinh trong quá trình phân công và hợp tác lao động trong nội bộ doanh nghiệp, chẳng hạn: Giá trị lao vụ sản xuất phụ cung cấp cho nhau trong các phân xưởng, bộ phận sản xuất phụ và cung cấp cho các phân xưởng sản xuất chính, giá trị bán thành phẩm tự chế được sử dụng làm vật liệu trong quá trình chế biến...
Như vậy, chi phí luân chuyển nội bộ phát sinh do có sự kết hợp các yếu tố đầu vào của quá trình SXKD: Sự kết hợp giữa lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Vì vậy, chi phí luân chuyển nội bộ là các chi phí tổng hợp, được cấu thành bởi nhiều yếu tố chi phí đơn nhất ban đầu.
Việc phân loại chi phí sản xuất - kinh doanh thành chi phí ban đầu theo yếu tố và chi phí luân chuyển nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng đối với quản lý vĩ mô cũng như đối với quản trị doanh nghiệp.
Chi phí theo khoản mục trên báo cáo tài chính
Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
- Chi phí sản phẩm
Chi phí sản phẩm là những khoản chi phí gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm hay quá trình mua hàng hoá để bán. Như vậy chi phí sản phẩm bao gồm chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi
phí sản xuất chung.
Nếu sản phẩm, hàng hoá chưa được bán ra thì chi phí sản phẩm sẽ nằm trong giá thành hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Nếu sản phẩm, hàng hoá được bán ra thì chi phí sản phẩm sẽ trở thành “giá vốn hàng bán” trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Chi phí thời kỳ
Chi phí thời kỳ là các chi phí để hoạt động kinh doanh trong kỳ, không tạo nên hàng tồn kho mà ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả lợi nhuận của kỳ mà chúng phát sinh.
Theo hệ thống kế toán hiện hành, chi phí thời kỳ bao gồm:
+ Chi phí bán hàng.
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Như vậy, chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ khác nhau ở chỗ: Chi phí thời kỳ phát sinh ở thời kỳ nào được tính ngay vào kỳ đó và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi tức của kỳ mà chúng phát sinh. Ngược lại, chi phí sản phẩm chỉ phải tính để xác định kết quả ở kỳ mà sản phẩm được tiêu thụ, không phải tính ở kỳ mà chúng phát sinh. Tuy nhiên, chi phí sản phẩm cũng ảnh hưởng đến lợi tức của doanh nghiệp, có thể đến lợi tức của nhiều kỳ vì sản phẩm có thể được tiêu thụ ở nhiều kỳ khác nhau.
Chi phí theo quy trình sản xuất và kinh doanh
Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm là chi phí cơ bản và chi phí chung.
- Chi phí cơ bản
Chi phí cơ bản là các chi phí có liên quan trực tiếp đến quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, như chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công sản xuất sản phẩm, khấu hao tài sản cố định dùng trực tiếp vào sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- Chi phí chung
Chi phí chung là các chi phí dùng vào tổ chức, quản lý và phục vụ sản xuất có tính chất chung. Thuộc loại này có chi phí quản lý ở các phân xưởng sản xuất và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cách phân loại này giúp các nhà quản trị doanh nghiệp xác định được phương hướng và các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Đối với chi phí cơ bản là các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm, thiếu chúng thì không thể sản xuất, chế tạo được sản phẩm, vì vậy không thể cắt bỏ một loại chi phí cơ bản nào mà phải phấn đấu giảm thấp các định mức tiêu hao vật liệu, lao động, khấu hao hoặc cải tiến công nghệ, hợp lý hoá sản xuất, tìm kiếm vật liệu thay thế, v.v... Ngược lại, đối với chi phí chung, cần phải triệt để tiết kiệm, hạn chế và thậm chí loại trừ các chi phí không cần thiết, tăng cường quản lý chi phí chung theo dự toán tiêu chuẩn và chế độ chi tiêu,...
Chi phí theo đối tượng kế toán chi phí
Theo tiêu thức này, chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
- Chi phí trực tiếp.
Chi phí trực tiếp là những chi phí chỉ quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất một loại sản phẩm, một công việc, lao vụ hoặc một hoạt động, một địa điểm nhất định và hoàn toàn có thể hạch toán, quy nạp trực tiếp cho sản phẩm, công việc, lao vụ,....
- Chi phí gián tiếp.
Chi phí gián tiếp là các chi phí có liên quan đến nhiều sản phẩm, công việc, lao vụ, nhiều đối tượng khác nhau nên phải tập hợp, quy nạp cho từng đối tượng bằng phương pháp phân bổ gián tiếp.
Phân biệt cặp chi phí cơ bản - chi phí chung với cặp chi phí trực tiếp -
chi phí gián tiếp: Các chi phí cơ bản thường là chi phí trực tiếp, nhưng chi phí cơ bản cũng có thể là chi phí gián tiếp khi có liên quan đến hai hay nhiều đối tượng khác nhau. Chi phí chung là chi phí gián tiếp nhưng cũng có thể là chi phí trực tiếp nếu phân xưởng (hoặc doanh nghiệp) chỉ sản xuất một loại sản phẩm.
Cách phân loại này có ý nghĩa thuần tuý đối với kỹ thuật hạch toán.
Trường hợp có phát sinh chi phí gián tiếp, bắt buộc phải áp dụng phương pháp phân bổ, lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp. Mức độ chính xác của chi phí gián tiếp tập hợp cho từng đối tượng phụ thuộc vào tính hợp lý và khoa học của tiêu chuẩn phân bổ chi phí. Vì vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp phải hết sức quan tâm đến việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí nếu muốn có các thông tin chân thực về chi phí và kết quả lợi nhuận từng loại sản phẩm, dịch vụ, từng loại hoạt động trong doanh nghiệp.
Phân loại chi phí theo các ứng xử của chi phí bao gồm biến phí và định phí.
Biến phí là những chi phí có sự thay đổi về lượng tương quan tỉ lệ thuận với sự thay đổi của khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ như: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp…
Định phí là những chi phí không thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi khối lượng sản phẩm sản xuất trong mức độ nhất định như chi phí khấu hao TSCĐ theo phương pháp bình quân, chi phí điện thắp sáng…
Chi phí hỗn hợp là một loại chi phí có cả thành phần biến phí và định phí. Một phần của chi phí thay đổi theo khối lượng hoạt động. Một phần khác không hay đối trong suốt một kỳ.
Dự toán chi phí
- Dự toán giá vốn hàng bán.
Giá vốn hàng bán thực chất là tổng giá thành của khối lượng sản phẩm
tiêu thụ trong kỳ tính theo phương pháp giá toàn bộ. Như vậy, trên cơ sở số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán, giá thành dự toán để sản xuất sản phẩm, số lượng sản phẩm dự trữ dự toán vào cuối kỳ, dự toán giá vốn hàng bán được xây dựng như sau:
Dự toán giá vốn hàng xuất bán
=
Giá thành sản phẩm SX trong kỳ theo dự toán
+
Giá thành sản phẩm tồn cuối kỳ dự toán
-
Giá thành sản phẩm tồn đầu kỳ thực tế
Nếu đơn vị không có tồn kho sản phẩm hoặc chi phí đơn vị tồn kho tương tự nhau thì giá vốn hàng bán có thể tính bằng tích sản lượng tiêu thụ nhân với giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm.
- Dự toán chi phí bán hàng.
Các loại chi phí này được lập tương tự như chi phí sản xuất chung. Tuy nhiên, chi phí bán hàng có ảnh hưởng nhất định đến hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp và ngược lại nên khi lập dự toán chi phí bán hàng phải tính đến mối liên hệ với dự toán tiêu thụ của doanh nghiệp.
Dự toán chi phí bán hàng phản ảnh các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm dự tính của kỳ sau. Dự toán này nhằm mục đích tính trước và tập hợp các phương tiện chủ yếu trong quá trình bán hàng. Khi xây dựng dự toán cho các chi phí này cần tính đến nội dung kinh tế của chi phí cũng như yếu tố biến đổi và yếu tố cố định trong thành phần chi phí.
Dự toán chi phí
bán hàng = Dự toán CP cố định + Dự toán CP biến đổi - Dự toán định phí bán hàng.
Yếu tố định phí thường ít biến đổi trong một phạm vi phù hợp gắn với các quyết định dài hạn và có thể dự báo một các dễ dàng dựa vào chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí này cũng có thể thay đổ trong trường hợp phát triển thêm mạng phân phối mới, thêm các dịch vụ mới sau
bán hàng, dịch vụ nghiên cứu phát triển thị trường,…
Dự báo các yếu tố này cần phân tích đầy đủ các dữ liệu quá khứ của doanh nghiệp. Thông thường các mô hình hồi quy cho phép ta tách biệt các thành phần định phí và biến phí bán hàng của doanh nghiệp, đồng thời làm cơ sở tính toán tỷ lệ thay đổi dự kiến.
Dự toán định
phí bán hàng = Định phí bán hàng thực
tế kỳ trước x Tỷ lệ % tăng ( giảm) theo dự kiến
- Dự toán biến phí bán hàng.
Các biến phí bán hàng của doanh nghiệp có thể là biến phí trực tiếp như hoa hồng, lương nhân viên bán hàng…. Biến phí gián tiếp là những chi phí liên quan đến từng bộ phận bán hàng như chí phí bảo trì, xăng dầu, hỗ trợ bán hàng….và thường được dự toán trên cơ sở số lượng bán hàng dự toán hoặc xác định một tỷ lệ % theo thống kê kinh nghiệm.
Dự toán biến
phí bán hàng = Dự toán biến phí đơn vị
bán hàng x Sản lượng tiêu thụ theo dự toán
Hoặc,
Dự toán biến
phí bán hàng = Dự toán biến phí trực
tiếp x Tỷ lệ biến phí theo dự kiến
- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Dự toán chi phí quản lý thường phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chi phí này liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp mà không liên quan đến từng bộ phận hoạt động nào. Tương tự như dự toán bán hàng, việc lập dự toán biến phí quản lý này thường dựa vào biến phí quản lý đơn vị nhân với sản lượng tiêu thụ dựa kiến.
Dự toán biến
phí QLDN = Dự toán biến phí
QLDN + Dự toán định phí QLDN Hoặc sử dụng phương pháp thông kê kinh nghiệm, trên cơ sở tỷ lệ biến phí
QLDN trên biến phí trực tiếp trong và ngoài khâu sản xuất ở các kỳ kế toán trước để xác định tỷ lệ biến phí bình quân giữa các kì. Công thức để xác định biến phí này như sau:
Dự toán biến phí QLDN =
Dự toán biến phí
trực tiếp x Tỷ lệ biến phí QLDN Số liệu từ dự toán này còn là cơ sở để lập dự toán tiền mặt và báo cáo kết quả kinh doanh dự toán của doanh nghiệp.
Còn định phí quản lý doanh nghiệp thường không thay đổi theo mức độ hoạt động. Các thay đổi của loại chi phí này chủ yếu do việc trang bị đầu tư thêm cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp. Lập dự toán bộ phận này cần căn cứ vào dự báo các nội dung cụ thể của từng yếu tố chi phí để xác định chính xác định phí theo dự toán.
Báo cáo chi phí
Một trong những báo cáo chi phí được doanh nghiệp quan tâm và phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh thương mại là báo cáo chi phí theo bộ phận.
Theo yêu cầu của nhà quản trị có nhu cầu thông tin chi tiết cho từng nhóm mặt hàng, khu vực, lĩnh vực… Kế toán cần thực hiện như sau:
- Chứng từ: Ghi chi tiết cho bộ phận: Theo mặt hàng/ nhóm hàng, lĩnh vực, khu vực.
- Tài khoản: Tài khoản chi tiết (theo tiểu mã, mã vụ việc), ví dụ: Mã vụ việc là TP Hà Nội hay các tỉnh thành khác để có thể biết được mặt hàng này bán cho những khách hàng khu vực nào.
- Sổ: Theo dõi các sổ chi tiết chi phí theo mặt hàng/ nhóm hàng, lĩnh vực, khu vực.