CHƯƠNG 1: KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN
1.3. Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC
1.3.1. Chuẩn bị kiểm toán
Đối với bất kỳ một công việc nào, trước khi tiến hành, việc lập kế hoạch đóng vai trò vô cùng quan trọng. Kiểm toán cũng vậy. Giai đoạn đầu này nếu như thực hiện
tốt sẽ đóng vai trò như nền tảng hướng dẫn cho các giai đoạn sau. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 300 - Lập kế hoạch kiểm toán: “Kế hoạch kiểm toán phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán phải được lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán; phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn; và đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn.”
1.3.1.1. Khảo sát chấp nhận khách hàng
Ở bước này, KTV và công ty kiểm toán tiến hành đánh giá rủi ro đơn vị khách hàng trước khi quyết định ký hợp đồng kiểm toán. Việc này nhằm mục đích tìm hiểu, xác minh các thông tin về đơn vị được thực hiện kiểm toán trên nhiều tiêu chí khác nhau, nhằm mục đích xác định liệu có nên chấp nhận ký hợp đồng với khách hàng này hay tiếp tục cung cấp dịch vụ cho khách hàng này hay không. Đối với khách hàng cũ, KTV thường không mất quá nhiều thời gian cho giai đoạn này do đa số thông tin trong hồ sơ không thay đổi trong hai năm liền kề. Vậy nên, tỷ lệ chấp nhận khách hàng cũ sẽ cao hơn nhiều so với khách hàng kiểm toán năm đầu tiên.
Thông tin thu thập nhằm đánh giá rủi ro có thể thông qua việc trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo của khách hàng, trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc các nguồn thông tin khác mà KTV có thể tiếp cận.
Bước này thường áp dụng cho toàn bộ cuộc kiểm toán, không riêng cho từng chu trình nên ở chu trình tiền lương và nhân viên sẽ không đi sâu vào bước này. Chú ý ở bước này, việc lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên là rất quan trọng. Khi chọn nên chọn những kiểm toán viên có hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của khách hàng.
Điều này giúp cho các KTV trong nhóm kiểm toán thống nhất với nhau trước những vấn đề, phối hợp với nhau tốt hơn. Hơn nữa, nhóm KTV có thể phối hợp tốt, linh hoạt hơn trong quá trình làm việc với các bộ phận nội bộ của khách hàng hay liên hệ với các chuyên gia bên ngoài đối với những ngành nghề đặc thù. Sự phối hợp hiệu quả sẽ dẫn đến kết quả công việc tốt hơn.
1.3.1.2. Thu thập và phân tích thông tin về khách hàng
Sau khi đã ký kết hợp đồng, KTV bắt đầu lập kế hoạch kiểm toán tổng quát.
Đầu tiên, KTV thu thập những thông tin cơ sở để đạt được hiểu biết về các thông tin tài chính cũng như thông tin phi tài chính về ngành nghề, môi trường kinh doanh của khách hàng. Trong giai đoạn này, KTV đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu, đưa ra những đánh giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết thực hiện cuộc kiểm toán và mở rộng các thủ tục kiểm toán khác.
• Tìm hiểu về hoạt động của khách hàng và môi trường kinh doanh
Những thông tin về công việc kinh doanh, ngành nghề kinh doanh của khách hàng và những kiến thức chung về mọi mặt hoạt động của khách hàng cần thiết cho quá trình kiểm toán về sau. Những thông tin về khách hàng cần thu thập thường bao gồm các nội dung chính như: các thông tin chung (trụ sở chính và các trụ sở có liên quan, năm thành lập, lịch sử hình thành,...), thông tin về nghĩa vụ pháp lý và hoạt động của khách hàng, chi tiết về cơ cấu tổ chức và nhân sự chủ chốt, hệ thống kế toán áp dụng.
Đối với chu trình tiền lương và nhân viên, KTV cần tìm hiểu các thông tin cơ sở sau: Tìm hiểu về chính sách tiền lương của đơn vị, chính sách tuyển dụng, các quy chế chấm dứt hợp đồng lao động của đơn vị khách hàng…cũng như sự phân tách trách nhiệm giữa các phòng ban đặc biệt là phòng tổ chức lao động và phòng kế toán;
hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, kết thúc hợp đồng, biên bản quyết định tăng lương…; xem lại kết quả kiểm toán các năm trước để có những đánh giá ban đầu về chu trình lương tại đơn vị khách hàng; đối với các doanh nghiệp nước ngoài, xem xét các cá nhân được chi trả lương tại chi nhánh ở nước ngoài, nhận diện các bên liên quan.
• Hiểu biết về các chu trình kinh doanh chính
Hiểu biết về các chu trình kinh doanh chính của khách hàng nhằm đánh giá hệ thống KSNB của họ trên hai khía cạnh: thiết kế và vận hành. Căn cứ trên kế hoạch công việc được giao, trưởng nhóm kiểm toán phân công cho người thực hiện các phần
hành chi tiết tìm hiểu vì các chu trình kinh doanh có liên quan. Cụ thể, đối với kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, KTV cần tiến hành tham quan nhà xưởng theo dõi chu trình lao động, việc theo dõi ghi chép chấm công của đốc công, năng suất lao động và tác phong làm việc của nhân viên.
Qua đó đạt được sự hiểu biết về các chính sách kế toán liên quan tới chu trình, các giai đoạn chính mà đơn vị được kiểm toán thiết kế để đạt được mục tiêu kiểm soát của chu trình và mô tả về việc phân công, phân nhiệm để đạt được các nguyên tắc KSNB.
• Phân tích sơ bộ BCTC
Chủ yếu là phân tích sự biến động của các chỉ tiêu trên BCĐKT và BCKQHĐKD của khách hàng năm 2019 so với năm 2020. Từ đó đưa ra các kết luận ban đầu về những biến động bất thường, chứa đựng nhiều rủi ro, các lưu ý nhằm khoanh vùng kiểm toán.
1.3.1.3. Đánh giá trọng yếu và rủi ro
• Đánh giá tính trọng yếu
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 320 về tính trọng yếu: “Trọng yếu là một thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán) trong báo cáo tài chính. Thông tin được coi là trọng yếu nếu như thiếu thông tin đó hay thiếu tính chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng thông tin.”
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của BCTC có thể chấp nhận được. Những ước tính này mang tính xét đoán dựa trên những kinh nghiệm của trưởng nhóm kiểm toán và người soát xét sau cùng là Trưởng phòng hoặc Phó phòng kiểm toán. Việc ước lượng ban đầu về tính trọng yếu sẽ giúp KTV trong việc thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp, tránh quá nhiều bằng chứng không cần thiết đối với các khoản mục ít cần quan tâm và thiếu bằng chứng đối với các khoản mục trọng yếu. Trong trường hợp KTV xác định mức trọng yếu là thấp nghĩa là mức sai sót có thể chấp nhận được thấp, do vậy số lượng bằng chứng kiểm toán cần phải thu thập sẽ nhiều hơn trong trường hợp
KTV xác định mức trọng yếu cao hơn. Với kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, KTV cần đánh giá mức trọng yếu cho toàn bộ chu trình, sau đó phân bổ trọng yếu cho các khoản mục nhỏ bên trong chu trình. Dựa vào đó, kiểm toán viên thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp.
• Đánh giá rủi ro
Theo VSA 200: “Rủi ro kiểm toán là rủi ro do kiểm toán viên đưa ra ý kiến kiểm toán không phù hợp khi báo cáo tài chính đã được kiểm toán chứa đựng sai sót trọng yếu.” Rủi ro kiểm toán là hệ quả của rủi ro có sai sót trọng yếu (gồm rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát) và rủi ro phát hiện.
Rủi ro tiềm tàng: Là những sai sót xảy ra gắn liền với đặc thù kinh doanh của DN mà chưa có sự tác động của yếu tố con người hay chưa có một bước KSNB liên quan nào. Để đánh giá rủi ro tiềm tàng một cách chính xác, KTV cần xem xét đến bản chất kinh doanh của khách hàng, tính chính trực của ban lãnh đạo, kết quả các lần kiểm toán trước cũng như các nghiệp vụ kinh tế không thường xuyên của đơn vị.
Đối với chu trình tiền lương và nhân viên, do ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và lợi ích của NLĐ và người sử dụng lao động, nên rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra ở đây là xuất hiện số lượng lao động khống hoặc số giờ lao động khống làm tăng chi phí tiền lương của DN.
Rủi ro kiểm soát: Là khả năng xảy ra sai sót trọng yếu do KSNB của khách hàng không tồn tại hoặc những hoạt động kém hiệu quả nên không ngăn được những sai phạm này. Thông qua quá trình tìm hiểu quy trình KSNB của khách hàng mà KTV đánh giá rủi ro kiểm soát là cao hay thấp. Nếu KSNB của khách hàng tốt, KTV có thể tin tưởng vào quy trình này và xác định rủi ro kiểm soát thấp. Từ đó, KTV giảm được chi phí và sức lực khi thu thập bằng chứng kiểm toán. Ngược lại, nếu KSNB là không có hoặc kém hiệu quả, KTV sẽ đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức cao và không tin tưởng vào kết quả hoạt động của quy trình kiểm soát. Do đó, nhóm kiểm toán cần thu thập nhiều hơn các bằng chứng để giúp tăng độ tin cậy cho việc đưa ra ý kiến.
Rủi ro phát hiện: Là rủi ro xảy ra khi KTV và công ty kiểm toán không phát hiện ra các gian lận hoặc sai sót. Do vậy trình độ chuyên môn, xét đoán nghề nghiệp của KTV là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc phát sinh rủi ro phát hiện.
1.3.1.4. Tìm hiểu và đánh giá KSNB của đơn vị được kiểm toán
Việc tìm hiểu KSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là một phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán. Khi kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, KTV tập trung nhiều hơn vào kiểm tra tính hiệu lực, hiệu quả và tính kinh tế của chu trình, hay nói cách khác là tập trung đánh giá KSNB của đơn vị khách hàng. Trên cơ sở đánh giá KSNB chu trình, KTV đánh giá được mức độ đáng tin cậy của những thông tin các khoản mục liên quan trên BCTC, từ đó dễ dàng đưa ra kết luận kiểm toán cho toàn chu trình.
1.3.1.5. Xây dựng chương trình kiểm toán cụ thể
Chương trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên là những chỉ dẫn các thủ tục kiểm toán chi tiết tương ứng với mục tiêu kiểm toán theo từng cơ sở dẫn liệu cho chu trình này. Chương trình kiểm toán cũng thể hiện lịch trình, phạm vi và thời gian dự tính cần thiết cho chu trình này.
Chương trình kiểm toán chu trình tiền lương của nhân viên thường bao gồm:
- Mục tiêu kiểm toán cụ thể của chu trình tiền lương của nhân viên
- Phạm vi kiểm toán: tùy vào rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát mà phạm vi kiểm toán là rộng hay hẹp. Nếu hai rủi ro trên là cao thì phạm vi kiểm toán là rộng và ngược lại.
- Thủ tục kiểm tra và thu thập bằng chứng kiểm toán
- Trên giấy tờ làm việc trình bày chương trình kiểm toán cần ghi tên người thực hiện và thời gian tương ứng khi thực hiện, đồng thời có tham chiếu tới các thông tin liên quan của chu trình.
Trong quá trình thực hiện, chương trình kiểm toán có thể thay đổi để phù hợp với sự thay đổi của DN hoặc những tình huống chưa phát hiện được trước đó.