CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Mazars Việt Nam
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kiểm toán của Công ty TNHH Mazars Việt Nam
Quy mô công ty khách hàng là một yếu tố quan trọng quyết định đến việc tổ chức một đoàn kiểm toán. Số lượng thành viên trong một đoàn kiểm toán thường dao động từ 4-8 thành viên, số lượng này phụ thuộc chủ yếu vào quy mô, tính chất và giá phí kiểm toán mà công ty đã thỏa thuận với khách hàng. Thông thường, đoàn kiểm toán sẽ gồm 1 trưởng phòng kiểm toán, 1 trưởng nhóm kiếm toán và 2-4 trợ lý kiểm toán. Tuy nhiên, xét một cách tổng thể, đoàn kiểm toán được tổ chức theo sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức đoàn kiểm toán của Công ty TNHH Mazars Việt Nam
(Nguồn: tài liệu tổ chức) Ban Tổng giám đốc: Thường đại diện bởi các Giám đốc, là người ký hợp đồng kiểm toán, đem hợp đồng về cho công ty. Trên báo cáo kiểm toán được phát hành thường có 2 chữ ký, một chữ ký của kiểm toán viên và một chữ ký của Giám đốc và người ký sau cùng là Giám đốc, trước khi gửi các báo cáo này tới khách hàng. Vì vậy, Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất cũng như chịu trách nhiệm trực tiếp về báo cáo kiểm toán được phát hành. Giám đốc là người xem xét toàn bộ báo cáo kiểm toán dự thảo, toàn bộ giấy làm việc của đoàn kiểm toán.
Trưởng/Phó phòng kiểm toán (có thể tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp): là người trực tiếp chịu trách nhiệm về toàn bộ hồ sơ kiểm toán phù hợp với báo cáo đã phát hành. Công việc của cấp Trưởng phòng hoặc Phó phòng trong đoàn kiểm toán gồm có: Phê duyệt kế hoạch kiểm toán, khoanh vùng rủi ro, đặc biệt xác định những thủ tục cần thiết đối với các rủi ro; Soát xét giấy làm việc của các phần hành có nhiều rủi ro của các thành viên trong đoàn kiểm toán; Thực hiện xử lý và thảo luận những vấn đề phức tạp với khách hàng; Ký tên trên báo cáo kiểm toán.
Thông thường, Giám đốc và Trưởng/Phó phòng kiểm toán sẽ không trực tiếp tham gia cuộc kiểm toán tại các đơn vị khách hàng. Vào ngày làm việc cuối cùng, Trưởng nhóm kiểm toán sẽ tổng kết những vẫn đề đã được kiểm toán và cùng
Trợ lý kiểm toán Trưởng nhóm kiểm
toán
Trưởng/Phó phòng kiểm toán
Ban Tổng giám đốc Partner
Manager in-charge (SM, M)
Senior in-charge (S1, S2)
Assistant 3
(A3) Assistant 2
(A2) Assistant 1
(A1)
Trưởng/Phó phòng kiểm toán họp và trao đổi với khách hàng về kết quả đạt được sau tuần làm việc của nhóm.
Trưởng nhóm kiểm toán: là quản lý trực tiếp của một đoàn kiểm toán và thường chịu trách nhiệm với các công việc như: Thực hiện và hướng dẫn trợ lý kiểm toán lập kế hoạch kiểm toán, khoanh vùng rủi ro; Phân công công việc cho thành viên trong nhóm kiểm toán, hướng dẫn tạo giấy tờ làm việc; Tiến hành kiểm toán các phần hành có nhiều rủi ro, có tính trọng yếu cao như thuế, hàng tồn kho,…; Tổng hợp các bút toán điều chỉnh, các thuyết minh trên BCTC; Thảo luận, xử lý những vấn đề phức tạp với khách hàng; Soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc của các trợ lý kiểm toán; Phát hành báo cáo kiểm toán.
Trợ lý kiểm toán: Có nhiệm vụ thực hiện lập kế hoạch kiểm toán, khoanh vùng rủi ro kiểm toán cho các khoản mục kiểm toán; Hỗ trợ trưởng nhóm kiểm toán hoàn thành báo cáo kiểm toán và hồ sơ kiểm toán; Thực hiện kiểm toán các phần hành cơ bản, rủi ro thấp và hoàn thành giấy tờ làm việc của các phần hành đó; Luân chuyển báo cáo kiểm toán và hồ sơ kiểm toán lên các cấp để soát xét; Thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan đến cuộc kiểm toán như giấy đi đường, thuê xe, chấm công, lên dữ liệu cho thư xác nhận, theo dõi thư xác nhận từ khách hàng, …
Tại Công ty TNHH Mazars Việt Nam, trợ lý kiểm toán có nhiều cấp bậc khác nhau. Bậc của trợ lý sẽ theo số năm kinh nghiệm. Cụ thể:
- Dưới 1 năm, trợ lý bậc 1 (A1) - Từ 1-2 năm, trợ lý bậc 2 (A2) - Từ 2-4 năm, trợ lý bậc 3 (A3)
Đối với các trợ lý kiểm toán (A3) sẽ được giao các phần hành liên quan đến doanh thu, giá vốn hàng bán. Các trợ lý kiểm toán (A2) sẽ được giao các phần hành liên quan đến các khoản vay, phần hành lương, khoản thu thương mại và phải trả thương mại tại doanh nghiệp. Các trợ lý kiểm toán (A1) có thể được giao các phần hành kiểm toán ít trọng yếu nhất như phần hành liên quan đến Tài sản cố định, chi phí trả trước, chi phí phải trả, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh, chi khác, thu nhập khác, tiền và tương đương tiền, chi phí tài chính, doanh thu tài chính, các khoản đặt cọc ký quỹ, ký cược…
Sau 3-4 năm, trợ lý sẽ được tăng bậc trở thành Trưởng nhóm kiểm toán dựa vào năng lực, kinh nghiệm làm việc cũng như kỹ năng quản lý của mình, và sau đó cần đảm nhiệm những phần công việc phức tạp trong một cuộc kiểm toán. Trong cùng một đoàn, trợ lý bậc cao hơn vừa hoàn thành công việc kiểm toán được giao, vừa có trách nhiệm hướng dẫn, giám sát công việc của trợ lý bậc thấp hơn, tùy thuộc vào sự phân công của trưởng nhóm. Trong nhiều trường hợp khách hàng là các đơn vị nhỏ hoặc còn đang trong giai đoạn đầu tư chưa đi vào hoạt động, những trợ lý bậc cao cũng có thế là trưởng nhóm kiểm toán điều hành công việc của cả đoàn, tuy nhiên việc kí duyệt soát xét báo cáo kiểm toán vẫn phải do một kiểm toán viên thực hiện.
Nhân sự trong đoàn kiểm toán cần có sự thay đổi qua các năm để đảm bảo tính độc lập và minh bạch cho dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Trong trường hợp khách hàng đã kiểm toán năm trước, có thể sắp xếp nhân sự đoàn kiểm toán năm trước trong đoàn để đạt được hiệu quả công việc. Tuy nhiên, trường hợp khách hàng ký hợp đồng từ 3 năm liên tục trở lên, thì cứ sau 3 năm Công ty sẽ thay đổi:
- Kiểm toán viên hành nghề chịu trách nhiệm kiểm toán và ký tên trên BCKT - Người chịu trách nhiệm ký báo cáo kiểm toán là Giám đốc (hoặc uỷ quyền)
Thành phần các nhóm kiểm toán cũng được luân chuyển để đảm bảo sự đánh giá đúng của Trưởng nhóm với các trợ lý kiểm toán, cũng như sự tiếp xúc đa dạng với khách hàng, nâng cao khả năng làm việc của các thành viên. Tuy nhiên, thời gian luân chuyển đoàn kiểm toán cũng phụ thuộc vào nguồn lực hiện tại của phòng Kiểm toán.