CHƯƠNG 1: KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN
1.3. Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC
1.3.2. Thực hiện kiểm toán
Thực hiện kiểm toán là quá trình triển khai một cách chủ động kế hoạch kiểm toán cũng như vận dụng các phương pháp kĩ thuật kiểm toán thích hợp với từng đối tượng khách hàng để thu thập bằng chứng kiểm toán nhằm đưa ra kết luận kiểm toán một cách đúng đắn. Giống như việc thực hiện kiểm toán các khoản mục khác, chương trình kiểm toán tiền lương của nhân viên cũng áp dụng các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
1.3.2.1. Thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình tiền lương và nhân viên có thể được KTV thực hiện bằng cách đề ra các mục tiêu kiểm soát trên từng mục tiêu KSNB và tiến hành kiểm tra xem các mục tiêu đó có được thỏa mãn hay không.
Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu
Các thử nghiệm kiểm soát
1. Tính hiện hữu (tính có thực): Các nghiệp vụ tiền lương, các khoản chi phí tiền lương và khoản tiền lương chưa thanh toán thực sự tồn tại.
- Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận nhân sự và bộ phận tiền lương.
- Việc phê duyệt các quyết định lương, thưởng, làm thêm giờ, hợp đồng lao động, thay đổi nhân sự,…
- Cách theo dõi, ghi chép, giám sát thời gian lao động: sử dụng máy chấm công, có nhân viên giám sát và quản lý máy chấm công,…
- NLĐ ký nhận khi nhận tiền thanh toán lương
- Kiểm tra nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các bộ phận trong chính sách của công ty, đồng thời quan sát công việc của họ.
- Kiểm tra dấu vết kiểm soát trên các chứng từ liên quan.
- Chọn mẫu một vài nhân viên mới và nhân viên đã nghỉ việc trong năm để đảm bảo việc ghi chép trên sổ sách là chính xác.
hàng kỳ (nếu thanh toán bằng tiền mặt).
- Quan sát hoặc phỏng vấn để biết cách thức chấm công của DN.
- Kiểm tra đầy đủ chữ ký người nhận lương trên bảng thanh toán.
2. Tính chính xác và tính đánh giá: Các nghiệp vụ tiền lương và các số dư liên quan được ghi chép, tính toán đúng và hợp lệ.
Kiểm soát độc lập quá trình chấm công và quá trình lập bảng tính lương và hạch toán.
Kiểm tra, so sánh, đối chiếu giữa bảng chấm công, bảng tính lương và sổ cái của một vài tháng.
3. Tính đầy đủ: Tất cả các nghiệp vụ tiền lương và các số dư liên quan đã được ghi chép đầy đủ.
- Các hợp đồng, quyết định lao động và các chứng từ liên quan đều được đánh số và ghi chép.
- Hồ sơ nhân sự được lưu tại hai nơi là phòng nhân sự và phòng kế toán.
- Kiểm tra tính liên tục của các hợp đồng, quyết định lao động và các chứng từ liên quan.
- Kiểm tra, đối chiếu một số mẫu hồ sơ nghi vấn tại hai nơi lưu trữ.
4. Quyền và nghĩa vụ: DN có nghĩa vụ thanh toán đủ lương cho NLĐ và nộp đủ các khoản trích theo lương cho cơ quan quản lý.
Tính toán và đối chiếu giá trị các khoản phải trả NLĐ và phải trả khác với các sao kê ngân hàng hoặc bảng thanh toán lương và các chứng từ quyết toán với cơ quan quản lý.
Kiểm tra biên bản đối chiếu hàng kỳ của kế toán.
5. Tính đúng kỳ: Các chi phí lương và các khoản trích theo lương được ghi nhận đúng kỳ phát sinh.
Tất cả nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, sự thay đổi về mức lương và các khoản giảm trừ phải
Xác định một số nhân viên mới hoặc nghỉ việc để tiến hành kiểm tra tài liệu thông báo sự thay đổi.
được nhanh chóng báo cáo tới bộ phận tiền lương và những sự thay đổi đó cần được cập nhật kịp thời trên chứng từ tiền lương.
6. Phân loại và trình bày:
Các nghiệp vụ ghi nhận đúng tài khoản, tuân thủ theo chế độ, chuẩn mực hiện hành.
- DN có hệ thống tài khoản hạch toán rõ ràng.
- Hạch toán phân bổ chi phí tiền lương đúng bộ phận sử dụng NLĐ và nhất quán giữa các năm.
- Kiểm tra bảng hệ thống tài khoản của DN.
- Xem xét cách thức phân bổ chi phí tiền lương vào từng bộ phận của DN, phân loại nào nếu cần thiết.
1.3.2.2. Thử nghiệm cơ bản
Sau khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát, nếu KSNB của khách hàng hoạt động tốt, các giấy tờ và chứng từ của đơn vị được thực hiện nhất quán và chính xác…thì các thử nghiệm cơ bản sẽ được giảm bớt và ngược lại. Thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết tiền lương.
• Thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích đòi hỏi nhiều sự phán đoán nghề nghiệp của KTV. Thủ tục này dùng để đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương.
KTV kết hợp các biến tài chính và phi tài chính để xây dựng nên mô hình phân tích bằng cách thực hiện: so sánh số liệu các khoản chi phí lương với các niên độ kế toán trước; so sánh tỷ lệ chi phí tiền lương trong giá thành sản xuất hoặc doanh thu giữa kỳ này với kỳ trước nhằm khẳng định tính hợp lý về cơ cấu chi phí giữa các kỳ kế toán; so sánh số dư các tài khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ giữa các kỳ kế toán nhằm phát hiện các sai sót trong hạch toán các khoản trích theo lương.
Dấu hiệu bất thường trong khi phân tích có thể do nhiều nguyên nhân như: số dư các tài khoản trong chu trình lương chứa đựng sai sót hoặc có thể bất thường hình
thành từ chính ước tính trong phân tích. Bởi vậy, bất kỳ một sự bất thường nào lớn phát sinh cũng cần phải điều tra, phỏng vấn kế toán của đơn vị được kiểm toán để có lời giải thích hợp lý nhất. Nếu không có lời giải thích hợp lý, KTV phải xem xét lại các ước tính của mình. Nếu vẫn còn không thoả đáng thì giải quyết bằng thủ tục kiểm tra chi tiết số liệu.
• Thủ tục kiểm tra chi tiết
Đối tượng thực hiện kiểm tra chi tiết đối với chu trình tiền lương của nhân viên bao gồm: số dư tài khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản phải trả công nhân viên (TK 334); tài khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338, 3382 – KPCĐ, 3383 - BHXH, 3384 - BHYT, 3386 – BHTN) và các tài khoản chi phí (TK 622, 627, 641, 642).
Các thủ tục kiểm tra chi tiết sẽ được giảm bớt nếu sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát và thủ tục phân tích cho thấy KSNB của khách hàng hoạt động tốt, các khoản chi phí tiền lương và trích theo lương được đánh giá là hợp lý và ít biến động qua các năm,…và ngược lại.
Mục tiêu của các thử nghiệm cơ bản trong quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên là kiểm tra xem các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ có được thanh toán và ghi sổ đẩy đủ, chính xác và đúng kỳ hay không.
Kiểm tra chi tiết TK 334: Trước khi tiến hành kiểm tra chi tiết số dư TK 334 (phải trả CNV), KTV phải hiểu rõ về các chính sách, cách tính lương và chế độ thanh toán lương của công ty khách hàng. Bên cạnh đó, tính nhất quán của các chính sách về tiền lương qua các kỳ kế toán cũng cần được xem xét. Thông thường, kế toán lương sẽ thực hiện tính lương, thủ quỹ căn cứ vào bảng tính lương của kế toán lương để tiến hành chi lương, KTV cũng cần phải đối chiếu giữa sổ sách hạch toán với bảng tính lương của kế toán tiền lương. Đồng thời, KTV kiểm tra chi tiết số dư tài khoản 334 bằng cách tính lại tiền lương dựa trên bảng chấm công và bảng tính lương được cung cấp từ khách hàng để khẳng định độ tin cậy. Đối với các khoản tiền thưởng cộng dồn, KTV cần xem xét tính kịp thời, chính xác trong việc ghi sổ kế toán thông qua đối chiếu với các quyết định của ban quản lý, BGĐ.
Kiểm tra chi tiết tài khoản 338: KTV kiểm tra căn cứ trích khoản SHUI và KPCĐ được trích tại đơn vị dựa trên quỹ lương cơ bản hay quỹ lương thực trả, đối chiếu với thông báo của cơ quan bảo hiểm. Ngoài ra, KTV cũng có thể tính toán lại khoản trích theo lương dựa trên thông báo đóng bảo hiểm và nhân với tỷ lệ trích theo quy định hiện hành, riêng đối với KPCĐ (TK 3382) KTV có thể ước tính từ quỹ lương đã được kiểm toán rồi nhân với tỷ lệ trích từ quỹ lương là 2%. Qua đó, so sánh với số đơn vị trích trên sổ sách nhằm khẳng định số phát sinh và số dư cuối kỳ của đơn vị là hiện hữu và chính xác. Đồng thời, KTV cần chú ý đối chiếu việc thanh toán các khoản đó, tính toán lại và xem xét thời hạn thanh toán.
Kiểm tra chi tiết các tài khoản chi phí tiền lương: Thủ tục thường được KTV thực hiện là so sánh chi phí kỳ này với các kỳ trước, kiểm tra tính chính xác, nhất quán trong việc phân bổ chi phí tiền lương (hướng vào việc chi trả tiền lương do làm tăng ca, thêm giờ, điều tra tổng số giờ tăng ca, thêm giờ này). KTV cần nhanh chóng tiến hành phỏng vấn, điều tra nhân viên để tìm ra lý do chênh lệch, dấu hiệu bất thường nếu có. Việc cuối cùng là KTV xem xét quy trình hạch toán các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương trên sơ đồ tài khoản có đúng hay không.