CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.3. Khái quát về kiểm toán đối với khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý
1.3.2. Thực hiện kiểm toán đối với khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý
1.3.2.1. Thủ tục đánh giá kiểm soát nội bộ
Để đánh giá kiểm soát nội bộ đối với khoản mục CPBH và CPQLDN, cần tiến hành theo các bước:
Bước 1: Tìm hiểu KSNB đối với khoản mục CPBH và CPQLDN của đơn vị.
KTV thu thập các văn bản, tài liệu liên quan đến KSNB các khoản mục chi phí của đơn vị khách hàng như quy định duyệt chi, định mức chi, chính sách lương, thưởng, phụ cấp, văn bản quy định cách hạch toán,… KTV tiến hành so sánh quy trình thực tế của doanh nghiệp đối với quy trình lý tưởng mà KTV hình dung để đánh giá và kết luận thiết kế của KSNB của khách hàng là mạnh hay yếu.
Bước 2: Đánh giá tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ:
Bước này được thực hiện nếu bước 1 kết luận rằng KSNB về mặt thiết kế của khách hàng được coi là mạnh. Trên cơ sở thông tin đã tìm hiểu được và các kỹ thuật như kỹ thuật điều tra, quan sát, phỏng vấn, thực hiện lại, kiểm tra từ đầu đến cuối, KTV tiến hành thử nghiệm kiểm soát để xem xét sự vận hành diễn ra như thế nào:
- Xem xét các chính sách, quy định của khách hàng đối với việc hạch toán chi phí và kiểm tra thực tế công việc có được tiến hành như quy định của đơn vị hay không đồng thời so sánh với chế độ hiện hành.
27
- Kiểm tra sự phê duyệt các khoản chi đặc biệt, đảm bảo các khoản chi phải được phê duyệt đầy đủ và phải hợp lý. Ngoài ra, cần phải kiểm tra định kỳ để đảm bảo các khoản chi hợp lý, hợp lệ và hợp pháp.
- Xem xét dấu hiệu kiểm tra của HTKSNB đối với việc tập hợp và ghi sổ, cộng dồn và kết chuyển chính xác. Ngoài ra, cần phải kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ đối với việc đối chiếu chi phí trên sổ chi tiết và sổ cái
- Kiểm tra tính kịp thời của việc ghi sổ của CPBH, CPQLDN.
- Ngoài ra, phỏng vấn những người có trách nhiệm để tìm hiểu quy định phân loại chi phí trong doanh nghiệp đồng thời kiểm tra hệ thống tài khoản và sự phân loại sổ sách; Thêm vào đó phải kiểm tra trình tự ghi sổ và dấu hiệu của hệ thống KSNB.
1.3.2.2. Thủ tục phân tích
Mục tiêu của thủ tục phân tích giai đoạn này là giúp cho KTV có cái nhìn tổng quan hơn về từng khoản mục chi phí cụ thể để đánh giá chi phí nào là chi phí phát sinh thường xuyên, chi phí nào là chi phí lần đầu phát sinh, biến động của chi phí qua từng tháng, giải thích được nguyên nhân của các biến động bất thường, mặt khác giúp thu hẹp phạm vi kiểm toán, tiết kiệm thời gian và tránh để KTV sa ngã vào những nghiệp vụ cụ thể.
Tùy vào đặc điểm của từng doanh nghiệp, mức chi phí kiểm toán và thời gian kiểm toán, KTV có thể lựa chọn thực hiện các thủ tục sau:
- Lập bảng tổng hợp và so sánh CPBH, CPQLDN của kỳ này và kỳ trước. So sánh các chi phí này giữa các tháng, quý, năm với nhau. Đồng thời, so sánh các khoản mục chi phí này giữa thực tế phát sinh và dự đoán trên kế hoạch. Mọi nguyên nhân của sự biến động bất thường cần được tìm hiểu, làm rõ và xem xét tính hợp lý.
- Tính tỷ trọng và so sánh các khoản mục chi phí bên trong CPBH, CPQLDN như chi phí nhân viên, chi phí khấu hao, chi phí vật liệu,… trên tổng CPBH, CPQLDN để đánh giá mức trọng yếu của từng loại chi phí và đánh giá được mức độ biến động của chúng.
28
- So sánh số liệu CPBH, CPQLDN trên BCTC của doanh nghiệp tại kỳ này và số liệu KTV đã ước tính (ước tính này dựa trên số liệu kỳ trước và tỷ lệ thay đổi của doanh thu giữa hai kỳ) nhằm phát hiện ra những biến động bất thường.
- Phân tích các thông tin phi tài chính (giá cả của sản phẩm, chính sách tăng lương, lương tối thiểu theo vùng,…) ảnh hưởng tới số liệu CPBH và CPQLDN trên BCTC của đơn vị khách hàng.
1.3.2.3. Kiểm tra chi tiết
Các thủ tục kiểm tra chi tiết thường được sử dụng đối với khoản mục CPBH và CPQLDN tương ứng với các mục tiêu là:
- Hiện hữu
+ Lập bảng kê chi tiết các khoản mục chi phí hoạt động và đối chiếu tổng chi phí với sổ cái.
+ Đọc lướt sổ cái để xác định các nghiệp vụ bất thường, các giao dịch có biến động bất thường được xác định trong quá trình phân tích và kiểm tra chứng từ gốc đối với toàn bộ các nghiệp vụ này để đảm bảo các khoản chi phí này là có thực.
+ Chọn mẫu các nghiệp vụ trên sổ chủ yếu là chi phí dịch vụ mua ngoài và bằng tiền khác (thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn) để kiểm tra chứng từ gốc.
- Đầy đủ
+ Đối chiếu số lượng bút toán trên tài khoản 641, 642 với các bút toán trên các tài khoản đối ứng.
+ Đối chiếu quy định về định mức tiêu thụ đối với các khoản chi thực tế đã phát sinh tại đơn vị.
- Đánh giá và phân bổ
+ Đánh giá tính hợp lý của các tiêu thức phân bổ các khoản chi phí gián tiếp vừa thuộc CPBH, vừa thuộc CPQLDN, chi phí sản xuất.
+ Đối chiếu các khoản mục chi phí hoạt động đã được kiểm toán ở các phần hành khác như: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, …
29
+ Đọc sổ chi tiết, sổ cái TK641, TK642 để kiểm tra việc ghi nhận và phân loại chi phí hoạt động theo khoản mục của doanh nghiệp có phù hợp với chế độ kế toán hiện hành hay không.
- Chính xác:
+ Đối chiếu số liệu tổng quát giữa tổng số phát sinh và sổ cái.
+ KTV chọn mẫu và tính toán, đánh giá lại giá trị ghi sổ nghiệp vụ có đúng không; tính toán lại số tổng phát sinh.
- Đúng kỳ
+ Đối chiếu ngày hạch toán với ngày chứng từ xem có khớp với nhau không.
+ Chọn các nghiệp vụ phát sinh vào ngày kết thúc niên độ kế toán và các nghiệp vụ phát sinh ngay sau ngày kết thúc niên độ để đảm bảo rằng chi phí được ghi nhận đúng kỳ.
- Trình bày và thuyết minh: Kiểm tra việc trình bày, công bố thông tin chi phí hoạt động trên BCTC có phù hợp với chế độ kế toán và nhất quán với số liệu trên sổ sách kế toán không.