CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
1.3 Hệ thống kế toán trách nhiệm trong mối quan hệ với cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
1.3.1 Về phân cấp quản lý
Hệ thống KTTN gắn liền với sự tồn tại và phát triển của sự phân cấp về quản lý. Một tổ chức có sự phân quyền, khi có quyền ra quyết định và trách nhiệm được trải rộng trong toàn tổ chức. Các cấp quản lý khác nhau được quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm với phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của họ. Hoạt động của tổ chức gắn liền với hệ thống quyền hạn, trách nhiệm của tất cả các bộ phận thành viên. ( Phạm Văn Đăng, 2011).
Hơn nữa, kiểm soát chi phí luôn là vấn đề hàng đầu của các nhà quản trị, để kiểm soát được chi phí đòi hỏi nhà quản trị phải có những công cụ quản lý tài chính phù hợp, KTTN chính là công cụ hữu ích để quản lý. Hơn nữa một nhà quản trị không thể thâu tóm và phát huy được năng lực ở tất cả các l nh vực, bộ phận trong doanh nghiệp, mà cần phải có sự phân quyền để quản lý có hiệu quả.
Sự phân cấp quản lý gắn liền với việc xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận. Việc phân cấp quản lý sẽ là cơ sở giúp cho hệ thống KTTN đánh giá được thành quả của các cấp quản lý ở các bộ phận. Ngoài ra, khi hệ thống KTTN
thiết lập được hệ thống các chỉ tiêu, công cụ báo cáo thành quả hữu hiệu ở từng bộ phận đó chính là góp phần hoàn thiện việc phân cấp quản lý trong tổ chức.
Trong một tổ chức phân quyền dẫn đến hình thành các trung tâm trách nhiệm. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận phụ thuộc cơ cấu tổ chức quản lý của một tổ chức mà người quản lý ở đó có quyền và chịu trách nhiệm đối với kết quả tài chính của các hoạt động thuộc phạm vi mình quản lý.
Một hệ thống KTTN được ghi nhận bởi một vài trung tâm trách nhiệm. Có những trung tâm trách nhiệm cho mỗi vùng hoặc mỗi cấp độ thuộc l nh vực quản lý và có những báo cáo được thực hiện cho mỗi trung tâm. Báo cáo về trung tâm trách nhiệm chỉ bao gồm chi phí và doanh thu mà người quản lý của trung tâm có thể kiểm soát được. Nếu người quản lý không thể kiểm soát được doanh thu và chi phí sẽ không có báo cáo quản trị riêng biệt.
(Nguồn: Kế toán quản trị, Huỳnh Lợi, 2009 ) Sơ đồ 1.1. Kế toán trách nhiệm mối quan hệ với cơ cấu tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức
quản lý
Hệ thống kế toán trách nhiệm
Chỉ tiêu đánh giá
Đại diện chủ sở hữu vốn – Hội đồng
quản trị
Tổng công ty, các công ty, chi nhánh
độc lập
Các chi nhánh bộ phận bán hàng
Các đơn vị bộ phận sản xuất
Trung tâm đầu tư
Trung tâm lợi nhuận ( trung tâm kinh
doanh)
Trung tâm doanh thu
Trung tâm chi phí
- RI
- ROI
- Lợi nhuận
- Tỷ suất lợi nhuận trên vốn
- Doanh thu - Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu
- Chi phí
- Tỷ lệ chi phí trên doanh thu
Sơ đồ 1.1 cho thấy trung tâm trách nhiệm là một bộ phận phụ thuộc cơ cấu tổ chức quản lý của một tổ chức mà người quản lý ở đó có quyền và chịu trách nhiệm đối với kết quả tài chính của các hoạt động thuộc phạm vi mình quản lý. Đồng thời cơ cấu tổ chức của một công ty cho thấy quyền hạn của các nhà quản trị ở công ty đó, nó phản ánh sinh động cấp bậc trách nhiệm đối với mục đích kiểm soát thành quả quản lý của một tổ chức.
Trong hệ thống KTTN, một mạng lưới thông tin được thiết lập trong một tổ chức nhằm thu thập và báo cáo các thông tin về hoạt động của từng trung tâm trách nhiệm. Hệ KTTN được sử dụng để lập các dự toán theo từng trung tâm trách nhiệm và các báo cáo về kết quả thực hiện theo từng trung tâm trách nhiệm. Các báo cáo này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin riêng biệt của từng nhà quản trị.
1.3.2 Các trung tâm trách nhiệm
Hệ thống KTTN có 4 trung tâm trách nhiệm gồm: Trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư.
Trung tâm chi phí (Cost Center):
Là cấp quản lý chỉ có thể kiểm soát sự phát sinh chi phí. Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ có quyền điều hành quản lý các chi phí phát sinh thuộc bộ phận mình quản lý. Trung tâm chi phí có thể là bộ phận (phân xưởng, đội, tổ…) hoặc từng giai đoạn hoạt động ( giai đoạn làm thô, giai đoạn cắt gọt, giai đoạn đánh bóng,…).
Bất kỳ nhà quản lý trung tâm chi phí nào cũng đều mong muốn bộ phận mình hoạt động ở mức chi phí thấp nhất để tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt được điều đó nhà quản trị cần tìm hiểu được nguồn gốc phát sinh chi phí từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp để kiểm soát chi phí. Theo tính chất của chi phí và để đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm chi phí, người ta chia trung tâm chi phí thành hai loại: Trung tâm chi phí định mức (hay còn gọi là trung tâm chi phí tiêu chuẩn) và trung tâm chi phí tùy ý (hay còn gọi là trung tâm chi phí dự toán)
- Trung tâm chi phí định mức (Standard Cost Center): Là trung tâm có chi phí đầu vào được xác định tương ứng với đầu ra là các sản phẩm, dịch vụ. Thông thường chi phí định mức được xác định để tính mức hiệu quả của công việc, tức bằng cách xác định tỷ số giữa đầu ra và đầu vào.
- Trung tâm chi phí tùy ý (Discretionary Expense Center): Là trung tâm có chi phí không xác định được mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra, hay không thể tính được đầu ra một cách rõ ràng. Chẳng hạn như trung tâm chi phí là khối hành chính sự nghiệp, bộ phận nghiên cứu phát triển, hoạt động tiếp thị và khuyến mãi, kho bãi… Công ty thường kiểm soát các bộ phận này bằng cách giám sát nguồn lực cung cấp như: con người, thiết bị, chi phí vật dụng…
Trung tâm doanh thu (Revenue center):
Trung tâm doanh thu là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ có trách nhiệm với doanh thu cần tạo ra, không chịu trách nhiệm với lợi nhuận và vốn đầu tư. Trung tâm doanh thu có quyền quyết định công việc bán hàng trong khung giá cả cho phép để tạo ra doanh thu cho DN.
Trung tâm này thường được gắn với bậc quản lý cấp trung hoặc cấp cơ sở, đó là bộ phận kinh doanh trong đơn vị như các chi nhánh tiêu thụ, khu vực tiêu thụ, cửa hàng tiêu thụ, nhóm sản phẩm...
Trung tâm này phải có chính sách bán hàng, không chỉ dựa trên tình hình thị trường mà còn dựa trên giá thành, chi phí và các mục tiêu lâu dài của công ty.
Trung tâm lợi nhuận ( Profit center) :
Cấp quản lý có thể kiểm soát được cả doanh thu, chi phí và tất nhiên cả lợi nhuận.
Trung tâm trách nhiệm này thường là ở bậc quản lý cấp trung, đó là giám đốc điều hành trong công ty, các đơn vị kinh doanh trong tổng công ty như các công ty phụ thuộc, các chi nhánh,... Nếu nhà quản lý không có quyền quyết định mức độ đầu tư tại trung tâm của họ thì tiêu chí lợi nhuận được xem là tiêu chí thích hợp nhất để đánh giá kết quả thực hiện của trung tâm này.
Trung tâm đầu tƣ ( Invertment center)
Cấp quản lý có thể kiểm soát được, doanh thu, chi phí và cả vốn đầu tư.
Trung tâm này là một bộ phận trách nhiệm có quyền lực cao nhất trong tổ chức như: Hội đồng quản trị, tổng công ty, các công ty…Trong một doanh nghiệp, trung tâm đầu tư thường được tổ chức gắn liền với bộ phận đại diện chủ sở hữu vốn.