CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ TRƯỜNG HẢI
3.3 Giải pháp hoàn thiện các chỉ tiêu được sử dụng tại trung tâm
3.3.2 Giải pháp hoàn thiện các chỉ tiêu và báo cáo đánh giá thành quả tại các trung tâm trách nhiệm
3.3.2.2 Hoàn thiện các chỉ tiêu tại trung tâm doanh thu
Để giải quyết những khó khăn làm ảnh hưởng đến hiệu quả của trung tâm như:
rủi ro bán hàng, rủi ro công nợ, rủi ro giao nhận, rủi ro về pháp lý…công ty cần có giải pháp như : Quản trị song hành giữa khối tài chính - kế toán với hệ thống bán hàng, công nợ, giao nhận vận chuyển. Tăng cường công tác pháp lý.
Giải pháp ngăn chặn rủi ro bán hàng, rủi ro công nợ, rủi ro giao nhận, rủi ro về pháp lý
Thứ nhất, quản lý song hành khối tài chính - kế toán với khối bán hàng (khối phân phối và khối bán lẻ), thì Thaco cần tập trung vào:
- Quản lý song hành giá bán.
+ Khối tài chính – kế toán: Quản trị tổng giá thành phân phối và tính hiệu quả lợi nhuận theo dòng xe kịp thời để tác nghiệp với sản xuất và kinh doanh. Tham gia xây dựng và hoàn thiện hệ thống chính sách bán hàng, song hành kiểm soát giá bán xuyên suốt chuỗi giá trị, đảm bảo tuân thủ các quy định của luật thuế về chuyển giá.
+ Khối phân phối: Quy định giá bán cạnh tranh, đảm bảo tỷ suất lợi nhuận gộp, LN hoạt động, LN ròng cho từng dòng xe. Xây dựng cơ chế kiểm soát, phê duyệt giảm giá, hoa hồng, ngân sách marketing, khuyến mãi.
- Quản lý tồn kho
+ Khối tài chính – kế toán: Quản trị tốt kế hoạch đặt hàng-bán hàng-tồn kho.
Quản lý tồn kho (xe, thùng và phụ tùng) tối ưu từ cung ứng đến thành phẩm, áp dụng phần mềm quản lý tồn kho tại từng thời điểm, trên cơ sở mã sản phẩm thống nhất
+ Khối phân phối: Có kế hoạch đặt hàng – bán bàng – tồn kho. Theo dõi luân chuyển hàng hóa, tồn kho xe để phục vụ cho công tác bán hàng.
Thứ hai, quản lý song hành khối tài chính - kế toán với khối bán hàng, Thaco cần tập trung:
- Song hành quản lý công nợ
+ Khối tài chính – kế toán: Bộ phận Kế toán bán lẻ tại khu vực thực hiện quản lý công nợ các đại lý.
+ Khối bán lẻ: Xác định hạn mức công nợ đối với Showroom và Đại lý.
- Quản trị giá thành và kinh doanh thùng
+ Khối tài chính – kế toán: Tham gia xây dựng giá thành thùng và QTKD thùng theo định hướng tổ chức lắp ráp mảng thùng rời, cung cấp từ Chu Lai.
+ Khối bán lẻ: Kinh doanh hiệu quả đối với hoạt động thùng, xử lý các thùng rời, tồn.
- Đối với thông tin quản trị
+ Khối tài chính – kế toán: Đào tạo trích xuất dữ liệu từ Bravo, tích hợp và phân tích số liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo đơn vị, theo dòng xe; theo mảng hoạt động tại Showroom, khu vực.
+ Khối bán lẻ: Theo dõi kết hợp phần mềm Bravo cho công tác quản trị bán hàng.
- Song hành quản lý dịch vụ phụ tùng
+ Khối tài chính – kế toán: Nâng cao năng lực nhân sự Kế toán DV-PT, chủ động tham gia quản trị tại xưởng, tính toán kịp thời và chính xác số liệu kế toán phục vụ kinh doanh dịch vụ phụ tùng.
+ Khối bán lẻ: Quản trị giá thành dịch vụ - phụ tùng. Kiểm soát tồn kho, đặt hàng, bảo hành bảo dưỡng. Tăng cường hoạt động kinh doanh bảo hiểm.
Đối với công tác giao nhận vận chuyển
Rủi ro kinh doanh trong khâu giao nhận vận chuyển. Hệ quả là không tận dụng tối đa năng lực vận chuyển sẵn có, chưa đồng bộ kế hoạch kinh doanh, kế hoạch điều phối; chi phí điều chuyển cao. Để hạn chế rủi ro trong các khâu phân phối, giao nhận vận chuyển, Công ty cần phải chia nhỏ quản trị chuyên biệt theo dòng xe.
Tăng cường công tác pháp lý
Nhiều nội dung tư vấn chưa phù hợp với đặc thù kinh doanh của Thaco, chưa triển khai được chương trình đào tạo pháp luật nội bộ và chương trình kiểm tra tuân thủ định kỳ. Thủ tục pháp lý còn chậm, chưa rút ngắn được thời gian giải quyết so với quy định Nhà nước. Chưa thực hiện được công tác xác minh, kiểm tra và giải
quyết khiếu nại, tố cáo trong nội bộ. Đã làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh của Thaco trong điều kiện hội nhập AFTA. Việc nâng cao chất lượng, tính chuyên biệt của công tác tư vấn pháp lý, tăng cường công tác pháp lý mang tính chuẩn mực và hiệu quả là giải pháp cấp bách đặt ra đối với Thaco hiện nay, cần tập trung vào:
Thứ nhất, phải đẩy mạnh hoạt động tư vấn và hỗ trợ thiết lập hệ thống thông tin pháp lý quản trị sản xuất cho các nhà máy sản xuất – lắp ráp, các đơn vị và các văn phòng trên toàn hệ thống.
Để làm được điều này Thaco phải thường xuyên cũng như định kỳ cập nhật chính sách, tư vấn nghiệp vụ thuế, tài chính-kế toán nhằm giảm thiểu rủi ro kinh doanh cho công ty, trên cơ sở đó xây dựng được các giải pháp quản trị rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Rủi ro kinh doanh ở công ty xảy ra ở các khâu sau:
Thứ hai, hoạt động kiểm toán cần phải được triển khai kiểm toán toàn diện các hoạt động tại 15 đơn vị trực thuộc tại KPH và hỗ trợ rà soát kê khai quyết toán thuế tại 10 đơn vị, kiểm toán chuỗi qui trình xuyên suốt từ thu mua – tồn kho – sản xuất – vận chuyển. Công ty cần phải nâng cấp tiêu chuẩn kiểm toán đáp ứng xu thế liên doanh/liên kết và hội nhập khu vực. Để phát hiện và khuyến cáo kịp thời các rủi ro trong chuỗi giá trị hoạt động SXKD.
Công ty nên đánh giá định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuỗi giá trị và quyền chủ sở hữu đầu tư chuẩn mực Kế toán – Kiểm toán để tư vấn thiết lập các hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế về môi trường, sức khỏe & an toàn lao động, quản trị rủi ro, quản lý tài sản, quản lý thông tin.
Với hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp Thaco kiểm soát tốt rủi ro toàn diện có khả năng phát sinh trong hệ thống thì Thaco phải kiểm toán tuân thủ toàn diện các hoạt động kinh doanh của hệ thống Phân phối và Bán lẻ. Nhờ đó mới tham vấn các chính sách kinh doanh và quản trị nguồn lực nhằm nâng cao năng lực quản trị hệ thống, thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu theo từng thời kỳ kinh doanh và tham vấn giải pháp tạo giá trị gia tăng trong chuỗi giá trị kinh doanh.
Thứ ba, cần phải rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Nâng cao chất lượng công tác thanh tra kiểm tra và giải quyết hiệu quả các vụ án, vụ việc.
Hoàn thành thủ tục pháp lý dự án, đảm bảo rút ngắn thời gian so với quy định. Tổ chức tập huấn về quy định nội bộ và đào tạo pháp luật tại các đơn vị. Triển khai và đẩy mạnh chương trình kiểm tra tuân thủ và thanh tra nội bộ tại các khu vực. Giải quyết dứt điểm các vụ án tồn đọng như: Kia Đà Nẵng, Bình Triệu, Mobihome.
Thứ tư, Ban lãnh đạo Thaco cần nhận thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng của công tác pháp chế, ban hành các chính sách, nội quy, quy chế trong quản lý hoạt động kinh doanh; Thaco lựa chọn nhân sự phù hợp với quy chế quản trị công ty, nhất là phải sớm đào tạo và bố trí các nhân sự chuyên trách hạn chế kiêm nhiệm để nhân sự không bị chi phối và làm việc mang tính chuyên nghiệp hơn.
Hệ thống báo cáo đánh giá thành quả trách nhiệm tại trung tâm Hệ thống báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu cũng mới chỉ áp dụng ở trên tổng công ty. Nên các thông tin cung cấp cho nhà quản trị đánh giá để đưa ra quyết định chưa được chính xác. Hơn nữa, để đánh giá trách nhiệm, kết quả hoạt động của trung tâm doanh thu thường căn cứ vào việc đánh giá doanh thu thực tế so với dự toán ban đầu. Nhưng qua số liệu khảo sát cho thấy kết quả đánh giá mức độ ảnh hưởng của chỉ tiêu: “So sánh Chênh lệch giữa DT thực tế và DT dự toán”
không đồng bộ và chưa cao. Có 40% nhà nhà quản trị đánh giá ở mức độ bình thường, có 7,3% nhà quản trị đánh giá không ảnh hưởng và 4,7% đánh giá là rất không ảnh hưởng. Để khắc phục hạn chế này nhà quản trị trung tâm sử dụng chỉ tiêu đánh giá chênh lệch giữa doanh thu thực tế so với dự toán cho các báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm trên toàn hệ thống từ các đơn vị thành viên, chi nhánh cho đến tổng công ty. Nhà quản trị trung tâm có thể áp dụng theo các báo cáo (Phụ lục 8, phụ lục 9)