CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1. Tổng quan về hệ thống KSNB
1.1.4 Các bộ phận cấu thành của HTKSNB theo INTOSAI
Định nghĩa: Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập các khuôn phép nề nếp, kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức.
Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm trong việc “tạo không khí” cho tổ chức. Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập và thông tin bằng văn bản các quy trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu chuẩn cư xử. Ngoài ra, họ cũng nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ cư xử đúng mực để cán bộ, nhân viên làm gương đồng thời yêu cầu mọi người trong tổ chức đều phải tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra;
Các yếu tố của môi trường kiểm soát và vai trò của các yếu tố:
Sự liêm chính và giá trị đạo đức: Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và cán bộ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ nhân viên. Đồng thời, phải cho tất cả mọi người thấy được tinh thần này trong sứ mạng và tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức thông qua các văn bản chính thức;
Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết nhằm đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu. Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB, trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. Có thể khẳng định rằng mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ;
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: được thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Và ngược lại.
Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Tạo dựng được cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng thì cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của từng đơn vị;
Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn cán bộ nhân viên. Khả năng, sự tin cậy của cán bộ nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao. Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, sự trung thực và các giá trị đạo đức,…
Có thể nói tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB. Tuy nhiên môi trường kiểm soát tốt không đồng nghĩa là hệ thống KSNB mạnh. Bởi nó chỉ là một trong những bộ phận hợp thành nên HT KSNB.
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro
Mọi hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và rất khó để kiểm soát được tất cả. Do đó, người quản lý phải đánh giá rủi ro. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những sự kiện tạo nên rủi ro, ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị, qua đó xác lập các biện pháp thích hợp để đối phó với rủi ro. Các yếu tố đánh giá rủi ro bao gồm:
– Nhận diện rủi ro sau khi xác định các mục tiêu: Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó. Với mỗi một mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên được nhận diện. Khi nhận diện rủi ro cần bao quát cả rủi ro bên trong và rủi ro bên ngoài;
– Phân tích rủi ro: Là sự sắp xếp thứ tự các rủi ro sau khi đã nhận diện nó và để sắp xếp thứ tự các rủi ro, trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy ra của các rủi ro. Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro. Việc sắp xếp thứ tự các rủi ro giúp các phòng ban tập trung vào giải quyết các rủi ro có ảnh hưởng đáng kể. Trên thực tế không thể loại bỏ hết tất cả rủi ro mà chỉ giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ chấp nhận được. Để làm được điều này, cấp quản lý trước hết cần đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của đơn vị;
– Đối phó rủi ro: Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro bao gồm: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế của rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp rủi ro cần được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp.
Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro cần ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí. Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ chính sách của nhà nước, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ.
1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro, đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị. Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính
sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc chung làm cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Và thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát.
Xét về mục đích, hoạt động kiểm soát được chia thành 2 loại: Kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện. Kiểm soát phòng ngừa là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu khả năng xảy ra gian lận và sai sót. Kiểm soát phát hiện là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm phát hiện kịp thời những hành vi gian lận và sai sót.
Xét về chức năng, các hoạt động kiểm soát bao gồm: Thủ tục ủy quyền và xét duyệt, việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể. Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền nói trên, nhân viên thực hành đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định của người lãnh đạo và luật pháp.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ: khả năng xảy ra rủi ro gian lận, sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ và xử lý thông tin rất cao. Do đó, kiểm soát quá trình xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng, cần phải được kiểm soát chặt chẽ.
Các nghiệp vụ phải được thực hiện theo quy trình hợp lý và hệ thống chứng từ, sổ sách phải được ghi chép rõ ràng. Ngày nay cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm máy tính hỗ trợ rất hiệu quả trong quy trình xử lý và cung cấp thông tin, nghiệp vụ. Tuy nhiên, tùy theo đặc thù của mỗi đơn vị, nhà quản lý phải nghiên cứu thiết kế, sử dụng phần mềm phù hợp, đảm bảo thông tin được cung cấp một cách chính xác, hữu ích cho từng nghiệp vụ kiểm soát và cho cả một hệ thống KSNB nói chung của tổ chức, đơn vị mình.
1.1.4.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị.
Thông tin
- Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là
đảm bảo các yêu cầu chất lượng của thông tin, nhằm đảm bảo tính thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện;
- Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng.
Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào thì các mục tiêu mà hệ thống thông tin kế toán phải đạt được là:
- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúng đắn nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị của chúng.
- Xác định đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính.
- Duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm về nghĩa vụ của mỗi thành viên.
- Thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém trong hoạt động.
- Xem xét và chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong việc cải tiến hoạt động.
- Đảm bảo truyền thông giữa các bộ phận. Mở rộng truyền thông với bên ngoài.
- Phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị.
- Theo dõi phản hồi thông tin
Truyền thông
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền thông từ cấp trên xuốn cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với đối tượng bên ngoài,…bao gồm nhiều hình thức như trên trang webside, trang mạng xã hội, email,…
1.1.4.5 Giám sát
Giám sát là quá trình giúp người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát. Việc giám sát là phải xác định hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế không? Hay có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn không?
Để đạt được kết quả, cần phải thực hiện những hoạt động giám sát một cách thường xuyên và giám sát định kỳ hoặc là kết hợp cả hai, trong đó:
Giám sát thường xuyên: được thiết lập cho những hoạt động bình thường và thường xuyên lặp lại của tổ chức. Bao gồm cả những hoạt động giám sát, quản lý
mang tính chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các cán bộ, nhân viên trong công việc hàng ngày;
Giám sát định kỳ: thường được thực hiện định kỳ hay trong các tình huống đặc biệt. Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ còn phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên. Giám sát định kỳ bao phủ toàn bộ sự đánh giá, sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và đảm bảo hệ thống KSNB đạt kết quả như mong muốn dựa trên các phương pháp và thủ tục kiểm soát.