CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ HÒA BÌNH
2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Trung cấp nghề Hòa Bình
2.2.3. Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Trung cấp nghề Hòa Bình
2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát được nhà trường quy định rõ ràng qua việc ban hành các quy định, quy trình bằng văn bản rõ ràng như: quy chế chi tiêu nội bộ; chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, khoa, tổ,…; chế độ làm việc đối với giáo viên thỉnh giảng; quy trình mua sắm, sửa chữa và quản lý tài sản, thiết bị, vật tư,…Đồng thời nhà trường đưa và phần mềm quản lý đào tạo sử dụng cho tất cả các phòng ban. Cho thấy được rằng Ban giám hiệu có quan tâm đến hoạt động kiểm soát nội bộ.
Theo dữ liệu sơ cấp:
Bảng 2.10: Kết quả khảo sát về “Hoạt động kiểm soát chung”
C u hỏi Không
có
Có ít Bình thường
Có nhiều
Đầy đủ
7. Nhà trường có xây dựng các quy định, quy trình rõ ràng cho từng phòng ban, bộ phận không?
Số lựa
chọn 0 15 57 20 8
Tỷ lệ % 0.00 15.00 57.00 20.00 8.00 8. Các quy trình, quy định có
được thông báo rộng rãi bằng các văn bản, các phương tiện thông tin?
Số lựa
chọn 1 5 14 21 9
Tỷ lệ % 2.00 10.00 28.00 42.00 18.00
1. Nhà trường có sử dụng phần mềm trong quản lý đào tạo và quản lý tài chính không?
Số lựa
chọn 1 4 14 22 1
Tỷ lệ % 2.38 9.52 33.33 52.38 2.38 17. Hệ thông có sử dụng dữ liệu Số lựa 5 15 22 7 1
mặc định và dữ liệu tự động không?
chọn
Tỷ lệ % 10.00 30.00 44.00 14.00 2.00 14. Các báo cáo từ hệ thống
phần mềm có đáp ứng đầy đủ nhu cầu kiểm tra giám sát cho Ban giám hiệu và các cấp quản lý không?
Số lựa
chọn 2 13 28 5 2
Tỷ lệ % 4.00 26.00 56.00 10.00 4.00
16. Có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa đối với từng Người sử dụng theo chức năng quản lý và thực hiện riêng không?
Số lựa
chọn 4 9 13 21 3
Tỷ lệ % 8.00 18.00 26.00 42.00 6.00 (Nguồn: Nghiên cứu của Tác giả, 2016) Nhìn chung qua khảo sát, hệ thống quy trình, quy định, hệ thống phần mềm cho quản lý và đào tạo đã được nhà trường chú trọng, đầu tư:
- Việc phân công trách nhiệm khá rõ ràng, chức năng của từng người, từng bộ phận cũng được chỉ định
- Nhà trường sử dụng phần mềm trong quản lý đào tạo và quản lý tài chính, phân quyền truy cập đảm bảo thông tin luôn an toàn, và bảo mật
Hoạt động kiểm soát với kế toán:
Bảng 2.11: Kết quả khảo sát đánh giá về “Hoạt động kiểm soát với kế toán”
C u hỏi Không
có
Có ít Bình thường
Có nhiều
Đầy đủ
2. Có kiêm nhiệm giữa 2 trong 4 chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và báo vệ tài sản không?
Số lựa
chọn 25 15 7 2 1
Tỷ lệ % 50.00 30.00 14.00 4.00 2.00
3.Có chứng từ phản ánh đây đủ cho tất cả các hoạt động nghiệp vụ xảy ra không?
Số lựa
chọn 1 40 37 11 8
Tỷ lệ % 1.00 41.24 38.14 11.34 8.25
4.Có đánh số thứ tự trước các chứng từ không?
Số lựa
chọn 0 3 15 25 7
Tỷ lệ % 0.00 6.00 30.00 50.00 14.00
5.Có quy định về trình tự luân chuyển chứng từ không?
Số lựa
chọn 4 11 26 7 2
Tỷ lệ % 8.00 22.00 52.00 14.00 4.00 6.Có xác định trách nhiệm của
các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ không? (kí tên – trách nhiệm)
Số lựa
chọn 0 15 28 5 2
Tỷ lệ % 0.00 30.00 56.00 10.00 4.00 8. Có kiểm tra đối chiếu giữa 2
nguồn độc lập về nghiệp vụ không?(Số liệu thực tế và ghi chép trên sổ sách, phần mềm)
Số lựa
chọn 1 14 15 18 2
Tỷ lệ % 2.00 28.00 30.00 36.00 4.00 9. Chứng từ kế toán có được
ghi chép trung thực và chính xác ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ và được phê duyệt bởi nguời có trách nhiệm không?
Số lựa
chọn 2 13 10 19 4
Tỷ lệ % 4.17 27.08 20.83 39.58 8.33
10. Tât cả các dữ liệu (đã được duyệt hợp lệ) có được xử lý chính xác không?
Số lựa
chọn 4 5 16 17 2
Tỷ lệ % 9.09 11.36 36.36 38.64 4.55 11. Các báo cáo kết xuất có đảm
bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác, hợp lệ không?
Số lựa
chọn 1 11 20 18 0
Tỷ lệ % 2.00 22.00 40.00 36.00 0.00 12.Có sự kiêm nhiệm từ 02 trở
lên trong các chức năng: Xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tiền không?
Số lựa
chọn 0 11 7 5 4
Tỷ lệ % 0.00 40.74 25.93 18.52 14.81
(Nguồn: Nghiên cứu của Tác giả, 2016) Bộ máy kế toán hoạt động độc lập và tuân thủ quy định của Pháp Luật. Qua kết quả khảo sát tại Phòng Kế toán, cho thấy nhìn chung, nhà trường phân công công tác và nhiệm vụ của từng người khá rõ ràng, không có sự kiêm nhiệm trong bốn chức năng xét duyệt, thực hiện, ghi chép và báo vệ tài sản và bảo vệ tiền với 50% sự đồng thuận. Chứng từ được đánh số thứ tự và luân chuyển kịp thời ở mức 52%. Tất cả các dữ liệu đã được duyệt cũng được xử lý kịp thời, tạo tiền đề cho bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả và đúng theo quy định pháp luật về Kế toán.