CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ HÒA BÌNH
2.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Trung cấp nghề Hòa Bình
2.3.2. Đánh giá từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Ưu điểm:
- Nhà trường đã tạo dựng được một môi trường kiểm soát cho giáo dục, đào tạo với các chuẩn mực giá trị đạo đức của giáo viên, cán bộ nhân viên trong trường.
- Ban giám hiệu luôn quan tâm, gần gũi với tất cả giáo viên, cán bộ nhân viên.
Nhà trường có những quy định cụ thể nhằm xây dựng đời sống, tạo điều kiện thuận
lợi, quan tâm chăm lo cho giáo viên cán bộ nhân viên cả về đời sống vật chất và tinh thần.
- Đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân viên nhiệt tâm, yêu nghề, có trình độ, luôn thể hiện ý chí phấn đấu để tựkhẳng định, phát triển bản thân và gẫn gũi gắn bó với nhau trong mọi hoạt động.
- Tất cả các phòng, ban, bộ phận có mối quan hệ thân thiết, gắn bó, quan tâm, chia sẻ với nhau giống như một đại gia đình mà đứng đầu là Cha Hiệu trưởng.
Những hạn chế còn tồn tại:
- Ban giám hiệu chưa có nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của trường.
- Ban giám hiệu cần xem xét hạn chế những sự “Quan tâm quá mức”, cần tạo dựng một môi trường thoải mái trong phạm vi và quyền hạn của giáo viên và cán bộ nhân viên, để giúp họ phát huy hết khả năng để hoàn thành công việc một cách tốt đẹp nhất.
- Còn tồn tại một số giáo viên, cán bộ nhân viên thiếu quan tâm tìm hiểu những quy định và hoạt động của nhà trường, dẫn đến có những nhận thức chưa đúng đắn, làm ảnh hưởng đến công việc chung của nhà trường.
- Sự phối hợp hoạt động giữa các phòng, ban và các bộ phận với mỗi cá nhân còn gặp hạn chế.
- Do còn nhiều sự nể nang, nên các văn bản quy định vẫn chưa được thực hiện sát đáng.
- Không công khai tuyển chọn nhân viên trên website, trang mạng xã hội hay văn bản, bản tin, chính vì vậy phần lớn các giáo viên, cán bộ nhân viên trong trường có mối quan hệ với nhau về nhiều mặt, dẫn đến tâm lý nể nang và đôi khi làm ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng đầu vào.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro Ưu điểm:
- Nhà trường vẫn luôn ý thức có các phương án nhất định để đề phòng rủi ro tuy nhiên hiệu quả chưa cao
- Ban giám hiệu quan tâm nhiều đến các yếu tố có lợi hoặc gây trở ngại cho hoạt động của nhà trường thông qua việc cập nhật thường xuyên các thông tin về tôn giáo, về kinh tế - chính trị, văn hóa – xã hội, pháp luật, hội nhập quốc tế.
- Đội ngũ quản lý, trưởng các phòng ban, bộ phận có ý thức trong việc đánh giá rủi ro, đưa ra tư vấn và các biện pháp đối phó rủi ro cho nhà trường trong các buổi họp toàn trường.
Những hạn chế còn tồn tại:
- Nhà trường chưa coi trọng vai trò của việc đánh giá rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Nhà trường chưa xây dựng bộ phận dự báo và xử lý rủi ro riêng biệt. Công tác nhận diện rủi ro còn thô sơ, chủ yếu là so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch và kết quả thực hiện giữa các kỳ, các năm để tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục.
- Các phương pháp đánh giá và phân tích rủi ro mang nhiều tính cảm tính, không được diễn ra thường xuyên, mang tính hình thức, dẫn đến các biện pháp đối phó rủi ro thường không hiệu quả, nhằm mục đích khắc phục hậu quả hơn là chủ động phòng ngừa.
2.3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Nhận xét chung về hoạt động kiểm soát Ưu điểm:
- Nhà trường đã có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng cho các Phòng, ban, bộ phận, mỗi hoạt động đều có sự xét duyệt và ủy quyền rõ ràng.
- Hệ thống kế toán được thiết kế tương đối phù hợp với điều kiện hiện tại của nhà trường. Chứng từ, sổ sách được xử lý theo quy định của Nhà nước, thuận tiện cho công tác kiểm tra, tìm kiếm và làm tròn nghĩa vụ với nhà nước và cơ quan thuế trực thuộc.
- Có sử dụng phần mềm trong quản lý và đào tạo, xây dựng được hệ thống kiểm soát chung có sự giám sát, kiểm tra thường xuyên của nhà quản lý.
Những hạn chế còn tồn tại:
- Sự phân chia trách nhiệm, ủy quyền chỉ dừng lại ở các Phòng, ban, bộ phận mà chưa được cụ thể hóa đến từng cá nhân, gây khó khăn cho công tác thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể mỗi khi xảy ra sự cố.
- Việc kiểm tra lẫn nhau giữa các phòng, ban bộ phận, kiểm tra độc lập còn thiếu, thường không tuân thủ theo đúng các bước được quy định.
Nhận xét về “Quy trình cho – nhận các khoản tài trợ biếu tặng”
Ưu điểm:
- Mục tiêu phát triển của nhà trường là hướng đến “Mô hình trường tư thục phi lợi nhuận”. Và là trường công giáo đầu tiên trong cả nước, nên nhận được nhiều sự quan tâm của các Ban, Ngành chủ quản và cả các nhà hảo tâm, các doanh nghiệp.
- Các khoản tài trợ, cho tặng được ghi nhận công khai, minh bạch và sử dụng đúng mục đích tạo được niềm tin.
Những hạn chế còn tồn tại:
- Chưa có quy trình cụ thể cho việc ghi nhận các khoản tài trợ- biếu tặng này.
Do đó việc ghi chép lưu trữ sử dụng có nhiều bất cập.
Nhận xét về “Quy trình mua sắm, sửa chữa và quản lý trang thiết bị, tài sản”
Ưu điểm:
- Nhà trường đang trong giai đoạn ưu tiên đầu tư trang thiết bị, cải thiện điều kiện làm việc cho giáo viên, cán bộ nhân viên, do đó dựa vào khả năng và điều kiện cho phép mà thực hiện nhanh chóng và kịp thời.
- Công tác sửa chữa, mua sắm vật tư, thiết bị, tài sản đảm bảo tính độc lập giữa các chức năng: yêu cầu, phê duyệt, thực hiện, ghi nhận, quản lý tài sản.
- Quy trình được vận hành đúng và đủ, việc sử dụng và bảo quản, bảo dưỡng sửa chữa được thực hiện hiệu quả.
Những hạn chế còn tồn tại:
- Chưa quan tâm đến việc xây dựng kế hoạch mua sắm. Kế hoạch mua sắm mới chỉ được xây dựng sơ sài, chưa dự đoán hết các nhu cầu tương lai và dự toán chi phí cũng chưa thật hợp lý.
- Trong một số trường hợp không tuân theo các bước trong quy trình, làm trước báo sau, đặt vào sự việc đã rồi và phải làm thủ tục chữa cháy.
- Chưa quy định yêu cầu về thời gian hoàn thành và chất lượng của từng khâu cũng như chế tài xử lý nếu xảy ra vi phạm, chậm trễ ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
Nhận xét về “Quy trình thanh toán tiền công giáo viên thỉnh giảng”
Ưu điểm:
- Quy trình được công khai bằng văn bản, các bước thực hiện nhanh và gọn, vận hành và xử lý kịp thời cho mọi giáo viên thỉnh giảng đến giảng dạy tại trường.
- Các định mức tiền công giảng dạy, thời gian thanh lý, chế độ ưu đãi được thể hiện rõ ràng trong quy định chế độ làm việc đối với giáo viên thỉnh giảng làm căn cứ để thực hiện thanh toán công khai và công bằng đến mỗi cá nhân.
- Chứng từ được thống nhất bằng các biểu mẫu quy định, các chức danh xét duyệt, thời gian thanh lý tương đối nhanh và đúng hạn với đa số các trường hợp.
- Bộ phận kiểm soát chi có đủ năng lực và trình độ chuyên môn, nắm vững chế độ và quy định.
Những hạn chế còn tồn tại:
- Thỉnh thoảng vẫn mắc sai sót do thiếu tập trung, phải thực hiện lại các bước trong quy trình, ảnh hướng tới tiến độ thời gian thanh toán.
- Do nhà trường giảng dạy chủ yếu nhờ vào các giáo viên thỉnh giảng, không chủ động được trong việc mời họ giảng dạy vì bận công tác bên trường của mình, dẫn đến thời giang giảng dạy bị thay đổi hoặc phải đổi giáo viên, làm ảnh hưởng tới các bước thực hiện trong quy trình, dẫn tới khó kiểm soát.
2.3.2.4. Thông tin truyền thông Ƣu điểm:
- Ban giám hiệu rất quan tâm và đầu tư cho thông tin truyền thông.
- Các kênh truyền thông của trường khá đa dạng, dưới nhiều hình thức khác nhau.
- Việc thu thập và xử lý thông tin được nhà trường thực hiện liên tục, có hiệu quả - Ứng dụng công nghệ thông tin, máy tính vào truyền thông.
- Các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị, đặc biệt là hệ thống thông tin quản lý đào tạo đảm bảo thông tin chính xác và được cung cấp kịp thời, đáng tin cậy.
Những mặt còn tồn tại:
- Mặc dù cũng có những đầu tư và cải tiến trong việc ứng dụng công nghệ thông tin nhưng vẫn còn ở mức thấp và hạn chế.
- Chưa có một kênh thông tin chung cho tất cả mọi giáo viên, cán bộ nhân viên trong nhà trường.
2.3.2.5. Giám sát Ưu điểm:
- Hoạt động nhà trường được sự giám sát thường xuyên của Sở Lao động thương binh và xã hội Tỉnh cũng như phòng dạy nghề
- Bam giám hiệu ý thức rõ và thường xuyên tổ chức giám sát hoạt động của các Phòng, ban, bộ phận cũng như theo dõi các hoạt động của các đơn vị liên kết mọi mặt với nhà trường
Những hạn chế còn tồn tại:
- Hoạt động giám sát giữa các giáo viên, cán bộ nhân viên còn thiếu hiệu quả, mang nặng hình thức và tính kỷ luật chưa cao.
- Việc giám sát chỉ được thực hiện theo cảm tính và tình hình hoạt động chưa có lịch trình và phương hướng cụ thể từ ban lãnh đạo nhà trường.