CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Trung cấp nghề Hòa Bình
3.2.1 Giải pháp liên quan đến các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ
Thứ nhất: Thể chế hóa các quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức nhằm xây dựng môi trường giáo dục-đào tạo lành mạnh, công bằng và hiện đại.
Tính chính trực và giá trị đạo đức đã được nhà trường quy định trong quy chế nội bộ, yêu cầu toàn thể giáo viên, cán bộ nhân viên phải có những cư xử đúng mực. Tuy nhiên, các quy định này còn sơ sài, chưa có hướng dẫn cụ thể, chưa có biện pháp chế tài đủ mạnh. Do đó, trường cần ban hành bộ quy tắc ứng xử làm cơ sở điều chỉnh hành vi trong nhà trường. Bộ quy tắc ứng xử có thể được soạn thảo dựa trên nền tảng các quy định của pháp luật như: Luật Giáo dục nghề nghiệp, Luật dạy nghề,…và các quy định về đạo đức nhà giáo, có thể bao gồm các nội dung sau:
- Quy định phạm vi và đối tượng áp dụng cũng như mục đích của bộ quy tắc ứng xử tại nhà trường.
- Quy định các chuẩn mực đạo đức, văn hóa ứng xử mà giáo viên, cán bộ nhân viên trong nhà trường cần đạt được như: phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, tác phong, lối sống; văn hóa ứng xử với cơ quan ban ngành, với lãnh đạo, với đồng nghiệp, với học sinh hay với đối tác trong và ngoài nước.
- Quy định tác phong và văn hóa ứng xử đối với khách đến liên hệ công tác với nhà trường.
- Quy định các hành vi được khuyến khích, hành vi bị nghiêm cấm.
Thứ hai: Tổ chức khen thưởng cho các phong trào thi đua, các hoạt động tập thể nhằm thôi thúc giáo viên, cán bộ nhân viên rèn luyện, tu dưỡng đạo đức, nâng cao năng lực quản lý và trình độ chuyên môn, gắn kết với nhau và giúp mọi người ý thức hơn ngoài công việc thì còn có các hoạt động để xây dựng tinh thần đồng đội, sự nỗ lực vươn lên..
Thời gian qua, nhà trường thường tổ chức các dịp lễ lớn như khai giảng năm học, ngày nhà giáo việt Nam 20.11, ngày bế giảng năm học, các kỳ tuyển sinh, các ngày lễ mừng bổn mạng nhà trường, các kỳ thi tay nghề giỏi cấp tỉnh và quốc gia,…Tuy nhiên, nhằm giúp các giáo viên, cán bộ nhân viên ngày càng quan tâm đến các hoạt động của nhà trường, gần gũi đoàn kết theo mục tiêu phát triển của nhà trường thì việc Nhà trường cần định kỳ hàng năm tổ chức các cuộc thi, phong trào dạy tốt, làm tốt như thi giáo viên dạy giỏi, cán bộ nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, … vừa đánh giá năng lực, trình độ của giáo viên, cán bộ nhân viên, vừa tạo phong trào thi đua sôi nổi. Các giáo viên, cán bộ nhân viên được giải thưởng sẽ được vinh danh, nêu điển hình tấm gương tiêu biểu là điều cần thiết nên làm.
Thứ ba: Nâng cao nhận thức của Hội đồng quản trị và Ban giám hiệu nhà trường về hệ thống kiểm soát nội bộ, điều chỉnh phong cách lãnh đạo cho phù hợp
Hiện nay, trường chưa có phòng ban chuyên môn về kiểm soát nội bộ. Nhận thức của ban lãnh đạo cũng như giáo viên, cán bộ nhân viên trong trường còn hạn chế về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó, trong thời gian tới, ban lãnh đạo nhà trường cần xây dựng, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
Với một bộ phận chưa hài lòng trong phong cách lãnh đạo của Ban Giám Hiệu.
Việc tạo ra được một môi trường làm việc thoải mái, có đủ quyền và nghĩa vụ được nói, được làm và phát huy hết khả năng khi được phân công nhiệm vụ là cần thiết cho sự phát triển lâu dài của nhà trường.
Thứ tư: Không ngừng nâng cao và phát triển năng lực trình độ chuyên môn, đội ngũ giáo viên, nhân viên
Chất lượng đào tạo và hoạt động tốt đồng nghĩa với trình độ chuyên môn cao, kỹ năng quản lý và làm việc tốt. Muốn vậy, giáo viên, cán bộ nhân viên phải không ngừng học tập, năng cao trình độ chuyên môn, cập nhật thông tin, văn bản pháp luật
thông qua sự đồng ý của Ban giám hiệu cả về tinh thần và vật chất. Hỗ trợ một phần về kinh phí, tạo điều kiện về thời gian làm việc cho giáo viên, cán bộ nhân viên học tập, nâng cao trình độ như học cao học hay làm luận án tiến sỹ.
Thứ năm: Thu hút và tuyển dụng thêm đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân viên có năng lực, có trình độ và kinh nghiệm
Hiện nay, bộ máy nhà trường còn khá khiêm tốn so với quy mô và đường hướng phát triển ở tương lai gần. Đặc biệt, nhà trường chủ yếu dựa vào lực lượng giáo viên thỉnh giảng bên ngoài để giảng dạy mà chưa có một đội ngũ giáo viên cơ hữu gắn bó với trường, dẫn tới việc bị động trong quá trình sắp xếp lịch giảng dạy, kế hoạch đào tạo bị thay đổi,… ảnh hưởng đến hoạt động đào tạo của nhà trường. Mặc dù gặp khó khăn về vấn đề chi phí tiền lương khi tuyển dụng thêm giáo viên, cán bộ nhân viên cơ hữu. Tuy nhiên, muốn hoạt động và phát triển bền vững, việc thu hút được nguồn lao động có trình độ, có kinh nghiệm là điều mà Hội đồng quản trị và Ban giám hiệu cần xem xét.
Việc tuyển dụng tại nhà trường còn chưa được cụ thể hóa bằng văn bản và công khai rộng rãi, dễ xảy ra tình trạng nhận người quen vào làm việc tại trường. Điều này dẫn đến sự thiếu minh bạch trong công tác tuyển dụng, ảnh hưởng tới tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc tuyển dụng công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên trang Web,… với các quy định vị trí, công việc, trách nhiệm cụ thể hay việc tổ chức thi cử để chon lựa được đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân viên có trình độ, có kinh nghiệm là cần thiết.
3.2.1.2 Đánh giá rủi ro
Xây dựng lực lượng cán bộ nòng cốt để tư vấn về rủi ro cho Ban Giám Hiệu Văn hóa về quản trị rủi ro đã từng bước hình thành trong nhà trường. Nhiều giáo viên, cán bộ nhân viên trong nhà trường có ý thức về nhận diện rủi ro rất tốt.
Nhà trường cần tận dụng và bồi dưỡng thêm, hay cử những giáo viên, cán bộ công tác lâu năm, nhiều kinh nghiệm cũng như các giáo viên, cán bộ nhân viên có trình độ về chuyên môn và quản lý đi học các khóa học bồi dưỡng, tập huấn các khóa ngắn hạn về rủi ro. Tập hợp họ lại thành Tổ Tư vấn rủi ro, kiêm nhiệm về tư vấn rủi ro cho Ban Giám Hiệu.
Đẩy mạnh công tác nhận diện rủi ro ảnh hưởng tới hoạt động của toàn trường:
Để nhận dạng rủi ro, phải xem xét thực hiện rà soát những yếu tố tác động từ bên ngoài, bao gồm các yếu tố như chính trị - xã hội, kinh tế, giáo dục, chính sách, văn bản pháp luật của Nhà nước. Mặt khác, cũng cần rà soát lại các yếu tố môi trường bên trong liên quan tới cơ cấu, bộ máy tổ chức, cơ chế, chính sách, công tác quản lý, điều hành của nhà trường.
Các rủi ro mà nhà trường hiện nay đang phải đối mặt như:
- Các yếu tố bên trong
Rủi ro từ sự thiếu đoàn kết nội bộ: thường xảy ra khi có sự mâu thuẫn về quan điểm và lợi ích của các cá nhân, phòng ban, bộ phận, dễ dẫn đến tình trạng bao che cho những người thuộc phe mình, vùi dập những người thuộc phe khác, từ đó làm mất đi sức mạnh tổng hợp của nhà trường.
Rủi ro về sử dụng không hiệu quả nguồn lực. Các rủi ro này liên quan tới việc sử dụng lãng phí, không tiết kiệm các chi phí như mua sắm vật tư sửa chữa thiết bị thực hành nghề, chi phí hội họp, tiếp khách,… hay xảy ra gian lận trong quá trình chi tiêu nội bộ của nhà trường.
Rủi ro từ sự thông đồng của các cá nhân, các bộ phận, bao che gian lận cho nhau nhằm trục lợi.
Rủi ro về chất lượng đào tạo không đảm bảo. Rủi ro này liên quan tới kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm của giáo viên giảng dạy. Nếu họ không có ý thức đầu tư xây dựng bài giảng, chương trình học phù hợp và tiến tiến, cập nhật những văn bản, thông tư nghị định hiện hành hay việc tích lũy kỹ năng, kinh nghiệm thực tế, … dẫn tới kết quả học tập của sinh viên còn thấp, khả năng tìm kiếm việc làm sau khi ra trường của sinh viên gặp nhiều khó khăn.
Rủi ro về chính sách nhân sự không tốt khiến nhiều giáo viên, cán bộ nhân viên có năng lực, có trình độ và có kinh nghiệm chuyển đến nơi khác có điều kiện làm việc tốt, chính sách đãi ngộ hơn,…
- Các yếu tố bên ngoài
Rủi ro do sự thay đổi chính sách, văn bản pháp luật về thủ tục hành chính, về tuyển sinh, về đào tạo, về chế độ kế toán tài chính,…
Rủi ro do sự cạnh tranh của các trường khác, đặc biệt là các trường ngoài công lập được đầu tư cơ sở vật chất, đội ngũ giảng dạy, quản lý có chiều sâu.
Rủi ro khách quan như cơ chế chính sách của Nhà nước hay tình hình kinh tế khó khăn, lượng cung cầu lao động từng ngành bất hợp lý,….
Rủi ro do thay đổi nhu cầu lao động xã hội, thị hiếu của người học.
Một vấn đề khác, là nhà trường cần phân tích những điểm mạnh, điểm yếu của mình, cũng như nhận diện những khó khăn cần phải khắc phục. Ngoài ra, việc xây dựng hệ thống kiểm định chất lượng giáo dục-đào tạo theo yêu cầu của Tổng Cục dạy nghề, điều tra về thực trạng học sinh ra trường tìm việc làm,….nhằm đưa ra các giải pháp cụ thể để giảm thiểu, đối phó lại với rủi ro toàn diện.
3.2.1.3 Hoạt động kiểm soát
Hoàn thiện quy trình cho nhận các khoản tài trợ - biếu tặng
Mặc dù các khoản tài trợ được ghi nhận, báo cáo đầy đủ và thực hiện theo quy định của nhà nước. Tuy nhiên, Cụ thể hóa quy trình cho nhận các khoản tài trợ cho biếu tặng (xem Phụ lục 5), ban hành thành văn bản công khai để mọi người biết và thực hiện là điều cần thiết, tạo được niềm tin nơi tất cả mọi người về tính minh bạch.
Quy định rõ trách nhiệm của những cá nhân, những bộ phận liên quan trong quy trình, có các bảng biểu, chứng từ đi kèm. (xem Phụ lục 5.1)
Hoàn thiện quy trình mua sắm, sửa chữa và quản lý trang thiết bị, tài sản:
Với hoạt động chính yếu là dạy nghề, việc mua sắm, sửa chữa và quản lý trang thiết bị vật tư phục vụ cho quản lý và thực hành nghề là rất cần thiết. Hiện nay tuy đã có quy trình thực hiện, nhưng vẫn tồn tại những mặt hạn chế cần khắc phục:
Quy định các biện pháp xử lý cụ thể, mạnh tay trong trường hợp giáo viên cán bộ nhân viên hoặc nhóm giáo viên cán bộ nhân viên cố tình làm sai, cố tình cấu kết thông đồng với nhà cung cấp đồng thời nhà cung cấp cố tình chèo kéo nhân viên thu mua để làm giá trục lợi cá nhân, gây thiệt hại đến lợi ích của nhà trường.
Thành lập Ban kiểm tra các hợp đồng thuê mua hàng hóa dịch vụ, ban này có quyền kiểm tra đột xuất bất cứ hợp đồng nào.
Quy định rõ ràng trách nhiệm bảo quản tài sản của tùng bộ phận, từng khoa nghề, cá nhân. Nếu làm mất, hoặc cố ý làm hư hỏng sẽ phải bồi hoàn. Khi tài sản hư hỏng phải ngay lúc phát hiện ra cần lập biên bản kiểm tra hiện trạng về tình hình hoạt động của máy móc, thiết bị.
Bộ phận quản lý cơ sở vật chất, thiết bị phối hợp với kế toán tài sản tiến hành dán nhãn tên tài sản, dán nhãn kiểm kê để quản lý, theo dõi tài sản. Nhãn dán phải đảm bảo độ bền dính, tránh trường hợp như thời gian qua các nhãn dán theo thời gian đều bung tróc không còn nữa.
Cần đưa vào các biểu mẫu chưa có như biên bản về việc mất mát, hư hỏng thiết bị, vật tư, tài sản (xem Phụ lục số 6.1) Phiếu báo mất hỏng, phiếu báo mất tài sản thiết bị vật tư (xem Phụ lục số 6.2).
Hoàn thiện quy trình thanh toán tiền công giáo viên thỉnh giảng
Quy trình thanh toán tiền công giáo viên thỉnh giảng tại nhà trường vận hành tốt và đạt được các mục tiêu đề ra về thời gian thanh lý, đúng và đủ cho tất cả các giảng viên khi đến giảng dạy. Tuy nhiên cũng còn những mặt hạn chế cần khắc phục như:
Trước khi giảng dạy tại trường. Cần yêu cầu giáo viên thỉnh giảng cung cấp đủ lý lịch khoa học, sơ yếu lý lịch các bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ bồi dưỡng phương pháp sư phạm dạy nghề... để làm hồ sơ lưu trữ và có đủ dữ liệu lập hợp đồng thỉnh giảng. Vì chỉ khi đó, mới có đủ dữ liệu, thông tin để làm hợp đồng thỉnh giảng, tránh được tình trạng giáo viên đến giảng dạy rồi mà chưa lập được hợp đồng, dẫn đến chậm tiến độ theo dõi kế hoạch giảng dạy, kế hoạch tài chính,… Phụ lục hồ sơ giấy tờ của giáo viên thỉnh giảng
Cần thực hiện đúng như các điều khoản trong hợp đồng thỉnh giảng quy định, tránh sự cả nể, dẫn tới việc giáo viên thỉnh giảng đến giảng dạy nhưng hồ sơ chưa nộp đủ, hay thực hiện không theo kế hoạch và lịch trình giảng dạy. Đồng thời, trong hợp đồng thỉnh giảng cần có các biện pháp xử phạt (giảm tiền thù lao giảng dạy, ngừng hợp đồng,...). Giáo viên thỉnh giảng phải cung cấp đề cương bài giảng cho phòng Đào tạo ngay khi ký hợp đồng.
3.2.1.4 Thông tin và truyền thông.
Thiết lập và khuyến khích giáo viên, cán bộ nhân viên sử dụng email nội bộ như một kênh thông tin liên lạc thường xuyên
Cơ cấu tổ chức với nhiều phòng, Khoa, Ban. Việc thiệt lập và cung cấp cho mỗi cá nhân một email riêng (có gắn tên miền của trường). Khuyến khích họ sử dụng như một kênh liên lạc thường xuyên. Khi email nội bộ được sử dụng phổ biến thì các yêu cầu về nhiệm vụ, các thông báo, quyết định, quy định và bất cứ văn bản khác nào sẽ được truyền đạt tới toàn thể giáo viên, cán bộ nhân viên một cách nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời, qua kênh thông tin chung này, Email chứa đựng nội dung, quyền hạn, trách nhiệm, báo cáo thuộc về ca nhân nào, phòng, khoa, ban nào hay bất cứ một yêu cầu nào đều được cụ thể hóa và lưu trữ, làm bằng chứng rõ ràng để Ban Giám Hiệu và cán bộ quản lý kiểm soát toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà trường
Tổ chức tốt công tác bảo vệ, bảo mật thông tin
Nhà trường cần chú trọng về công tác tổ chức phân quyền chặt chẽ hơn nữa trong sử dụng hệ thống mạng máy tính tại các Phòng, Khoa, Ban; thường xuyên bảo trì hệ thống mạng và hệ thống dữ liệu như lưu trữ thông tin qua đĩa CD tránh tình trạng mất dữ liệu khi gặp sự cố bất ngờ.
Tăng cường kiểm tra việc bảo quản giấy tờ, công văn, tránh tình trạng thất lạc tài liệu, đặc biệt là các tài liệu không được sử dụng thường xuyên. Đưa ra cách thức tổ chức phân loại, mã hóa các hồ sơ tài liệu để tạo thuận tiện, có khoa học cho công tác lưu trữ và trích lục.
Không gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các Phòng, Khoa, ban ngày càng chật hẹp, thiếu diện tích. Nhà trường cũng nên có kế hoạch tận dụng các không gian khác để xây dựng phòng lưu trữ riêng, đáp ứng nhu cầu lưu trữ ngày một tăng thêm của các hoạt động trong nhà trường.
Tổ chức tiếp nhận thông tin từ học sinh
Những yêu cầu, nguyện vọng của học sinh và phụ huynh là căn cứ và động lực quan trọng để nhà trường có những biện pháp thích hợp nâng cao hiệu quả đào tạo.
Hiện nay, khi trọng tâm giáo dục- đào tạo thay đổi từ người dạy sang người học, nhà trường cần xây dựng những kênh thông tin phản hồi từ phía học sinh và phụ huynh, cụ thể:
– Hàng năm lập bảng khảo sát Học sinh về các chính sách của nhà trường đối với người học, nội dung kiến thức của từng môn học, chất lượng giảng dạy của từng giáo viên cả thỉnh giảng, cơ hữu và các giáo viên Trưởng Khoa; về chỗ ở ký túc xá;
tổng hợp kết quả và đệ trình lên Ban Giám hiệu.
– Thiết lập hộp thư góp ý hoặc đường dây nóng để tiếp nhận các yêu cầu, nguyện vọng của người học một cách kịp thời và nhanh chóng; từ đó tổng hợp và đệ trình lên BGH xem xét.
– Dành một khoảng thời gian trong các ngày sinh hoạt đầu tuần để gặp gỡ và trả lời các thắc mắc (nếu có) của học sinh về các hoạt động và chính sách của nhà trường như: việc học tập, học phí, học bổng, ký túc xá,…
– Định kỳ tiếp xúc, làm việc với các Trưởng Khoa, giáo viên thỉnh giảng, trao đổi để nắm được tình hình học tập, những vướng mắc của học sinh trong thời điểm hiện tại.