Môi trường kiểm soát

Một phần của tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường trung cấp nghề hòa bình (Trang 49 - 57)

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ HÒA BÌNH

2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Trung cấp nghề Hòa Bình

2.2.3. Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Trung cấp nghề Hòa Bình

2.2.3.1 Môi trường kiểm soát

Khi thực hiện một công việc nào đó thì bước đầu tiên sẽ luôn là bước quan trọng nhất và mang nhiều yếu tố quyết định. Đối với hệ thống KSNB trong tổ chức thì nhân tố môi trường kiểm soát được xem như là nền tảng đầu tiên quyết định sự thành công của toàn hệ thống. Tuy nhiên còn tùy thuộc vào mỗi tổ chức, cơ cấu và quy chế hoạt động mà có thể tập trung phân bổ nguồn lực cho từng bộ phận một cách hợp lý nhất.

Theo dữ liệu thứ cấp:

Trường TCN Hòa Bình đang từng bước nỗ lực hoàn thiện bộ máy tổ chức để không ngừng nâng cao năng lực quản lý và điều hành mọi hoạt động của mình. Với quy mô ngày một phát triển, cơ cấu tổ chức ngày càng được quan tâm hơn. Các hoạt động của nhà trường như tổ chức các Thánh lễ Công giáo để kỉ niệm ngày mừng Bổn mạng vào ngày 19 tháng 03 hàng năm, các ngày lễ khai giảng năm học, bế giảng, các chuyến tham quan du lịch hàng năm cho giáo viên, cán bộ nhân viên,….. đã làm tăng cao tinh thần đoàn kết, và tạo sự liên đới chắt chẽ giữa các phòng ban, các bộ phận trong nhà trường.

Cơ cấu tổ chức của nhà trường theo kiểu gia đình, và đậm chất “Nhà Đạo”, tuy nhiên năng lực, trình độ của Ban Giám hiệu và giáo viên, nhân viên luôn được khẳng định qua kết quả đạt được hàng năm đã được các cơ quan ban ngành như Sở Lao Động Thương Binh và Xã Hội Tỉnh Đồng Nai, Phòng Dạy nghề Tỉnh Đồng Nai,…. Qua các tiêu chí: thứ nhất về số lượng tuyển sinh hàng năm đều tăng rất cao, đến nỗi có năm phải hạn chế không nhận thêm nữa vì không còn phòng học trong khi nhiều trường nghề khác lại không có học sinh đến học. Thứ hai, hàng kỳ các khoa nghề tham gia và đoạt giải tại các cuộc thi tay nghề giỏi cấp tỉnh và toàn quốc. Thứ ba, Phòng Hợp tác đối ngoại liên kết với các nước để đưa các học sinh đi du học nâng cao trình độ và tìm cho mình một cơ hội mới, một tương lai sáng lạn. Thứ tư, cơ cấu nhân sự ít biến động, cả về vị trí lãnh đạo và vị trí các phòng ban.

Để nâng cao hiệu quả quản lý và giám sát, hàng tháng, nhà trường luôn có các cuộc họp giao ban, nhằm rà soát, đánh giá các mặt đạt được và những điểm còn tồn tại, đồng thời đưa ra những mục tiêu cụ thể, giải pháp giải quyết vấn đề trong thời gian tới.

Ban giám hiệu cũng nhận thức được rằng cơ cấu tổ chức quyết định đến hiệu quả hoạt động của đơn vị mình, do đó cũng đã có nhiều chính sách nhằm thu hút nguồn nhân lực có kinh nghiệm và có nhiệt huyết trong công tác giáo dục đào tạo nghề thông qua: Quy chế chi tiêu nội bộ với những tiêu chí như khuyến khích giáo viên, cán bộ nhân viên nâng cao năng lực và khả năng chuyên môn bằng việc hỗ trợ về vật chất và tinh thần qua khoản trợ cấp hàng tháng, hay các chính sách hỗ trợ động viên các giáo viên, cán bộ nhân viên khi gia đình gặp điều không may,…

Theo dữ liệu sơ cấp

 Môi trường kiểm soát chung

Bảng 2.4: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về môi trường kiểm soát chung của

“tính chính trực và giá trị đạo đức”.

C u hỏi Không

Có ít Bình thường

nhiều Đầy đủ 1.Nhà trường có tạo dựng môi

trường văn hóa giáo dục nhằm nâng cao sự chính trực và phẩm chất đạo đức của giáo viên, cán bộ nhân viên không?

Số lựa

chọn 0 4 20 68 7

Tỷ lệ

% 0.00 4.04 20.20 68.69 7.07

2.Nhà trường có những quy định về đạo đức nghề nghiệp và các chuẩn mực đạo đức không?

Số lựa

chọn 42 27 23 5 3

Tỷ lệ

% 6.00 11.00 26.00 52.00 5.00 3. Có tồn tại những áp lực khiến

nhà trường phải hành xử trái với các quy định, chuẩn mực đã đề ra không?

Số lựa

chọn 1 0 9 46 44

Tỷ lệ

% 42.00 27.00 23.00 5.00 3.00 (Nguồn: Nghiên cứu của Tác giả, 2016) Nhìn vào kết quả khảo sát về môi trường kiểm soát của tính chính trực và giá trị đạo đức, cho thấy sự lựa chọn đánh giá nhìn chung ở mức cao nhất là có nhiều – thể hiện sự đồng tình của tất cả mọi người; với các phát biểu được nêu ra trong câu hỏi, điều đó có nghĩa là về phía nhà trường đã tạo dựng được một môi trường kiểm soát cho giáo dục, đào tạo với các chuẩn mực giá trị đạo đức của giáo viên, cán bộ nhân viên trong trường là tốt.

Tuy nhiên qua bảng khảo sát cho thấy có một vấn đề cần băn khoăn là tiêu chí có tồn tại những áp lực khiến nhà trường phải hành xử trái với các quy định, chuẩn mực đã đề ra không – có phần không nhỏ được đánh giá ở mức độ có ít (27%) và bình thường (23%), điều đó cho thấy chưa nhận được sự đồng tình đánh giá tốt từ phía giáo viên, cán bộ nhân viên, chứng tỏ rằng khi có sai xót xảy ra việc xử lý của nhà trường

chưa thật sự nghiêm khắc. Do nhà trường được xây dựng và quản lý theo kiểu gia đình, theo kiểu “Nhà đạo”. Giáo viên, nhân viên thường là người nhà, người thân quen biết từ trước, nên sự nể nang nhau trong việc ra quyết định xử lý các sai sót là điều không thể tránh khỏi. Chính vì thế mà nhà trường cũng chưa từng một lần sử dụng đến biện pháp kỉ luật, chưa có một giáo viên, cán bộ nhân viên nào bị xử phạt thích đáng với thiệt hại do mình gây ra. Họa chăng nếu có làm sai sót, thiếu trách nhiệm,…. Thì lại cứ xin tự rút kinh nghiệm, hay tự kiểm điểm bản thân cho lần sau là lại xong chuyện. Xét thấy cần nên xem xét vấn đề này để góp phần giúp cho công tác kiểm soát nội bộ của nhà trường được tiến hành đạt hiệu quả tốt hơn.

 Ban Giám Hiệu nhà trường

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát ý kiến đánh giá về “Ban Giám hiệu nhà trường”

C u hỏi Không

Có ít Bình thường

nhiều Đầy đủ 4. Theo Thầy (Cô), Anh (Chị),

Ban Giám Hiệu có các yếu tố của một nhà lãnh đạo, có phong cách, có trình độ không?

Số lựa

chọn 5 9 34 47 5

Tỷ lệ % 5.00 9.00 34.00 47.00 5.00 5. BGH và các phòng, khoa, ban

có cùng nhau bàn bạc về các vấn đề tài chính và hoạt động của nhà trường không?

Số lựa

chọn 2 13 9 14 12

Tỷ lệ % 4.00 26.00 18.00 28.00 24.00 10. Ban lãnh đạo nhà trường có

bị sáo trộn và thay đổi thường xuyên không?

Số lựa

chọn 46 4 0 0 0

Tỷ lệ % 92.00 8.00 0.00 0.00 0.00 (Nguồn: Nghiên cứu của Tác giả, 2016) Qua kết quả khảo sát về môi trường kiểm soát của yếu tố Ban giám hiệu, kết quả cho thấy tỷ lệ chiếm cao nhất là yếu tố thái độ và hành xử đúng đắn trong việc áp dụng những quy định, những bộ luật của nhà nước, cơ quan chủ quản (62%). Điều này được Ban Giám hiệu thực hiện tốt và được đánh giá cao từ phía giáo viên, cán bộ nhân viên.

Tiêu chí – Ban Giám Hiệu có bị xáo trộn và thay đổi thường xuyên không – kết quả có đến 92 % cho là không bị sáo trộn, thể hiện được tính ổn định trong nhân sự tại ví trí lãnh đạo, vì là do đây là ngôi trường ngoài công lập đang phát triển, đi vào hoạt động

của năm thứ 5, mặt khác do không bị hạn chế về độ tuổi về hưu, và chỉ cần có năng lực là được tiếp tục công tác và làm việc tại trường.

Nhưng kết quả khảo sát bộc lộ một điểm cần lưu ý, tiêu chí – Ban Giám hiệu có yếu tố của nhà lãnh đạo, có phong cách, có trình độ không – dường như chưa nhận được sự đồng thuận của đại đa số phiếu trả lời, có 34 người trong số 100 người được khảo sát trả lời là bình thường, và 9% trong số còn lại trả lời là có ít. Có nghĩa là giáo viên, cán bộ nhân viên và những người được khảo sát chưa thật sự hài lòng hoặc thờ ơ với phong cách lãnh đạo, với trình độ của Ban Giám Hiệu. Có một nét đặc thù riêng tại nhà trường, được xem như là ưu điểm, là Ban Giám hiệu rất rất gần gũi, đi sâu và đi sát với các phòng Ban, các bộ phận, giống theo kiểu một gia đình, trao việc nhưng vẫn theo dõi và giám sát,… từ đó vô tình làm cho một số giáo viên, cán bộ nhân viên và những người được khảo sát cảm thấy như chưa thật sự nhận được sự tín nhiệm. Hy vọng Ban Giám hiệu nhà trường có thể nhận thấy điều này để giúp hoàn thiện hơn môi trường kiểm soát nội bộ trong nhà trường.

 Về đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân viên:

Bảng 2.6: Kết quả khảo sát ý kiến đánh giá về “Đội ngũ giáo viên, cán bộ nh n viên”

Câu hỏi Không

Có ít Bình thường

Có nhiều

Đầy đủ

6. Cơ cấu giáo viên, cán bộ nhân viên hiện tại có đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của nhà trường không?

Số lựa

chọn 26 44 16 5 9

Tỷ lệ % 26.00 44.00 16.00 5.00 26.00

7. Quyền hạn và trách nhiệm có được phân chia rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản không?

Số lựa

chọn 0 4 11 22 13

Tỷ lệ % 0.00 8.00 22.00 44.00 26.00

8.Trách nhiệm và quyền hạn giữa các phòng, khoa, ban có bị trùng lắp, chồng chéo không?

Số lựa

chọn 17 35 42 4 2

Tỷ lệ % 17.00 35.00 42.00 4.00 2.00

(Nguồn: Nghiên cứu của Tác giả, 2016) Nhìn vào kết quả khảo sát, theo đánh giá thì khi phân công công việc, nhà trường yêu cầu về lý lịch, kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp để bàn giao công việc, được mô tả cụ thể quyền hạn và trách nhiệm bằng văn bản. Do đó giáo viên, cán bộ nhân viên đều hiểu và nắm bắt được nhiệm vụ của mình.

Tuy nhiên, ngoài việc lấy ý kiến giáo viên, cán bộ nhân viên, việc khảo sát ý kiến của giáo viên thỉnh giảng và các doanh nghiệp, các nhả hảo tâm đã nói lên được một vài thực trạng như sau:

Về cơ cấu giáo viên, cán bộ nhân viên có đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của nhà trường hay không thì có 44% câu trả lời là có ít, trên thực tế, nhân sự nhà trường cả cơ hữu và bán cơ hữu còn hạn chế, ít tăng, mà hàng năm số lượng đầu vào của học sinh mỗi năm mỗi tăng. Do đó dẫn tới một người, một bộ phận có thể kiêm nhiệm nhiều công việc. Một lý do dẫn tới điều này, là vì nhà trường hoạt động như một loại hình doanh nghiệp, cơ chế tự chủ tài chính, và không bị lệ thuộc vào cơ cấu tổ chức của các trường công lập, không phải đạt chuẩn tỷ lệ giữa giáo viên với học sinh. Nhà trường dựa vào lực lượng giáo viên thỉnh giảng để đào tạo nghề cho học sinh là chủ yếu. Như thế sẽ khó để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với một đội ngũ không đủ cho toàn bộ hoạt động diễn ra hàng ngày của nhà trường.

Nhân viên khối hành chính hầu hết là độ tuổi trẻ, trình độ chuyên môn không đồng đều, kỹ năng làm việc, kỹ năng quản lý chưa cao. Đặc biệt là do nhà trường còn đang từng bước đi vào ổn định và phát triển, mở rộng quy mô đào tạo. Có thể thấy việc áp đặt các thủ tục, yêu cầu mọi người thực hiện không phải dễ dàng, không phải một sớm một chiều mà cần có đủ thời gian với đủ khối lượng công việc và đủ cho tất cả giáo viên, nhân viên nhà trường.

 Về cơ cấu tổ chức:

Bảng 2.7: Kết quả khảo sát đánh giá về “Cơ cấu tổ chức”

Câu hỏi Không

Có ít Bình thường

nhiều Đầy đủ 15.Trường có các nhân viên sẵn

sàng thay thế cho những vị trí

Số lựa

chọn 21 11 4 3 0

quan trọng không?

Tỷ lệ % 53.85 28.21 10.26 7.69 0.00 16. Có văn bán quy định chính

sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận trong nhà trường không?

Số lựa

chọn 0 8 33 53 6

Tỷ lệ % 0.00 8.00 33.00 53.00 6.00 18. Nhà trường có nhân viên

chuyên quản lý mạng máy tính, dữ liệu thông tin và bảo vệ phần cứng không?

Số lựa

chọn 0 22 15 12 0

Tỷ lệ % 0.00 44.90 30.61 24.49 0.00 (Nguồn: Nghiên cứu của Tác giả, 2016)

Với kết quả có được như trên, với tiêu chí – có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận hay không – đã có 53% ý kiến cho là có đầy đủ. Cụ thể là mỗi phòng, Ban, bộ phận chức năng đều có Quy định cụ thể việc phân công phân nhiệm cho mỗi cá nhân với quyền hạn và trách nhiêm rõ ràng. Nhằm phù hợp với cơ cấu tổ chức để đảm bảo theo quy chế hoạt động của trường Trung cấp nghề do Bộ Lao Động Thương Binh và xã hội ban hành, có đầy đủ các bộ phận chức năng riêng biệt, có cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau.

 Về chính sách nhân sự:

Bảng 2.8: Kết quả khảo sát đánh giá về “Chính sách nh n sự”

Câu hỏi Không

Có ít Bình thường

Có nhiều

Đầy đủ

11. Khi tuyên dụng nhân viên mới, nhà trường có những chính sách, thủ tục để phát triên đội ngũ nhân viên trung thực và có khả năng chuyên môn nhằm đáp ứng cho hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không?

Số lựa

chọn 6 36 32 11 15

Tỷ lệ

% 6.00 36.00 32.00 11.00 15.00

12. Nhà trường có thường xuyên tổ chức huân luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên không?

Số lựa

chọn 14 50 25 7 4

Tỷ lệ

% 14.00 50.00 25.00 7.00 4.00 13. Nhà trường có xây dựng các

chế độ bảo hiểm, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và kỷ luật rõ ràng không?

Số lựa

chọn 8 23 21 44 4

Tỷ lệ

% 8.00 23.00 21.00 44.00 4.00 (Nguồn: Nghiên cứu của Tác giả, 2016) Tuyển dụng của nhà trường dựa trên yêu cầu từng chức danh cụ thể, tuy nhiên lại chưa đưa ra được các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí tuyển dụng. Hiện tại thì việc tuyển dụng ở nhà trường theo kiểu nội bộ giữa các giáo viên, cán bộ nhân viên mà không đăng lên các phương tiện truyền thông, thông tin đại chúng như các bản tin trên trang website trang mạng xã hội của nhà trường

Hiện nay, với lực lượng đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân viên trẻ tuổi, nhà trường đang chú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng lại đội ngũ, tạo điều kiện về thời gian, và cả kinh phí để động viên, khuyến khích giáo viên, cán bộ nhân viên trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao trình độ nhằm áp dụng vào công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả.

Về chính sách khuyến khích lao động, chế độ bảo hiểm, khen thưởng phúc lợi, có đến 44 % là cảm thấy hài lòng với tiêu chí này. Mức khen thưởng vào các dịp tuyển sinh, lễ tết, các chuyến du lịch hè, sự hỏi han, thăm viếng, động viên tới giáo viên, nhân viên gặp điều không may,…diễn ra đều đặn hàng kỳ, hàng năm. Việc trả lương cho nhân viên đều đặn kịp thời, cho thấy nhà trường cũng cố gắng quan tâm đến đời sống của giáo viên, cán bộ nhân viên, cố gắng nhằm đảm bảo cuộc sống cho từng giáo viên, cán bộ nhân viên để hết mình cho công việc.

Tuy nhiên với phát biểu có thường xuyên tổ chức huân luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên không – có tới 50% người được hỏi thể hiện ý kiến trung bình, hay tiêu chí -Khi tuyển dụng nhân viên mới, nhà trường có những chính sách, thủ tục để phát triển đội ngũ nhân viên trung thực và có khả năng chuyên môn nhằm đáp ứng cho hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không – kết quả cao nhất là có 36% trả lời là có ít,

xét trên góc độ thực tế, vì sự tuyển lựa nhân viên dựa vào mối quan hệ quen biết nhau, hoạt động vẫn giống kiểu gia đình, có sự nể nang nhau, một phần vì Ban lãnh đạo chưa thật sự chú trọng đến các điều này, hoặc là cho rằng yên tâm, tin tưởng vào những mối quan hệ này, những giáo viên, nhân viên đến đây làm thì mục tiêu về lương bổng không phải là hàng đầu. Theo phương châm và định hướng phá triển của nhà trường là xây dựng được “Trường tư thục phi lợi nhuận”. Từ những lý do đó mà Ban giám hiệu thường cũng không dành nhiều thời gian để hoàn thiện môi trường kiểm soát cho chặt chẽ.

Một phần của tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường trung cấp nghề hòa bình (Trang 49 - 57)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(148 trang)