CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
4.3.6 Nhiệm vụ 2-6 Quản lý buổi họp tiền thi công
Ngay sau khi trao đổi hợp đồng, Kỹ sư đề nghị bố trí một buổi họp với Nhà thầu càng sớm càng tốt. Mục đích của buổi họp này trước nhất là cho phép đại diện của Kỹ sư và đại diện của Nhà thầu gặp gỡ nhau, và sau đó là thảo luận các chi tiết thực hiện công trình.
Nên nhớ rằng buổi họp này không nhằm mục đích sửa đổi các điều khoản, điều kiện hợp đồng hoặc chỉ dẫn kỹ thuật. Kỹ sư phải rất thận trọng không được thực hiện việc này khi thảo luận bất cứ khía cạnh nào của hợp đồng. Buổi họp tốt hơn hết là cho Nhà thầu cơ hội thu thập kiến thức của Kỹ sư về các điều kiện địa phương về thiết kế. Ngược lại, buổi họp cho phép đối thoại về phương pháp và
chương trình làm việc dự định của Nhà thầu. Điển hình, các chủ đề cần làm sáng tỏ theo hợp đồng gồm:
• Tổng quan của kỹ sư về khái niệm dự án, chỉ dẫn kỹ thuật và các lĩnh vực có vấn đề đặc biệt.
• Chương trình và phương pháp làm việc đề xuất của Nhà thầu.
• Các công trình cần ký hợp đồng phụ
• Di dời các công trình tiện ích và xin giấy phép
• Mỏ đất và đá
• Thủ tục giám sát và đặt hàng vật liệu dự tính
• Các yêu cầu về đường vận chuuyển và quản lý giao thông
• Các điều khoản về an toàn
• Ủy quyền của Nhà thầu và Kỹ sư, đường dây liên lạc...
• Nhà cung cấp/nguồn đề xuất cho máy móc thiết bị chính.
4.3.7 Nhiệm vụ 2-7 Quản lý các buổi họp tiến độ hàng tháng
Trong quá trình hợp đồng cần có các buổi họp thường kỳ tại hiện trường với Nhà thầu, và các buổi họp nội bộ giữa nhân viên của kỹ sư, các buổi họp có thể phân loại như sau:
• Họp tiến độ
• Họp đặc biệt
• Họp liên lạc
• Họp nội bộ
4.3.7.1 Các buổi họp tiến độ
Buổi họp tiến độ chính thức cho các công trình chính phải được tổ chức hàng tháng. Buổi họp này sẽ soát xét tiến độ và đánh giá ảnh hưởng của nó đến việc hoàn thành toàn bộ, đồng thời cũng cho phép thời gian để hiành thành và đưa ra các biện pháp để sửa chữa các thiếu sót. Các buổi họp tiến độ hàng tuần sẽ không cần thiết và không nên có. Các buổi họp đó đơn gián chỉ làm tràn ngập các phương tiện báo cáo và đánh giá các Kỹ sư của quán tính của nó làm cho các biện pháp cải tiến sẽ mất nhiều thời gian hơn khoảng cách giữa các buổi họp.
Các buổi họp tiến độ phải do đại diện kỹ sư chủ trì và do một nhân viên ghi biên bản, mặc dù Nhà thầu dĩ nhiên có thể tự ghi chép các diễn biến. Các buổi họp tiến độ không bao giờ do Chủ đầu tư chủ trì và không bao giờ được cho Nhà thầu làm biên bản.
4.3.7.2 Chương trình họp
Trong các dự án chỉ có một Nhà thầu, các buổi họp tiến độ phải đề cập tới các vấn đề chính sau đây:
• Chửụng trỡnh
• Liên lạc
• Chất lượng
• An toàn
Nếu có nhiều Nhà thầu liên quan đến công trình, thì thành phần liên lạc của buổi tiến độ họp sẽ cuộc họp riêng rẽ, có thể hàng tuần, với tất cả các bên tham gia.
Các buổi họp tiến độ không thể được tổ chức họp với trên một Nhà thầu cùng một luùc.
4.3.7.3 Thành phần tham dự.
Các người sau đây có thể tham dự các buổi họp tiến độ:
Đối với Chủ đầu tư Một hoặc hai đại diện làm quan sát viên Các kỹ sư trẻ (chỉ để học hỏi kinh nghiệm) Đối với Nhà thầu Đại diện công trường
Phó đại diện công trường Quản lý kế hoạch
Quản lý thi công
Đối với Kỹ sư Đại diện Kỹ sư
Kỹ sư trưởng thường trú chính Kỹ sư thường trú
Các kỹ sư trẻ (chỉ để học hỏi kinh nghiệm) Thử kyự
Nếu Chủ đầu tư muốn có ai đó đại diện tại các buổi họp tiến độ ngoài kỹ sư, khi đó Chủ đầu tư có thể gửi thêm một đại diện. Tuy nhiên, nếu đại diện Chủ đầu tư
muốn có một vai trò khác hơn một quan sát viên, thì cần xác định rõ thẩm quyền.
Tất cả các bên liên quan phải biết rõ đại diện này hành xử với tư cách một đại diện Chủ đầu tư và tư liệu người có thẩm quyền thương thảo với Nhà thầu để thay đổi công trình hoặc hợp đồng.
Các buổi họp tiến độ là để thảo luận về tiến độ và các vấn đề quan tâm thực tế trên hiện trường và các cuộc thảo luận phải được giới hạn trong các mục đích đó.
Các buổi thảo luận này không phải là diễn đàn thích hợp để thảo luận về các vấn đề hợp đồng. Thật ra, không có điểm nào cần phải ghi chép các ý kiến ứng khẩu về sự diễn giải chính xác điều kiện hợp đồng. Nếu có hơn một nhà thầu trên hiện trường, khi đó các buổi họp tiến độ phải được tiến hành riêng rẽ với từng Nhà thầu.
Đôi khi Nhà thầu có thể dùng các buổi họp tiến độ như là phương tiện để đàm phán theo hợp đồng nhất là các vấn đề liên quan đến điều 6.3 “gián đoạn tiến độ”. Nếu nhà thầu làm như vậy, Kỹ sư cần nhắc nhở Nhà thầu là có một thủ tục riêng theo hợp đồng áp dụng đối với các vấn đề đó, và rằng một ghi chép bằng văn bản về các lời phát biểu miệng (vd : biên bản của buổi họp), về luật, không tạo thành một thông báo bằng văn bản.
4.3.7.4 Các buổi họp đặc biệt
Những buổi họp này được triệu tập vào các kỳ bất thường để thảo luận về một vấn đề nằm ngoài phạm vi các buổi họp thường kỳ. Người triệu tập buổi hợp phải phát hành một chương trình ghi rõ chủ đề của buổi họp và danh sách những người được mời tham dự. Buổi họp sẽ do đại diện Kỹ sư chủ trì và do một nhân viên của Kỹ sư ghi biên bản.
4.3.7.5 Biên bản họp
Cần làm sáng tỏ cho mọi người dự họp (bất cứ buổi họp nào) rằng biên bản một buổi họp chỉ đơn giản là một loạt các điều ghi chú tạo thành một hồ sơ chính xác và chấp nhận được một cách hợp lý về những điều đã phát biểu tại buổi họp. Biên bản không thay thế cho một thông báo bằng văn bản khi một thông báo như vậy yêu cầu bởi hợp đồng. Tương tự như vậy, thỏa thuận trong các biên bản trước chỉ đòi hỏi các người tham dự xác nhận rằng ghi chép của buổi họp trước là ghi chép đúng những vấn đề đã phát biểu.
4.3.7.6 Quản lý các cuộc họp
Các buổi họp là rất quan trọng để duy trì liên lạc tốt cho dự án nhưng có thể vượt khỏi tầm tay và trở nên thành nhàm chán, gây nản lòng và không hữu ích.
Cách đề phòng duy nhất đối với chủ tọa (phải là đại diện của Kỹ sư) là phải giới hạn chặt chẽ người tham dự chỉ với những người cần thiết cho mục đích của buổi họp và giữ cho buổi họp tiến hành ngắn gọn, thích hợp và kỷ luật.
Các buổi họp lộn xộn và kéo dài không cần thiết chỉ làm lãng phí thời gian và nguồn lực của dự án đáng lẽ được sử dụng để thúc đẩy công việc. Qua suốt thời gian dự án, theo nghĩa đen, hàng ngàn giờ nhân công rất tốn kém của các nhân viên chủ chốt có thể bị lãng phí qua các buổi họp không chuẩn tắc.
4.3.8 Nhiệm vụ 2-8 Tư vấn về các vấn đề bảo hiểm
Bảo hiểm chính mà Nhà thầu phải duy trì theo hợp đồng FIDIC là:
Điều 23 : Cung cấp hợp đồng và bằng chứng đóng tiền bảo hiểm cho bảo hiểm đối với bên thứ ba
Điều 24: Cung cấp hợp đồng và bằng chứng đóng tiền bảo hiểm cho bảo hiểm tai nạn nhân công
Việc xây dựng hầm dìm trong một kênh thông truyền bận rộn, đặc biệt có nhiều rủi ro về tai nạn nghiêm trọng và tư vấn sẽ bảo đảm rằng mức bảo hiểm và các rủi ro được bảo hiểm tai nạn.