CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG
2.2 Thực trạng KSNB tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - chi nhánh Bắc Hƣng Yên
2.2.1 Thực trạng về Môi trường kiểm soát tại VietinBank Bắc Hưng Yên
2.2.1.1. Tính trung thực và giá trị đạo đức
VietinBank là một trong số 10 doanh nghiệp đạt thành tích xuất sắc đƣợc vinh danh tại sự kiện lễ công bố và vinh danh “Doanh nghiệp đạt chuẩn văn hóa kinh doanh Việt Nam” năm 2021. Năm 2009, VietinBank đã lần đầu tiên ban hành Sổ tay văn hóa. Năm 2012, VietinBank tiếp tục hoàn thiện đầy đủ bộ tài liệu về Văn hóa doanh nghiệp với 7 giá trị cốt lõi, đồng thời làm rõ ý nghĩa, định hướng hành động để từng cán bộ, nhân viên có thể thấu hiểu và điều chỉnh hành vi. Năm 2019, để tiếp tục đẩy mạnh và giúp văn hóa doanh nghiệp đi sâu vào từng hoạt động của cán bộ nhân viên, Ban Lãnh đạo VietinBank cũng nêu rõ yêu cầu của việc chuyển đổi trong hoạt động toàn hệ thống, trước tiên với 7 giá trị cốt lõi, bao gồm: (1) Hướng đến khách hàng; (2) Hướng đến sự hoàn hảo; (3) Năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, hiện đại; (4) Trung thực, chính trực, minh bạch, đạo đức nghề nghiệp; (5) Sự tôn trọng; (6) Bảo vệ và phát triển thương hiệu; (7) Phát triển bền vững và trách nhiệm với cộng đồng, xã hội. Có thể thấy rằng, VietinBank đã xây dựng môi trường nền tảng cho KSNB từ cách ứng xử, trách nhiệm cho từng cá nhân làm việc tại VietinBank để tạo ra đặc thù văn hoá doanh nghiệp riêng thể hiện trong mọi hoạt động và mỗi cá nhân, mỗi CN. Trên tinh thần đó, VietinBank Bắc Hƣng Yên cũng quán triệt, xây dựng và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp VietinBank tại chính CN. Ban Lãnh đạo CN luôn xác định từ đội ngũ giám đốc, các lãnh đạo phòng, ban trước tiên phải là những hình mẫu, tiên phong và truyền cảm hứng cho đội ngũ cán bộ bằng tƣ duy, thái độ và hành động tích cực vì mục tiêu chung của
VietinBank, để VietinBank bắc Hƣng Yên trở thành điểm đến tin cậy của khách hàng, là môi trường doanh nghiệp lành mạnh, bền vững cho người lao động. Tuy nhiên, trong thực hành tác giả nhận thấy các cán bộ tại CN chƣa thật sự tuân thủ các quy định đã nêu. Điều đó thể hiện từ sự vi phạm quy định về phong cách không gian giao dịch khi các nhân viên thuộc phòng giao dịch khách hàng vẫn chƣa thực hiện sắp xếp vị trí làm việc gọn gàng ngăn nắp, hồ sơ lưu trữ tại các phòng ban chưa khoa học, lỗi vi phạm về phong cách không gian giao dịch vẫn chƣa đƣợc ghi nhận đầy đủ.
Theo kết quả khảo sát, 100% phiếu đồng ý rằng các cán bộ tại CN đã thực hiện tốt quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp của VietinBank.
Hình 2.2. Kết quả khảo sát về tính trung thực và giá trị đạo đức của VietinBank CN bắc Hƣng Yên
Nguồn: tổng hợp từ khảo sát 2.2.1.2. Cam kết đảm bảo về năng lực
Đội ngũ cán bộ nhân viên CN trong độ tuổi từ 30 tuổi đến dưới 35 tuổi
8.2%
14.4%
5.2%
2.1%
27.8%
11.3%
14.4%
82.5%
83.5%
89.7%
83.5%
72.2%
84.5%
72.2%
0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0% 120.0%
Chi nhánh tạo dựng môi trường văn hóa ngân hàng nhằm nâng cao tính chính trực, giá trị đạo đức của nhân viên ViettinBank có ban hành và chi nhánh áp dụng những quy tắc về đạo đức nghề nghiệp, các chuẩn mực đạo đức khác Chi nhánh xử lý những vi phạm đạo đức nghề nghiệp theo quy định
Có văn bản quy định cụ thể về phòng ngừa và xử lý khi Ban lãnh đạo và nhân viên lâm vào tình thế xung đột lợi ích Chi nhánh phổ biến để nhân viên hiểu rõ các quy tắc đạo đức nghề nghiệp, quy định xử lý vi phạm đạo đức nghề nghiệp Chi nhánh yêu cầu nhân viên ký cam kết tuân thủ các quy định
BGĐ và các cấp quản lý của chi nhánh có hành vi ứng xử, tƣ cách đạo đức gương mẫu, hiệu quả công việc cao
Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý
chiếm tỷ lệ 46,3%, chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu nguồn lao động. Số cán bộ có thâm niên công tác từ 5 đến 10 năm chiếm tỷ lệ 38,58%, số năm kinh nghiệm trên 10 năm chiếm 33,5%. Phân theo trình độ: sau đại học chiếm 5,5%, đại học là 76,9% và trung học phổ thông (tập trung vào cán bộ lái xe, bảo vệ, tạp vụ) là 17,6%. Cơ cấu nguồn nhân lực tại đơn vị cho thấy chất lƣợng đội ngũ lao động là tốt, có trình độ học vấn, đang trong độ tuổi vàng lao động.
- Về chính sách đào tạo cán bộ: Chi nhánh đã tự tổ chức lớp đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên theo các chuyên đề liên quan tới hoạt động kinh doanh.
Giảng viên là các cán bộ có chuyên môn có kinh nghiệm của Trường đào tạo và phát triển nguồn nhân lực VietinBank. CN rất chú trọng tới công tác nâng cao trình độ chuyên môn về các nghiệp vụ tín dụng, kế toán và nghiệp vụ ngân hàng. Các giảng viên đào tạo là Trưởng, Phó Trưởng phòng dày dặn kinh nghiệm chuyên môn.
Ngoài ra, Chi nhánh đã cử cán bộ tham gia đầy đủ các lớp học do Trường đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Vietinbank tổ chức đặc biệt là các lớp phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ. CN đã tạo điều kiện thuận lợi cho những cán bộ có nhu cầu học tập nâng cao thêm nhƣ chuyển đổi văn bằng, học văn bằng 2, thạc sĩ để ngày càng phục vụ nhân dân đƣợc 74/97 cán bộ, đạt tỷ lệ 76,28%. Dịch vụ chuyên nghiệp, tăng hiệu quả hoạt động.
Theo số liệu từ 97 phiếu khảo sát, có 15 người có trình độ sau đại học (chiếm 15%), 72 người trình độ đại học (75%) và 10 người có trình độ trung học phổ thông – chủ yếu là ở vị trí bảo vệ, lái xe hoặc tạp vụ (10%). Số liệu trên cho thấy trình độ và năng lực của cán bộ nhân viên tại CN là khá tốt, chủ yếu là người có trình độ từ đại học trở lên, đây là điểm mạnh nhằm góp phần thực hiện cam kết đảm bảo về năng lực. Về độ tuổi, đội ngũ cán bộ nhân viên trong độ tuổi từ 30 đến 40 tuổi là nhiều nhất (chiếm 38%) sau đó là những người từ 40 đến 50 tuổi (chiếm 27%), độ tuổi dưới 30 chiếm 22%, những người trên 50% chỉ chiếm 13%. Số cán bộ có số năm kinh nghiệm trong ngành tài chính ngân hàng trên 15 năm chiếm tỷ trọng cao nhất (35%), sau đó là từ 5 đến 10 năm (chiếm 27%). Cơ cấu nguồn nhân lực tại đơn vị cho thấy chất lƣợng đội ngũ lao động khá tốt, có trình độ học vấn, có
độ tuổi bàng lao động.
Hình 2.3. Kết quả khảo sát cam kết đảm bảo về năng lực của CN
Nguồn: tổng hợp từ khảo sát
Tuy nhiên, theo kết quả phỏng vấn sâu, CN Bắc Hƣng Yên vẫn chƣa thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Công tác tuyển dụng cũng gặp nhiều khó khăn do bị khống chế chỉ tiêu tuyển dụng do quy mô hoạt động của CN còn quá thấp so với các CN trong hệ thống nên việc phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của CN vẫn chƣa thực hiện đƣợc. Kéo theo hệ lụy hiện nay, tại CN chƣa thực hiện đƣợc nội dung yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức theo nguyên tắc của KSNB.
2.2.1.3. Bộ phận kiểm tra KSNB
HĐQT của VietinBank đã chứng minh đƣợc sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB cụ thể hóa bằng văn bản
“quy chế tổ chức và hoạt động của ban kiểm soát ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam” quy định về nội dung và phương thức giám sát của Ban kiểm soát trực thuộc quyền phụ trách điều hành trực tiếp của HĐQT với từng hoạt động của hệ thống. Văn bản này thực hiện mục đích chuẩn hóa quy trình thủ tục giám sát ngân hàng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban kiểm soát trong việc thực hiện
15%
75%
10%
0%
20%
40%
60%
80%
Trình độ học vấn
Trên đại học2
Đại học
Trung học phổ thông
22%
38%
27%
13%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
< 30 [30; 40)[40; 50) > 50 Độ tuổi
15%
27%
23%
35%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
< 5 [5; 10) [10;
15}
> 15 Số năm kinh nghiệm
giám sát việc tuân thủ các quy định của pháp luật và điều lệ của VietinBank, nắm bắt và phản ánh đánh giá đúng đắn việc chấp hành pháp luật và tuân các quy định trong công tác quản trị điều hành và chỉ đạo triển khai hoạt động kinh doanh, kịp thời phát hiện các rủi ro trong hoạt động của cả hệ thống, các hạn chế, bất cập của các quy trình, quy định của VietinBank trong việc tổ chứctriển khai hoạt động kinh doanh để có cảnh báo và đề xuất biện pháp khắc phục hoàn thiện. Nhƣ vậy, với quy định trên, VietinBank đã tuân thủ đúng nguyên tắc của KSNB.
Hàng năm chi nhánh sẽ có một đợt kiểm tra kiểm tra chất lƣợng ISO của từng phòng ban do chi nhánh tự tổ chức và đánh giá mức tuân thủ quy trình ISO của từng cán bộ tại mỗi phòng ban. Định kỳ 2 năm, trụ sở chính tổ chức kiểm tra toàn diện chi nhánh và kiểm toán nội bộ của hệ thống hàng năm. Ngoài ra, chi nhánh có các cuộc kiểm tra trực tiếp, đột xuất của Ban Giám đốc hoặc kiểm tra đột xuất camera tại các phòng ban để đánh giá mức độ tuân thủ. Hàng tháng còn có cuộc họp giao ban, các báo cáo giao dịch sai sót mà các phòng phải gửi cho phòng kế hoạch tổng hợp
Tuy nhiên, CN Bắc Hƣng Yên, không có bộ phận kiểm tra giám sát riêng biệt, hoạt động kiểm soát đƣợc giao cho một số cán bộ tại từng bộ phận và đƣợc trƣng tập khi thực hiện các đợt kiểm tra đột xuất, định kỳ. Điều này đã vi phạm nguyên tắc chứng minh sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB. Cụ thể tại CN, việc KSNB chỉ đƣợc giao cho 1 cán bộ thuộc Phòng Kế toán, với 15 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế toán ngân hàng.
Bên cạnh công tác kiểm tra KSNB tại CN, cán bộ này còn thực hiện kiêm nhiệm các nhiệm vụ chuyên môn khác của Phòng Kế toán. Do vậy, chất lƣợng công tác kiểm tra KSNB tại CN bắc Hƣng Yên vẫn chƣa tốt, chƣa thực hiện bao quát đƣợc hết các mảng hoạt động nghiệp vụ tại đơn vị.
Theo khảo sát về đánh giá của Ban Giám đốc và cấp quản lý tại CN đối với vai trò của bộ phận kiểm tra KSNB tại CN: 13% đánh giá rất cao vai trò của hoạt
động KSNB, 57% ý kiến cho rằng KSNB quan trọng đối với CN, 25% ý kiến trung lập và 5% ý kiến cho rằng hoạt động KSNB là không quan trọng.
Hình 2.4. Kết quả khảo sát ý kiến về vai trò của bộ phận KSNB tại VietinBank Bắc Hƣng Yên
Nguồn: tổng hợp từ khảo sát
2.2.1.4. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
- Đặc thù quản lý: Những nhận thức, quan điểm, triết lý và phương thức điều hành của Ban giám đốc, các lãnh đạo Trưởng, Phó phòng nghiệp vụ tại Chi nhánh chịu ảnh hưởng phần lớn bởi thái độ, quan điểm của các nhà quản lý cấp trên:
HĐTV, TGĐ, Trưởng ban của Vietinbank.
Các quan điểm và cách thức điều hành của Ban giám đốc tại Chi nhánh là chịu sự quản lý trực tiếp của Vietinbank về việc tuân thủ các chính sách, chế độ của ngành ngân hàng và quy định của pháp luật Nhà Nước. Như vậy, việc điều hành tại Chi nhánh được vận hành và thiết kế theo quy định, hướng dẫn của VietinBank.
13%
57%
25%
5%
0%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Rất quan trọng Quan trọng Bình thường Không quan trọng Rất không quan trọng
Series 1
Hình 2.5. Kết quả khảo sát về triết lý quản lý và phong cách quản lý
Nguồn: tổng hợp từ khảo sát
Tại Chi nhánh còn tồn tại sự bất cập trong quan điểm và thái độ của Ban giám đốc với việc nhận thức tầm quan trọng của việc nhận dạng, đánh giá và phân tích rủi ro ảnh hưởng tới việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh, hoạt động và hiệu quả kinh doanh… Một số lãnh đạo quan tâm đến chỉ tiêu đạt kế hoạch hơn là tìm hiểu đƣa ra việc nâng cao chất lƣợng dịch vụ vì vậy khó có nhiều khách hàng truyền thống. Một số lãnh đạo lại đề cao chất lƣợng dịch vụ nhƣng lại không có biện pháp tối ƣu để hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch giao dẫn đến không đạt hiệu quả kinh doanh.
Có lãnh đạo thì quan tâm đến vấn đề rủi ro nợ xấu nhƣng lạì không quan tâm đến các loại rủi ro khác. Việc Ban lãnh đạo Chi nhánh chƣa coi trọng việc nhận dạng đánh giá và phân tích rủi ro dẫn đến việc thiết kế thủ tục kiểm soát sẽ không đƣợc chặt chẽ.
Ban lãnh đạo tại Chi nhánh đã quan tâm đến công tác KSNB xong sự chỉ đạo điều hành chủ yếu thông qua văn bản hướng dẫn, chưa thường xuyên tiếp xúc trực tiếp cán bộ nhân viên. Chi nhánh chủ yếu chú trọng tập trung vào quản lý rủi ro nợ
8%
28%
4%
3%
5%
76%
65%
85%
72%
84%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
BGĐ và các cấp quản lý thận trọng trong quyết định liên quan đến HĐKD của chi nhánh.
BGĐ và các cấp quản lý thể hiện phong cách điều hành hoạt động rõ ràng.
Chi nhánh có các văn bản, sơ đồ cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể.
BGĐ và các cấp quản lý minh bạch trong công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
BGĐ và các cấp quản lý có thái độ và hành động đúng đắn trong việc áp dụng những quy định, chính sách của ViettinBank và Nhà nước trong hoạt động kinh doanh.
Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý
xấu, tìm các biện pháp để hạn chế rủi ro kinh doanh xong ít chủ động các cuộc rà soát các rủi ro, nguy cơ khác liên quan đến hoạt động của Chi nhánh.
2.2.1.5. Cơ cấu tổ chức:
Để đảm bảo tất cả các hoạt động nghiệp vụ đƣợc hoàn thành một cách an toàn và phù hợp với các quy định, Giám đốc CN đã giám sát tất cả các hoạt động, thường xuyên kiểm tra và đánh giá KSNB của CN.
Có 4 Phó Giám đốc làm việc tại CN. Công tác chỉ đạo điều hành từng mảng kinh doanh đƣợc giám sát chặt chẽ hơn nhờ bố trí 1 phó giám đốc phụ trách hoạt động của từng mảng nghiệp vụ và sự quản lý, điều hành của 2 đến 3 phòng ban, phòng giao dịch. Phó Giám đốc phải chịu trách nhiệm về việc điều hành kinh doanh của mình trước Giám đốc, điều này sẽ giúp lãnh đạo CN điều hành công việc nhanh chóng hơn và đảm bảo quá trình kinh doanh dưới sự lãnh đạo của ban Giám đốc.
Giám đốc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng cán bộ, bộ phận. Mỗi phòng có trưởng và phó phòng. Các cán bộ, bộ phận thường xuyên rà soát, kiểm tra lại việc áp dụng các quy trình, quy định nội bộ phù hợp và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động nghiệp vụ đã ký hợp đồng, giúp hoạt động kiểm soát đƣợc điều khiển dễ dàng hơn và các thao tác nghiệp vụ sẽ chính xác hơn. Kết quả khảo sát cũng cho thấy 76% cán bộ cho rằng giữa các phòng nghiệp vụ có sự phối hợp làm việc hiệu quả, có thể tạo ra luồng thông tin xuyên suốt, cần thiết cho việc quản lý hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, tại CN, không có Phòng Kiểm tra KSNB độc lập mà chỉ có một hoặc hai cán bộ làm công tác kiểm tra KSNB tại CN, trực thuộc Phòng Kế toán. Do vậy, công tác kiểm tra tại CN không có sự độc lập, khách quan cần thiết.
Về phân định quyền hạn và trách nhiệm, cơ cấu tổ chức sắp xếp tương đối rõ ràng với đội ngũ cán bộ công nhân viên đông đảo, Có 76/97 cán bộ chiếm 78,4% đồng ý, 20/67 (20,6%) cán bộ rất đồng ý rằng CN ban hành văn bản và xây dựng chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban và 94 người có ý kiến ủng hộ quan điểm rằng sơ đồ tổ chức, sự phân định trách nhiệm và quyền hạn của CN đã rõ
ràng đối với từng cán bộ.
Hình 2.6. Kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn
Nguồn: tổng hợp từ khảo sát
Tuy nhiên, có 46/97 cán bộ chiếm 47,4% cho rằng cơ cấu tổ chức tại CN đang tạo nên sự chồng chéo trong công việc. Nguyên nhân của việc này có thể là do sự bố trí chưa phù hợp với trình độ chuyên môn, tỷ lệ người cho rằng quyền hạn giữa các phòng ban bị trùng lặp chiếm khá cao (32%) khiến việc ra các quyết định, triển khai thực hiện và kiểm tra việc thực hiện theo các quyết định đƣợc đƣa ra bị khó khăn. Điều này xuất phát một phần là do CN chƣa phân bổ đủ nhân sự phù hợp, khiến nhiều cán bộ phải kiêm nhiều vị trí khi làm việc.
2.2.1.6. Chính sách nhân sự
Tại Chi nhánh có một Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động, nên đã đảm bảo cho hoạt động của Chi nhánh thông suốt, mọi hoạt động của nghiệp vụ đƣợc thực hiện đúng quy định, an toàn. Chi nhánh tuân thủ theo quy định của trụ sở chính luân chuyển công tác Trưởng/phó phòng, cán bộ quan hệ khách hàng tại PGD, giao dịch viên tối đa 3 năm một lần; các Trưởng/Phó phòng tại chi nhánh luân
78%
89%
76%
47%
65%
32%
59%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Chi nhánh ban hành văn bản và xây dựng chức năng, nhiệm vụ từng phòng/ ban.
Chi nhánh có sơ đồ tổ chức, sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng đối với từng cán bộ.
Các phòng/ban có sự phối hợp làm việc hiệu quả.
.
Cơ cấu tổ chức hiện tại của chi nhánh tạo nên sự chồng chéo trong công việc.
Cơ cấu tổ chức hiện tại của chi nhánh đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy hiệu quả.
Quyền hạn giữa các phòng ban bị trùng lặp.
.
Chi nhánh đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc ủy quyền phê duyệt toàn …
Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý