CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG
2.2 Thực trạng KSNB tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - chi nhánh Bắc Hƣng Yên
2.2.3. Thực trạng hoạt động kiểm soát tại VietinBank Bắc Hưng Yên
Tại chi nhánh, mỗi nghiệp vụ cho vay, tiền gửi… đều phải thực hiện theo quy trình, quy định của trụ sở chính ban hành. Với các hồ sơ khoản vay cán bộ quan hệ khách hàng thu thập đều được kiểm tra, rà soát bởi phòng Hỗ trợ tín dụng trước khi tiến hành giải ngân, chứng từ giải ngân đƣợc kiểm tra, rà soát lại tại bộ phận kế toán giao dịch trước khi giải ngân ra ngoài. Chứng từ giao dịch hàng ngày của giao dịch viên đƣợc kiểm soát trực tiếp bởi kiểm soát viên và kiểm soát sau bởi bộ phận hậu kiểm nhằm hạn chế các rủi ro, sai sót trong tác nghiệp. Bên cạnh đó, chi nhánh còn tổ chức, thành lập các đoàn kiểm tra định kỳ hoặc kiểm tra chéo giữa các phòng giao dịch, phòng chuyên môn… Ngoài ra, Phòng Kiểm tra - kiểm soát nội bộ khu vực kiểm soát toàn bộ hoạt động của chi nhánh, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình quy định.
2.2.3.1. Chính sách kiểm soát
VietinBank đã ban hành rất nhiều quy định, quy trình về kiểm soát các mảng hoạt động kinh doanh, tác nghiệp đồng thời thường xuyên nhắc nhở bằng các thông báo. Cụ thể một số văn bản nhƣ:
+ Quyết định số 780 ngày 01/12/2015 về kiểm soát nợ quá hạn: các đơn vị chủ động rà soát, thực hiện các biện pháp thu hồi nợ xấu, nợ quá hạn, tránh phát sinh các trường hợp quá hạn do lỗi tác nghiệp, quá hạn mới; trong trường hợp phát sinh nợ quá hạn mới: đơn vị xây dựng biện pháp xử lý. Đây là chỉ đạo thường xuyên và xuyên suốt quá trình hoạt động của VietinBank. TSC VietinBank định kỳ luôn gửi văn bản nhắc nhở rà soát.
+ Về dữ liệu đầu vào có Quyết định số 008 2018 QĐ ngày 26 04 2018 về tăng cường kiểm soát, giảm thiểu dữ liệu phòng chung để phản ánh chính xác kết quả các phòng kinh doanh tại CN. VietinBank thực hiện gán mã từng khách hàng theo mã phòng ban phụ trách khách hàng đó, tuy nhiên việc gán mã này thực hiện thủ công, nên thường xuyên sai sót do cả nguyên nhân khách quan lỗi hệ thống khi chuyển đổi, cập nhật dữ liệu lẫn ý muốn chủ quan của từng đơn vị. Vì khi gán mã khách hàng sẽ phản ánh kết quả hoạt động của từng đơn vị. Điều này sẽ liên quan đến việc xét duyệt hạng của từng phòng giao dịch và ảnh hưởng đến đánh giá kết quả xếp hạng chung, kế hoạch tăng trưởng của CN. Như vậy, VietinBank đã lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận đƣợc của hệ thống. Đồng thời cũng lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ cho việc đạt đƣợc các mục tiêu. VietinBank cũng đã tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã đƣợc thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động cụ thể.
Thực trạng thực hiện theo các văn bản quy định hoạt động kiểm soát của CN Bắc Hƣng Yên nhƣ sau:
+Quy định về kiểm soát nợ quá hạn tại CN có triển khai nhƣng vẫn phát sinh các trường hợp quá hạn do lỗi tác nghiệp thường xuyên sau thời điểm định kỳ thu nợ và định kỳ thu nợ các khoản thấu chi tự động. 70% vấn đề này do lỗi chủ quan của cán bộ tác nghiệp.
+ Về công tác chuyển đổi số liệu sau sáp nhập thực hiện theo hướng dẫn của TSC, số liệu đối chiếu đến nay, về cơ bản số liệu đƣợc chuyển đổi thành công nhƣng vẫn còn phát sinh một số dữ liệu bị thiếu cần bổ sung thủ công, hoặc quá trình gộp mã số CIF khách hàng bị trùng hoặc bị sai sót, chuyển đổi số liệu dƣ nợ ngoại bảng lãi treo cần cập nhập lại các trạng thái theo bộ mã quy ƣớc do vẫn còn sai sót. Điều này thể hiện quy định về chuẩn hóa dữ liệu trước khi chuyển đổi chương trình và kiểm soát sau chuyển đổi vẫn chưa được thực thi hoàn toàn.
+ CN thực hiện theo đúng quy định về nghiệp vụ tiền gửi, công tác kế toán, an toàn kho quỹ, v.v nhƣ trong văn bản quy chế quản trị nội bộ VietinBank (sửa đổi, bổ sung vào tháng 5/2021).
Theo quy chế quản trị nội bộ của TSC, VietinBank CN Bắc Hƣng Yên đã thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm tuân thủ các quy định nội bộ của TSC nhƣ:
tách bạch giữa cán bộ phát hành thẻ với cán bộ phụ trách bảo quản, giao thẻ; tách biệt chức năng thẩm định với chức năng phê duyệt tín dụng, tách bạch với chức năng tác nghiệp khoản cấp tín dụng, tách bạch giữa chức năng hạch toán kế toán về tài sản thế chấp (kế toán tiền vay) với công tác giữ tài sản (thủ kho/ thủ quỹ phòng giao dịch),….Việc luân chuyển chứng từ đƣợc thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ có liên quan nhƣ: Quy trình giao dịch một cửa, Quy trình luân chuyển chứng từ theo mô hình ngân hàng bán lẻ, Quy trình bảo lãnh, Quy trình tín dụng, Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán (87% người đồng ý).
CN áp dụng phần mềm quản lý thông tin thống nhất trong toàn hệ thống VietinBank (87% ý kiến khảo sát đồng ý). Tuy nhiên, phần mềm quản lý thông tin của VietinBank đã đƣợc đƣa vào ứng dụng trong một thời gian dài đã không thể đáp ứng kịp tốc độ phát triển của NH; việc chiết xuất báo cáo từ hệ thống để phục vụ công tác quản trị chƣa đáp ứng tốt. Do vậy, có đến 30% ý kiến khảo sát không đồng ý với ý kiến “các báo cáo chiết xuất từ phần mềm đảm bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác, kịp thời”.
Hình 2.10. Kết quả khảo sát về chính sách kiểm soát
Nguồn: tổng hợp từ khảo sát
Đối với công tác bảo mật thông tin, bảo mật quyền truy cập các ứng dụng nghiệp vụ đƣợc thực hiện theo Quy chế đảm bảo an toàn bảo mật hệ thống công nghệ thông tin trong hoạt động của VietinBank. Chức năng quản lý và truy cập vào máy chủ tại CN do bộ phận vi tính tại CN thực hiện. VietinBank có quy định riêng về bảo mật thông tin quyền truy cập các ứng dụng nội bộ, quy định về mật khẩu; khi đăng nhập các ứng dụng nghiệp vụ buộc người sử dụng phải đăng ký tên truy cập và mật khẩu truy cập, mật khẩu đƣợc quy định cụ thể về độ dài ký tự, tần suất thay đổi mật khẩu,… Phần mềm tự động ghi lại nhật ký đăng nhập, sử dụng của từng người dùng. Mỗi cán bộ nhân viên đƣợc cấp máy tính riêng, có tên truy cập máy và mật khẩu truy cập máy tính riêng. Đối với việc truy cập thông tin khách hàng, chỉ những cán bộ nhân viên, bộ phận có liên quan mới đƣợc cấp quyền truy xuất thông tin;
cũng như việc truy cập thông tin khách hàng phải qua 2 bước thực hiện có sự kiểm soát của kiểm soát viên. Việc chỉnh sửa thông tin khách hàng đƣợc quản lý tập trung
29.9%
6.2%
3.1%
4.2%
4.1%
32.0%
19.6%
36.1%
25.8%
61.9%
78.4%
68.0%
84.6%
56.7%
60.9%
69.1%
55.7%
67.0%
0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0% 120.0%
ViettinBank ban hành các văn bản quy định về quy trình thủ tục thực hiện nghiệp vụ.
Trình tự luân chuyển chứng từ đƣợc quy định cụ thể bằng văn bản.
Có văn bản quy định cụ thể về hồ sơ, chứng từ đầy đủ làm cơ sở cho việc hoạch toán và xử lý các nghiệp vụ phát sinh.
Chi nhánh sử dụng phần mềm quản lý thông tin.
.
Các báo cáo đƣợc kết xuất từ phần mềm đảm bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Khi đăng nhập vào sử dụng, hạch toán, phần mềm buộc người sử dụng phải khai báo tên đăng nhập, mật khẩu.
Phần mềm tự động ghi lại nhật ký đăng nhập, sử dụng của từng người dùng.
Có biện pháp hạn chế đối tƣợng bên ngoài tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý.
Hệ thống phần mềm có sự phân quyền xem, sửa đổi, cập nhật, xóa dự liệu đối với từng người dùng theo chức năng …
Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý
tại các hoạt động nghiệp vụ tại CN nhƣ dịch vụ khách hàng (quản lý thông tin tài khoản, quản lý thông tin thẻ), quản lý nợ (quản lý thông tin tín dụng); việc điều chỉnh thông tin phải có hồ sơ chứng từ/ tờ trình có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
2.2.3.2. Thủ tục kiểm soát
Ba nguyên tắc đƣợc sử dụng trong hoạt động kiểm soát của CN: nguyên tắc phân công nhiệm vụ, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ, chức trách của phòng, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ, Giám đốc CN đã phân công các Phó Giám đốc, Trưởng, Phó Trưởng phòng và các nhân viên của Phòng, phối hợp trong điều hành đảm bảo tuân thủ, chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật cũng nhƣ quy định của Vietinbank.
Tùy theo hiện trạng hoạt động của các bộ phận và chỉ đạo của Giám đốc, việc phân công nhiệm vụ có thể cần thay đổi.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động của phòng theo chức trách đƣợc phân công. Phó Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành và báo cáo Giám đốc về một phần hoạt động nghiệp vụ của CN. Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng lãnh đạo, điều hành nhiều mặt công tác cụ thể và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.
Để hoàn thành mục tiêu kế hoạch kinh doanh thuộc lĩnh vực, đơn vị đƣợc phân công, các Phó Giám đốc, Phó Trưởng phòng tích cực chỉ đạo, điều hành công việc và những vấn đề phát sinh trong phạm vi nhiệm vụ, công việc đƣợc giao.
Trưởng phòng trực tiếp giám sát, điều hành công việc đã phân công cho các Phó Giám đốc, Giám đốc trực tiếp điều hành công việc đã phân công cho Phó Giám đốc nếu thấy cần thiết.
Các Phó Trưởng phòng chủ động phối hợp với nhau để giải quyết các vướng mắc khi liên quan đến lĩnh vực do Phó phòng ban khác phụ trách. Điều này đƣợc thực hiện để đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ của hướng. điều hành. Trường hợp các Phó Trưởng phòng không thống nhất được thì Phó Trưởng phòng đó sẽ chịu trách nhiệm giải quyết và có văn bản báo cáo Trưởng phòng phê duyệt; Phó Giám đốc sẽ trình Giám đốc phê duyệt báo cáo.
Trưởng phòng và các phó trưởng phòng họp mỗi tuần một lần để thảo luận về kết quả công việc của tuần trước và đề ra chương trình làm việc cho tuần tới.
Trưởng bộ phận có thể triệu tập các cuộc họp đặc biệt theo quyết định của mình.
Giám đốc là cá nhân chịu trách nhiệm giám sát, điều hành các hoạt động của CN và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và trước pháp luật theo nguyên tắc phân công trên mà CN đã thiết lập trên cơ sở quyết định của Ngân hàng Công thương Việt Nam. quy định. phân quyền cho Phó Giám đốc để phụ trách, điều hành một số phòng, ban và phòng giao dịch; các trưởng phòng, giám đốc phòng giao dịch đƣợc giao cấp phó; và các sĩ quan. Trong quá trình thực hiện luôn có sự kiểm soát của cấp trên để đảm bảo việc thực hiện đúng quy định đến từng cán bộ. Khi đƣợc phân công, các cán bộ nhận thức đƣợc cụ thể công việc đƣợc giao, chủ động thực hiện và báo cáo kết quả công việc với cấp quản lý. Có sự phân công lao động rõ rệt trong từng bộ phận: giao dịch, kiểm soát, phê duyệt và hậu kiểm.
Công tác kiểm tra KSNB tại CN: cán bộ kiểm tra KSNB thuộc Phòng Kế toán sẽ thực hiện kiểm tra nghiệp vụ đột xuất định kỳ tại các phòng nghiệp vụ theo kế hoạch hàng năm đã đƣợc Giám đốc CN phê duyệt. Công tác kiểm tra tại CN gồm kiểm tra nghiệp vụ an toàn ngân quỹ, hoạt động tín dụng, hoạt động bán lẻ, an toàn bảo mật công nghệ thông tin; kiểm quỹ đột xuất hàng quý,…. Thông qua các đợt kiểm tra tại CN đã kịp thời phát hiện các sai sót, vi phạm để có các kiến nghị nhằm khắc phục, chỉnh sửa, góp phần hạn chế các sai sót, các rủi ro có thể phát sinh.
Hình 2.11. Kết quả khảo sát về thủ tục kiểm soát
Nguồn: tổng hợp từ khảo sát
Cụ thể, các hoạt động kiểm soát hậu kiểm là:
Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giao dịch: Kiểm soát việc sử dụng các mẫu chứng từ phải đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, cách ghi nội dung và các yếu tố trên chứng từ giao dịch phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, đủ điều kiện để thực hiện ghi sổ kế toán, đảm bảo mẫu chữ ký trên chứng từ của khách hàng và nhân viên ngân hàng khớp với mẫu chữ ký đã đăng ký. Kiểm soát cẩn thận mọi giao dịch, kể cả những giao dịch liên quan đến trả thêm lãi tiền gửi mà không đính kèm chứng từ gốc, sửa chữa, tẩy xóa chứng từ gốc, giao dịch liên ngành, giao dịch khách hàng thường xuyên với số tiền lớn, giao dịch lặp lại liên quan đến cùng một giao dịch, giao dịch bị hủy, giao dịch bị lùi ngày và giao dịch không minh bạch.
Kiểm soát đối chiếu giữa số liệu trên giấy và số liệu trên máy tính: Để xác định việc kiểm tra, thiếu chứng từ, chứng từ lập không đúng đối chiếu chứng từ kế toán với bút toán nhật ký trên Bảng kê giao dịch. Đảm bảo tuân thủ các chứng từ giao dịch, quản lý phương thức giao dịch, phân hệ giao dịch, thời gian thực hiện
7.2%
8.2%
5.2%
13.5%
12.4%
6.2%
10.3%
63.9%
78.4%
60.9%
71.1%
79.4%
59.8%
61.9%
0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0% 120.0%
Chi nhánh kiểm soát tốt các thiết bị lưu trữ, sao lưu dự phòng dữ liệu, có đường truyền dự phòng.
Dữ liệu đầu vào trên các chứng từ đƣợc kiểm soát chặt chẽ.
.
Chi nhánh thực hiện đầy đủ theo văn bản quy định kiểm soát nghiệp …
Chi nhánh có sự phối hợp làm việc giữa nhân viên và kiểm soát viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ.
Chi nhánh thực hiện đánh giá tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý để kiểm soát kết … Hồ sơ, chứng từ của các phòng nghiệp vụ đƣợc soát xét lại bởi bộ phận độc lập, riêng biệt.
Trong quá trình soát xét hồ sơ, các sai xót đƣợc tổng hợp để báo cáo BGĐ nhằm đƣa ra hình thức xử lý kịp thời.
Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý
giao dịch của các giao dịch phát sinh trên máy. Để xác định các hành vi vi phạm về đăng ký, quản lý, sử dụng mã chữ ký, mẫu chữ ký đã đăng ký, kiểm soát đối chiếu mã cán bộ thực hiện duyệt giao dịch trên hệ thống với chữ ký trên văn bản giấy.
Kiểm soát chiến lƣợc xử lý lỗi đối với giao dịch sửa lỗi, cũng nhƣ tính chính xác, hợp lý của nội dung giao dịch ban đầu bị hủy trên giấy đề nghị hủy với thông tin trên máy. Các giao dịch có giá trị lịch sử cần đƣợc kiểm tra để đảm bảo rằng nội dung của giao dịch phù hợp với bản chất của giao dịch. Để ghi lại chính xác toàn bộ số tiền và tổng số mặt hàng giữa chứng từ gốc và máy, các giao dịch đƣợc xử lý theo đợt.
Quy định việc khai báo thông tin liên quan đến kế toán trên máy tính: Quyết định, thông báo, đề xuất của cơ quan có thẩm quyền phải đƣợc cập nhật với thông tin chính xác tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành. Khi thay đổi thông tin về lãi suất, tỷ giá ngoại tệ, mã số, tỷ lệ phí dịch vụ, hạn chế giao dịch phải tuân thủ các quy định. Xác minh rằng yêu cầu cập nhật thông tin trên tài liệu điện tử và giấy tờ đang đƣợc tuân thủ. Nếu phát hiện sai sót, cán bộ hậu kiểm phải thông báo và yêu cầu bộ phận nghiệp vụ nhanh chóng xác định và khắc phục. Các thủ tục quy định phải đƣợc tuân theo trong khi xử lý lỗi.
Thủ tục giám sát hoạt động của CN
Phần này sẽ trình bày thực trạng và quy trình kiểm soát tín dụng, kiểm soát phòng ngừa và quản lý rủi ro, kiểm soát kế toán ngân quỹ, kiểm soát quản lý tài sản, kiểm soát ngân quỹ và kiểm soát vốn doanh nghiệp của CN.
Kiểm soát hoạt động tín dụng
Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp và chính xác của hồ sơ vay. Kiểm soát tính phù hợp, chất lƣợng và thông tin trong báo cáo thẩm định; gia hạn tín dụng; định giá tài sản thế chấp; và thiết lập các quy trình về tài sản thế chấp; mức tiền vay và giá trị tài sản bảo đảm phải đƣợc đảm bảo theo quy định của pháp luật. Kiểm soát mục đích vay, điều kiện giải ngân, hồ sơ giải ngân. Kiểm soát tính chu kỳ của nợ gốc và lãi có phù hợp với phương án, dự án sản xuất kinh doanh hay không, khớp