CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG
2.2 Thực trạng KSNB tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - chi nhánh Bắc Hƣng Yên
2.2.4. Thực trạng về thông tin và truyền thông tại VietinBank Bắc Hưng Yên
Ngày 16/07/2017, VietinBank đã ban hành quyết định về việc ban hành quy chế phối hợp hoạt động và cung cấp thông tin giữa các phòng ban và Ban Kiểm soát.
Đây cũng là cách chuẩn hoá việc cung cấp phản hồi thông tin giữa hội sở chính với các đơn vị phục vụ cho quá trình kiểm soát, điều chỉnh các hoạt động kịp thời của VietinBank. VietinBank có một bộ phận chịu trách nhiệm về hoạt động truyền thông. Đây là một mảng rất quan trọng luôn đƣợc lãnh đạo của VietinBank quan tâm. Bộ phận này hoạt động rất hiệu quả cho toàn hệ thống. Tuy nhiên, tại CN Bắc Hƣng Yên thì bộ phận này hiện chƣa đƣợc hình thành quy định rõ ràng. Hệ thống thông tin trong hoạt động KSNB tại VietinBank CN Bắc Hƣng Yên thực hiện vẫn còn nhiều sai sót, chƣa thực sự thống nhất do hạn chế của trình độ cán bộ khi tác nghiệp khai thác dữ liệu, do cách gán mã khách hàng và một số nguyên nhân khác mà khi cần lấy số liệu xây dựng kế hoạch và phân giao kế hoạch thường có sự sai lệch giữa cách khai thác số liệu của bộ phận quản lý nội bộ với các phòng thuộc khối kinh doanh.
Tại chi nhánh cũng có cán bộ điện toán chuyên quản lý và duy trì công nghệ thông tin tại chi nhánh. Cán bộ điện toán là đầu mối quản lý, giám sát và giải quyết các sự cố kỹ thuật hệ thống công nghệ thông tin và thao tác vận hành các chương trình, phần mềm ứng dụng tại CN. Hơn nữa, cán bộ điện toán còn có nhiệm vụ đảm bảo an toàn thông tin trong lĩnh vực công nghệ thông tin của VietinBank cho các cán bộ tại CN theo thẩm quyền đƣợc giao phó.
Mạng máy tính dựa trên mạng nội bộ của CN đóng vai trò là cơ chế liên lạc của nó. Mạng nội bộ của CN đƣợc cập nhật, theo tất cả các nhân viên. Trên một bộ nhớ dùng chung có mặt trên mọi máy tính, nhân viên và người giám sát cập nhật thông tin, xem tài liệu, xuất bản bảng phân công và đăng hướng dẫn. Các nhân viên, phó trưởng phòng nghiệp vụ, giám đốc phòng giao dịch đều có thể tiếp nhận chỉ đạo của cấp trên một cách đầy đủ và đúng đắn, hiểu rõ mối quan hệ giữa các bên và phối hợp công việc với nhau nhờ phương thức liên lạc này. Tuy nhiên, nội dung truyền đạt có thể không sâu nếu nhân viên có tham vọng hoặc muốn thể hiện chi tiết hơn công việc của mình chỉ qua giấy tờ do đặc thù hoạt động của Ban Giám đốc có nhiều đặc thù.
Hình 2.12. Kết quả khảo sát về hệ thống thông tin và truyền thông
Nguồn: tổng hợp từ khảo sát
Bộ máy truyền thông của CN Bắc Hƣng Yên đƣợc hoạt động với mục tiêu đảm bảo các cán bộ nhân viên nhận biết và nắm rõ các quy định và nội dung nghiệp vụ (81,7% số người tham gia khảo sát đồng ý). 75,3% số người đồng ý rằng:
phương pháp truyền tải thông tin của CN hiện tại có thể đảm bảo nhân viên nhận đƣợc chỉ thị, yêu cầu của cấp trên, đồng thời các lãnh đạo có thể lắng nghe ý kiến của cấp dưới. Tại CN có hình thành đường dây nóng nội bộ nhưng hoạt động chưa thực sự hiệu quả, chỉ có 50,6% ý kiến khảo sát cho rằng “CN thiết lập đường dây nóng cho phép nhân viên báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho NH”. Đối với đường dây nóng dành cho khách hàng thì có 86,6% ý kiến đồng ý rằng “CN thiết lập đường dây nóng cho phép khách hàng phản ánh về những sự kiện bất thường trong giao dịch tại NH”. Kết quả này là do tại CN đã thiết lập đường dây nóng, đặt các hòm thư góp ý, dán số điện thoại liên hệ tại các trụ ATM để hướng dẫn, giải đáp trong các trường hợp khách hàng gặp sự cố về ATM,
13.7%
7.2%
2.1%
27.8%
15.5%
25.8%
7.2%
68.0%
66.0%
48.5%
58.8%
59.9%
68.0%
69.2%
0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0% 120.0%
Hệ thống truyền thông của Chi nhánh đảm bảo cho các nhân viên có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, quy định; quy trình thực hiện nghiệp vụ.
Toàn thể nhân viên đƣợc khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý cho BGĐ và các cấp quản lý của Chi nhánh.
Chi nhánh thiết lập đường dây nóng cho phép nhân viên báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho ngân hàng.
Chi nhánh thiết lập đường dây nóng cho phép khách hàng phản ánh về những sự kiện bất thường trong giao dịch tại ngân hàng.
Cách thức truyền thông tin nhƣ hiện tại của Chi nhánh đảm bảo cấp dưới có thể được chỉ thị, mong muốn của cấp trên và cấp trên có thể lắng nghe ý kiến của cấp dưới.
Các báo cáo kiểm soát nội bộ thực sự hữu ích cho BGĐ.
.
Chi nhánh thông báo với khách hàng về trình tự, thủ tục giao dịch
tại ngân hàng.
Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Hoàn toàn không đồng ý
luôn có nhân viên trực điện thoại 24/24 nhằm giải đáp, hỗ trợ kịp thời cho khách hàng. Bên cạnh đó, CN cũng phát hành các tờ rơi, hướng dẫn (theo mẫu chuẩn của toàn hệ thống VietinBank), các bảng hướng dẫn khách hàng, các thông báo trên trang web VietinBank,… để thông báo với khách hàng về trình tự, thủ tục giao dịch tại NH (76,4% ý kiến đồng ý).
Hệ thống thông tin kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản (TK) trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán đều nằm trong hệ thống tài khoản kế toán và đƣợc chia thành 8 loại nhƣ sau: Bảng cân đối kế toán có 8 loại tài khoản khác nhau (theo từng loại). từ 1 đến 8). Các tài khoản từ cấp I đến cấp V, có ký hiệu từ 2 đến 6 số, dùng để lập các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Tài khoản cấp I, II, III là các tài khoản tổng hợp do Thống đốc NHNN thiết lập làm cơ sở báo cáo NHNN và sử dụng trong công tác kế toán.
Theo văn bản 5121/NHNN-TCKT ngày 07/07/2009 của Thống đốc NHNN, về hoạt động tín dụng, Thống đốc NHNN cho phép VietinBank đƣợc lập chi tiết tài khoản theo dõi hoạt động tín dụng đến tài khoản thứ hai. trên bảng cân đối kế toán kèm theo báo cáo phân loại nợ gửi NHNN và đƣợc sử dụng trực tiếp vào tài khoản cấp II do Thống đốc NHNN quy định để hạch toán. Trên cơ sở tài khoản cấp II và cấp III của NHNN, tài khoản cấp V đƣợc mở theo chuẩn mực kế toán của VietinBank Việt Nam do Tổng giám đốc VietinBank Việt Nam quyết định.
Trong hệ thống kế toán có nhiều tài khoản trung gian đƣợc sử dụng để hạch toán chuyển tiếp các giao dịch giữa hai chức năng trong cùng một phân hệ, giữa các phân hệ và giữa các CN. Các tài khoản này, chẳng hạn nhƣ Tài khoản 519999 - Tài khoản trung gian thanh toán bù trừ, có số dƣ cuối ngày bằng không.
Hệ thống tài khoản chi tiết cho phép đơn vị quản lý chi tiết theo từng khách hàng cá nhân, từng loại sản phẩm dịch vụ nhƣ tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn, cho vay tiền bằng các loại tiền. Các modul chuyên biệt trong đó các tài khoản chi tiết cần thiết để giao dịch với khách hàng này đƣợc cài đặt giúp việc quản lý và
kiểm soát trở nên đơn giản. Để tổng hợp thông tin trên sổ kế toán chi tiết và BCTC, tùy từng loại tài khoản sẽ đƣợc chuyển thành tài khoản kế toán chung.
Để đảm bảo công tác kế toán và báo cáo đƣợc hoàn thành chính xác, CN luôn chấp hành tốt các chỉ đạo của NHNN, các Bộ, Ban ngành và Ban Tài chính - Kế toán Ngân hàng Công thương Việt Nam. chính xác, kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản trị và kiểm soát rủi ro.
Hệ thống kế toán tuân thủ các chuẩn mực KSNB để quản lý thông tin, cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác quản lý điều hành và thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan chức năng. Việc mở tài khoản kỹ lƣỡng có tác dụng giám sát chặt chẽ các dự án và khách hàng. Để hỗ trợ tính toán gốc và lãi đến hạn cũng nhƣ hỗ trợ đối chiếu khách hàng, vui lòng cung cấp thông tin đầy đủ về số dƣ tiền gửi, dƣ nợ cho vay, hạn mức, thời hạn thu nợ, tiền lãi và tiền lãi đã thu. Các khoản phải thu được xử lý hiệu quả bởi khách hàng và nhân viên tín dụng, những người cũng cung cấp sự giám sát nội bộ hữu ích. Khai thác dữ liệu từ máy tính tăng tốc độ cung cấp thông tin dựa trên vấn đề khi thử nghiệm là cần thiết.
Tuy nhiên, cách vận hành của hệ thống tài khoản hiện nay gây khó khăn cho việc sử dụng và tìm kiếm. Một số tài khoản dùng chung thông tin đăng nhập và nội dung khiến GDV đôi khi sử dụng sai tài khoản, khiến vấn đề kiểm soát trở nên khó khăn hơn.
Hệ thống chứng từ kế toán, Theo Quyết định số 127 QĐ-HQT- VIETINBANK10 ngày 01/02/2012 của Hội đồng quản trị VietinBank, CN đã thực hiện chế độ chứng từ kế toán sử dụng thống nhất các mẫu chứng từ trong toàn hệ thống nhƣ: Phiếu chi tiền, Giấy rút tiền. giấy tờ, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, phiếu chi. Các mẫu chứng từ kế toán rất dễ sử dụng và đảm bảo tuân thủ quy định. Chứng từ kế toán trên giấy và dưới dạng điện tử phải có đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm: Tên, số chứng từ; Ngày, tháng, năm lập chứng từ; Tên, địa chỉ, số chứng minh thƣ hoặc hộ chiếu, số tài khoản, ngân hàng cung cấp dịch vụ, nội dung nghiệp vụ, số tiền giao dịch bằng chữ và số, họ và tên của người lập, họ và tên của người đánh giá
và bất kỳ ai khác có liên quan đến chứng từ; Khách hàng và nhân viên phải ký đúng chữ ký đã đăng ký trên chứng từ giao dịch và phải đăng ký chữ ký mẫu tại ngân hàng. Bằng cách lập tài liệu này, ngân hàng sẽ có thể kiểm soát mọi rủi ro do khách hàng hoặc nhân viên giao dịch nhầm lẫn hoặc gian lận.
Khi giao nhận chứng từ kế toán giữa ngân hàng với khách hàng, giữa các bộ phận với nhau, sổ theo dõi đƣợc mở có xác nhận của các bên để đảm bảo hạn chế tối đa nguy cơ mất chứng từ và giao dịch được hoàn thành đúng hạn. Tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ được sắp xếp, đánh số thứ tự, đóng thành bộ, phân loại để tiện tra cứu. Ban giám đốc và trưởng bộ phận phải có quyết định cuối cùng về việc giao nhận văn bản.
Quy định việc chuyển các cập nhật từ phân hệ kế toán tổng hợp sang phân hệ nghiệp vụ, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của các giao dịch.
CN quy định rõ nghĩa vụ của các thành viên tham gia giao dịch nhằm hài hòa giữa việc luân chuyển, kiểm soát, đối chiếu, tập hợp chứng từ kế toán sau khi giao dịch đƣợc thực hiện tại các phân hệ nghiệp vụ. các biện pháp bảo vệ an toàn tài sản cho khách hàng, Vietinbank và phát hiện nhanh sự cố.
Chế độ chứng từ chấp nhận đƣợc, thuận tiện, chặt chẽ hợp lý, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý rủi ro và đơn giản hóa việc kiểm soát. Việc kiểm tra, giám sát thường xuyên giúp giảm khả năng gian lận chứng từ kế toán.
Hệ thống sổ sách
Hình thức kế toán mà VietinBank Bắc Hƣng Yên sử dụng giống nhƣ hình thức hạch toán của các bộ phận khác trong toàn hệ thống. Để giảm số lƣợng các loại sổ kế toán cơ bản, Hệ thống hiện đại hóa ngân hàng (Core Sunshine) đƣợc sử dụng để hạch toán.
Bước quan trọng nhất trong việc sử dụng kế toán trên hệ thống máy tính hiện đại là đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ đều hợp pháp trước khi nhập chúng. Tiếp theo, kiểm tra đối chiếu chứng từ với sổ chi tiết (sổ phụ của từng tài khoản). Kế toán
nghiệp vụ ký vào sổ chứng từ, trình trưởng phòng kế toán hoặc bộ phận phụ trách ký duyệt, đóng hồ sơ và lưu trữ theo quy định.
Hệ thống BCTC
Nhằm thỏa mãn nhu cầu quản lý của NHNN, cơ quan thuế và Ban Giám đốc, CN đã cung cấp các thông tin về tình hình kinh doanh hàng kỳ. Tài sản và nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; doanh thu và chi phí, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước đều đƣợc trình bày trong BCTC. Bảng cân đối kế toán, phải nộp cho TSC, là tài liệu kế toán thể hiện chi tiết những thay đổi đối với tài sản, nợ phải trả và vốn quỹ của đơn vị. Nó bao gồm các thông tin sau: Đơn vị chuẩn bị và duy trì báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh BCTC.
Theo Quyết định số 1609 QĐ-VIETTINBANK10 ngày 22/8/2008 về việc:
“Quy định cụ thể Chế độ BCTC trong hệ thống VIETTINBANK Việt Nam”, quyết toán năm của CN lập các biểu mẫu báo cáo quyết toán năm. Công văn của Vietinbank hướng dẫn chi tiết cách điền từng biểu mẫu. CN cung cấp báo cáo quyết toán tài chính cho TSC để làm cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của CN và định hướng chiến lược tài chính cho năm tiếp theo của CN.
Tổ chức bộ máy kế toán
Việc Trưởng phòng kế toán phân công tổ chức bộ máy kế toán đã đảm bảo các hoạt động diễn ra và các quá trình nghiệp vụ phát sinh trong phòng đều nằm trong tầm kiểm soát. Qua đó , hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin tài chính, bao gồm hệ thống thông tin kế toán điện tử và dịch vụ ngân hàng đƣợc đảm bảo toàn diện, chính xác và an toàn. Đảm bảo hệ thống thông tin kế toán và BCTC trung thực, hợp lý, đầy đủ, kịp thời, chính xác và tuân thủ pháp luật.