CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG
2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Nam - chi nhánh Bắc Hưng Yên
2.4.1. Kết quả đạt được
Môi trường kiểm soát của VietinBank CN Bắc Hưng Yên được đánh giá hiệu quả. KSNB tại CN đƣợc thực hiện và lập kế hoạch phù hợp với các quy định và chính sách của VietinBank. Ban Giám đốc CN gồm những cá nhân có chuẩn mực đạo đức cao, có kỹ năng lãnh đạo, khả năng lãnh đạo xuất sắc trong việc thực hiện các quy trình, quan tâm đến công tác quản trị rủi ro và hoạt động kiểm tra, kiểm soát của đơn vị. Ban lãnh đạo coi trọng tính xác thực của các báo cáo, có quan điểm lành mạnh về công ty và phần nào ý thức đƣợc nhu cầu quản lý và kiểm soát. Nhờ đó, CN thực hiện chế độ BCTC theo đúng chế độ kế toán, thống kê, báo cáo đầy đủ và đầy đủ. CN hoạt động theo văn hóa doanh nghiệp và các triết lý kinh doanh do TSC đặt ra để tạo nên bản sắc riêng cho thương hiệu VietinBank.
Cơ cấu tổ chức của CN phù hợp với tính chất ngành nghề và quy mô hoạt động. Trong hoạt động nghề nghiệp có phân cấp rõ ràng, phân công lao động phù hợp; mọi công việc đều được thực hiện theo phương châm “hai tay bốn mắt”, mỗi công việc có một cán bộ thực hiện và một cán bộ kiểm tra.
Cam kết năng lực và chính sách nhân sự: Quy trình tuyển dụng và quy trình đào tạo đƣợc VietinBank CN Bắc Hƣng Yên áp dụng nhằm cung cấp nguồn nhân
lực chất lƣợng cao, đảm bảo đáp ứng nhu cầu công việc. Do đa số nhân lực của ngành có trình độ cử nhân trở lên nên họ nhanh chóng áp dụng các quy tắc và tìm hiểu thông tin mới về công nghệ. Do có một số lƣợng lớn nhân viên có chuyên môn và nghĩa vụ nên công việc đƣợc hoàn thành một cách bài bản và đúng luật. Phần lớn nhân sự là người trẻ, giúp CN tiếp cận với công nghệ mới và khơi dậy ở người trẻ sự hứng thú, ham học hỏi, không ngại khó, ngại khổ. Được lên lịch thường xuyên, đa dạng về hình thức và nội dung, việc đào tạo và huấn luyện đƣợc thực hiện bởi các huấn luyện viên nội bộ. Chính sách nhân sự đƣợc trình bày chi tiết. Thực hiện nghiêm túc yêu cầu trả lương của doanh nghiệp, chấp hành nghiêm túc các quy định của ngành và nhà nước, thực hiện chế độ nâng bậc lương. Thực hiện các chế độ theo chế độ của Nhà nước càng nhanh càng tốt, quan tâm đến lợi ích của người lao động và nhu cầu của các cơ quan phù hợp. Thực hiện chính sách thi đua khen thưởng đối với toàn thể nhân viên.
Đánh giá rủi ro
CN đã nhận ra những mối nguy hiểm chính có thể gặp phải, bao gồm các mối nguy hiểm về sử dụng tín dụng, khả năng lãi suất, hối lộ nước ngoài, rủi ro về giá hàng tỷ đô la, rủi ro thanh toán, rủi ro tham nhũng và rủi ro pháp lý.
Việc đánh giá rủi ro tại CN thực hiện thông qua việc quản lý rủi ro tác nghiệp.
Trong đó gồm:
(1) các cảnh báo tự động của hệ thống phần mềm cảnh báo cho người dùng khi tác nghiệp vƣợt hạn mức, tác nghiệp với giá trị giao dịch lớn, cảnh báo khi tác nghiệp ngày giá trị ngày đến hạn trùng với ngày nghỉ, ngày lễ, hoặc ngày đáo hạn khoản vay nhỏ hơn ngày giải ngân,…góp phần giúp người dùng hạn chế các sai sót trong quá trình tác nghiệp;
(2) phân cấp thẩm quyền phê duyệt: phê duyệt tín dụng, hạn mức chuyển tiền, hạn mức duyệt của kiểm soát viên lãnh đạo phòng,…;
(3) phân cấp quyền truy cập, phân tách giữa cán bộ thực hiện và cán bộ duyệt giao dịch. Các phòng nghiệp vụ có liên quan trong một quy trình thực hiện giám sát chéo lẫn nhau có thể giúp phát hiện các sai sót và hạn chế rủi ro.
Hoạt động kiểm soát
CN Bắc Hƣng Yên đƣợc triển khai kiểm tra việc tuân thủ các chốt kiểm tra trong từng quy trình nghiệp vụ mà VietinBank cung cấp. Những hạn chế này là chính xác và rõ ràng. Hoạt động điều khiển đƣợc thực hiện với đầy đủ ứng dụng.
Nguyên tắc: Nguyên tắc phân công trách nhiệm, theo sự phân công của cán bộ cho phép cán bộ cụ thể hóa công việc đƣợc giao, chủ động thực hiện và báo cáo kết quả công việc với cấp quản lý. Luôn có sự giám sát của cấp trên trong quá trình thực hiện để đảm bảo đúng quy trình. Nhiệm vụ của mỗi cán bộ đƣợc phân công trên một bảng phân công riêng và đƣợc thực hiện bằng văn bản. Công việc đƣợc phân chia rõ ràng thành các hạng mục sau trong từng bộ phận: giao dịch, kiểm soát, phê duyệt và hậu kiểm. Việc quản lý, điều hành và phát triển đƣợc đảm bảo bởi nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt, việc ủy quyền thông qua giấy ủy quyền cụ thể, rõ ràng, đầy đủ nội dung thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm và thời hạn. đề cao trách nhiệm cá nhân, nâng cao công tác giám sát, kiểm tra. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm nêu rõ, mỗi cán bộ đƣợc phân công công việc rõ ràng, độc lập, không chồng chéo, nhiệm vụ độc lập ở từng bộ phận.
Các thủ tục kiểm soát đƣợc xây dựng và áp dụng thực hiện trong tất cả quy trình nghiệp vụ khắp các phòng ban nhằm ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra. Các quy trình được kiểm soát trong cả ba giai đoạn trước, trong và sau khi thực hiện.
Mọi hoạt động của CN Bắc Hƣng Yên đều đƣợc thực hiện kiểm soát để kiểm tra tính đầy đủ và xác thực của nghiệp vụ; kiểm tra việc chấp hành quy trình hạch toán, kiểm tra việc chấp hành quy trình kiểm soát; kiểm tra việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ; kiểm tra việc chấp hành chứng từ, sổ sách và việc phê duyệt chính xác theo quy định.
Cán bộ trong cùng phòng, các cán bộ thuộc các phòng khác nhau hoặc từng phòng ban có liên quan trong một quy trình nghiệp vụ thực hiện chức năng kiểm tra chéo để kiểm soát giao dịch từ khâu khởi tạo/ bắt đầu cho đến khi kết thúc. Việc phân công, phân nhiệm đảm bảo nguyên tắc nhiều cấp phê duyệt, không chồng chéo nhiệm vụ. Công tác kiểm tra kiểm soát của bộ phận kiểm tra tại CN phát huy tác dụng, góp phần phát hiện kịp thời các sai sót, vi phạm để có biện pháp khắc phục, sửa chữa và qua đó đã giảm thiểu sai sót, rủi ro qua các năm trong giai đoạn 2018- 2021.
Thông tin và truyền thông
CN đã phát triển mạng nội bộ của riêng mình và việc sử dụng mạng nội bộ để chia sẻ thông tin đã giúp tất cả nhân viên hiểu đƣợc các chỉ đạo của cấp trên, liên quan đến nhau và hợp tác với các thành viên khác trong nhóm. Việc tạo đường dây nóng sử dụng số điện thoại của Ban Giám đốc và đặt các ô góp ý tại mỗi khu vực giúp Ban Giám đốc tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng và nhân viên dễ dàng hơn.
Hệ thống thông tin của VietinBank CN Bắc Hƣng Yên triển khai thống nhất cán bộ, nhân viên có thể truy cập thông tin, khai thác dữ liệu về khách hàng trong thẩm quyền quy định để phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả nhƣng phải đảm bảo tính bảo mật thông tin khách hàng. Hệ thống thông tin cũng cho phép các CN khai thác các báo cáo nội bộ phục vụ công tác quản trị điều hành một cách nhanh chóng, chính xác. Đối với công tác truyền thông, CN đã áp dụng hệ thống triển khai văn bản nội bộ và email nội bộ để kịp thời truyền thông các văn bản, quy trình, chính sách nội bộ cũng nhƣ các văn bản đến từ các cơ quan, ban ngành bên ngoài theo phân cấp truy cập. Do vậy, việc triển khai đến các cán bộ nhân viên trong CN những văn bản mới được nhanh chóng, kịp thời và đúng người, đảm bảo cán bộ nhân viên có thể nắm bắt thông tin đầy đủ, kịp thời để phục vụ cho công việc.
CN triển khai đường dây nóng nội bộ và email riêng để tiếp nhận các phản ánh, thắc mắc của cán bộ nhân viên; kịp thời nắm bắt các dấu hiệu bất thường. Đồng thời, CN
cũng đã triển khai đường dây nóng 24 24 dành cho khách hàng để khách hàng có thể phản ánh chất lƣợng dịch vụ, nêu các thắc mắc về quy trình, về sản phẩm, v.v.
Hệ thống kế toán đƣợc thiết lập chặt chẽ theo các quy tắc đã đƣợc thiết lập.
Cơ cấu tổ chức, tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức hệ thống sổ sách báo cáo và các quy trình nghiệp vụ chuyên ngành khác đều đƣợc thực hiện khá tốt. Thực hành kế toán đúng đắn đƣợc sử dụng để đảm bảo tuân thủ các thủ tục KSNB. Công tác kế toán đƣợc tổ chức bằng phần mềm kiểm soát tất cả các lĩnh vực của công ty giúp cho việc cung cấp số liệu, thông tin đƣợc nhanh chóng, chính xác đồng thời đảm bảo tính công bằng, chính xác, khách quan trong công tác kế toán. Quá trình cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các cấp quản lý sau đó bắt đầu.
Giám sát
Công tác giám sát hoạt động tại CN được triển khai thường xuyên và định kỳ, trong từng quy trình nghiệp vụ và trong từng hoạt động chuyên môn. Qua đó đã kịp thời phát hiện các sai sót, vi phạm để có biện pháp chỉnh sửa, khắc phục kịp thời.
Công tác giám sát đã phát huy hiệu quả, góp phần giảm thiểu rủi ro tại CN và hạn chế các sai sót trong tác nghiệp. Hoạt động giám sát thường xuyên được thực hiện tại CN thông qua các lãnh đạo trưởng phòng của các phòng ban đảm bảo mọi hoạt động của CN diễn ra đều có sự giám sát, tuân thủ.