Chương 3 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG QUẬN CẦU GIẤY
3.2. Tình hình quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng quận Cầu Giấy
3.2.2. Quản lý giai đoạn thực hiện dự án
Như chương 1 đã trình bày, quản lý giai đoạn thực hiện dự án gồm nhiều nội dung nhưng chu trình của dự án ĐTXD đều chịu tác động mạnh của 3 điều kiện
chính gồm thời gian, nguồn lực và chất lượng, luận văn sẽ tập trung phân tích và trình bày các nội dung quản lý: quản lý thời gian và tiến độ dự án, quản lý và giám sát chất lượng và quản lý chi phí dự án.
Như trên đã đề cập, mọi công đoạn thực hiện dự án đều do các nhà thầu thực hiện, BQLDA không trực tiếp quản lý mọi hoạt động thực hiện dự án. Khi dự án được khởi công, việc giám sát, quản lý thi công được giao cho một đơn vị tư vấn giám sát thực hiện. Đơn vị này thực hiện giám sát chất lượng và tiến độ thực hiện dự án. Vai trò quản lý giai đoạn thực hiện dự án của BQLDA là giám sát, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị có liên quan trong việc thực hiện dự án. Mỗi dự án sẽ được giao cho một số cán bộ của BQLDA định kỳ đến công trường thi công giám sát, kiểm tra các hạng mục và đánh giá, báo cáo lại với lãnh đạo BQLDA.
3.2.2.1. Quản lý thời gian và tiến độ dự án
Quản lý thời gian và tiến độ dự án là cơ sở để quản lý chi phí dự án và các nguồn lực khác cần cho công việc dự án. Kế hoạch thời gian và tiến độ được các cán bộ quản lý dự án lập theo trình tự các bước:
- Xác định các công việc cần thực hiện trong phạm vi dự án - Xác định trình tự thực hiện các công việc
- Xác định các bên có liên quan trong việc thực hiện công việc - Dự kiến thời gian cần để thực hiện công việc
- Dự kiến thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công việc và cả dự án - Kiểm soát, điều chỉnh thời gian, tiến độ dự án
Bản kế hoạch là căn cứ để BQLDA theo dõi, quản lý thời gian và tiến độ thi công dự án. Đối với các công việc giao cho nhà thầu thực hiện như xây lắp, cung cấp thiết bị thì BQLDA yêu cầu các nhà thầu lập kế hoạch tiến độ chi tiết để BQLDA làm căn cứ theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện các công việc của nhà thầu.
Báo cáo tiến độ thi công dự án được nhà thầu xây lắp lập định kỳ hàng tháng, BQLDA phối hợp với nhà thầu tư vấn giám sát kiểm tra tiến độ thực tế của các gói thầu và lập báo cáo tiến độ định kỳ.
Việc quản lý thời gian và tiến độ chi tiết phụ thuộc nhiều vào sự chủ động và năng lực của cán bộ quản lý dự án. Các cán bộ quản lý dự án thực hiện báo cáo tiến độ dự án với lãnh đạo BQLDA theo từng tháng, quý, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu, kịp thời báo cáo lãnh đạo BQLDA các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án để xử lý, tránh kéo dài thời gian thi công. Khi nhà thầu xây lắp chậm tiến độ, BQLDA thực hiện các biện pháp đôn đốc tiến độ theo hợp đồng. Nếu tất cả các biện pháp đôn đốc đều không đảm bảo được tiến độ thì BQLDA báo cáo UBND quận, UBND thành phố thanh tra, kiểm tra, xử phạt nhà thầu xây lắp về tiến độ với mức phạt không vượt quá 12% phần gây ra thiệt hại. Nhà thầu xây lắp phải bồi thường căn cứ vào các điều khoản hợp đồng. BQLDA có thể không cho nhà thầu này tham gia các gói thầu tương tự trong thời hạn nhất định.
Hình 3.2: Kết quả quản lý thời gian và tiến đ dự án tại BQ DA giai đoạn 2014-2018
62
13 70
16 74
19 61
7
55
12
0 10 20 30 40 50 60 70 80
2014 2015 2016 2017 2018
Số dự án hoàn thành đúng tiến độ
Số dự án chậm tiến độ
(Nguồn: BQLDA và tổng hợp của tác giả)
Biểu đồ cho thấy số dự án chậm tiến độ chiếm tỉ lệ khá lớn so với tổng số dự án đã hoàn thành (từ 10,1% đến 20,4%). Năm 2016, số dự án chậm tiến độ chiếm tỉ lệ cao nhất (20,4%). Năm 2017, số dự án chậm tiến độ giảm còn 10,1% tổng số dự án hoàn thành. Các nguyên nhân dẫn đến chậm tiến độ trong thi công dự án từ phía BQLDA và từ phía nhà thầu. Về phía BQLDA, các dự án chậm tiến độ do: dự án phải điều chỉnh tổng mặt bằng, tổng mức đầu tư và UBND quận Cầu Giấy chậm phê duyệt; dự án phải tạm dừng chờ xin chủ trương điều chỉnh bổ sung khối lượng cho dự án theo đề nghị của chủ đầu tư. Sau khi được phê duyệt bổ sung khối lượng mới lại gặp vướng mắc trong bàn giao mặt bằng để thi công dự án; và do khâu giải phóng mặt bằng chậm dẫn đến chậm bàn giao mặt bằng thi công. Về phía các nhà thầu, các dự án chậm tiến độ do các đơn vị thi công chưa đủ mạnh về nhân lực, năng lực, biện pháp tổ chức thi công chưa khoa học và hạn chế về vốn, thi công cầm chừng trông chờ vào vốn cấp theo kế hoạch hàng năm của Nhà nước. Bên cạnh đó, nguồn vốn phân bổ không tập trung, dàn trải. Công tác cải cách hành chính chưa được thực hiện tốt cũng là những nguyên nhân làm chậm tiến độ dự án. Theo số liệu đã trình bày ở phần trên, tỷ lệ dự án chậm do khâu giải phóng mặt bằng từ 8,1%- 14% so với tỷ lệ các dự án chậm tiến độ là 10-20%. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến việc triển khai dự án chậm, làm chậm tiến độ chung của toàn dự án. Thủ tục bồi thường, hỗ trợ và tái định cư triển khai mất rất nhiều thời gian, vướng mắc. BQLDA trong quá trình quản lý đã thực hiện một số biện pháp: không phát sinh thêm thủ tục hành chính rườm rà, chỉ thực hiện theo các thủ tục theo quy định của Luật, cố gắng thực hiện trong tổng thời gian theo quy định…Đối với các nhà thầu, BQLDA thỏa thuận và ghi rõ các hình thức, mức phạt, bồi thường thiệt hại do nhà thầu chậm tiến độ trong hợp đồng. BQLDA thường xuyên tổ chức họp giao ban để tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai, đôn đốc các nhà thầu thực hiện theo đúng tiến độ đã cam kết. Trong trường hợp chậm tiến độ, các nhà thầu phải thực hiện nộp phạt và bồi thường thiệt hại theo hợp đồng thỏa thuận. Mặc dù tiến độ thực hiện của một số dự án bị chậm so với kế hoạch song vẫn nằm trong khả năng kiểm soát và đã được gấp rút triển khai, hoàn thành.
Bảng 3.11: BQLDA quản lý thời gian và tiến đ dự án đảm bảo dự án thực hiện theo đúng kế hoạch thời gian và tiến đ ?
N i dung Số
lƣợng
Tỷ lệ
1 Đồng ý 28 56%
2 Không đồng ý 17 34%
Nguyên nhân
Năng lực của các nhà thầu xây lắp, cung cấp thiết bị 11 64,7%
Năng lực của nhà thầu tư vấn giám sát 3 17,6%
Năng lực của cán bộ quản lý dự án 2 11,8%
Ý kiến khác 1 5,9%
3 Không có ý kiến 5 10%
(Nguồn: Kết quả khảo sát) Chỉ có 56% ý kiến đồng ý với nhận định BQLDA quản lý thời gian và tiến độ dự án đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch thời gian và tiến độ, 34%
không đồng ý và 10% không có ý kiến. 64,7% người không đồng ý cho rằng do năng lực của nhà thầu xây lắp, cung cấp thiết bị; 17,6% cho rằng do năng lực của nhà thầu tư vấn giám sát; 11,8% cho rằng do năng lực của cán bộ quản lý dự án và 5,9% ý kiến khác. Vì vậy trong thời gian tới, BQLDA cần chú trọng lựa chọn nhà thầu, nâng cao năng lực cho cán bộ quản lý dự án.
3.2.2.2. Quản lý và giám sát chất lượng
Để quản lý và giám sát chất lượng dự án, BQLDA quản lý chất lượng khảo sát xây dựng công trình, quản lý chất lượng thiết kế công trình và quản lý chất lượng thi công công trình.
* Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng công trình
Trước khi lựa chọn nhà thầu thực hiện khảo sát xây dựng, nhà thầu thiết kế hoặc BQLDA tiến hành lập nhiệm vụ khảo sát xây dựng trình chủ đầu tư phê duyệt.
Nhiệm vụ khảo sát xây dựng là căn cứ để nhà thầu khảo sát xây dựng lập phương án kỹ thuật và tổ chức thực hiện khảo sát xây dựng, đồng thời là cơ sở để BQLDA kiểm tra, trình UBND quận Cầu Giấy phê duyệt phương án kỹ thuật khảo sát xây
Trong quá trình nhà thầu khảo sát xây dựng thực hiện khảo sát xây dựng, cán bộ quản lý dự án của BQLDA thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện khảo sát của nhà thầu và năng lực thực tế của nhà thầu so với phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng đã được duyệt và các quy định của hợp đồng xây dựng. Trường hợp phát hiện nhà thầu không thực hiện đúng, cán bộ quản lý dự án báo cáo lãnh đạo BQLDA để xin ý kiến của chủ đầu tư về việc đình chỉ công việc khảo sát.
Sau khi hoàn thành khảo sát, nhà thầu khảo sát xây dựng lập báo cáo kết quả khảo sát xây dựng. BQLDA tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng cho nhà thầu và trình phê duyệt các báo cáo kết quả khảo sát xây dựng đạt yêu cầu lên UBND quận Cầu Giấy đối với các dự án được cấp vốn từ ngân sách quận Cầu Giấy, trình Sở Xây dựng đối với các dự án được cấp vốn từ ngân sách thành phố Hà Nội. Trong trường hợp báo cáo kết quả khảo sát xây dựng chưa đạt yêu cầu và không chấp thuận nghiệm thu, BQLDA ra văn bản gửi nhà thầu khảo sát xây dựng nêu rõ các nội dung chưa đạt yêu cầu mà nhà thầu khảo sát xây dựng phải thực hiện chỉnh sửa hoặc phải tiến hành khảo sát lại. Kết quả khảo sát xây dựng là cơ sở phục vụ việc lập dự án đầu tư xây dựng, thiết kế xây dựng công trình. Khi kết quả khảo sát không đúng có thể dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng cho các giai đoạn sau của dự án. Trên thực tế, mặc dù BQLDA đã quản lý chất lượng khảo sát xây dựng nhưng vẫn có dự án đang trong quá trình triển khai phải thực hiện khảo sát và thiết kế lại do kết quả khảo sát sai lệch với hiện trạng xây dựng.
* Quản lý chất lượng thiết kế công trình
Chủ đầu tư thường thuê các đơn vị tư vấn để lập nhiệm vụ thiết kế xây dựng công trình. Nhiệm vụ thiết kế yêu cầu phải phù hợp với chủ trương đầu tư đã được phê duyệt và có thể được bổ sung phù hợp với điều kiện thực tế để đảm bảo hiệu quả cho dự án. Nhiệm vụ thiết kế xây dựng công trình là căn cứ để các nhà thầu thực hiện lập thiết kế xây dựng công trình và BQLDA quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình của nhà thầu. Sau khi được lập, nhiệm vụ thiết kế xây dựng công trình sẽ được BQLDA thẩm tra và Phòng quản lý chuyên ngành của UBND quận Cầu Giấy thẩm định đối với các dự án được cấp vốn từ nguồn vốn quận Cầu
Giấy và Sở Kế hoạch đầu tư thẩm định đối với các dự án được cấp vốn từ nguồn vốn thành phố Hà Nội. Kết quả thẩm định là căn cứ để BQLDA và nhà thầu thiết kế hoàn thiện thiết kế xây dựng công trình bao gồm thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán trình cấp có thẩm quyền (UBND quận Cầu Giấy hoặc UBND thành phố Hà Nội) phê duyệt.
Thực tế tại BQLDA, trong giai đoạn 2014-2018 có không nhiều dự án (5,5%) phải thực hiện điều chỉnh thiết kế, tuy nhiên một số dự án có tình trạng thời gian lập nhiệm vụ thiết kế, thiết kế bản vẽ thi công, lập dự toán kéo dài, gây chậm chễ.
* Quản lý chất lượng thi công công trình
Mỗi dự án ĐTXDCB có sự tham gia quản lý chất lượng thi công công trình của chủ đầu tư, BQLDA, các nhà thầu thi công, tư vấn giám sát, thiết kế. Khi các chủ thể này có đủ trình độ năng lực quản lý, thực hiện đầy đủ các quy định hiện nay của Nhà nước, thực hiện đầy đủ các quy định về quản lý chất lượng trong các hợp đồng kinh tế thì công tác quản lý chất lượng tốt và hiệu quả.
Sau khi dự án được bàn giao mặt bằng, được phê duyệt kế hoạch đấu thầu và thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán, BQLDA tiến hành tổ chức lựa chọn các nhà thầu: xây lắp và cung ứng thiết bị, tư vấn giám sát để thay mặt BQLDA thực hiện giám sát thi công công trình. BQLDA thực hiện kiểm tra, đôn đốc việc triển khai các công việc thi công công trình tại hiện trường theo định kỳ hoặc đột xuất. Đối với các dự án mà BQLDA đã ký hợp đồng thuê tư vấn giám sát thì BQLDA không quản lý việc giám sát thi công công trình nhưng cử cán bộ theo dõi, giám sát. Đối với các dự án mà BQLDA không thuê tư vấn giám sát, BQLDA thực hiện quản lý việc giám sát thi công công trình. Các nội dung giám sát thi công công trình của BQLDA bao gồm:
- Kiểm tra điều kiện khởi công xây dựng công trình
- Kiểm tra năng lực của nhà thầu thi công đáp ứng với hồ sơ dự thầu và hợp đồng xây dựng về nhân công, thiết bị thi công, hệ thống quản lý chất lượng
- Kiểm tra giám sát vật tư, vật liệu và thiết bị xây dựng. Xác định rõ nguồn gốc xuất xứ, chứng chỉ chất lượng của vật liệu.
- Kiểm tra giám sát quá trình thi công
Khi xét thấy nhà thầu xây lắp không đảm bảo chất lượng thi công công trình, BQLDA ra quyết định dừng thi công. Quá trình thi công công trình phát sinh các sự cố, khó khăn, vướng mắc, BQLDA chủ trì, phối hợp với các bên liên quan để xử lý hoặc báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của UBND quận Cầu Giấy để xử lý.
Phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi công trình, khi kết thúc thi công một hoặc một số hạng mục hoặc hoàn thành một bộ phận công trình, BQLDA phối hợp với nhà thầu tư vấn giám sát, nhà thầu xây lắp tổ chức nghiệm thu để đánh giá chất lượng thi công công trình trước khi chuyển sang giai đoạn thi công tiếp theo hoặc kết thúc một gói thầu xây dựng. Biên bản nghiệm thu là cơ sở để BQLDA thực hiện thanh toán khối lượng công việc hoàn thành cho các nhà thầu. Trong quá trình thực hiện dự án, lãnh đạo BQLDA thường xuyên đến công trường để kiểm tra. Do vậy, trong giai đoạn 2014-2018, đa phần các công trình dự án đảm bảo chất lượng, chiếm tỷ lệ từ 94,20% đến 97,67%; số công trình xảy ra sự cố về chất lượng chiếm một tỷ lệ rất nhỏ, ngay sau khi phát hiện đã được điều chỉnh để đảm bảo chất lượng nghiệm thu. Nguyên nhân dẫn đến sự cố về chất lượng trong một số công trình là do:
- Về phía BQLDA, BQLDA đã không lựa chọn được: 1) nhà thầu xây lắp có năng lực, nguồn lực tốt nhất để thi công công trình; 2) tư vấn giám sát có trình độ, kinh nghiệm, đạo đức nghề nghiệp cao; 3) cán bộ quản lý dự án của BQLDA có trình độ, kinh nghiệm thi công hạn chế, ít được bồi dưỡng nâng cao trình độ về kỹ năng giám sát, công nghệ mới…
- Về phía nhà thầu xây lắp, trong quá trình đấu thầu, nhà thầu xây lắp tính toán bỏ thầu giá thấp để trúng thầu, đến khi bắt tay vào thi công gặp khó khăn trong việc huy động nhân lực và phương tiện thi công. Bên cạnh đó, có tình trạng nhà thầu xây lắp ký nhiều hợp đồng thi công cùng lúc, nhân công xây dựng của nhà thầu bị dàn trải, thiếu cán bộ chủ chốt và công nhân lành nghề nên làm ảnh hưởng đến chất lượng thi công công trình. Trong quá trình thi công, nhà thầu xây lắp không thực hiện nghiêm những quy định hiện hành của Nhà nước là phải có hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu, tính chất quy mô công trình xây dựng, trong đó quy định
rõ trách nhiệm của từng cá nhân đồng thời mọi công việc phải được nghiệm thu nội bộ trước khi mời giám sát nghiệm thu ký biên bản. Các nhà thầu xây lắp thường không bố trí cán bộ giám sát nội bộ, thường giao thẳng cho các đội thi công và ỷ lại tư vấn giám sát và cán bộ giám sát của BQLDA.
- Về phía tư vấn giám sát còn thiếu và yếu trong năng lực, tình trạng chung là cán bộ bên các công ty tư vấn thiết kế được bổ sung thêm nhiệm vụ này.
Nhìn chung, công tác kiểm tra chất lượng công trình đảm bảo tính minh bạch, công khai và công bằng, không làm cản trở đến hoạt động của nhà thầu xây lắp.
Hình 3.3: Chất lƣợng thực hiện các dự án giai đoạn 2014-2018
73
2
84
2
89
4
65
4
59
0 3 10 20 30 40 50 60 70 80 90
2014 2015 2016 2017 2018
Số dự án đảm bảo chất lượng
Số dự án có sự cố về chất lượng
(Nguồn: BQLDA và tổng hợp của tác giả) Bảng 3.12: Ý kiến đánh giá công tác quản lý và giám sát chất lƣợng dự án của
BQLDA
N i dung Đồng
ý
Không đồng ý
Không có ý kiến C5 BQLDA quản lý và giám sát chất lượng có hệ thống,
đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về chất lượng
82% 14% 4%
C6 Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng công trình đúng thực tế, số liệu chính xác.
66% 26% 8%
C7 Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình đảm bảo các thiết kế tính toán chuẩn xác, phù hợp với chủ trương đầu tư
70% 22% 8%
C8 Quản lý chất lượng thi công công trình đảm bảo công trình đúng thiết kế, tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật
84% 10% 6%
(Nguồn: Kết quả khảo sát)