Chương 4 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CƠ BẢN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG QUẬN CẦU GIẤY
4.1. Bối cảnh mới và định hướng phát triển của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng quận Cầu Giấy
4.2.4. Các giải pháp khác
Công tác quản lý dự án nói chung và quản lý dự án ĐTXDCB nói riêng cần được thực hiện theo một quy trình nhất định nhằm hệ thống hóa một cách khoa học các công việc trong công tác quản lý dự án và yêu cầu tất cả mọi nhân viên, cán bộ phải tuân theo. Quy trình quản lý dự án xác định trình tự thực hiện quản lý dự án.
BQLDA đến nay chưa xây dựng và ban hành quy trình quản lý áp dụng cho nội bộ.
Trong thời gian tới, BQLDA cần thực hiện việc này, làm căn cứ, cơ sở để các cán bộ quản lý dự án thực hiện công tác quản lý dự án theo quy trình, tránh việc chồng chéo hay bỏ sót, không đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản lý.
Hai là, xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án
BQLDA chưa thiết lập và xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án. Để tăng hiệu quả quản lý dự án, đây là việc làm hết sức cần thiết mà BQLDA cần thực hiện trong thời gian tới. Hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án bao gồm hồ sơ thực hiện dự án và sổ tay dự án. Hồ sơ thực hiện dự án là hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện đến khi kết thúc, bàn giao đưa công trình vào khai thác, sử dụng. Hệ thống hồ sơ thực hiện dự án sẽ lưu trữ dữ liệu của tất cả các dự án mà BQLDA thực hiện, đảm bảo tính cập nhật đối với những dự án đang trong thời gian thực hiện, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án. Việc xây dựng được hồ sơ thực hiện dự án đầy đủ sẽ hỗ trợ BQLDA theo dõi quá trình thực hiện dự án, tìm ra các vấn đề sai sót để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa, đông thời, tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan quản lý. BQLDA nên chú trọng tới nội dung các dữ liệu trong hồ sơ, yêu cầu đầy đủ các dữ liệu về:
- Quy trình thực hiện dự án, bao gồm cả các yêu cầu, thủ tục mà BQLDA phải thực hiện trong quá trình triển khai dự án
- Các văn bản pháp quy quy định về hoạt động quản lý và thực hiện từng loại dự án đầu tư
- Các biểu mẫu trong quá trình giám sát thực hiện công trình - Các bản ghi nhớ
- Biên bản các cuộc họp bàn giao, rút kinh nghiệm trong giai đoạn thực hiện dự án.
- Các báo biểu
- Cập nhật các lịch biểu - Các cấu trúc phân việc.
Sổ tay quản lý dự án đầy đủ, chi tiết sẽ giúp cho các cán bộ quản lý dự án hệ thống được các công việc cần thực hiện trong khoảng thời gian với khối lượng công việc chi tiết, tránh bỏ sót công việc trong quá trình quản lý dự án. Cùng với hồ thực hiện dự án, sổ tay quản lý dự án góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án của các cán bộ quản lý dự án. Sổ tay quản lý dự án cần phải được trình bày có thứ tự và logic các nội dung:
- Công việc dự án: tất cả các công việc cụ thể thuộc phạm vi dự án - Kế hoạch thực hiện
- Thực tế công việc đã hoàn thành - Biện pháp khắc phục
- Thông tin về các bên liên quan của dự án
- Các trách nhiệm của các thành viên của BQLDA…
Sổ tay cũng cần lập bảng mục lục tổ chức theo chủ đề, có phụ lục và luôn cập nhật thông tin đều đặn, đầy đủ.
4.2.4.2. Nâng cao năng lực cán bộ quản lý dự án
Như chương 3 đã trình bày, đội ngũ cán bộ BQLDA hiện nay có lợi thế về tuổi trẻ, bằng cấp chuyên môn. Tuy nhiên các cán bộ còn thiếu kinh nghiệm thực tế.
Quản lý dự án là công việc phức tạp đòi hỏi sự am hiểu rộng và sâu, BQLDA phân công công việc theo lĩnh vực, theo đó mỗi cán bộ thực hiện đầy đủ các công việc trong quy trình từ quản lý giai đoạn chuẩn bị dự án, quản lý giai đoạn thực hiện dự án và quản lý giai đoạn kết thúc xây dựng, đưa công trình vào khai thác và sử dụng.
Khối lượng công việc là rất nhiều, các cán bộ trẻ trong công tác còn ngại khó, ngại khổ, lúng túng xử lý vướng mắc. BQLDA cần chú trọng nâng cao năng lực của cán bộ quản lý dự án theo các hướng:
- Nâng cao năng lực tham mưu, đề xuất trong quá trình quản lý dự án ĐTXD, kịp thời có những giải pháp khắc phục những khó khăn hoặc thúc đẩy việc triển khai thực hiện đảm bảo hiệu quả.
- Hoàn thiện chính sách đào tạo cán bộ quản lý dự án. Có chiến lược đào tạo và đào tạo lại theo hướng cung cấp những kiến thức thực tiễn về ĐTXD. Nâng cao năng lực, kỹ năng quản lý, phân tích và đưa ra các dự báo trong quá trình quản lý dự án ĐTXD. Đội ngũ cán bộ quản lý dự án ĐTXD phải có trách nhiệm, tâm huyết với công việc của mình.
- Phân công công việc đúng người, đúng việc. Hàng năm, rà soát, bổ sung quy hoạch cán bộ, thực hiện quy hoạch động và mở phù hợp với từng vị trí sử dụng.
- Có chính sách khen thưởng – kỷ luật phù hợp. Khen thưởng để khuyến
khích động viên cán bộ có ý thức trách nhiệm. Kỷ luật, xử phạt nghiêm khắc những cán bộ lợi dụng quyền hạn, mưu lợi cá nhân, móc nối với nhà thầu để làm thiệt hại, làm chậm tiến độ dự án.
4.2.4.3. Tăng cường thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động quản lý dự án
Thanh tra, giám sát thường xuyên sẽ khắc phục được những tồn tại, hạn chế của hoạt động quản lý dự án ĐTXD, chống thất thoát, lãng phí và tham nhũng, đồng thời có tác dụng răn đe, ngăn chặn những biểu hiện tiêu cực. Công tác giám sát và đánh giá quản lý dự án ĐTXD phải được tiến hành xuyên suốt từ khâu quản lý giai đoạn chuẩn bị đầu tư, trong quản lý giai đoạn thực hiện dự án, đến khâu quản lý giai đoạn kết thúc, đưa công trình vào khai thác, sử dụng.
- Trong quản lý giai đoạn chuẩn bị đầu tư: thanh tra, kiêm tra mọi trình tự thủ tục ĐTXD theo quy định của pháp luật.
- Trong quản lý giai đoạn thực hiện đầu tư: thanh tra, kiểm tra và xử lý nghiêm minh mọi vi phạm trong các hợp đồng xây dựng nhất là tình trạng tiêu cực, tham nhũng, dự án kém hiệu quả làm thất thoát vốn đầu tư. Thanh tra, kiểm tra việc đảm bảo tiến độ thi công, chất lượng công trình và an toàn lao động.
- Trong quản lý giai đoạn kết thúc dự án: thanh tra, kiểm tra công tác thanh toán, quyết toán, thực hiện đánh giá hiệu quả dự án đầu tư theo mục tiêu của dự án và theo chu trình thực hiện dự án.