CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ Ý LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG,
1.2 Nội dung cơ bản của kế tooán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.2.10 K Ế TOÁN BÁN HÀNG , CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY
1.2.10.1 Sự cần thiết của việc áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán
Hiện nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, ứng dụng công nghệ hỗ trợ công tác kế toán ngày càng rộng rãi và hiện đại hơn. Các phần mềm kế toán giúp công tác kế toán được nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn.
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho quá trình ra quyết định.
1.2.10.2 Ý nghĩa của việc áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán
Với tính năng tự động, liên kết giữa các phần hành công việc kế toán thực hiện được kịp thời, dễ dàng hơn. Thông tin ban đầu cung cấp chính xác thì trên các báo cáo, sổ sách liên quan đều thể hiện đầy đủ, đúng đắn. Ngoài ra, kế toán máy còn giúp giảm một khối lượng các bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển, … giúp hạn chế sai sót, chênh lệch thông tin giữa các phần hành kế toán.
1.2.10.3 Kế toán bán hàng, cung cấp dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện áp dụng kế toán máy.
Để thuận tiện cho việc kiểm soát và quản lý thì doanh nghiệp cũng đã áp dụng kế toán máy vào trong kế toán bán hàng, cung cấp dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh giúp cho công việc kế toán bán hàng, cung cấp dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh ngày càng đạt được hiệu quả tốt hơn, công việc được xử lý nhanh chóng và khoa học hơn, giảm thiểu được việc nhầm lẫn giữa các số liệu.
Mã hóa:
- Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu các đối tượng cần quản lý. Việc xác định các đối tượng mã hóa là hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Mã hóa các đối tượng quản lý cho phép sử dụng các ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, giúp cho việc nhận diện thông tin một cách chính xác trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Việc mã hóa các đối tượng quản lý được thực hiện qua 3 bước:
+ Xác định đối tượng cần mã hóa (Khách hàng, Hàng hóa,…).
+ Lựa chọn phương pháp mã hóa (Mã hóa phân cấp, liên tiếp, tổng hợp,…).
+ Triển khai mã hóa theo phương pháp đã chọn cho từng đối tượng quản lý.
Đặc điểm:
Đặc trưng cơ bản của của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán. Kế toán bán hàng, cung cấp dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện kế toán máy có những đặc điểm nổi bật sau:
- Mã hóa đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm 1 cách nhanh chóng không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình tự động xử lý thông tin.
- Xây dựng một hệ thống danh mục tài khoản, kế toán chi tiết cho từng đối tượng để phục cho kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
- Xây dựng một hệ thống số, báo cáo có tính tự động và xây dựng các chỉ tiêu phân tích cơ bản thuận tiện cho việc bổ sung và phân tích.
- Việc tập hợp các chi phí hoàn toàn do máy tự tổng hợp dữ liệu từ các phần hành kế toán có liên quan và từ chương trình có thể xác định kết quả bán hàng cho từng kỳ báo cáo.
Quy trình thực hiện công việc kế toán máy:
- Xây dựng và khai báo hệ thống danh mục đối tượng kế toán: danh mục tài khoản, danh mục chứng từ, danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng. Hệ thống danh mục này cho phép tằng cường tính tự động trong quá trình nhập dữ liệu.
- Cập nhật số dư ban đầu: Kế toán chỉ phải cập nhật số dư ban đầu của tài khoản mới sử dụng phần mềm kế toán. Bắt đầu từ kỳ kế toán tiếp theo máy tính sẽ tự động kết chuyển số dư cuối kỳ trước sang số dư đầu kỳ này.
- Nhập dữ liệu phát sinh: Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc ban đầu như:
Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi,… để nhập thông tin vào máy.
- Sau khi nhập hết các thông tin thì máy tính sẽ tự động xử lý các số liệu đưa vào các sổ phù hợp. Sản phẩm cuối cùng của quy trình kế toán máy là sổ sách báo cáo. Đó là các sổ cái và sổ chi tiết các TK 111, 112, 131, 511, 632,….
Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện áp dụng kế toán máy
- Nhập dữ liệu đầy đủ, chính xác số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ.
- Xác định lập, đặt được công thức tính GVHB, xây dựng tiêu thức phân bổ chi phí quản lý kinh doanh hợp lý để xác định đúng kết quả bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Thao tác theo đúng chỉ dẫn của phần mềm kế toán để cung cấp thông tin chính xác trung thực.
- Căn cứ vào yêu cầu của doanh nghiệp, người sử dụng khai báo những yêu cầu cần thiết với máy in để in ra những báo cáo cần thiết.
Kết luận chương 1
Như vậy, chương 1 chúng ta đã trình bày và hệ thống hóa một số nét khái quát về đặc điểm đặc thù của các đơn vị kinh doanh thương mại, dịch vụ từ đó chi phối tới công tác kế toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh của loại hình doanh nghiệp thương mại dịch vụ. Tiếp theo là hệ thống lý luận chung về kế toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh, chính sách kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng tại các đơn vị kinh doanh dịch vụ.