Chương II: Tính sẵn sàng tham gia Thương mại Điện tử và thực trạng Hệ thống Thanh toán phục vụ Thương mại Điện tử tại Việt nam
2.1 Tính sẵn sàng tham gia thương mại điện tử - Báo cáo điều tra thị trường của nhóm nghiên cứu về 35 doanh nghiệp tại Hà nội
2.1.3 Ứng dụng công nghệ trong quản lý và kinh doanh
Bảng 7 dưới đây sẽ đưa ra chi tiết về việc sử dụng máy tính phục vụ các mảng hoạt động khác nhau theo từng ngành nghề. Các mảng hoạt động mà tại đó máy tính được sử dụng như là các công cụ trợ giúp bao gồm: kế toán tài chính, quản trị doanh nghiệp, lưu trữ và quản lý dữ liệu, vấn tin Internet và sử dụng thư tín điện tử, giao dịch trên Internet, và xây dựng và quản trị Website doanh nghiệp.
Số lượng Công ty sử dụng TT Mục đích sử dụng
Sản
xuất Thương mại Xây
dựng Dịch vụ Tổng
% của tổng 35 công ty
được KS
1 Kế toán tài chính 9 14 2 1 26 74%
2 Quản trị doanh nghiệp 6 9 2 0 17 49%
3 Lưu trữ, quản lý dữ liệu 7 11 1 1 20 57%
4 Tra cứu Internet và viết E-mail 6 11 1 0 18 51%
5 Giao dịch trên Internet 3 10 0 0 14 40%
6 Xây dựng Website riêng 0 3 1 0 4 11%
Bảng 7: Sử dụng máy tính vào các mục đích khác nhau
2.1.3.1 Kế toán tài chính
Nếu tính tổng số các doanh nghiệp sử dụng máy tính vào mảng kế toán ta thấy con số cũng khá khiêm tốn, chỉ có 26 trên 35 công ty, tương đương với 74%.
Như vậy ngay cả như chức năng cơ bản nhất của máy tính là tính toán và kế toán vẫn chưa được tất cả các doanh nghiệp sử dụng. Trong tổng số 26 doanh nghiệp có sử dụng máy tính cho hoạt động kế toán thì có 9 thuộc ngành sản xuất, chiếm 34.6%. Dù vậy cũng đã chiếm đến 90% các doanh nghiệp sản xuất sử dụng máy vi tính cho hoạt động kế toán. Trong khi đó, 14 doanh nghiệp (gần 54%) sử dụng máy tính cho hoạt động kế toán thuộc về ngành thương mại. Tuy nhiên với tổng
Ngân hàng Công thương Việt nam 47
số doanh nghiệp thương mại là 20 mà chỉ có 14 doanh nghiệp sử dụng máy tính thì quả là tương đối thấp. Các doanh nghiệp còn lại có thể chỉ thực hiện các bút toán kế toán của mình bằng phương thức thủ công? Ngành xây dựng có 3 công ty thì 2 công ty sử dụng máy tính vào các hoạt động kế toán, nhưng so với tổng số các doanh nghiệp sử dụng máy tính vào hoạt động kế toán thì ngành này chỉ chiếm khoảng 7.6% và thấp nhất là ngành dịch vụ chiếm vẻn vẹn 3.8%. Điều này cũng được lý giải bằng việc số lượng các công ty dịch vụ giải trí du lịch tương đối ít trong cơ cấu khảo sát.
2.1.3.2 Quản trị doanh nghiệp
Máy tính và công nghệ thông tin là công cụ hữu hiệu và kinh tế cho việc quản lý các hoạt động mọi mặt của doanh nghiệp. Các hệ thống như hệ thống thông tin quản lý (MIS) hay hệ thống thông tin điều hành (EIS) gần đây đã trở thành những công cụ trọng yếu trong việc quản lý điều hành doanh nghiệp dành cho các nhà quản lý. Một hệ thống thông tin quản lý (MIS) sẽ cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý một tổ chức. Hệ thống MIS máy tính hoá có thể tạo ra các thông tin cần thiết để theo dõi hoạt động, duy trì các hoạt động điều phối và cung cấp những thông tin cơ bản nhất về hoạt động của doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể nhận được những thông tin phản hồi về các chỉ số hoạt động như năng xuất lao động và hiệu quả lao động. Hệ thống này có thể trích xuất và tổng hợp dữ liệu từ các hệ thống xử lý giao dịch cho phép các nhà quản lý giám sát và chỉ đạo tổ chức, cung cấp cho nhân viên những thông tin và phản hồi chính xác về mọi hành vi công việc của họ. Là một phần của cơ chế kiểm soát của tổ chức, nó cũng cung cấp cấu trúc cho những hoạt động quản lý bằng việc đưa ra các biện pháp quan trọng phục vụ đánh giá hoạt động.
Song thực tế từ cuộc điều tra khảo sát nói trên cho thấy số lượng các doanh nghiệp sử dụng máy tính vào công tác quản lý lại không được bao nhiêu (17/35 doanh nghiệp y tương đương 49%). Tính riêng trong ngành sản xuất thì chỉ có 6 trong 10 công ty sử dụng máy tính vào việc quản lý doanh nghiệp. Con số này nếu đem so với tổng số các doanh nghiệp sử dụng máy tính vào quản lý thì chiếm 35.3% tức 6/17 công ty. Mặc dù ở các công ty lớn và đặc biệt là các doanh
Ngân hàng Công thương Việt nam 48
nghiệp ở các nước phát triển thì các khái niệm hệ thống thông tin quản lý tương đối phổ biến từ lâu nhưng ở Việt nam đây lại là khái niệm mới mẻ. Có lẽ rất ít, không muốn nói là không có, các công ty sử dụng những hệ thống MIS vào hoạt động quản lý. Có chăng họ chỉ sử dụng máy tính như một công cụ để ghi chép và lưu trữ một số dữ liệu cần thiết để in báo cáo và xử lý văn bản thay một chiếc máy chữ thông thường. Do chỉ các nhà quản lý mới có cơ hội được sử dụng một máy tính cá nhân nên người ta cho đó là phục vụ hoạt động quản lý. Điều này thực tế là không phù hợp và không phát huy được sức mạnh của ứng dụng công nghệ, đặc biệt trong ngành sản xuất, lĩnh vực mà người ta cần đến tính chính xác trong xử lý, tính đồng bộ trong các sản phẩm đầu ra và tính hiệu quả chi phí trong việc sử dụng nguồn lực.
Mặc dù có tới đến 9 doanh nghiệp thương mại trong tổng số 17 doanh nghiệp sử dụng máy tính vào quản lý (53%) nhưng nếu so với tổng số 20 doanh nghiệp thương mại thì con số này mới chỉ chiếm 45%. Số liệu này cũng lý giải cho một thực tế rằng các doanh nghiệp thương mại của chúng ta chưa có được tính sẵn sàng cho việc quản lý hội nhập, chưa chuẩn bị một cơ sở hạ tầng phục vụ hoạt động kinh doanh toàn cầu, và đối mặt với những cạnh tranh gay gắt đang diễn ra khắp nơi trên thế giới. Ngay chỉ nói đến sử dụng máy tính thuần tuý thì số lượng còn khiêm tốn như vậy còn chưa kể đến các hệ thống quản lý và các hệ thống tương tác trao đổi dữ liệu giữa các doanh nghiệp với nhau như các hệ thống EDI, hay các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng. Để phục vụ cho các hoạt động thương mại điện tử thì trước hết các doanh nghiệp, đặc biệt là chủ doanh nghiệp phải có trang bị về kiến thức, kinh nghiệm, làm quen và cập nhật với các sự tiến bộ của khoa học, của công nghệ máy tính, cũng như phải xây dựng được một hạ tầng máy tính cần thiết kết hợp với các kiến thức về sản phẩm dịch vụ đa dạng.
Các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng cũng không sáng sủa gì trong việc sử dụng máy tính vào các hoạt động quản lý. Với gần 11.7% trên tổng số 17 công ty có sử dụng máy tính vào quản lý. Do vậy, các doanh nghiệp xây dựng cũng chưa thể được coi là đã ý thức được tầm quan trọng của công nghệ và chưa sẵn sàng cho các hoạt động trên Web hay thương mại điện tử.
Ngân hàng Công thương Việt nam 49
Thật đáng bất ngờ là không có một công ty nào trong lĩnh vực dịch vụ có sử dụng máy tính cho hoạt động quản lý. Có thể tất cả những gì mà các doanh nghiệp này làm trong việc quản lý điều hành doanh nghiệp vẫn là theo phương pháp truyền thống thủ công ghi chép và tổng hợp, hoặc có thể các doanh nghiệp này có hoạt động trên quy mô quá nhỏ. Trong số 2 công ty dịch vụ thì có 1 công ty chuyên kinh doanh dịch vụ vận tải du lịch và có đến 21 nhân viên. Nhưng không ai trong số 21 cán bộ nhân viên đó được sử dụng máy tính trong hoạt động quản lý.
2.1.3.3 Lưu trữ và quản lý dữ liệu
Trong số 35 công ty thì có 20 công ty (57%) sử dụng máy tính cho các hoạt động lưu trữ dữ liệu. Trong đó, 7 công ty thuộc lĩnh vực sản xuất (35%), 11 doanh nghiệp thương mại (55%), 1 doanh nghiệp xây dựng (5%) và 1 doanh nghiệp dịch vụ (5%). Nhìn chung số lượng các doanh nghiệp sử dụng máy tính vào công tác lưu trữ dữ liệu cũng rất thấp, có lẽ nhu cầu báo cáo và các nhu cầu phân tích dữ liệu không lớn và không đòi hỏi ở mức độ chính xác. Hoặc các doanh nghiệp vừa và nhỏ này chưa có thói quen sử dụng các dữ liệu lịch sử phục vụ cho công tác tổng hợp, định hướng phát triển sản phẩm dịch vụ cho doanh nghiệp.
2.1.3.4 Vấn tin Internet và sử dụng thư tín điện tử
Đây là những nội dung mà chúng tôi rất quan tâm khi thực hiện việc điều tra nghiên cứu các doanh nghiệp trong khuôn khổ các hoạt động thương mại điện tử và Internet. Tuy nhiên con số thu về cũng chỉ được 18 (51%) trên tổng số 35 doanh nghiệp ở tất cả các ngành nghề được điều tra là có sử dụng máy tính để tra cứu Internet và trao đổi e-mail.
Riêng ngành sản xuất thì chỉ có 6 trên 10 doanh nghiệp sử dụng máy tính cho việc tra cứu Internet và trao đổi e-mail. Có nghĩa là các giao dịch thư từ điện tử đối với các doanh nghiệp này rất thấp và do vậy họ chủ yếu đi theo các kênh truyền thống và trên phạm vi khu vực địa phương. Trong khi các nhà sản xuất chế tạo trên thế giới và nhiều tổ chức trong nước, ngay cả đến các cá nhân luôn biết tận dụng Internet để tra cứu, thăm dò các loại sản phẩm hàng hoá trên thị trường, tận dụng lợi thế của email để trao đổi thông tin thì các doanh nghiệp này
Ngân hàng Công thương Việt nam 50
lại không có mấy quan tâm và cũng không có mấy nhu cầu. Nếu tính trên tổng số 18 doanh nghiệp sử dụng máy tính để tra cứu Internet và trao đổi email thì ngành này chiếm 33.3 % (1/3).
Mặc dù với 11 doanh nghiệp sử dụng máy tính để tra cứu Internet và trao đổi email hay 61.1% trên tổng số 18 doanh nghiệp sử dụng vào mục đích này, song con số này đối với ngành thương mại nói chung là quá mức khiêm tốn. Con số này càng cho ta thấy ngành này chưa thể sẵn sàng cho các hoạt động thương mại điện tử mọi lúc, mọi nơi và thậm chí đang trong nguy cơ đánh mất thị phần nếu không muốn nói là dẫn đến đóng cửa hàng loạt. Bởi lẽ, trong hoạt động thương mại hiện nay thì chí ít máy tính cũng phải được sử dụng cho nhu cầu thông tin liên lạc qua email – nhu cầu đơn giản nhất đối với một công ty thương mại.
Trong số 3 doanh nghiệp xây dựng thì có 1 doanh nghiệp biết đến sử dụng máy tính để hoặc trao đổi email hoặc tra cứu Internet hoặc cả hai. Một tỷ lệ dưới mức khiêm tốn 5.6% dành cho ngành này so với tổng số 18 doanh nghiệp có sử dụng máy tính để tra cứu Internet và trao đổi email. Còn ngành dịch vụ thì có tỷ lệ sử dụng máy tính cho các mục đích nói trên là 0% và như vậy họ chưa có gì để bàn về tính sẵn sàng cho giao dịch thương mại điện tử.
2.1.3.5 Giao dịch qua Internet
Theo dữ liệu thống kê từ cuộc điều tra nghiên cứu kể trên cũng như dựa vào số liệu từ việc ứng dụng máy tính cho hoạt động tra cứu Internet và viết email, ta có thể suy ra được ngay kết quả số lượng các doanh nghiệp sử dụng máy tính để thực hiện các giao dịch qua Internet.
Tổng số 35 công ty trong 4 lĩnh vực gồm sản xuất, thương mại, xây dựng và dịch vụ nói trên thì chỉ có 14 doanh nghiệp sử dụng máy tính để giao dịch Internet, tương đương 40%. Ngành dịch vụ vẫn đi đầu trong việc thờ ơ với Internet nói chung và giao dịch trên Internet nói riêng với tỷ lệ sử dụng là 0%. Kế tiếp là ngành xây dựng với 1 doanh nghiệp sử dụng máy tính để giao dịch Internet, tương đương với khoảng 8% trong tổng số 14 doanh nghiệp giao dịch Internet.
Ngành sản xuất có số lượng công ty giao dịch qua Internet giảm xuống còn 3, chiếm 21% tổng số 14 công ty sử dụng máy tính cho mục đích này. Ngành có số
Ngân hàng Công thương Việt nam 51
lượng doanh nghiệp giao dịch Internet đứng đầu vẫn là ngành thương mại với 10 trong tổng số 14 công ty cho cả 4 ngành, chiếm gần 71%. Tuy vậy, nếu đem so sánh với tổng số 20 công ty thương mại được yêu cầu thì con số này mới chiếm 50% và việc làm gia tăng tỷ lệ này lên cao hơn nhiều nữa là vấn đề cấp thiết.
2.1.3.6 Xây dựng và quản trị Website doanh nghiệp
Việc xây dựng các Website riêng trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin quả là việc không khó. Hầu như mọi chỗ, mọi nơi và mọi doanh nghiệp đều muốn hiện diện trực tuyến và tạo cho mình một vị thế, một uy tín bằng việc tự giới thiệu về bản thân doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp, và tăng tốc xử lý giao dịch. Nhưng thực tế, nếu nhìn vào số liệu thống kê từ 35 doanh nghiệp vừa và nhỏ mà chúng tôi thu được qua cuộc điều tra nghiên cứu cuối năm 2003, thì tình hình sử dụng máy tính, xây dựng Website riêng thật là ảm đạm.
Với tổng số 4 doanh nghiệp đã và đang xây dựng Website trong tổng số 35 doanh nghiệp thuộc 4 ngành kinh tế: thương mại 3 và xây dựng 1, ta có thể nói rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt nam nói chung là chưa nhận thức được vấn đề và khái niệm thương mại điện tử hay doanh nghiệp điện tử. Chính vì vậy mà việc họ chưa sẵn sàng để tham gia vào những cuộc cạnh tranh thương mại mang tính toàn cầu và không biên giới là vấn đề có thể lý giải được. Điều này cũng thể hiện rằng có thể các chủ doanh nghiệp chưa có đủ thông tin về hoạt động và những biến đổi về tình hình hoạt động trên phạm vi toàn thế giới. Cũng có thể những hạn chế trong cơ chế sử dụng và các quy định pháp lý, bảo mật trên Internet và Website chưa khuyến khích họ sử dụng.
2.1.3.7 Quan điểm của doanh nghiệp về phí sử dụng Internet
Cũng trong điều tra nghiên cứu này, chúng tôi có nhận được các thông tin từ các doanh nghiệp về quan điểm đánh giá của họ đối với phí sử dụng Internet. Biểu đồ 3 thể hiện các thông tin về ý kiến các doanh nghiệp, bao gồm tỷ lệ phần trăm các ý kiến cho rằng phí dịch vụ Internet là cao, bình thường, rẻ, và không có thông tin hoặc không biết.
Ngân hàng Công thương Việt nam 52
2.9%
37.1%
34.3%
25.7%
Cao Thấp Bình thường Không có thông tin hoặc không biết
Biểu đồ 3: Ý kiến các doanh nghiệp về phí Internet
Trong số 35 doanh nghiệp, thì có đến 9 doanh nghiệp, tương đương 25.7 % cho rằng phí dịch vụ Internet là cao mặc dù có tới 18 doanh nghiệp hiện đang sử dụng máy tính để tra cứu Internet và viết email, và 14 doanh nghiệp giao dịch trên Internet. 12 doanh nghiệp hay 34.3% cho rằng phí sử dụng Internet hiện tại là bình thường trong khi đó chỉ có 1 doanh nghiệp (2.9%) cho rằng phí sử dụng Internet là rẻ. Số lượng các doanh nghiệp không trả lời hoặc không biết chiếm cao nhất – 13 doanh nghiệp, tương đương với 37.1%.
2.1.3.8 Kết luận báo cáo điều tra thị trường
Từ những dữ liệu và các phân tích trên chúng ta thấy rằng đại đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt nam chưa nhận thức đầy đủ được vấn đề thương mại điện tử và hoàn toàn chưa sẵn sàng để đến với thương mại điện tử. Trong khi đó việc sử dụng máy tính đang mỗi ngày một gia tăng với tốc độ chóng mặt trong hầu hết các lĩnh vực hoạt động trên phạm vi toàn thế giới. Trong thời đại mà các loại chi phí liên tục tăng cao thì chi phí máy tính lại đang giảm đáng kể nhờ sự phát triển nhanh cả phần cứng và công nghệ phần mềm mang lại. Các tiến bộ về phần cứng và phần mềm đang đưa ta đến một giai đoạn bùng nổ Internet và World Wide Web, tạo đà cho làn sóng các yêu cầu về cải tiến và đổi mới công nghệ cũng như các sản phẩm dịch vụ thương mại mà các công nghệ đó hỗ trợ. Rõ ràng rằng,
Ngân hàng Công thương Việt nam 53
Internet và đặc biệt là Web đang dẫn đường và là tác nhân gây ra cách thức người ta tư duy lại và cấu trúc lại phương thức hoạt động và thực hiện các giao dịch kinh doanh trên toàn thế giới. Mỗi tổ chức dù lớn hay nhỏ đều đang cố gắng hết mình để đưa công nghệ Internet và Web vào các hệ thống hiện tại và các thiết kế hệ thống thông tin mới. Những thông tin về một thị trường toàn cầu, thị trường không có ranh giới hay khoảng cách về địa lý, thị trường hoạt động mọi lúc mọi nơi, thị trường cạnh tranh quyết liệt và sôi động để tồn tại và phát triển kết hợp với những thông tin thực tế có được từ cuộc khảo sát nói trên sẽ là hồi chuông cảnh tỉnh đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt nam.
Có rất nhiều vấn đề cần phải cân nhắc trước khi ta khởi sự hay chuyển sang một doanh nghiệp hoạt động thương mại điện tử. Việc xây dựng, quản lý hay duy trì một trang Web còn liên quan đến cả vấn đề quảng cáo, marketing, quản lý quan hệ khách hàng, chấp nhận thanh toán trực tuyến, cung cấp và liên tục cập nhật nội dung, xác định những khác biệt về văn hoá, môi trường pháp lý và cung cấp cả những tính năng bảo mật cho khách hàng và cho doanh nghiệp mình. Tóm lại công việc này có thể cũng không phải ít tốn kém nhưng lại phụ thuộc vào mức độ và quy mô hoạt động. Đặc biệt phụ thuộc rất nhiều về những ý tưởng đối với các loại sản phẩm và dịch vụ mà chúng ta cần cung cấp trên Web, và căn bản nhất vẫn là các kế hoạch hoạt động kinh doanh.
Trong khuôn khổ của phần trình bày này chúng tôi không có dự định sẽ đưa ra một bức tranh đầy đủ cách thức tiến hành để trở thành một doanh nghiệp điện tử với đầy đủ khả năng cạnh tranh trên thương trường cho một doanh nghiệp hay cá nhân. Chúng tôi chỉ muốn đưa ra lời cảnh báo từ thực trạng hiện nay của các doanh nghiệp so với những gì đang diễn ra trong thế giới thương mại điện tử, để rồi tự bản thân các doanh nghiệp mà đứng đầu là các chủ doanh nghiệp và các cá nhân nhận thức được vấn đề và tự trang bị cho mình những điều kiện cần thiết để đến với thế giới thương mại điện tử.
Ngoài ra, chúng tôi cũng muốn nêu bật một thực tế rằng trong khi Chính phủ Việt nam cùng với các tổ chức tài trợ quốc tế như Ngân hàng Thế giới, Quỹ tiền tệ Quốc tế, Ngân hàng phát triển Châu Á và nhiều tổ chức tài chính ngân hàng