CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU – CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động thu – chi BHXH
1.2.1. Nguồn hình thành và sử dụng quỹ BHXH
Quỹ BHXH là quỹ tài chính độc lập, tập trung nằm ngoài ngân sách nhà nước.
Quỹ BHXH hình thành và hoạt động đã tạo ra khả năng giải quyết những rủi ro cho tất cả những người tham gia, với tổng dự trữ ít nhất, làm cho việc dàn trải rủi ro được thực hiện theo cả không gian và thời gian, đồng thời giúp giảm tối thiểu thiệt hại kinh tế cho người sử dụng lao động, tiết kiệm chi cho ngân sách nhà nước và ngân sách gia đình. Cơ sở hình thành quỹ BHXH do chính sách BHXH của mỗi quốc gia quy định. Nếu thực hiện theo mô hình BHXH Nhà nước, quỹ BHXH không tồn tại độc lập, nói cách khác, các khoản chi BHXH đều do Nhà nước đài thọ. Nếu thiết lập BHXH theo cơ chế thị trường, quỹ BHXH do các bên tham gia đóng góp theo những quy định của Luật. Trong trường hợp này quỹ BHXH được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau:
Trước hết, đó là phần đóng góp của người sử dụng lao động, người lao động và sự đóng góp hoặc hỗ trợ của Nhà nước trong một số trường hợp. Phần đóng góp này gọi chung là phí BHXH, là nguồn chiếm tỷ trọng lớn nhất và cơ bản của quỹ.
Sự đóng góp của các bên phụ thuộc vào chính sách BHXH, vào điều kiện kinh tế - xã hội của mỗi nước và phụ thuộc vào việc thiết kế các chế độ BHXH.
- Đóng góp của người lao động: người lao động đóng góp một phần vào quỹ BHXH (nộp phí BHXH) để bảo hiểm cho chính mình, trên cơ sở trích một phần từ
13
tiền lương/thu nhập nhận được trong quá trình làm việc. Sự đóng góp của người lao động là thực hiện dàn trải “rủi ro” theo thời gian, đồng thời đó cũng là biểu hiện sự gánh chịu trực tiếp rủi ro của chính mặc khác nó có ý nghĩa ràng buộc nghĩa vụ và quyền lợi của họ một cách chặt chẽ.
- Đóng góp của người sử dụng lao động: người sử dụng lao động hàng tháng trích từ quỹ lương của doanh nghiệp để đóng góp BHXH cho tổng số lao động mà doanh nghiệp thuê mướn.
- Đóng góp của Nhà nước: Nhà nước tham gia đóng góp một phần vào quỹ BHXH trên cương vị của người quản lý xã hội về mọi mặt với mục đích phát triển kinh tế ổn định.
+ Thứ hai, là phần tăng thêm do bộ phận nhàn rỗi tương đối của quỹ, được tổ chức BHXH chuyên trách đưa vào hoạt động đầu tư để sinh lời.
+ Thứ ba, là phần thu từ tiền nộp phạt của những cá nhân và tổ chức kinh tế, do vi phạm luật lệ về BHXH.
+ Thứ tư, là các khoản thu khác.
Quỹ BHXH ở Việt Nam được hình thành và sử dụng như sau:
- Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc: đóng góp của Nhà nước, NLĐ, NSDLĐ, trong đó:
+ Năm 2019, NLĐ đóng góp vào quỹ BHXH mức 8% tính trên tiền lương. Cụ thể: NLĐ đóng 8% và quỹ Hưu trí tử tuất, 0% vào quỹ Ốm đau thai sản.
+ NSDLĐ đóng mức 18% tổng quỹ tiền lương. Cụ thể: NSDLĐ đóng 14%
vào quỹ Hưu trí tử tuất, 3% vào quỹ Ốm đau thai sản, 0.5% vào quỹ Tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp.
+ Nhà nước đóng và hỗ trợ để đảm bảo thực hiện các chế độ BHXH đối với NLĐ hưởng lương từ NSNN.
- Đối tượng tham gia Bảo hiểm xã hội tự nguyện: mọi cá nhân trong độ tuổi lao động từ 15 đến 60 tuổi không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc; và người đã có đủ 15 năm đóng BHXH bắt buộc không phân biệt tuổi đời. Đóng góp tỷ lệ 22% trên mức thu nhập tự lựa chọn, thấp nhất bằng mức chuẩn hộ nghèo khu vực
14
nông thôn (Năm 2019: 700.000 đồng/tháng), cao nhất bằng 20 lần mức lương cơ sở (Tính từ tháng 7/2019: 29.800.000 đồng/tháng, mức lương cơ sở: 1.490.000 đồng/tháng)
- Đối tượng tham gia BH thất nghiệp: đóng góp của Nhà nước, NSDLĐ, NLĐ là đối tượng tham gia BHXH bắt buộc làm việc theo hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc không xác định thời hạn, xác định thời hạn hoặc theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng đến dưới 12 tháng, trong đó:
+ Người lao động đóng góp bằng 1% tiền lương, tiền công tháng.
+ NSDLĐ đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng của những người tham gia BH thất nghiệp.
+ Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng BH thất nghiệp.
- Tiền sinh lời từ việc thực hiện các hoạt động đầu tư bảo tồn và tăng trưởng quỹ BHXH.
- Hỗ trợ của Nhà nước.
- Các khoản thu hợp pháp khác.
1.2.1.2. Sử dụng quỹ BHXH
Quỹ BHXH là một quỹ tiền tệ tập trung an toàn về tài chính, là một quỹ tích lũy và tiêu dùng, là tập hợp những phương tiện nhằm thỏa mãn những nhu cầu phát sinh về BHXH đồng thời là một quỹ dự phòng, là điều kiện hay cơ sở vật chất quan trọng nhất đảm bảo cho toàn bộ hệ thống BHXH tồn tại và phát triển. Quỹ BHXH được sử dụng chủ yếu để chi trả cho các mục đích sau đây:
- Chi trả các chế độ BHXH cho người lao động theo quy định của Luật BHXH.
Đây là khoản chi lớn nhất của BHXH nhằm đảm bảo ổn định, duy trì cuộc sống cho NLĐ đồng thời góp phần ổn định sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp.
- Đóng Bảo hiểm y tế cho người đang hưởng lương hưu hoặc nghỉ việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp hàng tháng.
- Chi phí cho sự nghiệp quản lý BHXH ở các cấp các ngành.
- Khen thưởng theo quy định của Luật BHXH.
15
- Đầu tư để bảo toàn và tăng trưởng quỹ theo quy định của Luật BHXH.
1.2.2. Tổ chức và quản lý hoạt động thu BHXH
Thực hiện Luật BHXH có hiệu lực thi hành từ tháng 01/2007, các Nghị định của Chính phủ và các văn bản dưới Luật, ngành BHXH hiện nay đang thực hiện các loại hình thu như sau:
- Thu BHXH bắt buộc: gồm thu BHXH gắn liền với BHYT bắt buộc.
- Thu BHYT tự nguyện (BHYT hộ gia đình).
- Thu BHXH tự nguyện, bắt đầu thực hiện từ tháng 1/2008 - Thu BH thất nghiệp, bắt đầu thực hiện từ tháng 1/2009.
Trong phạm vi Luận văn chỉ đi sâu phân tích về thu BHXH bắt buộc.
1.2.2.1. Vai trò của công tác thu BHXH
BHXH bao gồm nhiều lĩnh vực công tác: quản lý thu; quản lý chi; thực hiện chế độ BHXH dài hạn, ngắn hạn; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; giám định BHYT, trong đó quản lý thu được coi là yếu tố “đầu vào”. Quản lý thu là khâu đầu tiên trong việc xác lập mối quan hệ về BHXH giữa NLĐ, người SDLĐ và cơ quan BHXH. Mối quan hệ này xác định quyền và trách nhiệm của các bên và được coi là quan hệ quan trọng hàng đầu để hình thành quỹ BHXH.
Mặt khác, BHXH thực hiện trên nguyên tắc tương trợ, cộng đồng sâu sắc, lấy số đông bù số ít nên khi tham gia, NLĐ được san sẻ rủi ro khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc chết.
Quỹ BHXH hiện đang được thực hiện nhằm đạt mục tiêu là một công quỹ độc lập với ngân sách nhà nước, nhằm đảm bảo về tài chính để chi trả các chế độ BHXH cho NLĐ. Vì thế, công tác thu BHXH ngày càng trở thành khâu quan trọng và quyết định đến sự tồn tại và phát triển của việc thực hiện chính sách BHXH.
Công tác thu BHXH là hoạt động thường xuyên và đa dạng của ngành BHXH nhằm đảm bảo nguồn quỹ tài chính BHXH đạt được tập trung thống nhất: Thu đóng góp BHXH là hoạt động của các cơ quan BHXH từ Trung ương đến địa phương cùng với sự phối hợp của các ban ngành chức năng trên cơ sở quy định của pháp luật về thực hiện chính sách BHXH nhằm tạo ra nguồn tài chính tập trung từ việc
16
đóng góp của các bên tham gia BHXH. Đồng thời tránh được tình trạng nợ đọng BHXH từ các cơ quan đơn vị, từ người tham gia BHXH. Qua đó, đảm bảo sự công bằng trong việc thực hiện và triển khai chính sách BHXH nói chung và giữa những người tham gia BHXH nói riêng.
Để chính sách BHXH được diễn ra thuận lợi thì công tác thu BHXH có vai trò như một điều kiện cần và đủ trong quá trình tạo lập cùng thực hiện chính sách BHXH: Bởi đây là đầu vào, là nguồn hình thành cơ bản nhất trong quá trình tạo lập quỹ BHXH. Đồng thời, đây cũng là một khâu bắt buộc đối với người tham gia BHXH thực hiện nghĩa vụ của mình. Do vậy, công tác thu BHXH là một công việc đòi hỏi độ chính xác cao, thực hiện thường xuyên, liên tục, kéo dài trong nhiều năm và có sự biến động về mức đóng và số lượng người tham gia.
Công tác thu BHXH vừa đảm bảo cho quỹ BHXH được tập trung về một mối, vừa đóng vai trò như một công cụ thanh kiểm tra số lượng người tham gia BHXH biến đổi ở từng khối lao động, cơ quan, đơn vị ở từng địa phương hoặc trên phạm vi toàn quốc. Bởi công tác thu BHXH cũng đòi hỏi phải được tổ chức tập trung thống nhất có sự ràng buộc chặt chẽ từ trên xuống dưới, đảm bảo an toàn tuyệt đối về tài chính, đảm bảo độ chính xác trong ghi chép kết quả đóng BHXH của từng cơ quan đơn vị cũng như của từng người lao động. Hơn nữa, hoạt động thu BHXH là hoạt động liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả một đời người và có tính kế thừa, số thu BHXH một phần dựa trên số lượng người tham BHXH để tạo lập lên quỹ BHXH, cho nên nghiệp vụ của công tác thu BHXH có một vai trò hết sức quan trọng và rất cần thiết trong thực hiện chính sách BHXH. Bởi đây là khâu đầu tiên giúp cho chính sách BHXH thực hiện được các chức năng cũng như bản chất của mình.
Hoạt động của công tác thu BHXH ở hiện tại ảnh hưởng trực tiếp đến công tác chi và quá trình thực hiện chính sách BHXH trong tương lai. Do BHXH cũng như các loại hình bảo hiểm khác đều dựa trên cơ sở nguyên tắc có đóng có hưởng BHXH đã đặt ra yêu cầu quy định đối với công tác thu nộp BHXH. Nếu không thu được BHXH thì quỹ BHXH không có nguồn để chi trả cho các chế độ BHXH cho
17
NLĐ. Vậy hoạt động thu BHXH ảnh hưởng trực tiếp đến công tác chi và quá trình thực hiện chính sách BHXH. Do đó, thực hiện công tác thu BHXH đóng một vai trò quyết định, then chốt trong quá trình đảm bảo ổn định cho cuộc sống của NLĐ cũng như các đơn vị doanh nghiệp được hoạt động bình thường.
1.2.2.2. Quy trình thu BHXH
Quy trình quản lý thu Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp; Quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế được thực hiện theo quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Hàng tháng, khi đơn vị SDLĐ có phát sinh tăng, giảm lao động, điều chỉnh căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN trên cơ sở danh sách do đơn vị chuyển đến, bộ phận quản lý thu tiến hành xử lý nghiệp vụ, gửi kết quả điều chỉnh về đơn vị đồng thời đôn đốc thu nợ và thông báo kết quả đóng nộp hàng tháng để đơn vị tiện theo dõi và đối chiếu.
Quy định thời gian đóng BHXH:
- Đóng hàng tháng, chậm nhất vào ngày cuối tháng, cơ quan, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước nơi đăng ký tham gia BHXH. Nếu chậm nộp 30 ngày trở lên so với kỳ hạn phải nộp thì đơn vị SDLĐ phải nộp 1 khoản lãi chậm nộp theo lãi suất của hoạt động đầu tư từ quỹ BHXH trong năm do BHXH Việt Nam công bố. Khoản tiền lãi này được ưu tiên khấu trừ ngay khi đơn vị nộp tiền BHXH cho cơ quan BHXH.
- Đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần, Đơn vị là doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, theo khoán thì đóng theo phương thức hằng tháng hoặc 03 tháng, 06 tháng một lần. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của phương thức đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH
18
BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là BHXH tỉnh), BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là BHXH huyện) có trách nhiệm: hướng dẫn, tổ chức thu BHXH đúng kỳ, đủ số lượng, theo đúng quy định; cấp, đối chiếu và xác nhận trên sổ BHXH cho người lao động tham gia BHXH; quản lý chặt chẽ thời gian đóng, tình hình biến động tăng giảm số lao động, quỹ tiền lương của các đơn vị sử dụng lao động, mức đóng của người lao động tham gia BHXH. Để quản lý tốt đối tượng tham gia BHXH, cơ quan BHXH thực hiện việc cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và cập nhật các thông tin về đối tượng tham gia BHXH vào cơ sở dữ liệu theo chương trình phần mềm. Hiện nay, cơ quan BHXH đã ứng dụng công nghệ tin học hiện đại để quản lý đối tượng tham gia và thụ hưởng BHXH.
Thực hiện nhiệm vụ của ngành BHXH, BHXH Việt Nam chỉ đạo BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các quận, huyện, thị xã mở tài khoản chuyên thu BHXH tại hệ thống Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn. Định kỳ, cơ quan BHXH phải chuyển toàn bộ số tiền BHXH đã thu được về BHXH cấp trên, không được sử dụng tiền thu BHXH vào bất kỳ nội dung chi tiêu nào khác, không được áp dụng phương thức gán thu bù chi BHXH cho các đơn vị sử dụng lao động.
Tất cả các trường hợp thoái thu, truy thu BHXH liên quan đến tăng, giảm thời gian công tác cho người lao động, BHXH huyện căn cứ vào hồ sơ, văn bản quy định được phân cấp để thực hiện truy thu, thoái thu cho người lao động. Đối với những trường hợp vượt quá thẩm quyền, tùy từng trường hợp BHXH huyện báo cáo bằng văn bản BHXH tỉnh hoặc Ủy ban nhân dân huyện để thành lập Đoàn thanh tra, kiểm tra chuyên ngành hoặc liên ngành để thực hiện thanh tra, kiểm tra, xác định truy thu thời gian tham gia BHXH cho người lao động.
BHXH các tỉnh, huyện có trách nhiệm thực hiện chế độ kế toán, thống kê, báo cáo, thông tin đầy đủ về thu BHXH theo đúng quy định của Nhà nước và của BHXH Việt Nam.
19 1.2.2.3. Quản lý thu BHXH
Tham gia BHXH là trách nhiệm và nghĩa vụ của các đơn vị sử dụng lao động nhằm thực hiện quyền lợi cho NLĐ. Việc đóng góp vào quỹ BHXH của các bên tham gia BHXH là tất yếu vì nguyên tắc có đóng có hưởng. Người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN để bảo hiểm cho chính mình, ổn định cuộc sống trên cơ sở san sẻ rủi ro của số đông người lao động khác và san sẻ rủi ro của chính mình theo thời gian khi không may ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, lúc già cả. Chủ sử dụng lao động có trách nhiệm phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động mà mình thuê mướn. Khi tham gia BHXH, BHYT, BHTN, chủ sử dụng lao động còn vì lợi ích của chính mình khi cùng thực hiện san sẻ rủi ro giữa tập đoàn những người sử dụng lao động, để bảo đảm cho quá trình sản xuất, kinh doanh không bị ảnh hưởng khi phát sinh nhu cầu đóng, hưởng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động. Vì vậy, thu từ đóng góp của những người tham gia BHXH là nguồn nguồn thu chủ yếu quan trọng nhất cho quỹ BHXH ở hầu hết các quốc gia.
Trên cơ sở nhiệm vụ của công tác thu là phải thu đúng, thu đủ, thu kịp thời đúng đối tượng và rõ rang, minh bạch nhằm đảm bảo tính công bằng và quyền lợi giữa những người tham gia BHXH. Bên cạnh đó, cần phải tổ chức theo dõi, cập nhật kết quả đóng BHXH của từng người, đơn vị để làm cơ sở cho việc tính mức hưởng BHXH theo quy định.
Hơn nữa, công tác thu BHXH có những đặc điểm sau:
+ Số đối tượng phải thu là rất lớn và gia tăng theo thời gian nên công tác quản lý thu BHXH là rất khó khăn và phức tạp.
+ Công tác thu mang tính chất định kỳ, lặp đi lặp lại do đó khối lượng công việc là rất lớn đòi hỏi nguồn nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác thu cũng phải tương ứng.
+ Đối tượng thu là tiền nên dễ xảy ra sai pham, vi phạm đạo đức và lạm dụng quỹ vốn tiền thu BHXH.