CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU – CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.3. Kế toán hoạt động thu – chi BHXH
1.3.1. Cơ sở kế toán hoạt động thu – chi BHXH và quy định kế toán
Kế toán bảo hiểm xã hội là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình
26
hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị.
1.3.3.1 Cơ sở kế toán hoạt động thu – chi:
Kế toán hoạt động thu – chi là một công cụ quan trọng trong phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động tài chính tại bất kỳ đơn vị nào, thông qua những thông tin, số liệu do bộ phận kế toán cung cấp.
Theo Chuẩn mực kế toán công, cơ sở kế toán áp dụng tại các đơn vị là cơ sở kế toán dồn tích và cơ sở kế toán tiền mặt. Trong đó:
Kế toán cơ sở tiền mặt: Là kế toán ghi nhận các nghiệp vụ và các sự kiện khác chỉ khi tiền đã được nhận hoặc được trả.
Kế toán cơ sở dồn tích: Phản ánh mọi nghĩa vụ, quyền lợi thực tế của đơn vị kế toán phát sinh trong quá trình giao dịch, hoạt động.
Theo đó, tại các đơn vị BHXH, những nội dung kế toán sau được dựa trên phương pháp kế toán cơ sở tiền mặt:
- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại kho bạc Nhà nước.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị, các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải nộp ngân sách và việc thanh toán các khoản phải trả, phải nộp.
- Kế toán nguồn kinh phí: Có nhiệm vụ giao dịch với kho bạc cấp kinh phí và thực hiện các thủ tục tiếp nhận, sử dụng kinh phí và thực hiện các thủ tục tiếp nhận, sử dụng kinh phí thông qua hệ thống mục lục ngân sách nhà nước chi tiết tới mục, tiểu mục.
- Kế toán các khoản thu: có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu sự nghiệp và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị.
27
- Kế toán các khoản chi: Có nhiệm vụ phản ánh các khoản chi cho hoạt động, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán được duyệt và thanh quyết toán các khoản chi đó.
Tuy nhiên, tại đơn vị BHXH, một số nội dung kế toán sau dựa trên phương pháp kế toán cơ sở dồn tích:
- Kế toán vật tư, tài sản: có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, sản phẩm tại đơn vị; phản ánh số lượng, nguyên giá, giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động TSCĐ, công tác đầu tư XDCB và sửa chữa tài sản tại đơn vị.
- Kế toán thanh toán: Đối với khoản thu hoạt động sản xuất, kinh doanh, khi phát sinh giao dịch nhưng đơn vị chưa thu được tiền, đơn vị theo dõi trên tài khoản phải thu.
- Kế toán các khoản chi: Đối với khoản chi khi phát sinh như: chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần với số lượng lớn…, kế toán phải phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh và tính vào chi phí trả trước.
Như vậy, xét một cách tổng quát cơ sở kế toán các hoạt động nói chung tại đơn vị BHXH là cơ sở tiền mặt có điều chỉnh theo dồn tích. Qua đó, đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động thu - chi trong kỳ, đánh giá được tất cả các tài sản, nguồn vốn tham gia vào quá trình hoạt động của đơn vị. Đối với hoạt động thu – chi BHXH do được ghi nhận theo số thực thu và thực chi nên cơ sở kế toán được áp dụng khi hạch toán là cơ sở tiền mặt.
1.3.3.2 Quy định kế toán
Chế độ Kế toán BHXH áp dụng cho tất cả các đơn vị BHXH quận, huyện, tỉnh, thành phố và BHXH Việt Nam theo quy định tại Thông tư 102/2018/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2018 của Bộ Tài chính. Các đơn vị BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh là đơn vị dự toán cấp III. Các đơn vị BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các đơn vị BHXH khác trực thuộc BHXH Việt Nam là đơn vị dự toán cấp II. BHXH Việt Nam là đơn vị dự toán cấp I. Các đơn vị
28
BHXH phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về kế toán và các quy định trong Chế độ kế toán BHXH.
Kế toán hoạt động thu – chi tại các đơn vị BHXH là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công;
tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị.
Thông qua đó, kế toán hoạt động thu – chi có nhiệm vụ:
+ Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về các khoản thu – chi, các nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ và tình hình sử dụng các khoản kinh phí tại đơn vị;
+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành chế độ thu – chi BHXH, chấp hành thu – chi kinh phí quản lý bộ máy và việc chấp hành dự toán thu – chi tại đơn vị; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn định mức của nhà nước. Kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp BHXH lên cấp trên, chấp hành kỷ luật thanh toán chi trả các chế độ, chi quản lý và việc chấp hành các chế độ, chính sách của nhà nước.
+ Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán sử dụng kinh phí của các đơn vị BHXH cấp dưới.
Niên độ kế toán tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12; kỳ kế toán theo niên độ kế toán là: Tháng tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng; quý tính từ ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của quý.
Các đơn vị BHXH phải thực hiện đầy đủ những quy định của chế độ kế toán BHXH, có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu kế toán với đơn vị kế toán cấp trên.
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
29
Theo Điều 4 của Luật kế toán: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.
Chứng từ kế toán bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
+ Tổ chức hệ thống chứng từ tại các đơn vị sự nghiệp thực hiện theo thông tư 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán, Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
+ Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán.
+ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện.
+ Tất cả các đơn vị sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán này.
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán là cách thức phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng phản ánh của hạch toán kế toán nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các chủ thể. Để thực hiện công tác kế toán, các đơn vị, các tổ chức kinh tế phải sử dụng nhiều tài khoản khác nhau nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin đa chiều cho các đối tượng sử dụng. Các TK này tạo thành hệ thống TK kế toán mà các đơn vị tổ chức sử dụng. Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp các TK kế toán được sử dụng trong chế độ kế toán và trong từng đơn vị kế toán theo
30
một trật tự nhất định. Trong hệ thống chế độ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán là thành phần cơ bản, quyết định chất lượng của thông tin kế toán.
Hiện nay, hệ thống tài khoản đơn vị sự nghiệp tuân thủ theo quy định của Luật kế toán, theo thông tư 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Hệ thống này được xây dựng trên nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước.
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản.
Các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.
Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ…) những chỉ tiêu kinh tế cần phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý như: giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tắc các loại, dự toán chi hoạt động được giao…
Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán được thực hiện theo nguyên tắc “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bên của tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Theo Điều 25 của Luật kế toán “Sổ kế toán là phương tiện ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán”. Như vậy sổ kế toán là phương tiện để thực hiện công tác kế toán.
31
Đối các đơn vị dự toán cấp I và cấp II ngoài việc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp II và cấp III) để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp.
Các đơn vị BHXH thường sử dụng 2 hình thức sổ kế toán: Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ
Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở, sử dụng một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất. Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán buộc phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh.
Ngoài ra mới đây, từ tháng 01/2019 BHXH các tỉnh đã triển khai thực hiện phần mềm Kế toán tập trung cho các đơn vị. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Sổ Nhật ký – Sổ cái, phần mềm tuy không hiển thị đầy đủ giá trị ghi sổ nhưng đã đảm bảo đáp ứng được công tác quản lý tài chính kế toán, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; in sổ sách và báo cáo kế toán theo quy định; phục vụ công tác quản lý, kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính, kế toán.
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính là việc tạo ra mối liên hệ chặt chẽ quá trình hạch toán kế toán với nhu cầu thông tin về mọi mặt của quản lý. Báo cáo tài chính là phương thức kế toán tổng hợp số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh một cách tổng quát hoặc chi tiết, toàn diện, có hệ thống về đơn vị hạch toán hay tại một thời điểm.
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp đều phải lập báo cáo tài chính tuân theo quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
Báo cáo tài chính quy định cho các đơn vị Bảo hiểm xã hội bao gồm các biểu mẫu:
1- Bảng cân đối tài khoản (Mẫu B01a-BH);
32
2- Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động (Mẫu B01/BCQT);
3- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (Mẫu B04a-BH);
4- Báo cáo tình hình tăng giảm CCDC ( Mẫu B04b-BH)
5- Báo cáo thu BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu B07a-BH) : Báo cáo này chỉ dành cho BHXH cấp huyện và tương đương.
6- Báo cáo thu BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu B07b-BH): Báo cáo này chỉ dành cho BHXH tỉnh thành phố trực thuộc trung ương;
7- Báo cáo tổng hợp thu BHXH, BHYT, BHTN toàn quốc (Mẫu B07c-BH):
Báo cáo này chỉ dành cho BHXH Việt Nam;
8- Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH, BHTN của các đơn vị cấp I, cấp II (Mẫu B08a-BH)
9- Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHYT (Mẫu B09a- BH)
10- Báo cáo tiền lãi và số dư các tài khoản tiền gửi (Mẫu 01a-LTG) 11- Báo cáo tình hình tài chính quỹ bảo hiểm ( theo TT102)
12- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ quỹ bảo hiểm 13- Thuyết minh báo cáo tài chính quỹ bảo hiểm 14- Báo cáo tình hình tài chính
15- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 16- Thuyết minh báo cáo tài chính.