CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU – CHI TẠI CƠ
2.3 Thực trạng kế toán hoạt động thu – chi BHXH tại BHXH huyện Ngọc Lặc . 87
2.3.3 Kế toán hoạt động chi BHXH
a. Chi bộ máy:
* Tài khoản sử dụng chủ yếu:
TK 3371 - Chi thường xuyên năm nay TK 431 - Các quỹ
Chi tiết: TK 431182 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi TK 211 – TSCĐ
Chi tiết: TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2112 - Máy móc, thiết bị
TK 2113 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn
98
TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 2118 - TSCĐ khác
TK 334 - Phải trả cán bộ viên chức TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương Chi tiết: TK 3321 - BHXH
TK 3322 - BHYT TK 3323 - KPCĐ TK 3323 - BHTN
TK 3371 - Nguồn kinh phí thường xuyên năm nay TK 136 - Phải thu nội bộ
* Phương pháp hạch toán cơ bản:
- Chi thường xuyên năm nay:
Chi thường xuyên năm nay gồm rất nhiều khoản mục trong đó có thể tổng hợp thành các mục lớn như:
+ Chi thanh toán cho cá nhân: Tiền lương, tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh- sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp, các khoản thanh toán khác cho cá nhân.
+ Chi về hàng hóa, dịch vụ: Thanh toán tiền dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin, tuyên truyền, liên lạc, hội nghị, công tác phí, chi phí thuê mướn, sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí thường xuyên.
+ Các khoản chi khác: chi cho công tác Đảng ở tổ chức cơ sở và cấp trên cơ sở, chi lập các quỹ của đơn vị thực hiện khoán chi và đơn vị sự nghiệp có thu.
+ Chi hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp, các quỹ và đầu tư vào tài sản: Mua, đầu tư tài sản vô hình, mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn, sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn và các công trình cơ sở hạ tầng từ kinh phí đầu tư.
Các khoản chi thường xuyên nhỏ hơn 5 triệu có thể chi bằng tiền mặt, lớn hơn 5 triệu thì phải chuyển khoản.
Khi phát sinh nghiệp vụ chi - Nhận được đề nghị thanh toán, kế toán ghi:
99 Nợ TK 3371 – Chi tiết các khoản chi Có TK 1111, 1121
- Chi các quỹ:
Chi quỹ khen thưởng gồm có:
+ Chi các khoản thưởng thường xuyên: Chi thưởng quý, năm
+ Chi các khoản thưởng không thường xuyên: chi thưởng cho lao động tiên tiến, chiến sỹ thi đua và các khoản thưởng khác…
Chi quỹ phúc lợi gồm 2 mục chính:
+ Chi cho CBCNV trong ngành: chi trợ cấp cho CBCNV nữ nghỉ thai sản, chi hiếu, hỷ, thăm hỏi, chi tiền thưởng các ngày lễ tết.
+ Chi từ thiện và hỗ trợ các tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan giao lưu, học hỏi.
Khi phát sinh nghiệp vụ chi, kế toán ghi:
Nợ TK 431 – Chi tiết tài khoản và các khoản chi Có TK 1111, 1121
- Chi mua sắm TSCĐ:
Cơ quan BHXH được phép mua TSCĐ từ nguồn kinh phí chi quản lý bộ máy tiết kiệm được hoặc nhận kinh phí phụ cấp để mua TSCĐ.
+ Mua từ nguồn kinh phí chi quản lý bộ máy tiết kiệm được:
Khi mua TSCĐ kế toán ghi:
Nợ TK 211 – Chi tiết tài khoản Có TK 1111, 1121
Đồng thời ghi:
Có TK 018 - Thu hoạt động khác được để lại - Đồng thời phản ánh nguồn hình thành TSCĐ:
Nợ TK 337-tạm thu (3371)
Có TK 366 - Các khoản nhận trước chưa ghi thu (336611) + Nhận kinh phí được cấp để mua TSCĐ:
Khi mua TSCĐ kế toán ghi:
Nợ TK 211 – Chi tiết tài khoản
100 Có TK 366 – Chi tiết tài khoản
Đồng thời ghi:
Nợ TK 337-tạm thu (3371)
Có TK 366 - Các khoản nhận trước chưa ghi thu (336611) + Khi tính hao mòn, khấu hao TSCĐ, ghi:
Nợ TK 337 - Tạm thu (3371)
Có TK 214 - Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Cuối năm căn cứ Bảng phân bổ khấu hao, hao mòn TSCĐ đã trích trong năm để kết chuyển, ghi:
Nợ TK 366 - Các khoản nhận trước chưa ghi thu (336611) Có TK 337-tạm thu (3371)
- Chi lương cho CBCNV các khoản trích theo lương phải nộp cho BHXH tỉnh:
+ Chi lương cho cán bộ công nhân viên cơ quan:
Hằng tháng, căn cứ vào bảng lương:
Trích lương hàng tháng tính vào chi phí quản lý bộ máy:
Nợ TK 3371 Có TK 334
Thanh toán tiền lương cho CBCNV:
Nợ TK 334
Có TK 1111, 1121
+ Các khoản trích theo lương phải nộp cho BHXH tỉnh:
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN hàng tháng tính vào chi phí quản lý bộ máy:
Nợ TK 3371 Có TK 332
Chi tiết: TK 3321 – BHXH TK 3322 – BHYT TK 3323 – KPCĐ TK 3324 - BHTN
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN trên lương của CBCNV
101 Nợ TK 334
Có TK 332
Chi tiết: TK 3321 – BHXH TK 3322 – BHYT TK 3323 – KPCĐ
Các khoản chi quản lý bộ máy nhỏ hơn 20 triệu có thể chi bằng tiền mặt, lớn hơn 20 triệu đồng thì phải chuyển khoản. Hoặc những khoản thanh toán với đơn vị, cá nhân đã có tài khoản tại ngân hàng thì phải chuyển khoản.
Kế toán vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại - Phiếu chi tiền mặt , Ủy nhiệm chi, sổ chi tiết tài khoản liên quan, từ bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại vào Nhật ký - Sổ cái.
b. Chi chế độ BHXH:
* Tài khoản sử dụng chủ yếu:
- Tài khoản 3431- Thanh toán với đại diện chi trả.
- Tài khoản 3432- Thanh toán với đơn vị sử dụng lao.
Tài khoản này có 4 TK cấp 3:
+ Tài khoản 34321- Ốm đau thai sản dưỡng sức.
+ Tài khoản 34322- Y tế cơ quan.
+ Tài khoản 34323- Đào tạo nghề.
- Tài khoản 3433- Thanh toán với cơ sở khám chữa bệnh.
Cuối kỳ, tài khoản này có thể có số dư bên Nợ hoặc có số dư bên Có.
- Tài khoản 3434- Thanh toán với cơ sở dạy nghề.
Cuối kỳ, tài khoản này có thể có số dư bên Nợ hoặc có số dư bên Có.
- Tài khoản 3435- Thanh toán với trường học.
- Tài khoản 3436- Thanh toán với cơ quan lao động.
- Tài khoản 3438- Thanh toán khác.
Tài khoản này có 4 TK cấp 3:
+ Tài khoản 34381- Thù lao đại lý thu.
+ Tài khoản 34382- Hỗ trợ UBND xã, phường.
102 + Tài khoản 34383- Chi phí chi trả.
+ Tài khoản 34388- Khác: Tài khoản này theo dõi các khoản phải trả khác Tài khoản 175- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện.
Tài khoản 175- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1751- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh.
Tài khoản này có 5 TK cấp 3:
+ Tài khoản 1751- Chi BHXH từ quỹ.
+ Tài khoản 17513- Chi BHYT.
+ Tài khoản 17514- Chi BHTN.
+ Tài khoản 17515- Chi BHXH do NSNN đảm bảo.
+ Tài khoản 17516- Chi trước BHYT cho năm sau.
- Tài khoản 1752- Chi các loại bảo hiểm của huyện.
Tài khoản này có 5 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 17521- Chi BHXH từ quỹ.
+ Tài khoản 17523- Chi BHYT.
+ Tài khoản 17524- Chi BHTN.
+ Tài khoản 17525- Chi BHXH do NSNN đảm bảo.
+ Tài khoản 17526- Chi trước BHYT cho năm sau.
* Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 175- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện - Hạch toán Tài khoản 175 phải đảm bảo nguyên tắc phản ánh số phải trả theo danh sách của các đối tượng do quỹ BHXH đảm bảo.
- Tài khoản 175 phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng nhận BHXH và theo nội dung chi: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, theo từng quỹ thành phần và đúng chế độ chi BHXH cho các đối tượng do quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo; từng đối tượng nhận BHYT, BHTN.
- Khi hạch toán chi các loại bảo hiểm cần lưu ý:
+ Đối với BHXH huyện: Các khoản chi trả lương hưu, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất, ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức..., chi BHTN phải căn cứ vào chứng từ phản ánh số đã chi trả cho từng đối tượng để hạch toán
103
tổng hợp và hạch toán chi tiết theo từng nội dung chi trả cho từng đối tượng trên địa bàn huyện. Các khoản chi BHYT căn cứ vào chứng từ chi trả cho các cơ sở khám chữa bệnh, từng người bệnh tham gia BHYT đến thanh toán trực tiếp để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết theo từng nội dung chi trả cho từng đối tượng trên địa bàn huyện.
* Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 175- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện
Bên Nợ: Số chi trả các loại bảo hiểm cho các đối tượng do quỹ bảo hiểm đảm bảo tại huyện, tỉnh.
Bên Có:
- Tại BHXH huyện:
+ Kết chuyển số đã chi các loại bảo hiểm thanh toán với số kinh phí chi các loại bảo hiểm đã nhận của BHXH tỉnh khi quyết toán được duyệt;
+ Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi.
* Phương pháp hạch toán:
- Chi chế độ ngắn hạn (Ốm đau – Thai sản - Dưỡng sức):
Hằng quý, cán bộ BHXH phụ trách Chi chế độ ngắn hạn chuyển bảng tổng hợp giải quyết chế độ ốm đau, thai sản và trợ cấp dưỡng sức PHSH mẫu số 01 – SHB cho bộ phận kế toán. Căn cứ vào Thông báo quyết toán chi BHXH theo chế độ tại đơn vị sử dụng lao động trong quý, kế toán tổng hợp số chi các chế độ BHXH, kế toán ghi:
Nợ TK 175 – Chi BHXH bắt buộc (Chi tiết 17521 - Chi ốm đau, thai sản) Có TK 343 – Thanh toán về chi BHXH, BHYT (3432)
- Chi chế độ lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng:
Các chế độ do nguồn NSNN đảm bảo: Hưu trí; Mất sức lao động; Trợ cấp 91, 613; Trợ cấp TNLĐ – BNN, Trợ cấp người phục vụ đối tượng bị TNLĐ – BNN;
Trợ cấp tuất hàng tháng.
104
Các chế độ do nguồn quỹ BHXH đảm bảo: Hưu trí, Trợ cấp tuất hàng tháng, Trợ cấp TNLĐ – BNN, Trợ cấp người phục vụ đối tượng bị TNLĐ – BNN, Trợ cấp thất nghiệp hàng tháng.
Sau khi lên tổng hợp số liệu chi BHXH bằng nguồn Ngân sách của huyện, kế toán sẽ tổng hợp thành số chi trên địa bàn huyện, kế toán ghi:
Hạch toán phải trả người hưởng chế độ bảo hiểm Tại BHXH huyện
Trường hợp tỉnh chuyển tiền qua bưu điện để thực hiện chi trả lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội cho các đối tượng do BHXH huyện quản lý, ghi:
Nợ TK 339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm (339211)
Có TK 142- Phải thu nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm (1421).
+ Khi quyết toán số tiền đã chi (theo số tiền cơ quan Bưu điện thực chi cho người hưởng) và chưa chi hết do Bưu điện huyện thực hiện, ghi:
Nợ TK 175- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện (TK chi tiết tương ứng) (số tiền đã chi)
Nợ TK 111, 112 (số tiền chưa chi hết) Có TK 339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm.
+ Phải trả các khoản chi lương hưu và trợ cấp bảo hiểm cho các đối tượng do quỹ bảo hiểm xã hội đảm bảo, do BHXH huyện trực tiếp chi, ghi:
Nợ TK 175- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện (TK chi tiết tương ứng) Có TK 339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm,
+ Khi chi các khoản chi lương hưu và trợ cấp bảo hiểm cho các đối tượng thuộc BHXH huyện quản lý, ghi:
Nợ TK 339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm Có các TK 111, 112.
+ Số tiền phải khấu trừ lương hưu, trợ cấp BHXH, BHTN chuyển nộp cho cơ quan thi hành án, ghi:
Nợ TK 175- Chỉ các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện (TK chi tiết tương ứng) Có TK 339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm.
105
+ Khi chuyển tiền cho cơ quan thi hành án, ghi:
Nợ TK 339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc.
Định kỳ, kế toán tổng hợp toàn bộ số chi BHXH bằng nguồn ngân sách, Báo cáo kế toán chi BHXH do quỹ BHXH đảm bảo của huyện được theo dõi bên Nợ TK 175, trên Sổ chi tiết TK 175 để lập Báo cáo kế toán chi BHXH gửi về BHXH tỉnh.
Sau
khi báo cáo được duyệt chính thức, kế toán ghi :
Nợ TK 375-Thanh toán về chi BHXH giữa huyện với tỉnh Có Tài khoản 17521- Chi BHXH từ quỹ
Có Tài khoản 17521- Chi BHXH từ quỹ
Hàng quý, căn cứ lập Mẫu Danh sách thu hồi kinh phí chi BHXH đối với những đối tượng thụ hưởng tỉnh trực tiếp quản lý, kế toán tổng hợp toàn bộ số chi BHXH do Ngân sách nhà nước đảm bảo bị xuất toán phải thu hồi vào Bảng tổng hợp thu hồi kinh phí chi BHXH do Ngân sách đảm bảo, ghi giảm số Chi BHXH do Ngân sách nhà nước đảm bảo theo số chi sai bị xuất toán phải thu hồi và theo dõi bên Có Tài khoản 175 trên Sổ kế toán chi tiết Tài khoản 175, đồng thời ghi tăng các khoản phải thu khác (Tài khoản 33888). Khi thu được tiền, kế toán ghi giảm các phải thu, tăng tiền mặt.
- Trường hợp trong kỳ xảy ra trùng cấp chi sai cho các đối tượng: Khi thu được tiền, căn cứ chứng từ thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 175 - (Số tiền chi sai) - Chi BHTN:
Kế toán chi BHTN phản ánh theo số thực tế thanh quyết toán cho các đối tượng trên địa bàn đã được Sở Lao động thương binh & Xã hội ra quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp với cơ quan BHXH và thanh toán trực tiếp cho các đối tượng.
106
Việc hạch toán chi BHTN căn cứ vào danh sách ký nhận tiền do đơn vị dịch vụ công (Bưu điện huyện) chi trả các đối tượng hưởng trợ cấp thất nghiệp đến thanh toán trực tiếp, để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết theo từng nội dung chi trả cho từng đối tượng trên địa bàn. Được quyết toán trực tiếp tại BHXH tỉnh.
- Chi BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện:
Tương tự như quy trình kế toán chi BHXH. Định kỳ, sau khi tổng hợp số liệu chi BHYT của toàn huyện, kế toán tổng hợp số chi BHYT phát sinh trên địa bàn toàn huyện, ghi nhận:
Nợ TK 17523- Chi BHYT.
Nợ TK 17526- Chi trước BHYT cho năm sau.
Có TK 375- Thanh toán về chi BHXH giữa tỉnh và huyện.
Kế toán vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại - Phiếu chi tiền mặt , Ủy nhiệm chi, sổ chi tiết tài khoản liên quan, từ bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại vào Nhật ký - Sổ cái.