CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU – CHI TẠI CƠ
2.4 Đánh giá thực trạng kế toán hoạt động thu – chi tại BHXH huyện Ngọc Lặc
- Cơ quan BHXH huyện Ngọc Lặc đã vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp với tình hình hoạt động đặc thù của cơ quan.
- Các hóa đơn chứng từ lập ra đều phù hợp với yêu cầu quản lý và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ được sử dụng đúng theo mẫuvà quy định của Bộ Tài chính ban hành. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hóa đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý hóa đơn, chứng từ. Đó là cơ sở ban đầu để thực hiện trong công tác kế toán, do đó các hóa đơn chứng từ đều được ký hiệu, đánh số thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ phát sinh, kiểm tra các
108
chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra các con số, các chữ ký, kiểm tra các định khoản.Tại những đơn vị ứng dụng phần mềm kế toán VSA, việc lập các chứng từ thu (Phiếu Thu), các chứng từ chi (phiếu chi, quản lý ủy nhiệm chi, danh sách tạm ứng, danh sách chi trả lương hưu hàng tháng) được thực hiện hoàn toàn tự động.
- Trong quá trình ghi sổ, kế toán đã sử dụng các mẫu sổ chi tiết theo đúng mẫu sổ và quy định của Bộ Tài chính ban hành. Các mẫu sổ chi tiết được lập ra phù hợp với yêu cầu quản lý và các nghiệp vụ phát sinh.
- Hình thức kế toán áp dụng tại BHXH huyện là hình thức ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái được xử lý bằng máy vi tính đã giúp giảm bớt công việc ghi chép số liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc lên các báo cáo quyết toán. Các sổ sách được soạn sẵn trên máy theo mẫu quy định, giúp cho kế toán ghi chép, đối chiếu và tổng hợp số liệu nhanh chóng và thuận lợi.
Bên cạnh đó, tại đơn vị được ứng dụng phần mềm kế toán tập trung Tecapro, phần lớn các sổ kế toán thu, chi đều thực hiện tự động hoàn toàn. Kế toán viên sau khi lập chứng từ thu, chi các loại BHXH và ghi lại trên phần mềm, kết hợp với số thu, các chứng từ chi đang theo dõi của các đơn vị SDLĐ trên phần mềm thu BHXH (TST) tại bộ phận thu đẩy sang, phần mềm xét duyệt 3 chế độ ngắn hạn, phần mềm kế toán tập trung sẽ tự động kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết thu - chi có liên quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin này, đã góp phần giảm bớt đi khối lượng công việc của kế toán thu, đảm bảo số liệu chính xác, việc sửa chữa sai xót nếu có tiến hành cũng khá đơn giản.
- Quy trình và thủ tục: Cơ quan đã xây dựng được quy trình và thủ tục hạch toán tương đối cụ thể và dễ vận dụng từ đó tiết kiệm được thời gian luân chuyển chứng từ, phục vụ hạch toán kịp thời, chính xác.
- Lập báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, được lập đúng thời gian, và kịp thời so với thời điểm quy định duyệt quyết toán của đơn vị cấp trên. Số liệu trên các báo cáo hợp lệ theo đúng những nguyên tắc khách quan.
109 2.4.2 Những tồn tại và nguyên nhân
* Về kế toán thu BHXH:
- Trong quá trình ghi thu BHXH, BHYT, BHTN kế toán không thể ghi nhận trực tiếp số thu BHXH, BHYT, BHTN, lãi nợ đọng để theo dõi chi tiết quá trình thu này trong tháng mà phải đợi cuối quý, khi Bộ phận thu tiến hành chia tách các khoản thu ra mới có thể tiến hành sửa sai, theo dõi sổ chi tiết thu BHXH, BHYT, BHTN thông qua Bộ phận thu, như vậy không thể đưa ra các thông tin kế toán chính xác và kịp thời cho Giám đốc và các đơn vị liên quan trong tháng, hơn nữa các bút toán sửa sai nhiều.
- Trong việc theo dõi nợ đọng thu BHXH, BHYT, BHTN lãi suất của từng khoản nộp là khác nhau, tuy nhiên kế toán lại không theo dõi chi tiết lãi của từng khoản nộp mà theo dõi gộp chung như một tài khoản lãi nợ đọng, như vậy không cho thông tin chính xác về các khoản lãi này.
Nguyên nhân: Do cơ quan chưa hướng dẫn cụ thể về phương thức lập chứng từ nộp tiền để có thể quản lý dễ dàng, các đơn vị chưa trực tiếp tách chi tiết các khoản nộp BHXH, BHYT, BHTN, lãi chậm nộp ra từng chứng từ nộp tiền, Bộ phận thu cũng không thể kịp thời tách chi tiết các chứng từ thu theo tháng, phân quỹ BHYT theo tháng để có thể hạch toán đúng.
* Về hệ thống phần mềm kế toán:
Hệ thống phần mềm ở cơ quan còn bị lỗi, có nhiều phần mục trong hệ thống vẫn chưa sử dụng được như: chưa theo dõi Tài sản cố định và công cụ dụng cụ chi tiết, thuyết minh báo cáo tài chính phải lập ngoài… quá trình nhập chứng từ tốn nhiều thời gian.
Nguyên nhân: Các cơ quan BHXH thuộc hệ thống các của BHXH Việt Nam đều phải áp dụng một cơ chế tài chính chung và sử dụng một phần mềm chung do BHXH Việt Nam ở trung ương xây dựng nên không tránh khỏi những lỗi chung của phần mềm kế toán BHXH.
* Về sổ kế toán và báo cáo kế toán:
110
- Hiện nay, số tiền lãi phạt chậm đóng BHXH tại BHXH tỉnh, huyện và thành phố được thể hiện trên dòng “Thu lãi chậm đóng của BHXH” của Báo cáo kế toán thu BHXH mẫu B07c-BH, B07b-BH, điều này đã không phản ánh hết được tình hình thu, nộp BHXH, BHTN và lãi phạt do chậm đóng của các đơn vị, cá nhân tham gia BHXH theo phân cấp quản lý đối với BHXH quận, huyện; và tình hình thu, nộp BHXH, BHTN, lãi chậm đóng của các đơn vị cấp dưới đối với BHXH tỉnh.
* Về quá trình giao dịch với ngân hàng, kho bạc:
Do tính chất đặc thù trong hoạt động của cơ quan BHXH là thu – chi BHXH nên phải thường xuyên diễn ra các giao dịch với ngân hàng và kho bạc, tuy nhiên do khối lượng công việc của các đơn vị này nhiều nên các giao dịch này diễn ra rất chậm và có xảy ra sai sót, lạc mất chứng từ.
111
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU - CHI TẠI BHXH HUYỆN NGỌC LẶC