CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU – CHI TẠI CƠ
3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hoạt động thu – chi tại BHXH huyện Ngọc Lặc
3.3.1 Về hoàn thiện kế toán thu BHXH:
Để đảm bảo có thể ghi nhận chính xác và chi tiết trong quá trình thu BHXH, BHYT, BHTN tại thời điểm các nghiệp vụ này phát sinh nhằm đưa ra các thông tin kế toán chính xác và kịp thời cho Giám đốc và các đơn vị liên quan khi cần thiết, hạn chế các bút toán sửa sai về ghi thu; để giải quyết vấn đề này thì việc đầu tiên cần làm là đảm bảo cho các chứng từ thu có thể phản ánh đầy đủ các thông tin chi tiết về nội dung nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN, lãi nợ đọng. Để làm được điều này, BHXH huyện cần làm công văn đề xuất với BHXH tỉnh để thông qua và
115
đề nghị tổ chức một buổi tập huấn diện rộng cho các đơn vị sử dụng lao động để cung cấp các thông tin về mức đóng BHXH, BHYT, BHTN và hướng dẫn chi tiết các khoản nộp BHXH, BHYT, BHTN, lãi BHXH, BHYT, BHTN để lập chứng từ nộp tiền đúng theo mẫu. Làm như vậy sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán các chứng từ thu được thực hiện chính xác, đúng quy trình. Ngoài ra, còn công khai cho người lao động, người sử dụng lao động thông suốt về quyền lợi và nghĩa vụ của mình khi tham gia BHXH.
Biểu 3.1 Mẫu chứng từ thu đúng tiêu chuẩn
GIẤY RÚT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH Mẫu số: C2-02a/KB (Theo TT số 77/2017/TT-BTC ngày 28/07/2017 của Bộ Tài Chính)
Đơn vị rút dự toán: Trường Mầm non Cao Thịnh
Tài khoản: 9523.3.1082838 Tại KBNN: Ngọc Lặc
Tên CTMT, DA: ………. Mã CTMT.DA: ………..
Số CKC, HĐK: ………Số CKC, HĐTH………...
Nội dung thanh toán Mã NDKT
Mã chương
Mã ngành KT
Mã nguồn
NSNN Số tiền
1 2 3 4 5 6
BHXH, YT, TN 10,5% từ
lương tháng 5/2019 6001 622 071 13 7.178.000
BHXH, YT, TN 10,5% từ PC
chức vụ 6101 622 071 13 197.000
BHXH, YT, TN 10,5% từ PC
TN nghề 6115 622 071 13 669.000
BHXH 17,5% tháng 5/2019 6301 622 071 13 13.508.000
BHYT 3% 6302 622 071 13 2.315.000
Không ghi vào khu vực
này
116
BHTN 1% 6304 622 071 13 711.000
Tổng cộng 24.578.000
Tổng số tiền ghi bằng chữ: Hai mươi tư triệu năm trăm bảy mươi tám nghìn đồng chẵn Đơn vị nhận tiền: Bảo hiểm xã hội huyện Ngọc Lặc
Địa chỉ: Phố Lê Lai, TT Ngọc Lặc, huyện Ngọc Lặc, tỉnh Thanh Hóa Tài khoản: 3741.0.1059407.92008
Tại KBNN (NH): KBNN huyện Ngọc Lặc
Hoặc người nhận tiền:………..
Số CMND: ………. Cấp ngày:………. Nơi cấp: ……….
Bộ phận kiểm soát của KBNN
Ngày…… tháng…… năm…..
Kiểm soát Phụ trách
Đơn vị sử dụng ngân sách Ngày…… tháng…… năm……
Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Lưu Thành Giáo Nguyễn Thị Lan Ngọc
Người nhận
tiền Ngày…..
tháng….
năm…..
(Ký, ghi rõ họ tên)
KHO BẠC NHÀ NƯỚC Thanh toán ngày…. tháng… năm…..
Thủ quỹ Kế toán Kế trưởng Giám đốc
KHO BẠC NHÀ NƯỚC (NGÂN HÀNG) B
Ngày…. tháng….năm…..
Kế toán Kế toán trưởng Giám đốc
3.3.2 Về hệ thống phần mềm kế toán:
117
Tăng cường kiểm tra, rà soát phần mềm kế toán, phần mềm chi trả lương hưu, trợ cấp, thai sản, kịp thời phát hiện các lỗi phần mềm và các rủi ro khác có thể xảy ra. Từ đó, BHXH huyện làm công văn đề xuất gửi BHXH tỉnh để kiến nghị lên BHXH Việt Nam để sửa lỗi phần mềm.
- Đề xuất bên cung cấp phần mềm kế toán Tecapro bổ sung chức năng import dữ liệu tại mục hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT do trùng đối tượng. Do hiện nay số đối tượng được hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT nhiều, nếu nhập tay rất mất thời gian.
- Thiết kế lại trình đơn (menu) phân quyền nhập dữ liệu cho từng phần hành kế toán để phân quyền chi tiết một cách độc lập; thiết kế bổ sung dấu vết kiểm toán trực tiếp trong phần mềm để người có thẩm quyền có thể xem và kiểm tra bất cứ lúc nào.
3.3.3 Về sổ kế toán và báo cáo kế toán:
- Để theo dõi kịp thời tình hình thu, nộp BHXH, BHTN và lãi phạt do chậm đóng của các đơn vị, cá nhân tham gia BHXH, BHYT, BHTN do BHXH quận, huyện quản lý; tình hình thu, nộp BHXH, BHTN, lãi chậm đóng của toàn huyện, BHXH huyện cần kiến nghị BHXH tỉnh để tổng hợp đề xuất lên BHXH Việt Nam hướng dẫn, mở thêm mẫu báo cáo kế toán theo dõi nội dung này, cụ thể là “Báo cáo tổng hợp số phải thu BHXH, BHYT, BHTN và lãi phạt do chậm đóng”.
118
Biểu 3.2: Báo cáo tổng hợp số phải thu BHXH, BHYT, BHTN và lãi phạt do chậm đóng.
BHXH BHYT BHTN BHXH BHYT BHTN BHXH BHYT BHTN BHXH BHYT BHTN
A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Đơn vị sử dụng lao động A
1.1 Tiền đóng theo quy định 1.2 Lãi phạt do chậm đóng
2 Đơn vị sử dụng lao động B
2.1 Tiền đóng theo quy định 2.2 Lãi phạt do chậm đóng
….
Tổng cộng:
Tiền đóng theo quy định Lãi phạt do chậm đóng
Người lập biểu (Ký, họ tên)
Số thu kỳ trước chuyển sang
Cộng Trong đó
Mã đơn vị
Năm…….
Đơn vị tính:………
STT TÊN ĐƠN VỊ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
Số phải thu Số đã thu Số còn phải thu
Cộng Trong đó Cộng Trong đó Cộn
g
Trong đó
Ngày … tháng … năm ……
Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
3.3.4 Về quá trình giao dịch với ngân hàng và kho bạc:
- Mở thêm các tài khoản tại ngân hàng thương mại: Việc mở thêm tài khoản thu BHXH, BHYT tại các ngân hàng thương mại sẽ thuận lợi hơn cho việc giao dịch: Vì các đơn vị có thể mở tài khoản tại nhiều ngân hàng, nên việc chuyển nộp tiền BHXH, BHYT sẽ thuận lợi hơn. Và Ngân hàng có thể phối hợp thu tiền BHXH, BHYT.
- Tất cả các đơn vị phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trong giao dịch với ngân hàng và làm việc cụ thể với Ngân hàng No&PTNT tại địa phương trong việc đăng ký cho các cá nhân làm chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ khi giao dịch với ngân hàng. Kế toán viên phải ghi đầy đủ, rõ ràng các thông tin trên các ủy nhiệm chi và phải được chủ tài khoản, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra, ký duyệt trước khi chuyển tiền thanh toán. Tất cả các chữ ký trên các ủy nhiệm chi chuyển tiền, séc rút tiền mặt phải ký bằng bút có mực màu xanh. Ngoài ra, khi
119
chuyển tiền thanh toán từ tài khoản chi quản lý bộ máy, tài khoản chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải lập “bảng kê chuyển tiền” (theo mẫu số 1) làm 02 liên, liên 1 giao cho ngân hàng nơi mở tài khoản để kiểm tra, giám sát; liên 2 lưu tại cơ quan BHXH sau khi ngân hàng đã xác nhận các nội dung trên “bảng kê chuyển tiền”.
- Ký thoả thuận liên ngành với các ngân hàng vể việc liên thông dữ liệu nộp tiền thu BHXH, BHYT: Cơ quan BHXH sẽ lấy dữ liệu từ phần mềm liên thông với ngân hàng, và hạch toán dữ liệu thu BHXH, BHYT; Đồng thời, nhận giấy báo có qua giao dịch điện tử để giảm việc phải thường xuyên đến ngân hàng nhận giấy báo có.
- Thực hiện đóng tài khoản tiền gửi tại Kho bạc nhà nước. Thông báo cho các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đóng BHXH, BHYT chuyển nộp tiền BHXH, BHYT về tài khoản của ngân hàng thương mại. Vì ngân hàng có dịch vụ báo tin nhắn sẽ thuận tiện hơn trong việc nhập số liệu và không phải thường xuyên tới kho bạc lấy chứng từ, nhất là những ngày cuối quý, cuối năm phải tới Kho bạc 1 ngày 2 lần để cập nhật chứng từ để đôn đốc thu BHXH, BHYT.