Chương 3 Viết và trình bày một báo cáo nghiên cứu ở dạng văn bản
3.2 Nguyên tắc soạn thảo một văn bản tiếng Việt – tiếng Anh
Soạn thảo một văn bản cần chú trọng nhất là nội dung và hình thức. Nội dung văn bản phải rõ ràng, mạch lạc, có hệ thống để người xem hiểu được nội dung mà văn bản muốn chuyển tải. Về mặt hình thức, văn bản cần tuân thủ theo ngữ pháp, chính tả, đối với văn bản dài cần phân ra nhiều chương nhiều mục và đánh số các mục, các chương để người đọc tiện theo dõi. Ví dụ (chương 1-mục 1, chương 1- mục 2,..).
Soạn thảo văn bản trên máy tính có nhiều lợi thế hơn soạn thảo trên giấy, như viết sai dễ dàng điều chỉnh, sử dụng nhiều hiệu ứng màu sắc, hình ảnh,... làm cho văn bản thêm sinh động. Phần 3.2 trình bày một số nguyên tắc chung khi soạn thảo văn bản và những lưu ý khi soạn thảo văn bản tiếng Việt và tiếng Anh.
3.2.1 Nguyên tắc chung
Do soạn thảo văn bản trên máy tính nên người dùng trước hết phải phải tuân theo nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính. Nghĩa là, khi gõ đến cuối dòng các chương trình soạn thảo sẽ tự động xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo.
Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter.
Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Nguyên tắc này cũng làm nảy sinh những quy tắc cơ bản1 sau.
Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng, văn bản tự xuống dòng khi gõ đến lề phải của trang. Phím Enter là kết thúc của một đoạn văn. Khi muốn xuống dòng nhưng chưa kết thúc đoạn thì ta dùng Shift+Enter.
Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc canh chỉnh lề.
Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
Không được gõ nhiều phím Spacebar liên tục. Muốn tạo nhiều khoảng trắng phải sử dụng phím Tab
Chú ý:Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường.
Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.
1 nguồn: www.quangtrungtech.edu.vn/FileUpload/TKB/cacloaivanban.doc
Bản quyền thuộc Khoa Công nghệ thông tin Trang 79 Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh
3.2.2 Các bước soạn thảo văn bản
Nhập văn bản thô
Cài đặt trang in
Định dạng văn bản
Trang trí văn bản
Lưu văn bản
3.2.3 Một số lưu ý khi soạn thảo văn bản tiếng Anh
Các từ tiếng Anh được tạo nên bởi các ký tự Latinh có thể gõ trực tiếp từ bàn phím. Do vậy, việc soạn thảo văn bản tiếng Anh dù đơn giản cũng phải tuân theo một số quy tắc nhất định về ngữ pháp và về chính tả.
Về ngữ pháp.
Quy tắc viết tên riêng, tên địa danh: viết hoa chữ cái đầu của từ, tên người ghi tên trước họ sau.
Khi viết thư hoặc đơn xin việc hay văn bản thì viết thông tin người gởi (họ tên, địa chỉ) bên góc phải; thông tin người nhận bên góc trái thấp hơn
Dấu chấm phẩy (;) dùng để ngăn cách 02 mệnh đề độc lập.
Quy tắc viết ngày/giờlà tháng/ngày/năm giờ:phút:giây
Quy tắc viết liệt kê: dùng etc không dùng ba chấm (…) I love cat, dog, bird, etc.
Quy tắc dùng liên từ “and”
Khi dùng “and” liên kết hai đại từ thì không có dấu phẩy (,) trước “and”, nhưng khi dùng Trong chương trình soạn thảo thường hỗ trợ lưu bài tự động khoảng 10 phút/lần.
Bạn có thể thay đổi khoảng thời gian này để bảo vệ dữ liệu.
Bạn thường xuyên bấm nút Save.
“and” để liên kết hai mệnh đề thì dùng dấu phẩy (,) trước chữ “and”.
“I and you”
”I talked so long, and he‟s just slept”.
Quy tắc viết tiền tệ, thì hàng ngàn được phân cách bằng dấu phẩy (,) khác với dấu chấm (.) như của Việt Nam.
Quy tắc về viết thư thì ở đầu thư sau chữ "Dear..." là dấu phẩy (,)
Về chính tả.
Tiếng Anh là ngôn ngữ thông dụng nên các chương trình soạn thảo văn bản luôn hỗ trợ sửa lỗi chính tả đối với một số từ thông dụng. Trong quá trình sử dụng, người dùng cũng có thể thêm vào danh sách sửa lỗi các từ mà bản thân hay gõ nhầm.
Hình 3.7MsWord2003- AutoCorrect
Bản quyền thuộc Khoa Công nghệ thông tin Trang 81 Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh
3.2.4 Một số lưu ý khi soạn thảo văn bản tiếng Việt
Tiếng Việt là loại văn bản có dấu, các ký tự tiếng Việt không có sẵn trên bàn phím nên khi soạn thảo tiếng Việt cần cài đặt thêm phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt (Unikey, Vietkey, …). Khi soạn thảo văn bản tiếng Việt cần lưu ý.
Về chính tả
Dùng từ rõ nghĩa, không dùng từ lóng, từ viết tắt (trừ trường hợp có công bố trước bảng các từ viết tắt sẽ dùng trong toàn văn bản).
Khi gõ dấu, phải đặt ngay trên nguyên âm chính, không đặt trên nguyên âm phụ.
VD: hòa: đúng # hoà: sai
Về hình thức văn bản
Một đoạn văn phải có tối thiểu 2 câu, không giới hạn mức tối đa nhưng cũng không nên soạn thảo một đoạn văn quá dài gây mệt mỏi cho người xem. Riêng với các áng văn, khổ thơ với đặc trưng riêng có thể không tuân theo quy tắc này.
Phải sử dụng các dấu câu đúng chỗ và vừa phải, tránh lạm dụng dấu câu không cần thiết.
Khi dàn trang văn bản cần chú ý vào sự cân đối giữa văn bản và trang giấy. Nếu văn bản quá ngắn so với trang giấy thì nên giãn khoảng cách giữa các dòng. Nếu trang cuối của văn bản chỉ còn 1-2 dòng thì nên gom chung vào trang trước đó.
Nên dùng một hệ font duy nhất trong cùng một văn bản (Vni/Unicode/TCVN3)
Lưu ý: Quy tắc trên chỉ áp dụng cho các văn bản thông dụng. Các văn bản hành chính sự nghiệp như: nghị định, nghị quyết, công văn, thông tư, đơn từ,… thì phải tuân theo các quy tắc soạn thảo mà Nhà nước đã ban hành2.
Các bước thực hiện soạn thảo tiếng Việt.
Khởi động chương trình soạn thảo.
Khởi động chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt.
Chọn bảng mã, font chữ và kiểu gõ thích hợp.
2 Xem Tip-cacloaivanban
Bắt đầu soạn thảo.
Lưu văn bản.