Chương 6 Xử lý số liệu với bảng tính điện tử
6.3 Một số hàm thông dụng & cách sử dụng
6.3.1 Các hàm MIN, MAX, AVERAGE
Công dụng:
- Hàm MAX: Tính giá trị cao nhất của các giá trị được liệt kê.
- Hàm MIN: Tính giá trị thấp nhất của các giá trị được liệt kê.
- Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng của các giá trị được liệt kê.
Ví dụ: Tính Trung bình cộng, Điểm cao nhất và Điểm thấp nhất của các học viên như sau:
Giáo trình Tin học đại cương
6.3.2 Hàm COUNT, COUNTA, COUNTBLANK
Công dụng:
- Hàm COUNT: Đếm số ô có giá trị kiểu số trong danh sách đối số.
- Hàm COUNTA: Đếm số ô có dữ liệu (không rỗng) trong danh sách đối số.
- Hàm COUNTBLANK: Đếm số ô rỗng trong danh sách đối số.
Ví dụ: Xét ví dụ sau và áp dụng các hàm COUNT, COUNTA, COUNTBLANK.
6.3.3 Hàm RANK
Công dụng: Tính thứ hạng của một giá trị số so với một khối giá trị.
Cú pháp: RANK(giá trị số cần tính thứ hạng, khối giá trị, kiểu xếp hạng)
Giáo trình Tin học đại cương
Bản quyền thuộc Khoa Công nghệ thông tin Trang 271
Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh
Kiểu xếp hạng: có 2 giá trị (kiểu)
- Giá trị lớn, xếp hạng nhỏ thường dùng trong xếp loại học tập kiểu xếp hạng = 0 - Giá trị lớn, xếp hạng lớn thường dùng trong thể thao kiểu xếp hạng = 1.
Ví dụ: Xếp thứ hạng theo điểm của danh sách sau:
6.3.4 Hàm ROUND
Công dụng: Làm tròn một giá trị số hay biểu thức số Cú pháp: ROUND(Giá trị số hay biểu thức số, N) Với N là một số nguyên, có 3 trường hợp:
- N > 0: Làm tròn lấy N số lẻ - N = 0: Làm tròn đến hàng đơn vị
- N < 0: Làm tròn phần nguyên của giá trị số
N = -1: Làm tròn hàng chục
N = -2: Làm tròn hàng trăm
N = -3: Làm tròn hàng ngàn.
Giáo trình Tin học đại cương
Ví dụ: Làm tròn 12345.23456
6.3.5 Hàm IF
Công dụng: Dùng lựa chọn giữa 2 giá trị phụ thuộc vào một biểu thức điều kiện.
Cú pháp: IF(Biểu thức điều kiện, Giá trị đúng, Giá trị sai) Ta có thể phát biểu hàm IF như sau:
- Nếu biểu thức điều kiện đúng thì nhận giá trị đúng, ngược lại thì nhận giá trị sai - Biểu thức điều kiện là một phát biểu logic chỉ có 2 giá trị là TRUE hay FALSE.
Biểu thức điều kiện gồm 2 vế liên tiếp với nhau bằng các toán tử so sánh sau:
> Lớn hơn
>=
Lớn hơn hoặc bằng
<
Nhỏ hơn
<=
Nhỏ hơn hoặc bằng
=
Bằng
<>
khác - Ví dụ:
=3>8 FALSE;
= 3<8 TRUE
Giáo trình Tin học đại cương
Bản quyền thuộc Khoa Công nghệ thông tin Trang 273
Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh
Ví dụ: Hãy xác định kết quả: Nếu điểm >=5 thì “Lên lớp”, ngược lại thì “Ở lại”
Ta có thể phân tích như sau: Điều kiện: >=5; Giá trị đúng là “Lên lớp”; Giá trị sai là “Ở lại”.
6.3.6 Biểu thức điều kiện phức
Gồm nhiều biểu thức điều kiện đơn liên kết với nhau có ý nghĩa và hay hoặc. Để liên kết các biểu thức điều kiện thì ta phải mô tả bằng các lời gọi hàm.
6.3.6.1 Hàm AND
Công dụng: Dùng liên kết các biểu thức điều kiện có ý nghĩa và.
Cú pháp: AND (biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2,...)
- Cho kết quả là TRUE khi tất các biểu thức điều kiện bên trong nó đều TRUE.
- Cho kết quả là FALSE khi có ít nhất biểu thức đkều kiện bên trong nó là FALSE.
Ví dụ: = AND (5>=3, 7>=6, 9<>8) TRUE
= AND (5>=3, 7>9, 9<>8) FALSE 6.3.6.2 Hàm OR
Công dụng: Dùng liên kết các biểu thức điều kiện có ý nghĩa hoặc Cú pháp: OR (biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, ...)
- Cho kết quả là TRUE khi có ít nhất 1 biết thức điều kiện bên trong nó là TRUE
Giáo trình Tin học đại cương
- Cho kết quả là FALSE khi tất cả các biểu thức điều kiện bên trong nó là FALSE.
Ví dụ: =OR (6>=5, 4>=5, 9=8) TRUE
=OR (6<5, 4>5=5, 9=8) FALSE Thực hành:
- Nếu ĐKQ >=8.0 và Điểm thấp nhất >=6.5 ... Giỏi - Nếu ĐKQ >= 6.5 và Điểm thấp nhất >=5.0 ... Khá - Nếu ĐKQ <=5.0 và Điểm thấp nhất >=3.5 ... TB - Còn lại ... Kém
6.3.7 Các hàm xử lý kiểu chuỗi 6.3.7.1 Hàm LEFT
Công dụng: Lấy N ký tự từ bên trái (từ đầu chuỗi) của một chuỗi.
Cú pháp: LEN (chuỗi, N)
Với N là số ký tự cần lấy (N là một số nguyên dương).
Ví dụ: Lấy 2 ký tự từ trái sang: = LEFT(“Tin hoc dai cuong”, 2) Ti Lấy 1 ký tự từ trái sang: = LEFT(“Tin hoc dai cuong”) T 6.3.7.2 Hàm RIGHT
Công dụng: Lấy N ký tự từ bên phải (từ cuối chuỗi) của một chuỗi.
Cú pháp: RIGHT (chuỗi, N)
Với N là số ký tự cần lấy (N là một số nguyên dương)
Giáo trình Tin học đại cương
Bản quyền thuộc Khoa Công nghệ thông tin Trang 275
Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh
Ví dụ: Với D4=”L3-0987”
Lấy 2 ký tự từ phải qua của D4: = RIGHT(D4, 2) 87 Lưu ý: Giá trị trả về của hàm RIGHT là một chuỗi ký số 6.3.7.3 Hàm VALUE
Công dụng: Dùng chuyển một chuỗi ký số thành kiểu số.
Cú pháp: VALUE (chuỗi ký số) Ví dụ: Với D4=”L3-0987”
Lấy 2 ký tự từ phải qua của D4 và chuyển sang kiểu số: = VALUE(RIGHT(D4,2)) 87 6.3.7.4 Hàm MID
Công dụng: Lấy N ký tự kể từ vị trí thứ M (tính từ bên trái của một chuỗi) Cú pháp: MID (Chuỗi, M, N)
- Với M, N là các số nguyên dương - M chỉ vị trí cần lấy (từ trái sang) - N là số ký tự cần lấy
Ví dụ: Với D4=”L3-0987”
Lấy 2 ký tự thứ 2 và 3 từ trái qua của D4: = MID(D4,2,2) “3-”
6.3.7.5 Hàm LEN
Công dụng: Tính độ dài của chuỗi – đếm số ký tự có trong chuỗi Cú pháp: LEN (chuỗi)
- Chuỗi có thể là kết quả của một biểu thức
- Khoảng trắng vẫn được xem là một ký tự (ký tự trắng).
Ví dụ: =LEN(“Tin học đại cương”) 17
Giáo trình Tin học đại cương
6.3.7.6 Toán tử nối chuỗi:
Ta sử dụng toán tử & để nối chuỗi. Ví dụ: = “Excel”& “XP” “ExcelXP”
6.3.8 Hàm dò tìm theo cột (VLOOKUP)
Cú pháp: VLOOKUP (giá trị dò, bảng phụ, số thứ tự cột lấy, kiểu dò) - Giá trị dò: Giá trị cần dò tìm
- Bảng phụ: một vùng để dò tìm Giá trị dò, gồm các thông tin sau:
Cột thứ 1: Liệt kê đầy đủ các giá trị dò
Các cột tiếp theo: Liệt kê các dữ liệu cần đọc vào
- Số thứ tự cột lấy: Là một số nguyên chỉ thứ tự của cột cần đọc dữ liệu vào.
- Kiểu dò: Có 2 kiểu:
Dò tìm chính xác, nếu không có thì báo lỗi N/A, dùng kiểu dò = 0 (hoặc FALSE)
Dò tìm gần đúng, hay còn gọi là kiểu dò xấp xỉ nhỏ hơn, sử dụng kiểu dò = 1 (hoặc TRUE)
Ví dụ 1: Điền Tên vật tư và Đơn giá vào Bảng cần tính dựa vào Mã số và Bảng 1
Ví dụ 2: Điền Xếp loại vào Bảng cần tính dựa vào Điểm trung bình và Bảng tiêu chuẩn xếp loại.
Giáo trình Tin học đại cương
Bản quyền thuộc Khoa Công nghệ thông tin Trang 277
Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh
Lưu ý:
- Cột Điểm trong bảng Tiêu chuẩn xếp loại phải được sắp xếp tăng dần.
- Sử dụng kiểu dò gần đúng = 1 (hoặc TRUE).
- Khi sử dụng hàm dò tìm, mà ta bỏ qua không gõ vào giá trị đối số thứ 4 (kiểu dò), thì đó chính là kiểu dò gần đúng.
Chú ý – đối với kiểu dò gần đúng = 1 (1). Phương thức dò với kiểu dò = 1
Hàm VLOOKUP mang giá trị dò lướt qua trên cột 1 của bảng phụ, hàm sẽ dừng dò khi:
- Gặp ô có giá trị bằng với giá trị dò.
- Nếu không sẽ tiếp tục dò cho đến khi gặp ô có giá trị lớn nhất trong các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị đem đi dò, và sẽ lấy ra dữ liệu ở cột tương ứng.
(2). Điều kiện để kiểu dò = 1 thực hiện đúng - Bảng phụ phải được sắp tăng dần theo cột 1
- Giá trị đem dò phải >= giá trị nhỏ nhất được liệt kê trong cột 1 của bảng phụ (3). Khi nào dùng kiểu dò = 1
- Khi có một khoảng giá trị dò (nhiều) mà chỉ có một giá trị trả về.
6.3.9 Hàm dò tìm the o hàng ngang (HLOOKUP)
Cú pháp: HLOOKUP (giá trị đem dò, bảng phụ, số thứ tự hàng lấy, kiểu dò) - Giá trị đem dò: Lấy ở bảng tính chính đem so với hàng 1 của bảng phụ.
Giáo trình Tin học đại cương
- Bảng phụ: gồm
o Hàng thứ 1: Liệt kê đầy đủ các giá trị dò
o Các hàng tiếp theo: Liệt kê dữ liệu được đọc vào.
- Số thứ tự hàng lấy: Là một số nguyên chỉ thứ tự của hàng cần đọc dữ liệu vào.
- Kiểu dò: Có 2 kiểu
o Dò tìm chính xác, nếu không có báo lỗi N/A, dùng kiểu dò = 0.
o Dò tìm gần đúng, hay gọi là xấp xỉ nhỏ hơn, dùng kiểu dò = 1.
Ví dụ: Điền Giá vào Bảng cần tính dựa vào Mã CTừ, Loại và Bảng 1.
Đơn giá: Lấy ký tự bên trái của Mã CTừ đem dò ở hàng thứ 1 của bảng 1; lấy Giá ở hàng thứ 2 nếu loại là 1, hàng thứ 3 nếu loại là 2, sử dụng kiểu dò tìm chính xác.
6.3.10 Các hàm xử lý kiểu ngày tháng 6.3.10.1 Hàm DATE
Công dụng: Dùng chuyển 3 giá trị Y, M, D thành một giá trị kiểu ngày tháng.
Cú pháp: DATE (Y,M,D) với:
- Y: Giá trị chỉ năm trong khoảng 1990 – 9999 (4 chữ số) - M: Giá trị chỉ tháng
- D: Giá trị chỉ ngày.
Ví dụ: Tính tỷ giá USD với VND biết: nếu ngày lập HĐ từ ngày 15/08/2010 về sau thì tỷ giá là 21000, ngược lại tỷ giá là 19500.
Giáo trình Tin học đại cương
Bản quyền thuộc Khoa Công nghệ thông tin Trang 279
Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh
6.3.10.2 Hàm YEAR, MONTH, DAY
Công dụng:
- Hàm YEAR: Tính giá trị năm trong một giá trị kiểu ngày tháng - Hàm MONTH: Tính giá trị tháng trong một giá trị kiểu ngày tháng.
- Hàm DAY: Tính giá trị ngày trong một giá trị kiểu ngày tháng.
Ví dụ:
6.3.10.3 Hàm DATEDIF()
Công dụng: Sử dụng để tính toán khoảng cách của 2 ngày.
Cú pháp: DATEDIF(ngày đầu, ngày cuối, “loại kết quả”)
Loại kết quả là loại kết quả trả về của hàm (khi sử dụng trong hàm phải gõ trong dấu ngoặc) - Y: số năm chênh lệch của ngày đầu và ngày cuối
- M: số tháng chênh lệch của ngày đầu và ngày cuối - D: số ngày chênh lệch của ngày đầu và ngày cuối
- Md: số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và tháng ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số tháng.
- Ym: số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số ngày.
Giáo trình Tin học đại cương
- Yd: số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm.
Ví dụ: