CHƯƠNG 6. ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP ÁP DỤNG LEAN THÀNH CÔNG CHO CÁC
6.2. Điều kiện tiền đề khi doanh nghiệp tiến hành áp dụng LEAN
Kết quả nghiên cứu của luận án đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều hạn chế, thách thức làm cản trở quá trình áp dụng thành công LEAN. Do đó, luận án sẽ chỉ ra những gợi ý cho doanh nghiệp khi quyết định áp dụng LEAN vào hệ thống sản xuất. Những gợi ý và đề xuất này là nền tảng quan trọng và không thể thiếu được để đảm bảo được rằng doanh nghiệp đảm bảo được đầy đủ các nhân tố tác động đến quá trình áp dụng LEAN. Cụ thể, việc thay đổi nhận thức của lãnh đạo về LEAN sẽ tạo dựng được sự cam kết của bản thân lãnh đạo và cả các cấp thừa hành dành cho LEAN đồng thời thay đổi được văn hóa doanh nghiệp để hướng tới LEAN. Việc đào tạo cho đội ngũ quản lý cấp trung về LEAN trước tiên là vô cùng quan trọng vì đây là nhóm tác động hầu hết đến các nhân tố liên quan đến nhóm “Kiểm soát quá trình”.
-133-
6.2.1. Thay đổi nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp về LEAN
Tương đồng với các nghiên cứu trước về vai trò quan trọng nhất của lãnh đạo cấp cao nhất đến việc áp dụng LEAN. Kết quả nghiên cứu của luận án cho thấy lãnh đạo doanh nghiệp nào đảm bảo đầy đủ sự cam kết và hiểu được tầm quan trọng của LEAN thì đều đạt được những thành công nhất định. Trong khi đó, lãnh đạo cấp cao trong hai doanh nghiệp áp dụng LEAN không thành công (Hà Yến và Disoco) thể hiện rằng không có sự cam kết và nhận thức đầy đủ về bản chất, ý nghĩa và tầm quan trọng của LEAN trong việc tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Do đó, luận án đề xuất rằng, trước khi doanh nghiệp quyết định áp dụng LEAN thì người lãnh đạo cấp cao nhất cần có nhận thức đầy đủ và hiểu đúng mục đích khi áp dụng LEAN.
Đầu tiên, lãnh đạo cần phải tham gia vào các chương trình đào tạo cơ bản về tư tưởng, triết lý và mục tiêu của phương pháp sản xuất LEAN. Mặc dù không nhất thiết phải đào tạo chuyên sâu về các công cụ, kỹ thuật của LEAN nhưng những định hướng chiến lược và mục đích của LEAN là cần thiết để giúp lãnh đạo hiểu và đưa ra các định hướng áp dụng cho cấp dưới.
Thứ hai, lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần hiểu rằng để áp dụng LEAN thành công ngoài việc theo đuổi dài hạn thì các nguồn lực được cung cấp đầy đủ (tài chính và nhân lực) là cần thiết. LEAN định hướng vào cải tiến liên tục với những hoạt động không tốn kém chi phí nhưng để đạt được hiệu quả toàn diện và đầy đủ thì doanh nghiệp cũng cần đổi mới và cải thiện điều kiện sản xuất bằng các khoản đầu tư cho con người và thiết bị nhà xưởng.
Cuối cùng, lãnh đạo nên chủ động tham gia và thúc đẩy cấp dưới tham gia vào các hoạt động triển khai áp dụng LEAN một cách toàn diện trên toàn nhà máy để hình thành thói quen LEAN của tất cả các thành viên. Lãnh đạo cũng không nên xem các hoạt động LEAN như một phong trào mang tính thời điểm mà cần coi LEAN là hoạt động liên tục và dài hạn.
6.2.2. Đào tạo công cụ, kỹ thuật và tư tưởng vận hành LEAN cho quản lý cấp trung Từ kết quả nghiên cứu, luận án đã chỉ ra rằng các nhóm dự án triển khai LEAN thường hoạt động hiệu quả hơn khi quản lý cấp trung có cam kết mạnh mẽ và hỗ trợ nhóm thường xuyên.
Kết quả nghiên cữu cũng cho thấy người quản lý trung gian có am hiểu sâu sắc về các công cụ, kỹ thuật của LEAN thì sẽ hỗ trợ, hướng dẫn và đào tạo cho nhân viên áp dụng LEAN tốt hơn đồng thời có cam kết mạnh hơn (trường hợp của TMV, VPIC1, Legroup). Ngược lại, người quản lý thiếu hoặc am hiểu không đầy đủ về kỹ năng kỹ thuật liên quan đến LEAN thường không có sự cam kết cho các dự án LEAN đồng thời không hỗ trợ được nhiều cho các nhóm triển khai LEAN của đơn vị (trường hợp Hà Yến, Disoco, Fomeco).
Do đó, nhóm quản lý cấp trung cần tham gia vào các chương trình đào tạo chuyên sâu đủ dài về các kỹ năng, kỹ thuật và cách thức tổ chức áp dụng các công cụ của LEAN. Am hiểu được các kỹ năng kỹ thuật của LEAN thì người quản lý cấp trung mới có khả năng thiết lập, đánh giá và phát triển các tiêu chuẩn trong quá trình áp dụng LEAN.
-134-
Ngoài kiến thức về các công cụ, kỹ thuật của LEAN, một số nội dung người quản lý cấp trung gian nên được đào tạo để có thể triển khai và quản lý tốt các chương trình áp dụng LEAN như: (1) Kỹ năng xây dựng và quản lý nhóm cải tiến, (2) Kỹ năng đào tạo và phát triển cấp dưới, (3) Kỹ năng giải quyết vấn đề, (4) Kỹ năng đánh giá hiện trường hiện vật.
6.2.3. Đảm bảo nghề nghiệp cho người lao động
Vấn đề thứ ba, doanh nghiệp cần lưu ý khi tiến hành áp dụng LEAN chính là việc đảm bảo công việc cho người lao động. Doanh nghiệp cần làm cho người kao động hiểu rằng việc áp dụng LEAN không phải để cắt giảm nhân sự hoặc cắt giảm thu nhập mà áp dụng LEAN chính là đảm bảo tốt hơn các điều kiện làm việc và hiêu quả sản xuất. Doanh nghiệp cũng cần có sự đảm bảo việc làm và các quyền lợi đầy đủ, dài hạn cho người lao động để họ nhận thức đúng về mục tiêu của việc áp dụng LEAN.
Kết quả nghiên cứu đã thể hiện rất rõ rằng người lao động sẽ không có những cam kết thay đổi đủ lớn nếu không được đảm bảo nghề nghiệp đầy đủ. Người lao động trong trường hợp công ty Hà Yến cho thấy rõ rằng những lao động phổ thông không có hợp đồng lao động đầy đủ và dài hạn đã chống đối lại tất cả những chương trình áp dụng LEAN trong nhiều năm.
Trong khi đó, Fomeco thành công với chính sách áp dụng LEAN cứng rắn và chính sách thưởng phạt nghiêm minh. Fomeco có thể áp dụng thành công chính sách này vì đây là doanh nghiệp nhà nước (đã cổ phần hóa) nên người lao động trong “biên chế” được đảm bảo nghề nghiệp. Điều này có nghĩa rằng mức độ gắn kết với doanh nghiệp là cao do đó người lao động ý thức được rằng những hành vi chống đối không mang lại lợi ích cho bản thân. Kết quả là việc thay đổi hành vi người lao động với các hoạt động của LEAN tại Fomeco được thành công.
6.2.4. Xây dựng chính sách thúc đẩy LEAN phù hợp và linh hoạt
Kết quả nghiên cứu cho thấy mỗi doanh nghiệp doanh nghiệp áp dụng LEAN là một phiên bản riêng biệt với những đặc điểm biểu hiện khác nhau. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần tự xây dựng cho mình một chính sách thúc đẩy LEAN phù hợp với điều kiện và năng lực của mình. Lý thuyết LEAN không đề cập đến việc thúc đẩy LEAN bằng các hình thức kỷ luật hay ép buộc mà thường khuyến khích bằng khen thưởng, động viên. Tuy nhiên, trong điều kiện các doanh nghiệp Việt Nam, xây dựng một chính sách ép buộc đủ mạnh và đủ dài một cách phù hợp là cần thiết để thay đổi ý thức người lao động. Doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc vào một hay một vài công cụ, kỹ thuật khi áp dụng LEAN đồng thời không nên áp dụng LEAN một cách dập khuôn máy móc hoặc “nhân rộng” từ một đơn vị, doanh nghiệp khác. Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp hiểu được tình trạng hiện tại của mình và đưa ra các chiến lược áp dụng phù hợp một cách linh hoạt. Doanh nghiệp cũng không nên áp dụng quá nhiều công cụ của LEAN cùng một lúc mà nên ưu tiên áp dụng sâu một vài công cụ phù hợp.
-135-
6.2.5. Từng bước phát triển hệ thống chuỗi cung cấp tốt và đầu tư công nghệ
Mặc dù trong thời điểm hiện tại chưa có doanh nghiệp nào áp dụng LEAN và đạt được sự thành công vượt ra ngoài các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp (ngoại trừ TMV) nhưng mục tiêu tối thượng của việc áp dụng LEAN là doanh nghiệp phải “tinh gọn trên toàn chuỗi giá trị”.
Nghĩa là, không chỉ các hoạt động nội bộ mà LEAN cần được phát triển đến nhà cung cấp và hệ thống khách hàng. Kết quả nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, khi không có được sự liên kết và cam kết chặt chẽ từ bên ngoài, doanh nghiệp chỉ có thể có khả năng đạt được một số thành công hạn chế trong nội bộ sản xuất (như trường hợp VPIC1, LeGroup, Fomeco). Song song với việc ưu tiên cho các chương trình LEAN nội bộ sản xuất thì doanh nghiệp cũng cần xem xét đến các mục tiêu dài hạn. Để có một hệ thống chuỗi cung cấp tốt thì việc phát triển từng bước các nhà cung cấp (thay thế hoặc thúc đẩy hợp tác) và liên kết hệ thống khách hàng thành một chuỗi liên tục là rất cần thiết. Quá trình phát triển này không thể đến trong thời gian ngắn được mà doanh nghiệp cần thực hiện sớm cùng với quá trình áp dụng LEAN nội bộ sản xuất.
Ngoài ra, trong thế giới số đang thay đổi từng ngày, đặc biệt là trong bối cảnh của công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp áp dụng LEAN thành công cũng không thể nằm ngoài xu thế đó.
Phát triển LEAN phải gắn với tích hợp công nghệ để dần dần hình thành những nhà máy thông minh và liên kết công nghệ hiện đại. Việc đưa công nghệ tích hợp cùng với các công cụ kỹ thuật của LEAN sẽ giúp nâng cao hơn nữa hiệu quả của các công cụ đó.