Chương 2: TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN LIÊN LẠC DƯỚI TRIỀU NGUYỄN (1802-1883)
2.1. Quản lý của triều Nguyễn đối với các cơ quan thông tin liên lạc ở trung ương
Dưới triều Nguyễn, hai cơ quan phụ trách vấn đề thông tin liên lạc quan trọng ở triều đình trung ương là Bưu chính ty và Thông chính sứ ty. Sự thành lập hai cơ quan này nhằm đảm bảo cho việc quản lý thông tin liên lạc luôn đƣợc thông suốt, đồng thời thể hiện sự quan tâm của các hoàng đế triều Nguyễn đối với vấn đề này. Trên thực tế, trong quá trình vận hành Bưu chính ty và Thông chính sứ ty, triều Nguyễn đã ban hành và thực thi các quy định tương đối chặt chẽ về vấn đề sử dụng nhân sự và tài sản trong hai cơ quan. Vì tất cả đều là tài sản của triều đình, nên việc quản lý rất nghiêm ngặt và qua từng năm, triều đình đều có những cải cách, thay đổi theo hướng tích cực cho phù hợp với yêu cầu của tình hình xã hội lúc bấy giờ. Việc quản lý nhân sự trong hai cơ quan trên của triều đình cũng rất chặt chẽ, đảm bảo hệ thống luôn luôn hoạt động với cường độ cao nhất và đảm bảo thông tin an toàn.
Về nhân sự, đội ngũ quan lại ty Bưu chính bao gồm một Chủ sự, một Tư vụ, Chánh, bát cửu phẩm Thư lại 2 người, Vị nhập lưu Thư lại là 15 người. Trong đó, Chủ sự là người giữ trọng trách cao nhất. Trên thực tế, số người làm việc trong Ty có sự biến động qua từng năm hoặc từng giai đoạn, nhƣng chức danh làm việc thì không thay đổi. Các thuộc viên làm việc tại đây do bộ Binh tuyển chọn. Yêu cầu công việc cần phải đảm bảo sự an toàn và bí mật đã khiến cho những người làm việc trong Ty phải hội tụ đủ các phẩm chất cần thiết nhƣ nhanh nhẹn, trung thành, nhằm đảm bảo
cho công việc đƣợc thông suốt.
Đơn vị cơ sở của ty Bưu chính là nhà trạm. Mỗi trạm dịch đều có đội ngũ nhân viên làm việc và thường xuyên túc trực ở trạm. Triều đình ban hành những quy định rõ ràng về cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, số lƣợng thuộc viên, địa bàn phụ trách cụ thể, để đảm bảo sự công bằng trong việc chạy trạm. Điều đó cho thấy sự quan tâm cũng như quản lý chặt chẽ của triều Nguyễn đối với Bưu chính ty - Cơ quan chuyên trách lĩnh vực thông tin liên lạc, giúp cho triều đình nắm bắt thông tin trong cả nước một cách kịp thời, nhanh chóng.
Số lượng trạm dịch được xây dựng dưới triều Nguyễn khá nhiều, phân bố rộng rãi khắp các địa phương trong cả nước. Triều Nguyễn có những quy định rất cụ thể về cơ cấu tổ chức trong trạm dịch, số lƣợng, phẩm chất của đội ngũ phu trạm, quy trình, cách thức tiếp nhận, chuyển vận thông tin cũng như chế độ thưởng phạt. Trên thực tế, trưởng trạm, phó trạm điều hành công việc hiệu quả thì sẽ được lưu lại làm việc tiếp, còn những người kém cỏi sẽ bị loại bỏ. Họ cũng phải thường xuyên ứng trực ở nhà trạm để phân công, đôn đốc phu trạm làm việc mà không đƣợc rời đi nơi khác, nếu vi phạm sẽ tùy vào mức độ mà xử phạt nghiêm khắc.
Không chỉ đặt ra yêu cầu khá cao đối với lực lƣợng quản lí tại trạm dịch mà đối với các phu trạm, nhà nước cũng có những quy định rất khắt khe. Lực lượng phu trạm chủ yếu đƣợc tuyển chọn từ dân binh và trai tráng khỏe mạnh từ các làng xã. Những khó khăn, vất vả trong quá trình thực thi công việc đã khiến sức khỏe trở thành một trong những tiêu chí quan trọng hàng đầu trong quá trình tuyển chọn lực lƣợng này.
Các phu trạm không phải thường xuyên túc trực như những người quản lý. Họ được về nhà tham gia lao động sản xuất như những người khác và khi có công văn giấy tờ triệu tập thì họ phải có mặt ngay để làm nhiệm vụ. Các phu trạm làm việc rất vất vả, họ phải chạy bộ trên đường mòn thiên lí đầy sỏi đá trong mọi điều kiện thời tiết để đảm bảo việc truyền chuyển thông tin nhanh chóng, kịp thời. Ngoài ra, họ còn phải đối mặt với các nguy hiểm đe dọa đến tính mệnh và sự an toàn thông tin liên lạc khác nhƣ rừng sâu, thú dữ, giặc giã, cướp bóc trên đường chạy trạm. Nhận thức rõ điều này, nên triều Nguyễn đã có nhiều ưu đãi, ban thưởng đối với những người chạy trạm. Các phu trạm ngoài việc được nhà nước cấp gạo và tiền lương hàng tháng thì còn được miễn lao dịch, binh dịch và thuế thân. Trong quá trình truyền chuyển thông tin, họ đƣợc tạo mọi điều kiện ƣu tiên, chẳng hạn nhƣ nếu họ truyền tin bằng ngựa, ngựa phi dẫm phải người, họ cũng không bị trị tội hay khi qua sông, dù đò đã qua bên kia sông thì cũng
phải quay lại đón họ.
Nếu ty Bưu chính chuyên trách chuyển đệ công văn trong cả nước, thì ty Thông chính sứ lại là cơ quan đảm nhận việc tiếp nhận tấu sớ, truyền chuyển văn bản, chiếu chỉ, hồ sơ, sổ sách, kiểm tra, phân phát công văn, phân xử trường hợp gửi chậm, gửi nhầm và phân phái quan viên thực thi công vụ. Để thực hiện nhiệm vụ của mình, ty Thông chính sứ đƣợc triều đình cấp cho một cái ấn bằng đồng và dấu kiềm bằng ngà để làm việc. Người đứng đầu Ty này chịu sự quản lí trực tiếp từ hoàng đế và được tuyển chọn khá nghiêm ngặt. Sở dĩ nhƣ vậy là bởi vì đây là cơ quan nắm rõ các văn bản, chiếu chỉ, đặc biệt là những thông tin cơ mật, liên quan trực tiếp đến vận mệnh quốc gia dân tộc, cho nên thuộc lại làm việc ở Thông chính sứ ty phải là những người đáng tin cậy và tuyệt đối trung thành, để đảm bảo sự bảo mật của thông tin. Chính vì tính chất quan trọng như vậy, nên các thuộc lại Ty Thông chính sứ phải thường xuyên ứng trực để xử lí công việc tiếp nhận và chuyển đệ thông tin một cách kịp thời. Theo quy định, mỗi ngày có một viên Ngoại lang, Chủ sự và Tƣ vụ luân phiên thay đổi nhau trực ban ở Ty. Quy trình giải quyết công vụ của ty Thông chính sứ cũng đƣợc triều Nguyễn quy định khá rõ ràng và cụ thể. Các tấu trình, công văn, giấy tờ, sổ sách ở các bộ dâng lên hoàng đế, phải đưa đến giao cho ty Bưu chính nhận, rồi đem nguyên ống trạm đến cho ty Thông chính sứ. Sau khi nhận đƣợc ống trạm thì Thông chính sứ hoặc phó sứ mở ống trạm, xé phong bì xem việc đó là thuộc nhiệm vụ của nha nào thì sẽ chuyển cho nha ấy tiếp nhận. Nếu việc liên quan đến nhiều bộ thì xem bộ nào quan trọng hơn thì giao cho nha môn ấy nhận, còn nếu việc tương đương thì bộ nào trước sẽ giao trước. Nếu việc quan hệ đến quân sự hay khẩn cấp thì không phải xé ra xem mà sẽ đem ngay nguyên phong thƣ đó đến nha phụ trách, sau đó, ghi chép vào sổ rõ ràng để sau này tiện cho việc kiểm tra, theo dõi khi cần [42, tr. 180]. Triều đình cũng đặt ra yêu cầu đối với tiếp nhận và chuyển đệ công văn, giấy tờ của Thông chính sứ ty phải đƣợc tiến hành nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Nếu chậm trễ thì sẽ tìm hiểu nguyên nhân để trị tội. Bên cạnh đó, việc kiểm phát văn thƣ cũng đƣợc triều đình Nguyễn quy định rõ ràng. Theo đó, những công văn từ kinh đô đƣợc phát ra tỉnh ngoài thì đều phải ghi vào bản nhật ký số văn thƣ đƣợc chuyển kèm theo chữ ký của nha phát đi. Một bản do bộ Binh giữ, một bản do ty Thông chính sứ giữ. Những công văn liên quan đến việc quân cơ sẽ luôn được ưu tiên chuyển trước, chuyển nhanh để chắc chắn công vụ đó sẽ đƣợc giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an ninh quốc gia. Ngoài những quy định trên, thuộc lại Thông chính sứ ty còn phải thực hiện
nhiệm vụ tập hợp các đơn kiện ở địa phương. Theo đó, ty Thông chính phải cử một thuộc quan ứng trực ở công đường ty Tam pháp cùng với thuộc lại của Ty này tiếp nhận văn bản, đơn kiện, sau đó trình lên ty Thông chính sứ. Việc hội đồng làm việc nhƣ thế này của quan lại Thông chính sứ ty nhằm kiểm soát để tránh việc ty Tam pháp lấp liếm hay che dấu tội phạm.
Nhƣ vậy, việc triều đình Nguyễn ban hành và thực thi các quy định nói trên đối với Bưu chính ty và Thông chính sứ ty - Hai cơ quan quản lí vấn đề thông tin liên lạc ở trung ương đã càng thể hiện sự quan tâm của nhà nước đối với lĩnh vực này. Trên thực tế, chính những quy định đó đã góp phần xây dựng một cơ cấu tổ chức nhân sự tương đối hoàn chỉnh, đồng thời làm cho công việc tại hai cơ quan được vận hành tương đối thống nhất, thông suốt và hiệu quả, đã góp phần không nhỏ trong việc triển khai các chính sách của các hoàng đế Nguyễn cũng nhƣ truyền chuyển và giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời các vấn đề chính trị, quân sự nảy sinh trong thế kỉ XIX.