CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG Ở NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN HÀNG HẢI VIỆT NAM
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động tín dụng tại ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải Việt Nam
3.2.1. Giải pháp 1: Áp dụng quy trình tín dụng có bổ sung bộ phận hỗ trợ tín dụng
3.2.1.1. Cơ sở của giải pháp
Dựa trên những phân tích đánh giá về chất lượng tín dụng của Maritime Bank giai đoạn 2009 – 2011 dưới nhiều góc độ khác nhau đồng thời căn cứ trên nghiên cứu mô quy trình hoạt động của các Ngân hàng thương mại cổ phần hàng đầu tại Việt Nam như: ACB, Sacombank, Techcombank và một số quy trình tín dụng của các Ngân hàng nước ngoài như: ANZ, HSBC…học viên xin dưa ra giải pháp thay đổi quy trình nghiệp vụ áp dụng tại Maritime Bank trong giai đoạn tới nhằm nâng cao chất lượng trong hoạt động tín dụng đồng thời chuyên môn hóa trong từng bộ phận nhằm đáp ứng phù hợp với xu thế phát triển của ngành, nâng cao tính chuyên nghiệp của Ngân hàng. Quy trình tín dụng có bổ sung bộ phận hỗ trợ tín dụng áp dụng những điểm mạnh cũng như khắc phục được những điểm yếu từ những ngân hàng đi tiên phong.
Như đã trình bầy tại Chương 1 và Chương 2 của luận văn tốt nghiệp về quy trình tín dụng hiện đã và đang áp dụng tại Maritime Bank, đồng thời chi tiết các bộ phận tham gia vào việc xét duyệt tín dụng. Theo quy trình tín dụng hiện đang được Maritime Bank sử dụng, nhân viên tín dụng hiện đang chiếm vị trí quan trọng, trung gian, cầu nối giữa khách hàng và ngân hàng. Nhân viên tín dụng hiện đảm đương rất nhiều công việc gồm 9 bước từ: Marketing tìm kiếm khách hàng, hướng dẫn khách hàng làm hồ sơ, lập tờ trình tín dụng trình cấp thẩm quyền phê duyệt, tiếp đến là hoàn thiện hồ sơ tín dụng giải ngân món vay, kiểm tra sau cho vay và thanh lý hợp đồng tín dụng…
Như vậy, với mỗi một nhân viên tín dụng để giải ngân một khoản vay, khoản cấp bảo lãnh, L/C… đều phải mất rất nhiều thời gian và với năng lực của từng nhân viên tín dụng không phải ai cũng có đảm nhận, và thực thi tốt nhiều công việc trong cùng một thời điểm của một khách hàng hay nhiều khách hàng. Hiệu quả hoạt động
tín dụng sẽ không cao nếu như một nhân viên tín dụng phải làm việc gần như từ A đến Z. Đặc biệt là trong giai đoạn nên kinh tế hội nhập quốc tế, sự gia tăng của các Ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng với mức độ cạnh tranh ngày càng cao và gay gắt.
3.2.1.2. Nội dung của giải pháp
Theo mô hình tín dụng mới mà học viên đề xuất dưới đây, trong quy trình tín dụng có bổ sung thêm bộ phận hỗ trợ tín dụng, bộ phận này được thành lập tại mỗi chi nhánh cấp 1 của Maritime Bank với chức năng cụ thể như sau:
Thứ nhất: Kiểm tra và xác nhận thông tin về dư nợ, dư bảo lãnh, L/C, dư tài sản bảo đảm của khách hàng.
Thứ hai: Định giá tài sản bảo đảm trong trường hợp tài sản bảo đảm có mức giá được xác định theo quy định của Tổng giám đốc trong từng thời kỳ.
Thứ ba: Tiếp nhận, kiểm tra Hồ sơ cấp tín dụng, cụ thể: Tiếp nhận hồ sơ vay vốn, hồ sơ L/C, hồ sơ bảo lãnh từ nhân viên tín dụng sau khi được phê duyệt.
Thứ tư: Hoàn thiện hồ sơ cấp tín dụng. Thực hiện các thủ tục để hoàn thiện hồ sơ cấp tín dụng của khách hàng trước khi cấp tín dụng. Soạn thảo văn bản, tài liệu, như hợp đồng tín dụng, khế ước nhận nợ, hợp đồng thế chấp…Tiếp đó là hoàn thiện thủ tục nhận tài sản bảo đảm.
Thứ năm: Thực hiện hạch toán trên phần mềm T24 các nghiệp vụ theo phê duyệt.
Thứ sáu: Lưu hồ sơ, theo dõi cấp tín dụng. Bộ phận hỗ trợ tín dụng phải thực thi việc lưu toàn bộ hồ sơ liên quan đến khoản vay, L/C, bảo lãnh của khách hàng, liên tục theo dõi cập nhật tình hình thực hiện cam kết của khách hàng, thường xuyên ra soát kiểm tra, giám sát sau khi cấp tín dụng đối với những khoản tín dụng, không ngừng đôn đốc các bộ phận có liên quan bổ sung các chứng từ liên quan đến mục đích sử dụng vốn của khách hàng.
Thứ bẩy: Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất của Maritime Bank hay của Ngân hàng nhà nước theo chỉ đạo của Ban Giám đốc của Chi nhánh.
Thứ tám: Hỗ trợ chăm sóc khách hàng đồng thời thực thi các công việc liên quan theo yêu cầu của Ban Giám đốc chi nhánh.
Như vậy, với vai trò mới của Bộ phận hỗ trợ tín dụng thì gần như toàn bộ công việc sau khi khoản vay, bảo lãnh, hay L/C… đã được phê duyệt thì phần việc còn lại hoàn toàn thuộc về họ. Đây là một trong những bước đầu trong quá trình chuyên môn hóa trong công việc nhằm đảm bảo chất lượng công việc dần được nâng cao, đồng thời có thêm một bộ phận đồng hành để kiểm soát rủi ro, tránh trường hợp thực thi sai phê duyệt của cấp lãnh đạo. Dưới đây là quy trình tín dụng mới:
Sơ đồ 3.1: Quy trình tín dụng có bộ phận hỗ trợ tín dụng
Tiếp xúc, thẩm định, phê duyệHoàn thiện hồ sơ cấp tín dụngThực hiện cấp tín dụng, quản lý, giám sát quá trình cấp TD
Thu thập HS Tiếp xúc KH
Đề nghị CIC, số dư Đề nghị ĐG
Lập TTTĐ
Kiểm soát
CIC, số dư Xác nhận
Thẩm định TSBĐ
Kiểm soát
Phê duyệt
Kiểm soát Kiểm soát Phê duyệt
Bổ sung hồ sơ
Mời khách hàng đến ký Lập Thông báo
tín dụng Hồ sơ được
phê duyệt
Hoàn thiện thủ tục nhận TSBĐ, nhập kho TSBĐ
Ký kết HS Kiểm tra HS
Soạn thảo HS
Kiểm soát Kiểm soát
Ký hồ sơ
Kiểm tra sau khi cấp TD Ký chứng từ
giải ngân Lập tờ trình
giải ngân
Mời khách hàng đến GN
Kiểm soát
Lưu hồ sơ, quản lý nhắc nợ, thu nợ Kiểm tra, xác
nhận
Hạch toán TSBĐ, TKGN, GN,
BL
Kiểm soát
Kiểm soát
Ký duyệt YES:
NO:
Về cơ bản, thì mô hình quy trình tín dụng mới không có nhiều thay đổi về 9 bước tiến hành từ khi khách hàng tới đặt quan hệ với Maritime Bank cho đến khi khoản vay, khoản bảo lãnh, L/C hết hiệu lực và được thanh lý, tất toán hợp đồng.
Để đảm bảo quy trình tín dụng mới hoạt động thông suốt thì các cán bộ, nhân viên phải tuân thủ một số nguyên tắc hoạt động như:
• Nguyên tắc luân chuyển hồ sơ
- Việc tiếp nhận hồ sơ giữa khách hàng và nhân viên tín dụng và nhân viên hỗ trợ phải được lập thành Phiếu giao nhận hồ sơ đầy đủ chữ ký của các bên và thời gian giao nhận cụ thể.
- Các bộ phận tham gia quá trình cấp tín dụng có trách nhiệm ghi đầy đủ các thông tin và ký tên tại Phiếu luân chuyển và kiểm soát hồ sơ cấp tín dụng. Nhằm tránh thất lạc hồ sơ và kiểm soát về mặt thời gian trong từng khâu của quy trình tín dụng.
- Phiếu luân chuyển hồ sơ và Phiếu giao nhận hồ sơ là các tài liệu không thể thiếu trong Hồ sơ cấp tín dụng đầy đủ.
• Nguyên tắc kiểm soát
- Tại một thời điểm, mỗi khách hàng đều phải có 01 nhân viên tín dụng và 01 nhân viên hỗ trợ cùng quản lý trực tiếp.
- Nhân viên tín dụng và lãnh đạo tín dụng không được phân quyền hạch toán, duyệt cấp tín dụng trên hệ thống .
3.2.1.3. Kết quả kỳ vọng của giải pháp
Giải pháp trên dựa trên những nghiên cứu chi tiết về công việc của nhân viên tín dụng cũng như tiếp thu những điểm mạnh, điểm tốt của các ngân hàng được đánh giá có chất lượng hoạt động hiệu quả, song có thay đổi, bổ sung thêm những điểm khác biệt phù hợp với môi trường làm việc, nhân sự hiện có của Maritime Bank. Với mô hình quy trình tín dụng mới đưa ra, học viên kỳ vọng tới những sự thay đổi tích cực cho Maritime Bank trong tương lai gần, cụ thể:
- Giảm thiểu sức nặng về công việc phụ cho nhân viên tín dụng để họ có thêm nhiều thời gian để tìm kiếm khách hàng cả về tín dụng, bảo lãnh, L/C mà đặc
biệt là tăng khả năng huy động nguồn vốn cho ngân hàng, đồng thời tăng khả năng bán chéo sản phẩm cho Maritime Bank.
- Phân định rõ vai trò chức năng cho từng bộ phận, chuyên môn hóa trong công việc từng bước nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc.
- Thêm một bộ phận cần thiết góp phần vào việc kiểm soát rủi ro của các khoản cấp tín dụng, bảo lãnh, L/C… đồng thời phù hợp với xu thế phát triển mới trong tín dụng nhằm thay đổi chính sách của Maritime Bank từ mục tiêu trở thành
“Ngân hàng bán lẻ” sang “Ngân hàng đa năng”
3.2.1.4. Tính khả thi của giải pháp
Giải pháp hoàn toàn có tính khả thi dựa trên những căn cứ thực tiễn cũng như nghiên cứu về tính chất công việc cũng như nhu cầu thực tiễn của hoạt động tín dụng tại Maritime Bank. Theo một số ý kiến trái chiều đưa ra rằng nếu sinh ra bộ phận hỗ trợ tín dụng sẽ phát sinh một số yếu tố sau:
- Phát sinh thêm giấy tờ liên quan: như các biên bản bàn giao từ các bộ phận, cũng như hồ sơ bị luân chuyển quá nhiều.
- Khách hàng sẽ không thoải mái khi gặp nhiều người trong quá trình thực thi khoản cấp tín dụng, cấp bảo lãnh, L/C… từ nhân viên tín dụng, nhân viên hỗ trợ tín dung…
- Thời gian thực thi của khoản cấp tín dụng, cấp bảo lãnh, L/C sẽ bị tăng lên đáng kể khi có thêm bộ phận mới…
Đây cũng là một trong những ý kiến nhằm đóng góp thêm nhằm hướng tới sự hoàn thiện, kiện toàn mô hình quy trình mới. Nhưng nếu xét cho cùng thì nếu Maritime Bank muốn vươn vai trở thành Ngân hàng đa năng hàng đầu tại Việt Nam với những chỉ tiêu quan trọng như: Chất lượng dịch vụ cung cấp, thị phần, hình ảnh chuyên nghiệp của ngân hàng thì chắc chắn những ý kiến trái chiều kia sẽ dần được khắc phụ hoàn toàn, cụ thể như:
- Các giấy tờ phát sinh liên qua chắc chắn sẽ nhiều hơn vì phải sinh ra thêm bộ phận mới, nhưng ngược lại đó lại là những giấy tờ quan trọng trong việc phân định trách nhiệm cụ thể, chi tiết giữa các bộ phận, phòng ban liên quan. Số
liệu thống kê sẽ phong phú, chi tiết hơn, các báo cáo nội bộ sẽ sát thực hơn từ đó việc đánh giá, điều chỉnh và định hướng càng dễ dàng hơn và sát thực hơn.
- Về thời gian khoản cấp tín dụng, bảo lãnh, L/C sẽ được lượng hóa và dần dần tiêu chuẩn hóa và đưa ra mức thời gian cụ thể cho từng công đoạn nhằm đánh giá chi tiết hơn năng lực của từng bộ phận cũng như đưa ra những điều chỉnh phù hợp nhằm rút ngắn thờ gian phục vụ.
Một lần nữa học viên xin nhận định lại về tính khả thi của Giải pháp thay đổi mô hình quy trình tín dụng (Bao gồm quy trình tín dụng ngắn han) áp dụng tại Maritime Bank là hoàn toàn thực tế, có tính khả thi cao và sẽ mang lại những thay đổi tích cực trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho Maritime Bank nói chung và nâng cao trình độ nghiệp vụ, nâng tầm chất lượng phục vụ khách hàng nói riêng.