- Sổ tổng hợp
2.3.3.5.2Kế tốn chi phí sản xuất chung 1Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho
Bảng chấm cơng
Bảng thanh tốn tiền lương
Bảng tính và phân bổ các khoản trích theo lương Bảng trích và phân bổ khấu hao
Lệnh điều động xe, máy Hợp đồng giao khốn Hĩa đơn
Phiếu chi Phiếu kế tốn
2.3.3.5.2.2 Tài khoản sử dụng
TK 627 Chi phí sản xuất chung TK 111 Tiền mặt
TK 141 Tạm ứng
TK 152 Nguyên liệu, vật liệu TK 153 Cơng cụ, dụng cụ
TK 214 Hao mịn tài sản cố định TK 334 Phải trả người lao động TK 338 Phải trả, phải nộp khác
2.3.3.5.2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ xuất vật tư cho quản lý cơng trường (Lưu đồ 7)
Chỉ huy cơng trường: khi nhận được phiếu yêu cầu xuất vật tư từ tổ, đội máy thi cơng, căn cứ vào tiến độ thi cơng và kế hoạch thi cơng chỉ huy cơng trường sẽ xem xét và ký duyệt việc xuất vật tư rồi chuyển phiếu yêu cầu xuất vật tư đã duyệt cho thủ kho.
Thủ kho: khi nhận được phiếu yêu cầu xuất vật tư thì kiểm tra, xem xét giữa lượng yêu cầu được xuất và lượng cĩ trong kho rồi xuất vật tư, ghi lượng thực xuất vào phiếu yêu cầu xuất vật tư và ghi vào thẻ kho tương ứng. Phiếu yêu cầu xuất vật tư được chuyển về phịng kế tốn.
nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 152, 153, 627 trên cơ sở dữ liệu. Sau đĩ in phiếu xuất kho và lưu phiếu yêu cầu xuất vật tư cùng với phiếu xuất kho tương ứng theo số.
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ tính lương cho bộ phận quản lý cơng trường (Lưu đồ 8)
Kế tốn trưởng: cuối tháng, khi nhận được bảng chấm cơng từ chỉ huy cơng trường thì xem xét rồi chuyển cho kế tốn viên.
Kế tốn viên: căn cứ vào bảng chấm cơng nhận được và mức lương khốn theo hợp đồng sẽ tiến hành lập bảng thanh tốn lương rồi chuyển bảng chấm cơng và bảng thanh tốn lương cho kế tốn trưởng.
Kế tốn trưởng: kiểmtra lại rồi ký duyệt, sau đĩ nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 334, 627 trên cơ sở dữ liệu. Bảng chấm cơng lưu lại theo số và bảng thanh tốn lương đã duyệt chuyển sang cho thủ quỹ để tiến hành chi lương.
Thủ quỹ: kiểm tra rồi chi tiền, đồng thời yêu cầu người nhận tiền ký nhận vào bảng thanh tốn lương, sau đĩ nhập liệu vào máy tính trên bảng kê chi tiết thu chi tiền mặt và chuyển chứng từ lại cho kế tốn trưởng.
Kế tốn trưởng: căn cứ vào bảng lương đã thanh tốn thì nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 111, 334 trên cơ sở dữ liệu. Sau đĩ in phiếu chi và lưu các chứng từ lại theo số.
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ tính các khoản trích theo lương (Lưu đồ 9)
Kế tốn viên: từ các bảng thanh tốn lương đã duyệt của các đội máy và bộ phận quản lý cơng trường lưu tại bộ phận tiến hành lập bảng tính và phân bổ các khoản trích theo lương sau đĩ chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt.
Kế tốn trưởng: ký duyệt rồi nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và
các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 334, 338, 627 trên cơ sở dữ liệu. Các chứng từ lưu lại theo số.
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ tính chi phí khấu
hao cho bộ phận quản lý cơng trường (Lưu đồ 10)
Kế tốn viên: cuối tháng, khi nhận được lệnh điều động xe, máy từ chỉ huy cơng trường, căn cứ vào tập tin tình hình tăng, giảm tài sản cố định, nguyên giá tài sản cố định và mức trích khấu hao cho từng loại tài sản lưu trữ trong máy tính để lập bảng tính và phân bổ khấu hao, sau đĩ chuyển bảng tính và phân bổ khấu hao và lệnh điều động xe, máy cho kế tốn trưởng.
Kế tốn trưởng: trên cở sở bảng tính và phân bổ khấu hao nhận được và lệnh điều động xe, máy thì tiến hành tính tốn, phân bổ cho từng cơng trình theo tiêu thức số ca sử dụng xe, máy rồi nhập liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 214, 627 trên cơ sở dữ liệu. Bảng tính và phân bổ khấu hao đã duyệt, lệnh điều động xe, máy được lưu lại theo số.
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua ngoài và bằng tiền khác (Lưu đồ 11)
Kế tốn trưởng: khi nhận được hĩa đơn và giấy đề nghị thanh tốn từ người lao động thì tiến hành kiểm tra, ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ: kiểm tra rồi chi tiền sau đĩ nhập liệu vào máy tính trên bảng kê chi tiết thu chi tiền mặt và chuyển chứng từ lại cho kế tốn trưởng.
Kế tốn trưởng: căn cứ vào giấy đề nghị thanh tốn đã chi tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 111, 133, 627 trên cơ sở dữ liệu. Sau đĩ in phiếu chi và lưu các chứng từ lại theo số
2.3.3.5.2.4 Số liệu minh họa
+ Phiếu chi số 40 ngày 05/06/2009: thanh tốn tiền hỗ trợ đền bù đất cho cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 627 1.306.000 Cĩ TK 1111 1.306.000
+ Phiếu chi số 43 ngày 05/06/2009: mua xăng dầu cho cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 627 261.190
Nợ TK 1331 26.119 Cĩ TK 1111 287.309
+ Phiếu chi số 65 ngày 12/06/2009: phơ tơ tài liệu kế hoạch cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 627 530.000
Cĩ TK 1111 530.000
+ Phiếu chi số 66 ngày 12/06/2009: thanh tốn tiền điện thoại cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 627 191.301
Nợ TK 1331 19.130 Cĩ TK 1111 210.400
+ Phiếu xuất kho số 52 ngày 18/06/2009: xuất thép B40 cho cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 627 12.663.905 Cĩ TK 152 12.663.905
+ Phiếu chi số 72 ngày 18/06/2009: chi tiếp khách cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 627 300.000
Nợ TK 1331 30.000 Cĩ TK 1111 330.000
+ Phiếu chi số 78 ngày 24/06/2009: chi tiếp khách cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 627 2.727.000 Nợ TK 1331 272.700 Cĩ TK 1111 2.999.700
+ Phiếu chi số 108 ngày 30/06/2009: mua xăng chạy xe tải nhẹ cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 627 255.000 Nợ TK 1331 25.500 Cĩ TK 1111 280.500
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao ngày 30/06/2009: phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Trong tháng bộ phận quản lý cơng trình Nguyên Bình cĩ sử dụng 1 xe máy và 1 xe tải nhẹ.
Chi phí khấu hao tài sản cố định cho bộ phận quản lý cơng trình Nguyên Bình tháng 06 năm 2009:
165.000 + 612.500 = 777.500 (đồng)
Nợ TK 627 777.500
Cĩ TK 214 777.500
+ Bảng thanh tốn tiền lương ngày 30/06/2009: thanh tốn lương bộ phận quản lý cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 627 9.540.000 Cĩ TK 334 9.540.000
+ Bảng tính và phân bổ các khoản trích theo lương ngày 30/06/2009: khoản trích theo lương tính vào chi phí cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 627 (6.840.000 + 9.540.000) x 20% = 3.276.000 Cĩ TK 338 3.276.000