- Sổ tổng hợp
2.3.3.2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu
Để tiến hành thi cơng xây dựng nhiều cơng trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường cơng ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu ,cơng cụ dụng cụ cĩ vai trị, tính năng lý hố riêng. Muốn quản lý tốt và hạch tốn chính xác vật liệu cơng cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu cơng cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý. Tuy nhiên tại cơng ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng và thương mại Thành Trung khơng tiến hành phân loại vật liệu cơng cụ dụng cụ mà xây dựng mỗi thứ
vật tư một mã số riêng, như quy định trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu cơng cụ dụng cụ. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch tốn tài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu", các loại cơng cụ dụng cụ sử dụng đều hạch tốn vào tài khoản 153 "cơng cụ dụng cụ". Cụ thể ở cơng ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng và thương mại Thành Trung sử dụng mã vật tư như sau:
Nguyên vật liệu: bao gồm tất cả các loại nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất xây lắp cơng trình, hạng mục cơng trình. Ví dụ như bột bả được quy định mã vật tư là BBA, xi măng Tam Điệp cĩ mã là XIMANGTD, đá xơ bồ cĩ mã là DA1, thép Φ10 cĩ mã là THEP10…
Cơng cụ dụng cụ: bao gồm tất cả các loại vật tư phục vụ cho quá trình thi cơng được cơng ty sử dụng hay cho thuê ngồi. Ví dụ như dàn giáo cĩ mã DGIAO, cuốc cĩ mã là CUOC, máy khoan cĩ mã là MKHOAN...
Cơng ty bảo quản vật liệu, cơng cụ dụng cụ theo mỗi khu vực thi cơng là một kho nhằm giữ cho vật liệu khơng bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi cơng xây dựng tại mỗi cơng trình. Vì vậy, các kho bảo quản phải khơ ráo, tránh ơ xy hố vật liệu - cơng cụ dụng cụ, các kho cĩ thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Cơng ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phịng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Mỗi loại vật liệu cơng ty sử dụng những chữ cái trong tên của vật liệu và những chữ số để xây dựng mã vật tư cho vật liệu đĩ. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, cịn phải cĩ những hiểu biết nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế tốn ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản nguyên vật liệu trong kho.