- Sổ tổng hợp
2.3.3.3.2.3Quy trình luân chuyển chứng từ (Lưu đồ 2)
Giải thích lưu đồ:
Chỉ huy cơng trường- tổ kỹ thuật + bên B: khi cơng việc hoàn thành theo hợp đồng thì tiến hành nghiệm thu, lập phiếu xác nhận cơng việc hoàn thành rồi chuyển phiếu xác nhận cơng việc hoàn thành cùng với bảng chấm cơng do tổ, đội xây lắp đưa tới về văn phịng kế tốn cơng ty.
Kế tốn trưởng: khi nhận được bảng chấm cơng cùng với phiếu xác nhận cơng việc hoàn thành thì xem xét rồi chuyển bảng chấm cơng cho kế tốn viên.
Kế tốn viên: căn cứ vào bảng chấm cơng đã duyệt và đơn giá ngày cơng theo hợp đồng lao động, kế tốn viên tiến hành tính tốn và lập bảng thanh tốn tiền lương cho từng tổ, đội sản xuất rồi chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt.
Kế tốn trưởng: sau khi ký duyệt thì nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 334, 622 trên cơ sở dữ liệu (hoặc chuyển ngay sang cho thủ quỹ chi tiền sau khi ký duyệt). Bảng thanh tốn lương đã duyệt chuyển sang cho thủ quỹ, bảng chấm cơng và phiếu xác nhận cơng việc hoàn thành lưu lại theo số.
Thủ quỹ: căn cứ vào bảng thanh tốn lương đã duyệt tiến hành kiểm tra, chi tiền, yêu cầu người động ký nhận đã nhận tiền rồi nhập liệu vào máy tính vào bảng kê chi tiết thu chi tiền mặt. Bảng thanh tốn tiền lương chuyển cho kế tốn trưởng.
Kế tốn trưởng: căn cứ vào bảng thanh tốn tiền lương đã được chi trả thì tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài
khoản 111, 334 trên cơ sở dữ liệu, đồng thời in phiếu chi rồi lưu lại cùng bộ chứng từ gốc theo số.
2.3.3.3.2.4 Số liệu minh họa
Phiếu chi số 106 ngày 30/06/2009: Thanh tốn tiền lương bộ phận nhân cơng xây dựng cơng trình Nguyên Bình (CT32) tháng 6 năm 2009
Nợ TK 622 41.320.000 Cĩ TK 1111 41.320.000
Phiếu chi số 107 ngày 30/06/2009: Thanh tốn tiền lương bộ phận nhân cơng xây dựng cơng trình Nguyên Bình (CT32) tháng 6 năm 2009
Nợ TK 622 45.520.000 Cĩ TK 1111 45.520.000
+ Ngày 30/06/2009: kết chuyển tự động chi phí nhân cơng trực tiếp cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 154 86.840.000 Cĩ TK 622 86.840.000