- Sổ tổng hợp
2.3.3.4.2.3Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ xuất vật tư cho máy thi cơng (Lưu đồ 3)
máy thi cơng, căn cứ vào tiến độ thi cơng và kế hoạch thi cơng chỉ huy cơng trường sẽ xem xét và ký duyệt việc xuất vật tư rồi chuyển phiếu yêu cầu xuất vật tư đã duyệt cho thủ kho.
Thủ kho: khi nhận được phiếu yêu cầu xuất vật tư thì kiểm tra, xem xét giữa lượng yêu cầu được xuất và lượng cĩ trong kho rồi xuất vật tư, ghi lượng thực xuất vào phiếu yêu cầu xuất vật tư và ghi vào thẻ kho tương ứng. Phiếu yêu cầu xuất vật tư được chuyển về phịng kế tốn.
Kế tốn trưởng: sau khi nhận được phiếu yêu cầu xuất vật tư thì tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 152, 153, 623 trên cơ sở dữ liệu. Sau đĩ in phiếu xuất kho và lưu phiếu yêu cầu xuất vật tư cùng với phiếu xuất kho tương ứng theo số.
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ tính lương cho đội
máy (Lưu đồ 4)
Kế tốn trưởng: cuối tháng, khi nhận được bảng chấm cơng từ nhân viên thống kê kế tốn tại các đội máy (đội trưởng) thì xem xét rồi chuyển cho kế tốn viên.
Kế tốn viên: căn cứ vào bảng chấm cơng nhận được và mức lương khốn theo hợp đồng sẽ tiến hành lập bảng thanh tốn lương rồi chuyển bảng chấm cơng và bảng thanh tốn lương cho kế tốn trưởng.
Kế tốn trưởng: kiểmtra lại rồi ký duyệt, sau đĩ nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 334, 623 trên cơ sở dữ liệu. Bảng chấm cơng lưu lại theo số và bảng thanh tốn lương đã duyệt chuyển sang cho thủ quỹ để tiến hành chi lương.
Thủ quỹ: kiểm tra rồi chi tiền, đồng thời yêu cầu người nhận tiền ký nhận vào bảng thanh tốn lương, sau đĩ nhập liệu vào máy tính trên bảng kê chi tiết thu chi tiền mặt và chuyển chứng từ lại cho kế tốn trưởng.
Kế tốn trưởng: căn cứ vào bảng lương đã thanh tốn thì nhập số liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 111, 334 trên cơ sở dữ liệu. Sau đĩ in phiếu chi và lưu các chứng từ lại theo số.
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ tính chi phí khấu
hao cho đội máy (Lưu đồ 5)
Kế tốn viên: cuối tháng, khi nhận được lệnh điều động xe, máy từ chỉ huy cơng trường, căn cứ vào tập tin tình hình tăng, giảm tài sản cố định, nguyên giá tài sản cố định và mức trích khấu hao cho từng loại tài sản lưu trữ trong máy tính để lập bảng tính và phân bổ khấu hao, sau đĩ chuyển bảng tính và phân bổ khấu hao và lệnh điều động xe, máy cho kế tốn trưởng.
Kế tốn trưởng: trên cở sở bảng tính và phân bổ khấu hao nhận được và lệnh điều động xe, máy thìtiến hành tính tốn, phân bổ cho từng cơng trình theo tiêu thức số ca sử dụng xe, máy thi cơng rồi nhập liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 214, 623 trên cơ sở dữ liệu. Bảng tính và phân bổ khấu hao đã duyệt, lệnh điều động xe, máy được lưu lại theo số.
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua ngoài và bằng tiền khác (Lưu đồ 6)
Kế tốn trưởng: khi nhận được hĩa đơn và giấy đề nghị thanh tốn từ người lao động thì tiến hành kiểm tra, ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ: kiểm tra rồi chi tiền sau đĩ nhập liệu vào máy tính trên bảng kê chi tiết thu chi tiền mặt và chuyển chứng từ lại cho kế tốn trưởng.
Kế tốn trưởng: căn cứ vào giấy đề nghị thanh tốn đã chi tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế tốn trên các bảng biểu được thiết kế sẵn, số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 111, 133, 623 trên cơ sở dữ liệu. Sau đĩ in phiếu chi và lưu các chứng từ lại theo số.
2.3.3.4.2.4 Số liệu minh họa
+ Phiếu xuất kho số 38 ngày 05/06/2009: xuất dầu HD50+H68+15W40 cho máy thi cơng cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 623 7.602.556 Cĩ TK 152 7.602.556
+ Phiếu xuất kho số 40 ngày 05/06/2009: xuất dầu HD50+H68+15W40 cho máy thi cơng cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 623 13.372.593 Cĩ TK 152 13.372.593
+ Phiếu xuất kho số 43 ngày 05/06/2009: xuất dầu điêzen cho máy thi cơng cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 623 14.551.507 Cĩ TK 152 14.551.507
+ Phiếu xuất kho số 47 ngày 12/06/2009: xuất mỡ bơm cho cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 623 1.702.700 Cĩ TK 152 1.702.700
+ Phiếu xuất kho số 49 ngày 12/06/2009: xuất dầu cầu + HD50 cho cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 623 18.158.270 Cĩ TK 152 18.158.270
+ Phiếu xuất kho số 60 ngày 24/06/2009: xuất dầu điêzen cho máy thi cơng cơng trình Nguyên Bình (CT32) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 623 13.464.316 Cĩ TK 152 13.464.316
+ Hĩa đơn số 0010924 ngày 24/06/2009: lọc thơ nhiên liệu cho máy thi cơng cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 623 5.413.080 Nợ TK1331 541.308
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao ngày 30/06/2009: phân bổ chi phí khấu hao máy thi cơng cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Do cơng trình Nguyên Bình cĩ địa điểm thi cơng khá xa với địa điểm thi cơng cơng trình khác và Cơng ty muốn thi cơng hồn thành vượt tiến độ nên trong tháng xe, máy thi cơng chỉ thi cơng cho cơng trình Nguyên Bình. Do đĩ chi phí khấu hao xe, máy thi cơng được tính trực tiếp cho cơng trình Nguyên Bình căn cứ vào tỷ lệ khấu hao của xe, máy phục vụ thi cơng cơng trình Nguyên Bình trong tháng (Cĩ 5 xe, máy: 1 máy xúc, 1 máy ủi, 1 xe đào đất CAT32C, 1 x3 ơ tơ tải ben, 1 xe tải ben).
Chi phí khấu hao xe, máy cơng trình Nguyên Bình tháng 06 năm 2009:
6.589.286. + 1.666.667 + 4.157.991 + 1.666.667 + 1.586.855 = 15.667.495 (đồng) (đồng)
Nợ TK 623 15.667.495 Cĩ TK 214 15.667.495
+ Bảng thanh tốn tiền lương ngày 30/06/2009: thanh tốn lương bộ phận lái xe, lái máy thi cơng cho cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 623 6.840.000 Cĩ TK 334 6.840.000
+ Ngày 30/06/2009: kết chuyển tự động chi phí sử dụng máy thi cơng cơng trình Nguyên Bình (CT32)
Nợ TK 154 96.772.517 Cĩ TK 623 96.772.517