CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
1.2. Kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản từ NSNN qua Kho bạc nhà nước
1.2.4. Quy trình kiểm soát chi vốn đầu tư XDCB qua Kho bạc Nhà nước
Qua các lần thay đổi, cải tiến, hiện nay quy trình giao dịch trong kiểm soát chi thanh toán vốn đầu tư qua KBNN được áp dụng theo Quyết định số 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống KBNN (xem hình 1.2).
25
Hình 1.2: Quy trình kiểm soát và luân chuyển chứng từ trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN [25]
(1) Chủ đầu tư, Ban QLDA gửi hồ sơ, chứng từ đến KBNN, cán bộ KSC sau khi kiểm soát, trình Trưởng phòng KSC.
(2) TP KSC xem xét, ký duyệt gửi lại hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC.
(3) Cán bộ KSC trình Lãnh đạo phụ trách KSC ký duyệt và gửi lại hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC.
(4) Sau khi Lãnh đạo phụ trách KSC ký duyệt, cán bộ KSC chuyển hồ sơ, chứng từ cho Phòng kế toán.
(5) Kế toán trình Lãnh đạo phụ trách Kế toán ký duyệt
(6) Lãnh đạo phụ trách Kế toán chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho Phòng Kế toán, sau đó Phòng Kế toán chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng và gửi lại cho cán bộ KSC. Cán bộ KSC trả chứng từ đã xong thủ tục thanh toán cho chủ đầu tư.
1.2.4.1. Quy trình kiểm soát chi thanh toán tạm ứng và khối lượng hoàn thành Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ từ chủ đầu tư, cán bộ KSC hoàn thành thủ tục tạm ứng, thanh toán, Quy trình kiểm soát chi thanh toán được thực hiện theo trình tự các bước công việc như sau (xem hình 1.3).
Chủ đầu
tư, Ban Chuyên viên
KSC
Trưởng phòng KSC
Lãnh đạo phụ
trách Kế toán Phòng Kế toán NN
Lãnh đạo phụ trách KSC
(6) (2)
(5)
(4) (6) (3)
(6)
(3
(1) (1)
26
Hình 1.3: Quy trình kiểm soát chi thanh toán tạm ứng và khối lượng hoàn thành [25]
Bước 1: Cán bộ KSC căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán của chủ đầu tư thực hiện kiểm tra các nội dung sau:
- Thanh toán tạm ứng và từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần (trừ lần thanh toán cuối cùng): iệc lựa chọn nhà thầu theo quy định; V đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng, thanh toán phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng.
- Thanh toán công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần cuối cùng công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần:
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách.
+ Kiểm tra nguồn vốn, niên độ và kế hoạch vốn năm của dự án.
+ Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác).
+ Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: Kiểm tra KLHT ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành, Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng để đảm bảo giá trị KLHT được thanh toán theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán được duyệt hoặc trường hợp tự thực hiện hoặc phát
Bước 1 • Kiểm tra các nội dung chi
Bước 2
• Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN kiểm tra hồ sơ, ký Tờ trình lãnh đạo, Giấy đề nghị thanh toán VĐT, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có); Giấy rút VĐT, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC để trình Lãnh đạo phụ trách Bước 3
• Lãnh đạo phụ trách KSC xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng Kiểm soát chi NSNN và Giấy đề nghị thanh toán VĐT, sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi NSNN
Bước 4
• Cán bộ KSC hạch toán và chuyển chứng từ cho phòng Kế toán bao gồm Giấy đề nghị thanh toán VĐT, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có), Giấy rút VĐT
Bước 5
• Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, áp thanh toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình Kế toán trưởng
Bước 6
• Lãnh đạo phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt Giấy rút VĐT, sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng
27
sinh khối lượng ngoài hợp đồng); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.
+ Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng: Kiểm tra KLHT ghi tại Giấy đề nghị thanh toán VĐT để đảm bảo KLHT được thanh toán theo dự toán được duyệt.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ KSC xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi (nếu có), tên, tài khoản đơn vị hưởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán VĐT, Giấy rút VĐT, đồng thời lập Tờ trình lãnh đạo (Mẫu số 02/KSC), trình Trưởng phòng KSC ký hồ sơ thanh toán và Tờ trình lãnh đạo.
Trường h p s v n ch p nh n thanh toán có s chênh l ch so v i s vợ ố ố ấ ậ ự ệ ớ ố ốn đề ngh cị ủa Chủ đầu tư, cán bộ kiểm soát chi lập thông báo kết quả kiểm soát thanh toán (Mẫu số 03/KSC), nêu rõ lý do và báo cáo Trưởng phòng Ki m soát chi. ể
Bước 2: Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN kiểm tra hồ sơ, ký Tờ trình lãnh đạo, Giấy đề nghị thanh toán VĐT, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có);
Giấy rút VĐT, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC để trình Lãnh đạo phụ trách.
Trường hợp Trưởng phòng kiểm soát chi chấp nhận thanh toán số vốn khác so với số vốn cán bộ kiểm soát chi trình; Trưởng phòng kiểm soát chi ghi lại số vốn chấp nhận thanh toán trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu cán bộ kiểm soát chi hoàn thiện lại thông báo kết quả (Mẫu số 03/KSC) trình lãnh đạo KBNN ký, gửi Chủ đầu tư.
Bước 3: Lãnh đạo phụ trách KSC xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng Kiểm soát chi NSNN và Giấy đề nghị thanh toán VĐT, sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi NSNN.
Trường hợp Lãnh đạo yêu cầu làm rõ hồ sơ tạm ứng thì phòng Kiểm soát chi NSNN có trách nhiệm giải trình.
Trường hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận tạm ứng của phòng Kiểm soát chi NSNN thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, cán bộ KSC dự thảo văn bản (Mẫu 03/KSC) và báo cáo Trưởng phòng KSC NSNN trình Lãnh đạo ký gửi chủ đầu tư về kết quả chấp nhận thanh toán.
Bước 4: Cán bộ KSC hạch toán trên máy và chuyển chứng từ cho phòng Kế toán bao gồm Giấy đề nghị thanh toán VĐT, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có), Giấy rút VĐT.
Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, áp thanh toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy,
28
sau đó trình Kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy, sau đó trình Lãnh đạo phụ trách xem xét ký duyệt.
Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi NSNN để xử lý.
Bước 5: Lãnh đạo phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt Giấy rút VĐT, sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
Đối với những khoản thanh toán có giá trị cao theo quy định của quy trình thanh toán điện tử thì phòng Kế toán trình lãnh đạo phụ trách kế toán ký duyệt trên máy.
Trường hợp Lãnh đạo đơn vị KBNN phụ trách kế toán không đồng ý ký duyệt, trả lại hồ sơ, KTV nhận lại hồ sơ và có trách nhiệm báo cáo lại Kế toán trưởng để xử lý.
Sau khi ký duyệt trên máy lãnh đạo phụ trách kế toán chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho Phòng Kế toán. Phòng kế toán chuyển trả lại phòng Kiểm soát chi NSNN để lưu hồ sơ và trả chủ đầu tư.
Trường hợp chủ đầu tư lĩnh tiền mặt thì phòng Kế toán chuyển các liên Giấy rút VĐT sang bộ phận Kho quỹ để chi tiền cho đơn vị thụ hưởng và thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy định của KBNN.
+ Đối với thanh toán tạm ứng và từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần (trừ lần thanh toán cuối cùng): Thời gian thực hiện các bước 1, 2, 3 chậm nhất là 02 ngày làm việc; bước 4, 5 là 01 ngày làm việc và được thực hiện theo nguyên tắc thanh toán trước, kiểm soát sau.
+ Đối với công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần cuối cùng công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần: Thời gian thực hiện các bước 1, 2, 3 là 02 ngày làm việc; bước 4,5 là 01 ngày làm việc và được thực hiện theo nguyên tắc kiểm soát trước, thanh toán sau.
- Trình tự kiểm soát sau: Căn cứ hồ sơ đã nhận, trong thời hạn tối đa là 03 ngày làm việc kể từ khi cán bộ KSC nhận được đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, cán bộ KSC thực hiện kiểm soát lại hồ sơ thanh toán. Trường hợp sau khi kiểm soát, số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch với số vốn đã thanh toán cho chủ đầu tư, cán bộ KSC dự thảo văn bản (Mẫu 03/KSC) và báo cáo Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN trình Lãnh đạo ký gửi chủ đầu tư thông báo về kết quả kiểm soát và khấu trừ vào những lần thanh toán tiếp theo (nếu số chấp nhận thanh toán nhỏ hơn số vốn đã thanh toán).
29
1.2.4.2. Kiểm soát thanh toán vốn chuẩn bị đầu tư, vốn thực hiện dự án công trình hoàn thành được phê duyệt quyết toán
Khi vốn chuẩn bị đầu tư, vốn thực hiện dự án công trình hoàn thành được phê duyệt quyết toán, chủ đầu tư gửi đến KBNN quyết định phê duyệt quyết toán của cấp có thẩm quyền. Cán bộ KSC căn cứ vào số vốn đã thanh toán và quyết định phê duyệt quyết toán do chủ đầu tư gửi đến, tiến hành như sau:
- Trường hợp quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán: Chủ đầu tư gửi Giấy đề nghị thanh toán VĐT, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có), Giấy rút VĐT. Cán bộ KSC thực hiện thanh toán tiếp phần chệnh lệch giữa số vốn được phê duyệt quyết toán và số vốn đã thanh toán.
- Trường hợp quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán: Cán bộ KSC phải có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu tư thu hồi số vốn thanh toán đã chi trả lớn hơn nộp NSNN (theo cấp ngân sách phù hợp với cấp NS đã thanh toán) và hạch toán giảm cấp phát cho dự án.